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云文档管理解决方案 大纲 1 云文档平台2 文档安全管理 RMS3 文档管理的发展方向 知识管理 1 SharePoint云文档 云文档平台介绍云文档平台功能特点及架构云文档平台的发展 云平台介绍 SharePoint云文档平台即时共享 安全存取协同工作 不限平台 数据中心 云平台特点 支持Offcie文档的全文检索 让企业文档发挥更大作用 支持二次开发 可以与企业内部系统对接 在任意位置 任何时刻 不限终端使用云平台 无需特定场所办公 随时随地可以把数据分享给同伴 云数据中心对数据提供多级备份 保证数据的绝对安全 企业本身不需要更多存储设备 可以在云里无限扩容而无需担心硬件问题 移动办公 全文检索 二次开发 多级备份 无限扩容 即时共享 云文档平台功能特点 细分权限 只读 打印 修改 再授权 文档打开时间等多种权限选择授权方式灵活 可对用户 用户组和群组授权文档密级与人员级别对应 不同级别人员只能制作 操作对应级别或低级别的文档文档权限集中式管理 授权文档可分布存放 也可强制上传集中存放系统管理权 文档管理权和日志管理权 三权分立 实现内部管理安全轻松集成微软AD域身份认证方式日志审计和统计分析主动防御 主动授权加密灵活控制 权限授予与撤销随时调整安全性高 可扩展性和兼容性强 云文档功能架构 基础层 存储文档元数据版本历史回收站 安全性标准安全性控制强安全性控制权限模版 流程图形化设计工具流程引擎监控工具扩展接口 管理站点管理备份 恢复审计日志 可扩展性对象模型WebServices事件机制 应用层 文档存储文件夹分类树状浏览多级历史版本多维分类回收站 文档协作多人文档在线编辑Web讨论版本控制文档流程签入签出更新通知多客户端共享 文档创建文档模版智能文档XML元数据 文档检索全文检索属性检索元数据管理 文档安全分库管理文件 文件夹级授权限制打印 复制文档有效时间电子签章 其他通知日历调查统计报表 搜索索引 搜索任务调度 分布式云存储 云平台的优势 应用集成深度集成企业应用 为业务用户提供一个统一视图 而不仅仅是一个链接 流程集成深度集成企业核心流程 如HR ERP CRM等流程 支持主流的流程标准 数据集成提供企业关键KPI的展示 协作应用结合web2 0技术提供基于上下文的协作 充分利用现有企业各种资源 比如内容 人员 应用 数据 应用及流程平台性提供一个完整的技术平台以支撑后续企业业务的发展 应对各种应用场景 比如应用整合 知识管理 企业社区 协作平台 开放性遵从主流技术标准 可以与其他系统无缝对接高扩展性后台数据扩展 应用扩展 界面扩展 系统扩展等高性能能够应对大容量数据 高并发要求最新技术的融合顺应当前web2 0以及社交化技术的发展潮流 保护文档安全 RMS概述 信息权限管理 IRM 允许个人指定对数字信息 如文档 电子表格和窗体的访问权限 这有助于防止未经授权的人员对敏感信息的打印 转发 或复制 使用IRM限制文档权限后 无论文档在哪里都会受到访问和使用的限制 因为访问文档的权限是存储在文档的文件中的 IRM有助于以下情况 阻止已授权人把受限制内容转发 复制 修改 打印 发送传真 或剪切和粘贴内容等未授权使用 对发送到任何地方的内容进行限制 有助于实施公司按控制策略使用和分发公司内外的内容 IRM不能防止以下情况 内容被恶意程序如特洛伊木马 键盘记录器和某些类型的间谍软件删除 被盗 或捕获和传输 内容被因为操作计算机病毒丢失或损坏 受限制内容从已授权人的屏幕上被手动复制或重新录入受限制内容从已授权人的屏幕上被拍照 限制内容被第三方屏幕捕获程序复制 RMS 云文档整合系统结构 RMS 云文档平台整合 早期的知识管理其实就是文档管理 目前来看知识管理的核心依然是文档管理 但是从展现模式上已经比传统的文档管理有了很大不同 云文档的发展方向 知识管理 企业知识分类 1 知识文档管理是组织内部电子文档的主要存放地 通过系统提供的层级分类功能 管理和沉淀知识资源 支持对显性知道的获取 归类 搜索 提取 控制等 可以促进知识的共享 分类管理 提供多种知识分类的自定义 可以从业务 研 产 销 行政等 知识类型 制度 经验 部门等维度定义不同的分类 并支持任意层级的设置 知识审批 可以设定某一类下的文档的审判流程 知识安全 支持模块级 目录级 文档级的权限控制及文档附件的下载 打印 拷贝权限的控制 系统能自动计算每篇文章的访问认数和访问人员名单 2 企业知识社区型知识管理是基于鼓励员工主动参与的思想 借鉴互联网技术实现 主要是融和互联网的百科词条wiki 问答 经验总结 blog 论坛帖子等Web2 0应用机制构成企业社区帮助企业加强协作 充分挖掘和分享显性和隐性知识 从而推动知识管理应用的深入 3 员工成长导向性知识为让员工更快了解公司 组织文化 理解业务的流程 对HR 行政 IT等业务流程进行梳理 建立业务模块的知识地图 17 知识管理 组成 18 博客 论坛 文档中心 经验总结 社区 团队空间