人力资源管理系统 功能介绍HR系统功能列表.doc

此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 人力资源管理系统人力资源管理系统 功能介绍功能介绍 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 目目 录录 第一章第一章人事管理人事管理 2 一 一 公司设置公司设置 2 二 二 部门设置部门设置 2 三 三 人事设置人事设置 2 四 四 人事资料导出 导入人事资料导出 导入 2 第一章第一章人事管理人事管理 一 一 公司公司信息管理信息管理 1 公司信息查询 2 添加新公司信息 如公司编码 编码方式 名称 3 修改公司信息 4 删除公司信息 5 公司信息导入 导出 1 公司信息导入 a 若公司信息已经存在 则不会覆盖 需要用户手动调整 2 公司信息导出 二 二 部门部门信息管理信息管理 1 添加新部门信息 如部门编码 编码方式 名称 2 修改部门信息 3 删除部门信息 三 三 员工员工信息管理信息管理 1 添加新员工信息 如 名称 编号 编码方式 职务 职称 文化程度 员工类型等 2 修改员工信息 3 删除员工信息 四 四 信息导出 导入信息导出 导入 1 信息导出 系统可以将基本信息从系统导出 以 Excel 文件的格式保存 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 1 公司信息导出 如公司名称 编码 层级关系 2 部门信息导出 如部门名称 部门编码 层级关系 所属公司 3 员工信息导出 如名称 编号 职务 职称 文化程度 员工类型等 2 信息导入 系统可以将员工资料从 Excel 导入到系统中 1 公司信息导入 a 若公司信息已经存在 则不会覆盖 需要用户手动调整 2 部门信息导入 a 若相关公司信息未导入 则无法与不存在的公司建立关联 b 若部门信息已经存在 则不会覆盖 需要用户手动调整 3 员工信息导入 a 若相关公司或部门信息未导入 则无法与不存在的公司或部门建立关联 b 若员工信息已经存在 则不会覆盖 需要用户手动调整 五 五 人事档案人事档案 人事档案是人事管理的核心 在此可以新增 修改和删除员工资料 如下图 工具栏说明 搜索栏 输入工号 姓名或者卡号 会在选择的部门中查询该人员 删除 删除人员资料 一旦删除 则该人员的所有资料都将被删除 所以删除时要小心 变动 如离职 部门变动等 也可以在 人事变动 离职 中登记 发卡 将选择的人员的卡号注册到考勤机中 注册后方可刷卡 退卡 将选择的人员的卡号从考勤机中注销 离职或者换卡 需要注销原来的卡 发卡和退卡也可以在 考勤管理 考勤机管理 中的发卡 退卡中操作 设置 分析类 系统预留了 9 个项目 E1 E9 用户可以自己一定义这 9 个项目的名称 如下图 可拉动 可排序 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 图中 E1 E2 E5 都定义了名称 定义后要启用方可有效 同时在 分析码 中可以定义各个 项目的内容 如国籍有中国 美国等 定义后的项目与姓名等具有相同的作用 在新增人事档案 时定义的项目就可以显示出来 E5 和 E9 请不要使用 已经被系统占用 如下图中的 分析码 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 设置 自定义项目设置 可以自己增加项目 增加的项目在人事档案资料中的 自定义项目 中可 以显示出来 如下图 设置 不显示项目 图中存在的项目 在 人事档案 的列表中将不显示出来 如下图 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 增加人员资料时 IC 卡卡号应该需要输入 且是唯一的 如果不在新增时输入卡号 则当员工资 料输入完成或者导入完成后 在 卡号自动读取 中 登记员工的卡号 如果使用指纹机或者门 禁机 则还需要在 指纹号 门禁卡号 中输入指纹号或者门禁卡号 如果要改变 IC 卡卡号 则 在改前 需要将所有考勤机中的刷卡数据采集出来 人员资料如下图 输入身份证后 出生日期和性别会自动显示 有颜色的项目 一般都要输入 如果要在人事档案中保留人员的像片 则需要指定像片的文件名称 像片保存到数据库 将像片文件保存到数据库中 在列表中像片的显示如下图 要选择 显示像片 并且选择某人 其像片才可以显示出来 像片可以作为打印工卡使用 在人事档案中人员列表的弹出菜单中 可以查询健康证期限和合同期限 也可以更改员工编号 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 六 卡号自动读取六 卡号自动读取 在新增员工资料的时候 可以手工输入卡号 也可以在 卡号自动读取 中 用考勤机来自动将 卡号匹配到各个员工 在进入 卡号自动读取 前 按下图设置好发卡机参数 菜单 系统 系统设 置 默认的考勤类型为 CY 3312L 请根据实际使用的考勤机选择 在打开考勤机电源时 可以 看到考勤机地址 将考勤机连接到计算机后 就可以通过考勤机将 IC 卡与各个人员对应起来 进入 卡号自动读取 可自动匹配卡号 如下图 第一 查询出人员 第二 如果用考勤机作为读卡器 请选择 用考勤机读卡 第三 开始自动读取 第四 选择某人员 然后刷卡 则该卡号就会自动匹配给该员工 重复操作即可 说明 在发卡时 需要注意 应该在每张卡上写上姓名 某些考勤机不支持自动发卡的操作 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 七 人事变动七 人事变动 离职登记离职登记 在 人事变动 离职 中登记离职人员 在 人事变动 离职 的工具栏中的 类型 中 可以定 义变动的类型 如自离 开除等 可以定义离职是否计算当月的工资属性 离职类型定义如下图 上图中左图中的 辞工 表示要计算离职当月的工资 右图中的 自离 表示不计算离职当月 的工资 名称是可以自己定义的 离职登记如下图 以前月份计算工资 表示离职月份以前月份的工资是否需要计算 发放 如果不计算 则在工 资统计的时候 以前月份的工资也不会计算 例如 12 05 日离职 12 15 计算 11 月份的工资 则在计 算 11 月份的工资的时候 是不会统计该人 11 月份 或者以前月份 的工资的 在 人事变动 离职 的弹出菜单中 也可以定义是否计算以前月份工资 批准后取消住宿 在 宿舍管理 中 如该人员有住宿 则会自动将该做人员退宿处理 离职登记后 要批准后方生效 批准后在 离职人员 中可以查看所有的离职人员 在离职人员 中双击 可以查看人员资料明细 批准后 离职人员在 人事档案 中不再显示 在批准前 应该先要进行 数据采集 和 退卡 因为批准后 系统会自动更改该人员的 IC 卡卡号 弹出菜单 设置为退卡人员 将离职人员选择后 在退卡时可以一次性退卡 不用单个退 八 离职人员八 离职人员 离职后的人员 在离职人员中可以查看 在人事档案中将不在显示 一般不要将离职人员删除 如果删除 则所有资料都将被删除 存档 存档后 该工号可以再使用 只保留人员的基本资料 入职 将离职人员返回到人事档案中 要注意卡号的更正 黑名单 可以将该人员加入到黑名单 再入职时 姓名或者身份证相同 就会有提示 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 九 合同管理九 合同管理 管理人员的合同 合同内容如下 在人事档案中 也保存有合同期限 在此增加或者更改后 会直接更改人事档案中的合同期限 当登录系统时 如果合同到期 可以自动提示 是否提示见主界面的菜单 系统 系统设置 其他设置 十 人事查询十 人事查询 证卡输出证卡输出 可以根据定义的查询条件 查询在职或者离职人员的资料 选择好条件项和操作符 并输入了该 项目的值后 要按 条件与 将条件加入到条件表中 可以有多个条件 在按 查询 即可查询出 满足条件的人员 例如下图 系统也可以根据人员资料和像片文件 制作员工的工卡 先要查询出人员 说明如下 1 证卡资料来源 证卡资料取自人事档案中的人员的相关项目 员工编号 姓名 部门 职务 到职日期 像片文 件等几个项目 如果打印证卡时需要同时打印像片 则需要将人事档案中的 像片文件 项目中 选择各个人员对应的像片文件 用数码相机照相之后都会生成一个文件 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 人事档案中的像片文件应该保存到数据库中 以便于其他用户可以浏览到员工的像片 2 证卡设置 按 证卡设置 就可以设置证卡的格式等 如下图 Log 文件名 指包含有公司信息的图片文件 Log 高度 指 Log 图片的高度 设置后按 确定 即可保存 3 证卡打印 在 人事查询 证卡输出 中 查询出相关的人员后 在 证卡打印 中选择 水平打印 或者 垂直打印 后即可显示证卡的效果 打印前需要安装好打印机 否则不能预览 同时要注意打 印的方向是横向还是纵向 水平打卡格式如下图 特别说明 1 证卡打印时 水平打印每页 A4 可打印 10 人 垂直打印每页可打印 9 人 2 打印时 如果打印的页数超过 1 页 则不会显示打印的效果 而是直接打印 只有当打印的证卡 是 1 页纸的时候 才会显示实际的输出效果 3 打印档案表 当打印全部人员时 也不会显示打印效果 而是直接打印 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 十一 奖罚登记十一 奖罚登记 登记对员工的奖励和处罚 奖励和处罚的金额可以直接从工资中扣除 见 薪资管理 公式项目 设置 奖罚登记如下图 附件文件 指该奖励或者处罚的文件 在奖罚登记的弹出菜单中 可以打开该文件的一个拷贝 要在主界面的菜单 系统 系统设置 执行文件 中设置好相关文件的执行文件的文件路径 才可 以打开文件 十二 押金管理十二 押金管理 管理员工的押金 一笔押金可以分多次退还 押金管理是一个独立模块 与其他模块没有关联 押金登记如下图 查询 可根据余额的情况查询 退还 对该笔押金退款 明细 查看退还的明细 十三 查询报表十三 查询报表 根据人事档案的资料 对人员的相关数据进行统计查询 包括 1 工龄查询 查询人员的工龄年数和月数 2 生日查询 查询某月份生日的人员 3 年龄统计 统计各个部门在各个年龄段的人员数量 4 人员分析 月份 统计某月份中的各个日期人员的变化 5 人员分析 年度 统计某年度中的各个月份人员的变化 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 十四 分析报表十四 分析报表 对人员资料进行统计 可以显示图表 包括 1 文化程度 显示各个部门各个文化程度的人数 2 职务 显示各个部门各个职务的人数 3 职称 显示各个部门各个职称的人数 4 分析类 显示各个部门中 各个分析来的人数 包括分析类 自定义名称 自定义项目 5 图表分析 图表直接显示相关的数据 6 部门人数统计 统计各个部门的人数 7 人员变动分析 统计各个部门某月份人员的变化情况 如月初人数 离职人数 月末人数等 8 人员变动分析 日期 统计各个部门在某段日期范围内人员的变化情况 下图是公司文化程度的分析图 如果要打印 第一 拷贝到剪贴板 第二 在 Windows 的画图中粘贴出来 保存为 bmp 文件 第三 可在 Word Excel 等中调用该图片文件 十五 其他模块十五 其他模块 人事管理的一些附属的模块 可以不用 主要包括 1 管理制度文档 记录一些公司的相关规章制度的文件 如考勤制度 薪资制度等 2 暂住证管理 管理人员的暂住证 包括有效期限等 3 银行帐号 查看和输入员工的银行帐号 也可以在人事档案中输入 4 养老保险卡 查看和输入员工的养老保险卡 也可以在人事档案中输入 5 职位计划 对公司各个部门的各个岗位人员的需求计划 1 定义部门所需岗位 2 定义所需岗位的人数 3 查看计划人数和实际在职人数的差异 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 第三章第三章 考勤管理考勤管理 考勤管理是系统的核心部分 目的是得到人员出勤的明细数据 当有了出勤数据后 薪资就可以 根据出勤数据计算出来 考勤的核心部分是考勤设置 系统的考勤设置十分灵活 要根据不同的需要 进行相应的设置 只要设置合理 考勤的工作就会变得很简单 日常的工作只需要做请假登记 加班 申请登记 如果需要申请 补卡等 一 考勤设置一 考勤设置 考勤设置是考勤管理最基本 也是最重要的部分 考勤设置完成后 其他的都是一些简单的操作 1 出勤制度设置 出勤制度设置 时间设置 定义迟到 早退 旷工的分钟 计算期间 按自然月份计算和按指定得日期范围计算 这个选项会影响出勤月报表以及工资的计 算 所以不要随意更改设置 绝大多数是用 按自然月份计算 出勤设置 一般按默认即可 详细请查看 自动识别班别有效分钟 用于根据刷卡识别出勤班别 详细见 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 加班申请刷卡范围 对于加班申请的开始时间和结束时间 可以提前和延后刷卡的分钟 周末和节假日出勤需要排班 加班申请 如果选择 指 节假日设置 中的休息日如果出勤算加班 则必须在 人员出勤排班 中排班 或者在 加班申请登记 中登记 否则刷卡不记加班 周末和节假日加班申请优先 如果休息日排了班 又写了加班申请 则以申请为准 周六加班需要加班申请 若选择 则周六的加班需要加班申请 或者排班 周六加班按平时加班计 若选择 则周六的加班记为平时加班 而不是周末加班 一般不选 连班加班 指 出勤班别设置 中的 连班 设置为连班出勤的情况 不记迟到 不补加班时间 指如果不在连班规定的时间内返回 则不记迟到 也不补加班 记迟到 不补加班时间 指如果不在连班规定的时间内返回 则记迟到 但不补加班 记迟到 补加班时间 指如果不在连班规定的时间内返回 记迟到 同时补加班 加班标准 计算加班小时的最小单位 一般为 30 分钟 计时标准 计算正班工时的最小单位 默认为 5 分钟 连续打卡无效的分钟数 在该分钟范围内重复刷卡 只算第一次有效 请假是否扣出勤天数 默认是选择 当请假不够 0 5 天时 是否要扣除出勤天数 例如 08 00 12 00 出勤 出勤天数为 0 5 天 如果请假 08 00 10 00 则出勤天数为 0 25 天 如果不选则出勤 天数还是为 0 5 天 迟到早退是否扣除出勤天数和正班工时 默认为不选 如果选择 则如果迟到 将会扣除相应的 出勤天数和正班工时 一般不选择 超时加班设置 可以设置超时加班可以有而外的补助 在出勤日报表中可以查看超时加班小时 如果不需要 可以不设置 超时加班的补助可在 薪资管理 公式项目设置 中定义 加班申请的超时加班 如果加班申请的加班结束时间 超过设置的 超时加班开始时间 并且 加班小时大于规定的加班小时 则超出部分作为超时加班小时 假如设置的 超时加班开始时间 为 22 00 规定的加班小时为 4 对于加班申请 18 00 23 00 其加班结束时间 23 00 22 00 并且 加班小时为 5 小时 所以其超时加班小时为 1H 正班时 各个班别可以设置超时加班的条件 超时加班是否扣除相应的加班小时 以上为例 如果不选 则加班小时为 5H 超时加班小时为 1H 如果选择 则加班小时为 4H 超时加班为 1H 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 加班班别是否记录旷工 指末班为加班的班别 如果没有加班 则记录旷工 旷工天数 加班结 束时间 加班开始时间 每日应出勤小时 加班班别是否记录迟到 指末班为加班的班别 是否要记录迟到 加班班别是否记录早退 指末班为加班的班别 是否要记录早退 直落加班是否记录早退 指直落加班班别 是否记录早退 如果直落的加班结束时间没有设置 则不记早退 例如直落加班为 01 00 05 00 直落加班时间为 05 00 08 00 则如果在 08 00 之前下 班 则会记录早退 如果没有设置加班的结束时间 则 05 00 之后都可以下班 不记早退 加班申请记录迟到 指加班申请是否要记录迟到 加班申请记录早退 指加班申请是否要记录早退 加班申请记录旷工 指加班申请是否要记录旷工 旷工的时间为加班申请的时间 加班申请夜班补贴 夜班补贴 A 类型 如果加班的结束时间大于设置的时间 则记录夜班 A 类型 1 次 夜班补贴 B 类型 如果加班的结束时间大于设置的时间 则记录夜班 B 类型 1 次 有 B 则无 A 正班时 各个班别可以设置夜班补贴的条件 加班设置 ForB 用于计算 B 帐工资 并且要求 B 帐的实发工资等于 A 帐的实发工资时使用 对 A 帐没有影响 说明 出勤制度设置中 每个项目都有其意义 一般设置好后不需要再更改 如果需要更改 请要明白其意义后 再更改 更改后 会直接影响出勤日报表的数据 在出勤日报表中可以查看到更改后的效果 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 2 出勤班别设置 出勤班别设置 设置好各个出勤班别的上下班时间 只要上下班时间不同 就需要设置为不同的班别 最基本的是刷卡次数 上下班时间 刷卡范围 其他的都是一些可选项 根据实际需要设置 末班为加班 表示最后一个时间段的出勤为加班 如上图中的 18 00 21 00 如果末班加班需要申 请 则不能选择此项 加班就要在 加班申请登记 中登记 末班为加班的最后一次刷卡时间是 动态的 上图中虽然设置的是 21 00 实际是在 21 00 之前加班结束也是有效的 在 21 00 之后的 300 分钟内的加班刷卡也是有效的 末班为加班的班别 18 00 21 00 如果加班时间的计算按 实际的打卡时间 计算 则按实际 的结束时间计算加班 加班时间的计算按 班别设置的时间 计算 如没有申请 则加班最多 只能到 21 00 超过部分不记 如果选择了 超过加班拿时间的需要加班申请 并有加班申请 则超过部分也记为加班 直落加班 表示最后下班时间不打卡 而继续上班直到加班结束 如下图 正常是 17 30 下班 如果有直落加班 则 17 30 之后的时间作为加班 17 30 的卡不需要刷卡 只 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 需在加班结束时刷卡即可 如果直落加班的 加班结束 时间不设置 则加班没有时间限制 如 果设置了结束时间 则最多只能加班到该时间 超过的不记加班 下班也可在结束时间之前刷卡 对于直落加班 最后一次的延后刷卡分钟数应该尽量大一些 超过加班时间的需要加班申请 指超过加班结束时间的超出部分 如果有加班申请 则超出部分 也记为加班 例如直落加班的结束时间为 20 30 则超过 20 30 之后的 如果有加班申请 则也 记为加班 无加班申请不记加班小时 对于末班为加班的班别有效 如果选择 则末班的加班一定有有申请 才为有效加班 当打卡 6 次自动识别班别时 前 4 次卡匹配时为有效识别 表示只要前面 4 次卡符合上下班时间 当日的出勤班别就判断为该班别 如果 6 次卡班别的末班加班不用必须加班时 应该选择此项 第一班从 xx xx 开始记加班 用于类似于 07 30 12 00 的上班 上午的总工时为 4 5H 其中 0 5H 为加班 可以这样设置 第一班从 11 30 开始记加班 第二班从 xx xx 开始记加班 类似 连班 指在规定的时间范围内刷卡 可以补给加班时间 或者正班时间 多数为补加班小时 一二连班打卡范围 表示一班的下班卡和二班的上班卡的刷卡间隔 补给对应的出勤分钟 如 08 00 12 00 13 00 17 00 如果 12 00 的下班卡和 13 00 的上班卡在指定的间隔内 如 30 分 钟 则可以补加班 30 分钟 二三连班打卡范围 刷卡 6 次的班别才有 表示二班的下班卡和三班的上班卡的刷卡间隔 补 给对应的出勤分钟 如 13 00 17 00 18 00 21 00 如果 17 00 的下班卡和 18 00 的上班卡在指 定的间隔内 如 30 分钟 则可以补加班 30 分钟 班别的刷卡范围是可以交叉的 如 08 00 12 00 13 00 17 00 12 00 的下班刷卡范围可以是 50 分 钟 13 00 的上班刷卡范围也可以是 50 分钟 只要中间有刷卡两次即可 班别的辅助属性如下 夜班费设置 如果该班别有夜班补助 则需要选择 享有夜班费 同时需要设置何时下班才享 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 有 可以设置两个时间点 第一个为夜班 A 类型 第二个为夜班 B 类型 满足 B 则无 A 补正班分钟 用于正班工时不满时 要补足的情况 如 08 00 11 55 的班别 工时不够 4H 当 第一班补 5 分钟后 工时就为 4H 第二 第三班类似 只有当下班刷卡时间大于或等于设置的 下班时间 才会自动补设置的工时 扣除加班时间 用于加班中途有休息时间的情况 例如加班从 18 00 02 00 在 00 00 有休息 不 用刷卡 30 分钟 需要扣除 30 分钟的加班时间 可以设置两个扣除时间点 正班工时扣除 正班过程中有休息时间 需要扣除 如 08 00 17 00 的两次卡的班别 中午休息 60 分钟 可以设置超过 12 00 扣工时 60 分钟 则当日的正班工时就是 8H 超时加班 指超过设置的时间之后的加班为超时加班 超时加班可以有额外的补助 或者超时加 班的工资与加班费计算方法不同 在出勤日报表中可以显示超时加班小时 例如超过 23 00 的加 班为超时加班 如果加班到 01 00 则超时加班时间为 2H 如果在 出勤制度设置 中设置了 超时加班扣除相应的加班小时 则加班时间就会减少 2H 如果选择 转为周末加班 则可 以将超时加班转为周末加班 同时超时加班小时为 0 说明 出勤班别设置是考勤中最核心的部分 班别一定要设置正确 出勤的结果才会正确 3 出勤班别分配 出勤班别分配 对于整个公司来说 可能有很多班别 但是对于某个部门或者某一部分人来说 只需要上其中的 几个班别 所以需要将这几个班别分配给这些人员 则系统就可以根据员工的刷卡 自动判断出 该人员的出勤班别 而不需要手工排班 右边的工作组 通过弹出菜单来建立 建立好工作组后 通过 新增 将相关的人员加入到该工 作组中 工作组设置的原则 具有相同的出勤班别的人员 归类为一个工作组 工具栏中的 班别 可以设置各个工作组的出勤班别 如下图 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 上图说明 模具部中的人员的出勤班别为正常班和白班 只要按时刷卡 系统就可以知道某日某 人员上的是正常班 还是白班 说明 如果两个班别之间的时间相差太少 则自动识别班别就没有实际意义 例如班别 08 00 12 00 13 00 17 00 和班别 07 55 11 55 12 55 16 55 这两个班别就可能会引起判断错误 如果设置才能正确的识别班别 请参考 出勤制度设置 打卡有效时间 中举例说明 4 节假日设置 节假日设置 设置好各个月份的休息日期 如果休息日期是不固定的 则不需要设置 如下图 休息日期设置 只要是不需要出勤的日期 都要在此设置 包括有薪假日 节日 用 H 表示 半日出勤日期 设置好的日期 下午不需要出勤 该日期不能在 休息日期设置 中存在 有薪假设置 如果某日是有薪假日 如元旦 五一等 则还需要在此中设置该日期 特殊休息日期和当年法定休息日 见各自界面中的说明 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 5 享有节假日人员设置 享有节假日人员设置 如果只是某些人员 如写字楼人员有固定的休息日期 而生产人员没有固定的休息日 都是按 节假日设置 休息日期设置 中的日期休息 则需要将这些人员设置为 享有节假日人员 只 有这些人员 才能安装 节假日设置 中设置好的休息日期休息 如果全部人员享有固定的休息 日期 则需要将所有人员都设置为 享有节假日人员 如下图 6 特殊出勤规则 特殊出勤规则 可以设置一些人员的特殊出勤规则 举例如下图 迟到 早退 旷工的判定分钟数 可以设置某些人员的允许迟到 早退 旷工的分钟数 每年固定的年假天数 指可以休年假的天数 而与职务等无关 出勤不需要打卡 指出勤不需要刷卡 直接在日报表中记录出勤天数及正班工时 周六需要出勤 表示周六需要出勤 作为正班处理 规则适用人员 可以设置哪些人员可以适用此规则 可以设置多个规则 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 7 非考勤人员设置 非考勤人员设置 设置不用出勤的人员 这些人员在日报表中不会出现 8 只刷卡一次人员设置 只刷卡一次人员设置 设置的人员 出勤只需要刷卡一次 即作为正常出勤处理 这些人员的出勤班别必须要设置为刷 卡 2 次的班别 只要刷上班卡 就为正常出勤 不刷上班卡则为旷工 9 按刷卡计时人员设置 按刷卡计时人员设置 设置的人员按刷卡的先后 依次依次计算工时 在工作组中 这些人员要分配一个一个两次卡的班别 上 班时间之前的按上班时间算 下班之后的按班别的结束时间算 计算的标准参考 出勤制度设置 出 勤时间 中的 按进出记工时 以 30 分钟为标准 如选择 则对于上班 08 10 08 30 对于下班 11 45 11 30 如不选 则按 出勤制度设置 计时设置 中的 计时标准 计算 按实际刷卡计算 周末则为加班 超过每天规定的正班工时 例如 8 小时 之外的为加班时间 二 请假登记二 请假登记 在工具栏中的 假别 中 可定义不同类型的假别 如病假 事假等 请假登记前需定义好假别 请假有两种类型 一种是整日请假 另一种是请假半天或者几个小时 所有的请假 批准后生效 对于整日请假 选择 为整日请假 输入好日期范围和请假小时即可 班别任何一个都可以 对于不是整日请假 以上图为例 开始日期应与结束日期相同 同时要输入请假的时间范围 如从 08 00 12 00 请假 请假半天 也可请假从 08 00 10 00 请 2 小时 也可请假从 11 00 12 00 请 1 小时 等 如果是从 10 00 14 00 这种情况 则要分两次登记 先登记 10 00 12 00 再登记 13 00 14 00 如果是从 09 00 11 00 这种情况 请假期间处入上班时间的中间 则需要在工具栏中的 中途 中进 行中途请假登记 如果请假不是整日的 则 出勤班别 一定要选择正确 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 用加班时间调休 表示当次的请假 用加班时间来调休 处理数据后 当日的日报表中 会产生一 个负的加班小时 同时 请假登记中 自动产生一个负的请假小时 表示请假用当月的加班小时抵消 是否长假 长假天数 表示是否是请长假 主要用于请假时类似住宿费 伙食费的扣除 在计算工作 的时候 请长假的天数可以不扣住宿费 伙食费等 放长假人员 只超过几个月请假的人员 放长假的人员 不计算考勤和工资 所以这个选项不能随意 选择 在工具栏中的 长假 中可以查看当前放长假的人员 工具栏中的 年假 对应假别类型中 员工年假 可以设置根据职务和工龄来设置享有的年假天 数 如果该职务没有设置享有年假 则该职务的人员请年假 如职位 班长 工龄在 0 3 年的 可 以休年假 5 天 工龄在 4 8 年的 可以休年假 7 天等 例如某班长 2000 02 15 日入职 则在 2001 02 至 2002 01 月之间 累计共可以休年假 5 天 说明 请假需要批准后才会生效 所以可以由部门文员登记 但是批准由人事部门确认 三 加班申请登记三 加班申请登记 如果平时加班 休息日加班等不需要写申请 则此模块可以不用 如果加班需要申请 则申请之后的加班才有效 如果有申请 但是没有刷卡 加班无效 加班以 申请的时间为依据 结合实际的加班刷卡 计算出加班小时 超过申请的结束时间不记加班 在申请 的结束时间之前 按实际刷卡计算加班小时 例如申请 18 00 21 00 刷卡是 17 55 22 00 则加班小 时为 3H 刷卡是 17 55 20 00 则加班小时为 2H 注意 有加班申请后 要注意加班时可以提前和延后的刷卡范围 超出刷卡范围之外的刷卡是无效卡 刷卡范围 见 出勤制度设置 打卡有效时间 中的设置 假如申请 18 00 21 00 提前刷卡是 30 分钟 延后刷卡是 60 分钟 则 加班开始刷卡必须要在 17 30 之后刷卡才有效 同样 加班的结束刷卡要在 22 00 之前刷卡才有效 加班申请有多种类型 不同类型对应不同的加班情况 加班申请登记时 一定要确认是什么类型 的加班申请 不能登记错误 否则会影响加班以及出勤的计算 加班申请的类型分为如下几类 1 常用加班申请 常用加班申请 主要用于休息日和平时晚上的申请 这类申请 于当日的出勤班别没有关系 例如正班的出勤时 间为 08 00 12 00 13 00 17 00 如果晚上要加班 则需要写申请 例如 18 00 21 00 再例如周日的 加班申请 08 00 12 00 13 00 17 00 注意 对于班别的末班为加班的班别 其加班是不需要申请的 例如班别 08 00 12 00 13 00 17 00 18 00 21 00 这个班别的末班 18 00 21 00 固定为加班 所以不需要写申请 刷卡即可 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 加班申请扣除 指加班申请的中途有休息时间 而不算加班 例如周日申请 08 00 17 00 中午的 一个小时不算加班 这时候可以设置加班超过 13 00 扣除 60 分钟 则该加班申请只有 8H 上午 和 下午 方便输入 没有实际意义 常用加班申请类型如下图 2 申请直落加班 申请直落加班 用于出勤班别为没有加班的班别 而需要直落加班的情况 例如正班为 08 00 12 00 13 00 17 00 该班别只刷卡 4 次 也不是直落加班班别 如果 17 00 之后需要加班 17 00 的下班卡不刷 例如加班到 20 00 则该类型的加班申请 就属于 申请直落加班 的类型 开始时间 1 也可以是其他时间 如 17 30 此卡是不用刷的 则加班时间为 2 5H 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 3 直落加班超时 直落加班超时 此类型用于出勤班别为直落加班的班别 如 08 00 12 00 13 00 17 00 班别为直落加班 直落加 班的开始时间为 17 00 结束时间为 20 00 班别举例如下图 如果该班别的 超过加班结束时间需要加班申请 有选择 则超过 20 00 之后如果还要继续加班 例如加班到 21 00 则需要写申请到 21 00 否则只能算到 20 00 如果该班别的 超过加班结束时间需要加班申请 没有选择 则此班别最多只能加班到 20 00 超过部分无效 即使写了加班申请也没有用 如果班别中的加班结束时间为空 则不需要写申请 以实际刷卡为准 加班申请如下图 此类型的申请 开始时间 1 是不需要填入的 以班别的直落加班开始时间为准 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 4 末班加班超时 末班加班超时 此类型用于出勤班别为末班加班的班别 如 08 00 12 00 13 00 17 00 18 00 21 00 在 18 00 21 00 之间的加班 是不需要申请的 但是如果超过 21 00 之后 还要继续加班 则需要申请 班别 如下 如果该班别的 超过加班结束时间需要加班申请 有选择 则超过 21 00 之后如果还要继续加班 例如加班到 23 00 则需要写申请到 23 00 否则只能算到 21 00 如果该班别的 超过加班结束时间需要加班申请 没有选择 则此班别最多只能加班到 21 00 超过部分无效 即使写了加班申请也没有用 加班申请如下图 此类型的申请 开始时间 1 是不需要填入的 以班别的加班开始时间为准 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 5 中午直落申请 中午直落申请 此类型用于中午 即一二班连班 连班加班的情况 此时上午的下班卡 下午的上班卡不需要刷 卡 即使刷卡也没有用 例如班别 08 00 12 00 13 00 17 00 如果某日中午要连班加班 则加班申 请登记如下 开始时间 1 和结束时间 1 需要输入 图中的加班为 1H 如果是 12 30 13 00 则加班时间是 0 5H 其中的 班别 一定要选择正确 说明 如果是 12 00 的下班卡有刷 要求 12 30 来上班的情况 提前上班 则要在 特殊出勤登记 提前上下班登 记 中登记 如果是晚上 二三班连班 则需要设置一个班别为直落加班的班别来处理 6 按班别申请 按班别申请 此类型主要用于休息日的加班申请 例如某班别为 08 00 12 00 13 00 17 00 夜班也可以 例如 夜班 20 00 00 00 01 00 05 00 如果周末是按该班别加班 则直接按该班别申请加班 不用输入时 间 加班登记如下 注意班别一定要选择正确 说明 加班申请需要批准后才会生效 所以可以由部门文员登记 但是批准由人事部门确认 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 四 人员出勤排班四 人员出勤排班 安排某日人员的出勤班别 如果不能通过 出勤班别分配 来识别出勤班别 则就需要通过手工 排班来安排人员的出勤班别 在某些特殊情况下 也需要通过排班来决定出勤班别 例如规定要刷卡 6 次 如果实际上班只刷了 2 次卡 这个时候是无法通过刷卡来识别出勤班别的 就需要排班来决定 出勤班别 对于轮休人员 即没有固定休息日 的休息日 需要通过安排休息班别来休息 也可以在 请假 登记 中登记 可以设置一个假别为 休息 在判断出勤班别的时候 出勤排班是最优先的 只要排了班 则不管如何刷卡 该日的应出勤班 别就是排好的班别 五 特殊出勤登记五 特殊出勤登记 1 提前上下班出勤登记 提前上下班出勤登记 某些情况下由于工作的需要 需要某些人员某日提前上班 这个时候需要就登记提前上班 提前 上班的时间为加班 例如正常是 13 00 17 00 某日要求某些人员 12 30 就必须要来上班 这时登记的 人员就必须在 12 30 之前刷上班卡 加班时间为 0 5H 如果超过 12 30 的则为迟到 登记如下图 班别 一定要选择正确 班次 第一班对应类似于上午提前上班 第二班对应类似于下午提前上班 依次类推 上班时间 要求的提前上班的时间 对于延后下班的处理 提前上班类似 对于提前下班 或者延后上班 其实就相当于请假 要在请假登记中登记 例如可以定义一个假 别叫 放假 等 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 2 换班出勤 半日 登记 换班出勤 半日 登记 对于某些人员 需要将某个正班出勤与某个休息日调换 叫换班出勤 例如可以将周五与周日调 换 调换后 则周五休息 周日需要出勤 也可以安排半日的换班 如下图 休息日 日期 表示休息的日期 例如 2006 02 03 周五 休息 期间 整日表示该日都休息 第一班表示第一个班别休息 例如上午 第二班表示第二个班次休 息 班别 如果是整日 则班别可以为任意 否则必须选择正确 需要出勤日期 日期 表示需要出勤的日期 例如 2006 02 05 周日 休息 期间 整日表示该日都出勤 第一班表示第一个班别出勤 例如上午 第二班表示第二个班次出 勤 班别 该日出勤的班别 必须选择正确 上图登记后 表示 1001 人员 2006 02 03 周五 休息 2006 02 05 周日 必须要出勤 否则旷工 说明 如是所有人员某日换班 则不需在此登记 只需要在 节假日设置 中设置为休息日即可 3 换班出勤 整日 登记 换班出勤 整日 登记 与半日换班登记类似 此处只能进行整日的换班登记 但可以设置是否只是需要出勤半日 例如 周六 只需要上午上班 与周日的换班 如下图 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 休息日期 2006 02 04 周六 上午应该出勤 但是安排与 2006 02 05 周日 交换 则该日 不需要出勤 需要出勤日期 2006 02 05 周日 上午必须出勤 如果没有选择 是否半日出勤 则 02 04 休息 02 05 整日需要出勤 4 加班转为出勤登记 加班转为出勤登记 当某日的加通宵班 第二日安排休息时 就需要在此登记 登记后会将该日 正班日期 相应的 加班时间转为第二日 休息日期 的正班出勤 如下图 上图表示 用 2006 02 02 的加班小时中的 8H 转换为 2006 02 03 日的出勤 不需要出勤 转 换的前提条件是 2006 02 02 日的加班小时必须要大于或等于 8H 否则不进行转换 同时 2006 02 03 会作为旷工处理 例如 2006 02 02 日的加班小时为 10H 转换后 2 日的加班小时为 2H 2 日为正常出勤 正班工 时为 8H 出勤天数为 1 天 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 六 手工补卡六 手工补卡 当某些原因 没有刷卡的时候 可以通过手工补卡来代替实际刷卡 补卡可以设置是否要扣薪 如果要补卡扣薪 则可在 薪资管理 公式项目设置 中定义扣薪方法 补卡批准后 在 原始刷卡数据 中可以显示 如果要删除已经批准的补卡数据 则必须要在 原始刷卡数据 中删除 说明 补卡需要批准后才会生效 所以可以将补卡操作由部门登记 但是批准由人事部门确认 七 七 IC 卡换卡卡换卡 当需要换卡时 可在此进行 只有考勤机类型为 CY 3312L KNT 2008 或者 KNT 2009 的才支 持在此换卡 其他类型的换卡 请在人事档案中直接修改 IC 卡卡号 换卡流程如上图 1 读取考勤机数据 2 退卡 退原来的卡 3 确定新卡 4 发卡 发新卡到考勤机中 换卡后 以前的刷卡数据依然存在 刷卡数据在采集后就与卡号没有联系 八 数据采集八 数据采集 将刷卡数据从考勤机中采集到计算机中 采集成功后 将自动清除考勤机中的刷卡数据 如下图 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 为安全起见 应该每天都要进行数据采集 应该在没有人员刷卡的时候采集数据 采集后在 Windows 的安装路径下面的 CardData 中会同时产生一个 txt 文件 该文件是刷卡数据的备份 采 集数据前 应该注意要将本计算机的日期格式设置为 yyyy mm dd 时间格式设置为 hh mm ss 删除数据 删除考勤机中的刷卡数据 执行时一定要确认数据已经读出 部分考勤机类型有效 另外要确保计算机的日期和时间正确 因为在读取数据时 系统会自动将将计算机的日期和时间 下发到考勤机中 KNT 2008 KNT 2009 CY 3312L 考勤机类型有效 对于这三中类型的机器 读 取数据时 可以选择每次只读取新数据 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 九 原始打卡数据九 原始打卡数据 在 原始打卡数据 中 可以查询采集上来的员工的刷卡数据 也可以删除 汇总 可将刷卡数据按日期横向显示 未打卡 查询在某个时段内没有刷卡的人员 历史 可以将原始的刷卡数据导出到历史表中 提升数据处理的速度 删除历史表后将彻底删除 导入导入 将系统不支持的考勤机的刷卡数据 一般是 txt 文件 导入到系统中 txt 文件中的每一 行代表一次刷卡记录 内容一般包括卡号 刷卡日期 刷卡时间 只要知道卡号 或日期 的年 月 日 时间的小时 分钟 秒 有的没有秒 的开始位置及其长度 就可以导入 例如行 1D0933300402190024AA 卡号是 093330 开始位置是 3 长度为 6 日期是 040219 2004 02 19 年的开始位置是 9 长度为 2 月的开始位置是 11 长度为 2 日的 开始位置是 13 长度为 2 时间是 0024 00 24 无秒 小时的开始位置是 15 长度为 2 分钟的开始位置是 17 长度为 2 十 打卡数据分析十 打卡数据分析 这是考勤管理的核心 只有经过数据分析 才能知道员工的出勤情况 如是否迟到 早退 以及 加班时间等 如下图 在服务器端的 系统服务管理程序 中可以自动进行打卡数据分析 特别说明 1 对于自动识别出勤班别 如果开始使用系统的第一天是上夜班的人 跨日上班 则需要将第一天在 人员 出勤排班 中排好出勤班别 例如将 2 月 1 日排为夜班 或者在开始使用的日期 早上的下班卡不要刷卡 例如 2 月 1 日开始使用 则 1 月 31 日上夜班的人员的下班卡是 2 月 1 日的早上 则此下班卡不要刷卡 2 月 1 日晚上上班的时候才开始刷卡 系统就会根据刷卡 判断处该日的出勤班别 2 处理数据具有连续性 在处理当日数据的时候 必须要确保前一日的出勤班别正确 日报表中的结果 例 如 处理 5 号的数据时 要保证 4 号出勤班别正确 在处理前 要确认相关的登记已经完成 如请假登记 加班申请 手工补卡 特殊出勤登记 包括出勤制度的改变 记住 处理数据永远是最后一步 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 十一 出勤日报表十一 出勤日报表 在出勤日报表中 可以查看员工的出勤明细情况 如加班 迟到 早退 请假等情况 如下图 搜索 格式是 员工编号或者姓名 日期 yyyy mm dd 例如 1001 2006 02 02 表示查询 1001 人员的 2006 02 02 日的出勤 如 2006 02 02 表示查询 2006 02 02 日所有人的出勤 如 1001 2006 02 表示查询 1001 人员的 2006 02 月份的出勤等 其他模块类似 日报表的弹出菜单 有很多的操作 重点说明如下的几项 其他的请自己查看 按缺勤补卡 在出勤班别正确的前提下 又存在旷工时 可以自动将缺卡补上 将旷工转为休息 将所有的旷工安排为休息 同时在 人员出勤排班 中排为 休息班别 出勤日报表 横向打印 1 2 可以横向打印出勤日报表 节约纸张 B 新增出勤日报表 手工增加出勤日报表数据 导入出勤日报表 从 Excel 中导入出勤日报表 导入日期的数据如果存在 将被覆盖 日报表中不存在人员 可以查询出某日在日报表中不存在的人员 出勤登记资料 集中显示选择人员某月份相关的数据 如请假 加班申请等 确认出勤日报表 确认后的出勤日报表 在进行 打卡数据分析 时 将不再进行处理 也不能 再进行编辑 没有确认的 数据分析时 将会重新进行处理 所以有些手工纠正后的日报表 应 该进行确认 因为数据分析是根据刷卡进行的 报表的模板中 有相应的模板式样 供参考使用 如果班别出现 有如下原因引起 1 在 考勤设置 出勤班别分配 中没有安排该人员到某个工作组中 2 如果是休息日而出现旷工 要在 考勤设置 节假日设置 中设置好休息日 同时在 考勤设 置 享有节假日人员设置 中检查是否有该人员 3 刷卡数据不全 或者刷卡次数太多 4 有刷卡数据 但是刷卡不在班别设置的刷卡范围内 5 应该是请假或者休息 但是没有登记 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 此文档仅供学习与交流 编辑出勤日报表 多人 可以修改人员的出勤情况 如下图 如果各个部门的文员 管理各个的出勤