第四章-设备工程监理组织PPT课件.ppt

第一节组织论基本原理一 组织及其结构1 组织的概念 1 组织的定义组织是指为了完成特定目标而设置的人的职务及其关系的体系 组织也可以被简单地理解为必须通过相互协作来实现共同目标的群体 因此 组织中存在着人员的组织结构和工作形成的结构以及这些结构之间的关系 同时 协作是以协调为前提 组织的协调功能来自于良好的信息沟通和联系 组织在日常生产和生活过程中是无可替代的 共同的目标 合作的意愿 职务和权力 分工与协作 信息交流 良好的沟通 可以使组织内配置的资源增值 体现出一加一大于二的系统优势 2 构成组织的基本要素特定的目标 特定的目标是组织存在的前提 也是设置组织的必要条件 人们的行动都是有目的的 设置组织就是为了完成给定的任务 目标 因此 没有目标就不会有设置组织的需求 组织也就不可能被设置 一个组织一旦失去目标 也就将不复存在 成员的职务和权力 组织成员在组织内部的职务是其地位 权威和权力的集中体现 权威是指有效影响他人的能力 而权力是一种由组织正式承认的权威 依赖于他被组织任命的职务 职务也意味着责任和使命 只有被赋予职权 管理人员才能有效地开展工作 成员之间的关系 组织内成员之间的关系规定了成员与成员之间领导与被领导 分工与协作以及信息交流的框架 合作的意愿 良好的沟通应在组织内成员之间的关系中得到充分的体现 人员的组成和他们在工作中的分工 合作与协调是实现组织目标的关键 1 2 组织的结构组织结构是组织内部结构要素相互作用的联系方式或形式 是组织内的构成部分所规定的关系形式 简单地说 组织结构就是系统内的组成部分及其相互之间的关系的框架 组织通常由三个基本层次构成 自上而下依次为 决策层 协调层和操作层 决策层是组织最高管理者的位置 在组织内具有最高决策权 协调层是组织内的中层管理者的位置 在组织内起着承上启下 上传下达 协调沟通 执行控制的作用 操作层是组织中最低层成员的位置 直接操纵各种资源完成具体工作和任务 从而实现组织的目标 图4 1显示的是普通企立型组织的三个基本层次 2 3 组织结构的基本模式组织结构是一种管理工具 作为组织体的骨架 用来帮助规范组织以实现目标 组织结构可用组织结构图的形式来表现 图中包括一些工作部门和等级安排 组织结构的基本模式主要有 直线型组织结构 功能型组织结构和矩阵型组织结构等 1 直线型组织结构直线型组织结构来源于军队的组织指挥系统 它的基本模式如图4 2所示 它的最大优点是可以防止产生多源指令 缺点是工作部门负责人的责任重大 往往要求其是全能式的人物 组织内横向联系及相互协作少 缺乏合理分工 专业化程度低 3 2 功能型组织结构功能型组织结构的基本模式如图4 3所示 功能型组织结构的命令源不是唯一的 导致下级工作部门要接受多头领导 如果多维指令产生相互矛盾 下级通常执行级别高的命令 相互矛盾的指令若级别相同 下级部门往往无所适从 容易造成管理混乱 出现问题以后 导致责任 后果不清 易产生推诿扯皮 这种组织结构很少单独使用 只在极端情况下 如混战的战场 才被使用 4 3 矩阵型组织结构矩阵型组织结构是将组织内的工作部门分成两大类 一类按纵向设置 另一类按横向设置 两者结合 形成一个矩阵 其基本模式如图4 4所示 矩阵型组织结构有两个命令源 指挥线存在交叉点 在矩阵组织结构中 纵向管理部门与横向管理部门各自所负责的工作和管理内容必须明确 要确定某一工作的主体负责部门 即应决定是以纵向管理部门为主还是以横向管理部门为主 否则 容易造成责任不清 双重指挥的混乱现象 因此 矩阵型组织结构的有效运转关键在于两大类型部门的协调 两类部门的职责分工应明确 矩阵型组织结构适合技术发展迅速 产品品种多 具有创新要求 管理复杂的组织 5 二 组织设计组织设计有时也称为组织规划 其目的就是为了确保组织实现其特定目标 因此 组织设计就是根据拟建立的组织的特定目标 或具体任务 确定需要的资源 明确组织中各成员的职责及其相互关系 描述工作规则及信息流程 组织设计的主要内容就是设计组织结构和工作流程 1 组织设计的基本原则 1 权力层次性原则权力层次性原则是根据组织的三个基本层次提出的 权力层次应与组织的层次相对应 自上而下 权力由大到小 由宏观到微观 由笼统到具体 2 权力分散与守恒原则权力分散是权力在层次性原则的基础上自上而下分配下去 即决策层的权力分配给协调层各部门 而协调层各部门又将其权力分配给各自的下属班组 权力的守恒是指组织中各层次的权力总和是相等的 3 责任不可下推原则责任不可下推原则是指组织中每个成员必须承担本人及所属下级的一切责任 向上负责 不可推卸 责任不可下推原则是管理伦理原则 它是加强组织凝聚力和有效完成组织目标的重要保证 4 统一指挥原则组织作为一个整体 必须以决策层为其最高决策中心 任何组织以外的信息命令只能作为影响或干扰 必须通过决策层接受并变换之后 有必要的话 才能传递至组织内部各层次各部门 进而对其行动产生影响 这实质上也是组织决策层的命令 统一指挥原则使组织能够保证行动统一和有效实现组织目标 6 5 最佳跨度原则最佳跨度是指组织中一个管理部门能够最合理地管理与控制的下一级部门以及部门之间相互关系的数目 跨度过大 则难以控制下级部门 管理效率下降 跨度过小 虽下级部门易于控制 但浪费管理资源 根据最佳跨度原则设计组织是建立组织结构的基本方法 6 分工与合作原则分工是指在一个组织中各管理功能必须实行专业分工 以提高各管理功能的强度和工作效率 分工有助于提高管理功能的专业化程度 加大工作深度 合作是指建立起各管理功能之间的联系和相互依赖关系 使其协调运行 任何一种产品和服务都是由多种 甚至高度复杂的 技术生产出来的 因此 生产技术的并行与衔接必然要求不同工种的操作人员的生产活动合作与协调 只有生产的专门化与合作才能使生产实现低成本 高效率 才能安全可靠地实现组织的管理目标 7 职责与权力一致原则职责与权力一致原则是指组织中每个功能部门都疋EllLxJEt位职责与权力的统一体 有责任无权力会使管理功能的强度弱化 有权力无责任则导致瞎指挥 在组织中 每个功能部门都是一个权力结点 组织内部的命令通过各功能结点发布 传递和执行 同时 每个功能部门又都有相应责任 有相关的事务由其处理 8 组织优化原则组织优化原则是指在保证完成组织目标的前提下 在组织的结构层次与管理跨度 职责和权力 分工与合作等方面实现整体效率最高和组织运行费用最低 低成本 高效率是评价组织是否优化的基本指标 组织优化原则是现代组织设计的基本准则 7 2 组织设计的依据 1 组织的目标组织是为了目标的要求而存在的 因此在设计组织之前首先要明确组织的目标 2 组织的内外部联系1 组织联系 组织外部与组织本身以及组织内部各部门之间的信息流程 通报或报告关系 2 技术联系 不同技术专业之间的信息流程 通报或报告关系 3 个人联系 组织内部不同个人之间的信息流程 通报或报告关系 3 组织的内外部制约和限制1 顾客的要求 如招标文件 2 上级组织的组织结构 3 可利用的资源 3 组织设计的方法 1 样板法不同组织彼此之间虽然不会一模一样 但同类组织总会有某种程度的相似 借鉴参照以往成功的组织设计案例是非常有效的组织设计途径 2 管理程序法大多数组织 尤其是通过IS0贯标的组织 对下级 子 组织的组建都有明确的程序规定 8 4 组织设计的程序组织设计的程序见图4 5 9 5 组织设计的成果组织设计的成果就是最终确定的组织方案 它包括下述内容 1 组织的目标不仅要明确组织的总体目标 还要根据总目标明确各层面的子 分 目标 具体地说就是将总目标进行必要的分解 将任务和责任分配到相关的部门 层面 2 组织结构图选择恰当的组织结构模式 到底是选直线型还是矩阵型组织结构 主要取决于组织本身的性质 成员的素质 组织的外部环境和最高领导者的个人喜好 在组织结构图的基础上应给出各岗位的职责和人员安排 同时说明工作流程 信息传递渠道及协调工作程序等 3 需求的资源除传统的人 财 物外 应重点说明对技术 信息等无形资源的要求 必要时还应包括相关人员的培训计划 4 辅助说明通常包括 1 组织内部的工作制度和纪律 2 人员的招募和遣返计划 3 任务完成后组织解散的善后工作 4 影响评价 10 三 项目管理类企业常用的组织方式简要介绍一下以提供服务为主的工程咨询 监理 项目管理类企业常用的组织结构形式 1 项目制企业项目制企业的组织结构如图4 6所示 总体上说它属于直线型组织结构 只是企业的工作部门按项目设置 项目制企业组织结构的最大优点是可以防止产生多源指令 政出多门 其次 项目制组织结构是针对项目而建立的 有利于项目实施团队建设 项目制企业组织结构的缺点是工作部门的负责人责任重大 往往要求其是全能式的人物 企业内横向联系及相互协作少 缺乏合理分工 专业化程度低 企业中可能出现机构重复和资源闲置的现象 此外 由于项目的一次性特点使得这种组织方式具有不稳定性 11 在这种企业中 当企业承接了一个具体项目后 组建项目班子相对比较简单 企业总经理只要将该具体项目的实施分派给某个项目部即可 如图4 7所示 项目经理负责项目内部的协调 项目组内部成员之间配合默契 效率高 项目实施几乎不受企业内其他项目的影响 12 2 职能制企业职能制企业的组织结构如图4 8所示 总体上说它仍属于直线型组织结构 只是企业的工作部门按专业职能设置 这种组织结构的长处是机构简单 组织稳定 专业化程度高 它的不足之处是组织缺乏弹性 对主管领导者在专业技能方面要求较高 13 在这种企业中 通常不组建针对具体项目的实施班组 当企业承接了一个具体项目后 项目的实施总是需要各专业职能部门的共同配合 共同完成 如图4 9所示 各专业职能部门均承担该项目的部分工作 而涉及项目的协调问题由各专业职能部门负责人处理和解决 在这种情况下 一般没有十分明确的项目实施团队 小组 项目实施受企业内其他项目的影响较大 对一个具体项目而言 实施的效率低 14 3 矩阵制企业矩阵制的企业 不仅按专业功能设立管理部门 实行专业化分工 同时按项目设置管理班子 建立针对项目的工作机构 对项目总体目标负责 这种企业的优点是机构稳定 专业化程度高 项目实施团队的组建和解散 项目完成后人员的遣返 较简单 相对项目制企业而言 它的不足之处是项目组成员往往因原职能部门的利益 受原职能部门领导的影响大 项目成员之间配合不够默契 15 在矩阵制企业中 企业承接一个具体项目后 需要组建项目实施班子 根据项目经理对项目的约束强度 有所谓强矩阵 如图4 11 和平衡矩阵 如图4 12 两种组织方式 这两种组织方式均有明确的项目实施团队 区别仅在项目经理的级别上 平衡矩阵组织方式中 项目经理和团队其他职员在原企业中的级别 地位 基本相同 只是每个人的专业特长不同而已 因此其对项目的约束强度相对较弱 在强矩阵组织方式中 项目经理在原企业中的级别 地位 高于团队其他职员 因此其更有权威 对项目的约束强度更强 16 4 线性职能制企业线性职能制企业的组织结构如图4 13所示 在这种企业中 项目的实施类似于项目制企业的组织方式 项目经理作出管理决策 按专业分工的各职能部门仅起参谋作用 这种组织方式有项目制的全部优点 同时起参谋作用的各专业职能部门 能提供解决问题为规划方案 从而弥补项目经理专业技能方面的不足 缺点是项目经理与职能部门部长之间往往配合不够默契 职能部门部长缺乏责任感 工作积极性通常不高 17 第二节设备工程监理机构的组织对监理单位而言 承担的每一个监理任务都是一个项目 要实施这个项目 监理单位通常需要针对每一个具体监理任务组建一个临时机构 这个临时机构被称为监理机构 监理机构的负责人 习惯上称为总监理工程师一 设备工程监理机构的人员组成监理机构的人员一般由总监理工程师 专业监理工程师 一般监理人员和其他辅助人员组成 有时可增设总监理工程师代表 副总监理工程师 监理组长等岗位 由总监理工程师授权 代行其部分职责 1 总监理工程师 1 在设备工程监理企业和设备工程监理机构中 总监理工程师应承担的责任包括 对监理单位应承担的责任 包括保证监理服务项目的目标与单位的经营目标 质量目标相一致 对单位分配给该项目的资源 人力 设施 资金等 进行有效的管理 与单位的主管领导和部门进行有效的沟通 及时报告项目进展情况和发生的问题 以获取单位的支持 对监理服务项目的实施和完成应承担的责任 包括对监理项目的实施进行计划 组织协调 控制和收尾管理 以实现监理服务目标 对项目监理服务过程活动进行监督和协调 以保证监理合同的全面顺利履行 对监理服务活动的结果负责 对监理机构成员应承担的责任 包括为成员提供良好的工作环境和气氛 使成员之间密切配合 相互合作 对成员进行绩效考评 激励成员谨慎而勤奋地工作 协调和解决成员之间发生的矛盾或冲突和种种后顾之忧 发扬团队精神 18 2 在监理服务实现过程中 总监理工程师的基本职责是全面负责监理服务合同的履行 领导并管理设备工程监理机构的日常工作 主要体现在设备工程监理项目的计划 组织 协调和控制上 这些职责包括 计划与组织 包括确定该监理项目的监理机构组织形式及人员配置与分工 并负责人员调配与管理 组织并主持编制监理质量计划 并按程序办理评审 修改 审批和委托方认可手续 组织专业监理工程师编制监理细则 并进行审核 批准 组织监理交底 组织并管理专业监理工程师对承包人的主要合同行为进行监督 主持整理监理资料并交付监理服务成果 协调 包括内部协调和外部协调工作 具体内容包括主持监理工作例会和有关专题会 代表项目监理机构参加工程项目例会 参与并监督重大质量问题的分析处理及有关质量事故 安全事故调查 公正地协调业主与承包人发生的合同争议和承包人之间的关系 组织编写并签发向委托方或本单位的各种报告 文件 管理监理方与委托方 承包商和其他相关方的关系 负责重大事宜的沟通 控制 包括审核并签发给承包人的各种监理文件和指令 审核变更申请和承包商的报审文件 审核并签证专业监理工程师检查验证结果记录 审核并签证承包人交付的工作成果及资料 审核并签认承包人提出的支付申请和竣工结算等 3 总监理工程师的任职条件1 由监理单位任命 对监理机构而言 总监理工程师是一个管理岗位 不是技术职称 对总监理工程师个人而言 是一个职务 当然需要任命和授权 2 具有 中华人民共和国注册设备监理师执业资格证书 并有效注册 取得岗位证书 3 具有高级专业技术职称 如高级工程师 19 4 具有较强的组织管理和协调能力 也包括深入调查 科学分析和果断决策的能力 5 知识结构全面 不仅应具备扎实的设备工程专业基础 同时具有一定的法律 经济 组织管理等知识 6 具有设备工程技术和管理工作经历 实践经验丰富 7 办事正直公道 清正廉洁 综合素质高 有责任感和奉献精神 8 身体健康 精力充沛 2 总监理工程师代表或副总监理工程师 1 总监理工程师可根据需要向总监理工程师代表授权 明确其可以行使的部分总监理工程师职责 但有些工作一般是不能授权的 包括监理计划编写的主持权 监理细则的审批权 开工 复工 工程暂停 工程款支付证书 设备出厂验收或工程完工 竣工验收等签证权 工程结算签认权 合同争议 索赔 违约等最后处理的审核权 设备工程监理机构成员的调配 调换权等 2 总监理工程师代表或副总监理工程师的任职条件1 由总监理工程师任命并授权 2 具有 中华人民共和国注册设备监理师执业资格证书 并有效注册 取得岗位证书 3 具有较强的深入调查 科学分析和果断决策的能力 4 具有设备工程技术和管理工作经历 实践经验丰富 5 具有实事求是的工作态度和勤奋扎实的工作作风 6 办事正直公道 清正廉洁 综合素质高 有责任感和奉献精神 7 身体健康 精力充沛 20 3 专业监理工程师 1 专业监理工程师的职责1 计划与组织 根据总监理工程师的安排 负责编制本专业的监理细则 包括控制工作流程 方法 手段和控制措施 组织 指导 检查和监督本专业一般监理人员的工作 当需要时 向总监理工程师提出调整监理人员的建议 2 执行 根据批准的监理计划 监理细则提供监理服务 审查承包单位提交的涉及本专业范围的计划 方案 申请 变更等文件 发现问题向总监理工程师报告 3 控制 对承包人生产过程的质量 安全从人 机 料 法 环 测等方面进行现场监督检查和见证 核对本专业监理范围内的生产进度 核对承包商提出的支付报告中涉及本专业范围内的有关工作量数据 质量状况和原始凭证的准确性 验证生产 制造或安装 结果 审查与本专业有关的变更申请和变更报告 审查承包商索赔报告中有关涉及本专业范围内的内容 提出专业意见 此外还应按规定做好各种记录 报告和监理资料的收集 汇总 整理工作 完成总监理工程师交办的其他工作 21 2 专业监理工程师的任职条件1 由总监理工程师任命和授权 2 具有 中华人民共和国注册设备监理师执业资格证书 并有效注册 取得岗位证书 3 具有较强的深人调查 科学分析和果断决策的能力 4 知识结构较全面 设备工程专业的基础理论扎实 5 具有设备工程技术工作经历 实践经验丰富 6 具有实事求是的工作态度和勤奋扎实的工作作风 7 办事正直公道 清正廉洁 综合素质高 有责任感和奉献精神 8 身体健康 精力充沛 4 一般监理人员 1 一般监理人员的职责一般监理人员是在专业监理工程师领导下从事直接的工程检查 计量 检测 试验 旁站和跟踪工作 职责是 1 核查并记录进场材料 设备 构配件的原始凭证 检测报告等质量证明文件 以及使用情况 2 检查承包商是否按图 按工艺标准 按进度计划制造 并对发生的问题随时予以纠正 3 负责旁站监理工作 做好旁站监理记录 当发现重大质量和安全问题时 及时报告专业监理工程师 4 当发现危害工程质量和安全的活动时 应及时报告总监理工程师 5 检查确认工序质量 进行验收并签署原始凭证 6 签认工程质量检查和工程计量原始凭证 7 做好监理日志和有关监理记录 并收集整理相关监理资料 22 2 一般监理人员的任职条件1 由总监理工程师任命 专业监理工程师授权 2 具有设备监理岗位培训证书 3 具有初级以上专业技术职称 如助理工程师 4 具有设备工程监理相关专业的知识 5 具有实事求是的工作态度和勤奋扎实的工作作风 6 办事正直公道 清正廉洁 综合素质高 有责任感和奉献精神 7 身体健康 精力充沛 二 设备工程监理机构组织设计监理机构组织设计需要解决两个问题 一是如何从监理单位原有的组织结构中分离出 组建 一个监理机构 二是这个监理机构本身的组织结构和人员配备 第一个问题 实际上是当监理单位承接了一个具体的监理项目后 如何组织实施的问题 主要取决于监理单位本身的组织方式 第二个问题的理论基础就是上节中的 二 组织设计 监理机构本身的组织更多的是一个团队建设问题 在此 针对设备工程监理的特点 具体介绍组建 设计 规划 设备工程监理机构的内容和结果 1 监理机构常用的组织结构形式监理机构本身也是一个小的组织 其组织结构大多采用直线型 矩阵型和直线职能型 图4 14 图4 18所显示的是监理机构常用的几种组织形式 23 24 2 监理机构组织设计的依据设备工程监理机构组织设计的依据是指在特定环境下建立监理站 部 的要求和条件 1 招标文件 或设备监理合同 一般情况下 业主的需求会在招标文件及中标后的设备工程监理服务合同中表述出来 招标文件的下述内容是设计设备工程监理机构的重要依据 1 设备工程的内容 特点及标段划分情况 2 设备工程本体的质量标准及相关法规 3 设备工程监理的工作内容和范围 4 其他要求 2 设备工程监理单位自身的制约和限制设备工程监理机构作为设备工程监理单位的子组织 必然受到设备工程监理单位自身的各种限制条件的制约和影响 设备工程监理单位自身的制约和限制主要包括 1 设备工程监理机构的工作目标 含业主需求和设备工程监理单位自身要求 2 设备工程监理单位领导的偏好 如果他过去采用某种设备工程监理组织结构形式已获得了成功 则他很可能会选用同样的形式 3 设备工程监理单位自身的组织结构形式 4 工作沟通的渠道和方式 5 拟招募人员的原有工作分工和级别 6 可供利用的资源 3 组建设备工程监理机构的方法和程序组建设备工程监理机构的基本原则 程序和方法与设计一般组织并无本质的区别 组建方法有借鉴类似任务法和管理程序法 25 建立设备工程监理机构的基本程序如下 1 确定设备工程监理机构的目标 2 选择合适的组织结构模式 3 将设备工程监理机构的目标进行分解 确定设备工程监理机构内部各部门的任务及其工作目标 4 授予各岗位必要的职责和权利 5 建立职权关系和信息系统 将各横向及纵向的工作联系在一起 6 对所需的资源 人 财 物及信息 作出安排 4 设备工程监理机构组织设计的结果设备工程监理机构组织设计的目的就是为了创造一种促使人们完成任务的环境 确保监理服务的实现 因此 监理机构组织设计的结果应包括监理机构的特定目标 或具体任务 需要的资源 组织中各成员的职富及其相互关系 工作规则及信息流程等内容 1 设备工程监理机构的工作目标及其分解明确监理机构的工作目标 并作进一步的分解是确保设备工程监理服务满足业主要求的前提和基础 2 设备工程监理机构组织结构图以图形方式展示设备工程监理机构中成员的相互关系 领导和报告 及信息流程 同时还要提供工作规则和岗位职责 根据任务的特点 可选用图4 14 图4 18所显示的一种方式作为设备工程监理机构的组织方式 3 任务和责任的分配为了完成监理任务 要明确什么工作需要完成 应由谁去完成 谁要对什么结果负责 具体的设备监理任务 做什么 和责任 决定什么 必须指派给相应的监理人员 一般可以利用一些简便的图表表示这种分配结果 26 4 人员安排计划人员安排计划说明何时以及如何将人员调入和调离设备工程监理机构 根据需要 人员安排计划可以用表格 或横道图 作出 表4 2是一个粗线条的人员安排计划的例子 5 资源需求计划除人员安排外 还要对所需的其他资源 设施 资金及信息等 作出安排 6 辅助说明作为设备工程监理机构组织设计的辅助说明至少应提供的资料如下 1 组织影响评价 按组织规划所建立的设备工程监理机构的特点及运行效果 效率和费用 2 工作说明 某些特殊任务所需要的技能 责任 知识 权限 物质环境以及工作规则和其他特征的进一步说明 3 人员配备及培训要求 为更好地满足业主需求 详细说明对各类设备工程监理人员综合素质的要求及实施培训的安排 4 其他需要说明的事项 三 设备工程监理机构团队建设1 高效团队的特征简单机械地把一组人员集合在一个机构中共同工作 还不能称之为团队 团队指的是一支互相依赖 齐心协力为实现共同的工作目标而奋斗的战斗队 图4 19所示为高效团队应具有的基本特征 27 28 2 项目经理 团队领导 的能力要求项目管理的成败 在很大程度上取决于项目经理的能力 1 组建团队的能力 选择团队成员 建立组织机构 2 领导团队的能力 人事协调 沟通交流 把握全局 3 处理冲突的能力 平衡与协调 公平公正的裁决 4 技术能力 对项目的理解和相关技术的把握 5 计划能力 过程安排与控制 6 组织能力 确定报告关系 责任分配 信息流程 7 管理能力 运用会议 报告 检查控制团队的能力 8 资源分配和调整的能力 协调项目的成本和进度 3 团队成员的选择团队成员的素质 关乎团队的成败 组建团队时 应注意选择那些有益于团队建设的人员 回避那些有损团队的破坏者 4 管理团队的几点建议 1 解决团队发展障碍的建议 2 管理团队的建议 消除团队成员的顾虑 培养团队成员的归属感 及时清理不称职成员 3 不断进行团队建设 首先 团队整体或成员个人业绩水平的变化需要调查 第二 团队负责人必须了解团队成员不断变化的能力和水平 这些变化也能表明团队是否过于疲惫和压力过大 第三 倾听团队成员的需要和关心的事 以及观察他们在履行职责时的举止 最后 一个团队成员是否对另一个团队成员做了有害行为 29 第三节设备工程中的协调一 协调的概念1 协调是客观需要无论是客观世界还是人们的主观世界 都充满着 冲突 冲突可分为利益冲突 文化冲突 角色冲突和心理冲突等 无论何种冲突 实际上都是两个或两个以上的主体由于不协调而引发的不相容甚至对抗 要消除对抗 和谐发展 就需要协调 对于两个组织之间而言 协调是解决冲突的重要方式 也应该是首选方式 对组织内部而言 协调是提高组织效率的重要途径和方法 设备工程涉及到的利害关系者众多 这些利害关系者往往站在自己的立场 极易在某些问题上意见不合 相互干扰或争执 可以说 纠纷 冲突和矛盾在设备工程中不可避免 要处理好这些问题 将项目有限的资源尽可能用于有利于项目成功的活动上 保证设备工程项目顺利实施 就需要协调 设备工程项目协调的需求可能来源于 1 设备工程的各参与方项目管理班子的内部冲突 2 设备工程的各参与方之间的矛盾与冲突 设备工程的参与各方主要依靠合同关系联系起来 虽然工作对象都是设备工程本体 但各参与方的目标不尽一致 甚至相互冲突 3 设备工程外部环境往往对其存在很大的制约 2 协调的概念 协调 作为形容词 意思是 配合适当 步调一致 协调 作为动词用时 表述差是 消除 对象间 的冲突 使之配合得适当 发挥出系统优势 在现实工作中 根据不同情景 协调可能是当事人的主动自觉行为 也可能由第三方出面协商 调解 调停或斡旋 协调的目的就是取得共识 使协作各方密切配合 协同一致 齐心协力 实现目标 30 3 协调的方法和技术 1 组织协调组织结构既是组织协调的基础 又为组织协调提供支持 组织协调常用的措施包括 1 明确划分管理责任与分工 避免出现责任重叠和责任真空 2 明确相互责任关系和报告关系 低层不能协调的工作由上一级组织协调 3 根据才职相称原则 适时调整组织内部成员的岗位和职责 及时清除团队的破坏者 2 信息交流与沟通1 会晤 口头语言 包括肢体语言 的交流沟通 2 书信 书面 包括电子文档 的交流沟通 3 会议 开会研讨实现上下级多向的交流沟通 3 协商协商 实际就是谈判 是指当事人通过讨价还价的方式就某事取得共识或达成协议 在协调过程中 协商依赖于相关人员的合作愿望 需要相关人员为完成项目目标而作出贡献 为促使相关人员保持良好的合作愿望 可以采取行政组织措施 经济刺激等有形手段 也可以采用精神方法 如友情 亲情 机会和其他社会奖励等 4 加强组织风气建设加强组织风气建设 树立正确的价值观 协调项目各方的利益 促使组织风气有利于项目成功 5 改善人际关系改善人际关系是协调的一个重要方面 人际关系在很大程度上决定着他们合作的愿望 适当满足每个成员作为人的基本需要 生理的需要 安全的需要 爱与被爱的需要 被尊重的需要和自我实现的需要 引导大家把自我实现的需要上升为合作的愿望 从而大大改善和协调人际关系 缓和人际冲突 良好的人际关系会促使组织成员具有使项目成功的愿望 31 4 组织协调的内容就项目管理而言 组织协调的内容和侧重点大致可归纳为以下几类 人际关系的协调 人际关系的协调主要解决人员之间在管理工作中的联系和矛盾 组织关系的协调 主要解决组织内部的分工与配合 供求关系的协调 通过协调解决资源 包括人 财 物 技术 信息等 供求平衡 配合关系的协调 包括协调项目各参与方在项目管理上的配合关系 协调相互工作 共同完成项目目标 约束关系的协调 包括了解和遵守国家和地方的法规等 二 设备工程中的协调1 设备工程中的协调环境 1 设备工程的管理层次设备工程的管理层次与设备工程的管理模式密切相关 图4 20给出了通常情况下设备工程的管理层次 32 2 设备工程中协调的层次与管理层次相对应 协调工作视其作用的范围可以分为组织内部的协调和组织间的协调 业主的项目管理机构 承包商的项目部以及监理机构均存在内部协调问题 业主 承包商 监理机构以及社会环境等之间还存在组织间的外部协调问题 无论是业主 承包商 项目部 还是监理机构 协调内部冲突都是他们自己的内政 除非被邀请 原则上他人不宜介入 内部协调的主体都是他们自身的负责人 而非组织外的第三方 内部协调的目的是建设高效团队 属于组织内部管理的范畴 比如 总承包商与分包商的冲突 属承包商内部问