公司集团办公用品管理规定.doc

办公用品管理暂行规定 为使XXXXXX小办公文具用品合理、有序管理，既满足工作需要又减少浪费，特制订本规定。 一、管理范围 办公用品：指价值在 1000 元以下的办公设备、物品等低值易耗品。 公司对办公用品的申购、采购、验收、报账、保管、发放、报废等进行全过程管理。 二、管理职能 （一）办公室每月初根据库房月底库存量合理制定采购计划，采购物品经物品管理员凭单验收后统一入库。 （二）物品管理员负责办公用品的验收、保管和发放，做好即时登记。 三、管理内容及要求 （一）办公用品、易耗品分类 1、办公用品 消耗品：信封、稿纸、笔记本、订书钉、回形针、大头针、透明胶、双面胶、铅笔、签字笔、固体胶、涂改液、橡皮筋、橡皮擦、便条纸、标签、电池、圆珠笔、白板笔、文件袋等。 非消耗品：多页文件夹、硬壳呈报夹、纸质（塑料）档案盒、取钉器、长尾夹、直尺、夹子、卷笔刀、剪刀、裁纸刀、打孔机、计算器、文件栏、插座等。 2、易耗品 矿泉水、酒、茶叶、一次性纸杯、卫生纸、电池、清洁毛巾、洗衣粉、洁厕精、洗洁精、钢丝球、拖把、水桶、扫把、粘鼠板、香皂、胶手套、洗手液、杀虫剂等。 （二）物品申购 1、申购：物品管理员根据各部门工作所需及各物品的库存量每月初填报物品采购申请表（附表1），经公司领导审批后由办公室专人进行采购。2、电脑配件、书籍等大件物品的购买、置换，需使用人员填写物品、书籍购置申请单（附表2）报公司领导审批后交办公室采购。3、办公室采购员根据领导审批意见组织采购。采取双人采购，货比三家，注重品质，物美价廉的购买原则，可与合作信用较好的商家确立长期关系。办公室主任不定期进行市场跟踪，监督采购员采购行为。4、采购员平时要注意收集市场供求、价格信息，积极为公司节约采购成本。 （三）办公用品验收 采购办公设备、家具及其他办公用品须经仓库保管员进行验收登记，按规定格式填写验收入库表（附表 3），核实物品名称、品牌、规格、数量、单价是否符合规定和要求，否则，不予办理进仓登记手续。 （四）办公用品保管 1、办公用品经验收合格后统一进仓保管，建立办公用品台帐。 2、办公用品要进行分类，摆放整齐有序。做好四无：无霉烂变质、无损坏和丢失、无杂物积尘、无老鼠；做好五防：防潮、防压、防腐、防火、防盗。 3、存放办公用品仓库的钥匙由物品管理员保管，物品管理员请假期间，指定专人临时负责。 4、实行每季盘点制度，检查出入登记记录，保证账实相符，同时将盘点结果报告办公室主任。 因工作失职造成物品出入较大，要追究责任并赔偿相应的损失。 （五）物品报账 与定点送货商家实行月结制，凭物品管理员或办公室主任签名验收的办公用品发票，月底及时办理报账手续。 （六）办公用品的领用 1、各部门及个人按办公用品领用一览表（附表6）规定额度领用办公物品，在办公室物品管理员处填写物品领用登记表（附件4）办理领用手续，星期一下午统一领用，新员工可在正式上班之日领用。超出额度计入项目成本，在个人提成中扣出。 2、矿泉水领用限副公司长以上人员接待来访客人和有外来人员参加的各类会议，其他各部门接待来访者原则上用茶水招待。因特殊情况领用的，需经办公室主任审批同意。 3、接待酒的领用须经公司长同意方可领取。4、洗洁精、洁厕精、洗手液、胶手套、香皂、钢丝球、杀虫剂由保洁员保管使用；茶叶与一次性纸杯由办公室后勤人员统一保管使用。 （七）办公用品的使用 1、严禁员工将办公用品携带出公司挪作私用。员工离职将领用的办公用品一并退还公司（消耗品除外）。 2、办公用品及易耗品使用本着节俭、爱护的原则。 3、办公用品出现人为损坏，应照价赔偿。 4、办公用品使用年限 消耗品：正常使用，耗尽为止。 （八）办公用品的清退及报废 1、公司员工离职，应先到办公室办理领用办公用品清退手续，经物品管理员核对签名后，再到财务部办理结算手续。 2、非消耗品损坏后要办理报废手续，由使用人员填写物品处置（报废）申报表（附表5），经科室领导、分管领导、办公室主任核对后，报公司长审批做处理意见。 附表：1、物品采购申请表 2、物品、书籍购置申请表 3、物品入库登记表 4、物品领用登记表 5、物品处置（报废）申报表 6、办公用品领用一览表附表1物品采购申请表日期： 年 月 日序 号物品名称数 量单 价金 额用 途123456公司长审批： 办公室主任意见： 申请人：附表2物品、书籍购置申请表 申请部门/个人名称：物品类别：电脑硬件 电脑软件 书籍 其他物品、书籍名称（型号）：申请理由、主要用途：购置物品数量：科室领导意见：分管领导意见：公司长审批：附表3物品入库登记表入库日期： 年 月 日序号物品名称规格型号数 量单 价金 额采购员验收员备注1234567附表4物品领用登记表部 门物品名称规格型号数 量单 价日 期签 认备 注附表5物品处置（报废）申报表申报日期： 年 月 日申请人品 名处置方式处置原因金额科室领导分管领导办公室主任公司 长附表6办公用品领用一览表序号内容标准（人/年）备注职 员副公司长以上1笔记本2本3本2计算器1个1个3U盘1个1个4直尺1把1把5自粘式便条纸2本4本6固体胶2个4个7回形针2盒4盒8钉书机1个1个9钉书针4盒6盒10橡皮1块2块11铅笔2支4支12一次性钢笔（黑水）6支12支13一次性钢笔（红水）2支4支14剪刀