旅行社团队部操作流程.doc

精品文档团队部计调操作流程一、接受组团社发来的接待信息：1. 大交通：飞机、火车、汽车了解客户来的大交通是否需要我们订。2. 时间：抵达时间、离开时间、特殊事项时间。3. 地点：接团地点，送团地点，期望参观的城市地点。4. 景点：包括参观景点和特殊要求。5. 人数：人数决定价格和接待方式。6. 用餐：用餐标准和用餐要求7. 要求：游客要求及组团社要求。二、针对组团社要求和具体情况做出相应的报价：1. 交通费用（飞机、火车、轮船等）2. 车费3. 住宿4. 餐费5. 门票费用及特殊要求的消费6. 导游费7. 旅行社利润的掌握，根据不同标准的客人利润相应的掌控8. 并要求组团社确认价格备注：跟组团的报价尽量用文字的形式，做为记录。三、 接到确认（接团通知书）后，进入操作阶段：1. 接到组团社确认单，盖章确认，写清结款方式，按照与组团社达成的协议进行。打印保留文档。2. 做团队标签写清空房、空车、空导游。3. 开始做预定，票务落实好时间标准价格，宿落实好酒店名称、入住时间、价格。用餐地点标准，导游。4. 预定好开始录系统，打印出收支明细交给财务。预算收支明细，需计调签字申请主管签字复核财务签字审核总经理签字终审，如有超出预算部分，需写出书面说明，审核后一并交给财务。5. 派团：1 旅游局系统电子行程单。2 复印原始行程去掉组团社信息和结算价格给导游。给导游客人/领队联系方式。3 签单，领用人和团号一定填写无误，便于后期做帐。4 系统打印出陪同支付单明细：给导游付款的说明。酒店名称联系人和价格，有没有 免房，陪同住宿方式，景点价格，餐标，签单餐厅，现付餐标，现付车费。儿童所含项目、注意事项。人头标准。5 游客意见单，报账单，领队结算确认单，全陪书。6. 导游预借团款，需由计调填写请款单，写明部门、团号、产品名称等详细信息、收款人名称、开户行及账号，计调签字申请主管签字复核财务签字审核总经理签字终审，计调凭请款单和当天打印出来的陪同支付表一同去财务申请付款。四、 团队操作中：1. 操作计调24小时开机，挂微信，保证团队遇到问题第一时间联系到计调。2. 关注团队实到人数，有变化及时通知酒店，餐厅，车队。3. 遥控关注导游、餐厅、车队、酒店等行程中项目的服务。4. 预知游客的将要发生项目的具体情况并核实。不让意见建议变化成投诉。5. 如果发生投诉或问题及时解决问题。不让问题带回组团社。五、 回团后报账：1. 账单：账单分为两张，对账单和决算单。对账单显示的是对外收款明细，决算单体现的是团队实际的利润以及应付明细。团队的对账单和决算单都需要给外办提交，短线散拼只需要提交对账单。2. 导游报账单：由导游填写的花费明细，确认无误后需要计调签字确认。3. 对账单：全陪导游与地陪导游之前费用发生的确认单。4. 客人意见单：由客人填写，作为受理投诉的唯一凭据。5. 签单：对餐厅，部分景点结账时所用。效力跟人民币是一样的。从财务领用签单的时候，计调需在签单领用簿上签字，并按要求登记领用日期、签单起止号码、项目名称等，导游交回的是第三联，签单的时候要写明签单日期、小写人数、大写人数，如果蓝色财务联丢失让导游去签单单位拍照交回，作废的签单要交回一式三联。操作计调对领用的签单负责。6. 行程单：在旅游局系统里做的行程单。7. 行程：去掉抬头和报价的行程复印件。8. 以上所列八项内容是派团计调给导游派团是所要发放的所有物件。团队结束后，所有的物件必须一件不落的交回公司，作为审帐凭证。9. 查收凭证：除了八项之外，还有住宿发票（没有发票的需要开收据），景点门票，正餐10. 签单（早餐一般是收据），司机的车费收条，调换景点时需要有客人签字同意的单子，11. 因天气等不可抗力原因不能去景点的，也需要有客人的签字同意的单子。12. 审帐：对照导游提交的凭证以及与全陪之间的对账单，检查导游填写的对账单是否正确。13. 做账单：在公司的业务系统里录入团队的应收应付款，打印出系统里的对账单和决算单。六、财务交单流程：1.团档交到财务时，原则上所有单据必须齐全。2.每一个团档需填写交回返单明细表，交接时计调、财务双方签字。3.团队结束三天之内计调必须将团档整理好交给财务，三天之内导游不报账或缺少票据的将由财务接管，向导游催要报账单以及票据。4.团队结束三天之内，计调催促导游及时将团款转入公司账户，务必做到当团当结，不和其他团款抵扣。5.交回团档结算，如应付组团社或应付导游的钱，计调需填写请款单，写明部门、团号、产品名称等详细信