大型活动的组织技巧.ppt

我们的工作中面临那些大型活动 组织实施大型活动的要素是什么 这些大型活动属于哪一类型的会议 人力资源部文化部余雅芬 浅谈大型活动的组织技巧 会议 有关要点说明如何组织大型活动会务管理 讲解重点 一 会议 有关要点说明 一 会议的类别和作用 二 会议的要素 三 会议的组织 什么是会议 三个人以上 聚合在一起 就某个或某些议题进行讨论或解决 就是会议 召开会议需要一定的时间 在一定的地点 正式的会议还要冠以能反映会议内容 性质 人员 时间 地点等完整而确切的名称 一 会议的类别和作用 1 会议的不同类别 1 按内容 性质 分为代表大会 工作会议 学术会议 联席会议等 2 按会议的形式 可分为小组会 座谈会 报告会等 3 按与会人员的成分 可分为党委会 董事会 记者招待会等 4 按照人数 规模 可分为大型会议 中型会议 小型会议 5 按照会议召开的规律或日期 可分为定期例会 临时性会议 此外 还有按会议的范围 地区 时间分类的 2 会议的作用 无论什么会议 总要围绕中心议题进行讨论 总希望弄清什么问题 或解决什么问题 或得出什么结果 总之 要达到预期的目标 这是就会议的整体作用而言的 比如 通过交流 取得了新的信息 经过讨论 集思广益 取长补短 形成了正确的意见 通过表决 多数或一致作出了决定或决议 通过听取别人的报告或发言 受到启发或教育 等等 一般来说 大型会议有六个要素 与会者 主持人 议题 名称 时间 地点 二 会议的要素 与会者就是参加会议的正式成员 包括主持人 也包括秘书 但不包括在会场上的其他服务人员 人们被召集来开会 是要花费一定时间和精力的 而时间和精力在某种程度上就是效益 就是财富 只能创造 不能浪费 因此 从原则上讲 参加会议的人应做到 该参加的一个不少 不该参加的一个不多 具体地说 与会者应具有必要性 重要性 合法性 1 与会者 必要性 这是指与会者必须是与会议直接有关的人员 也就是符合会议确定范围 有权了解会情 提出意见 表示态度 作出决定的人 或是能提供信息 深化讨论 直接有助于会议达到预期效果的人 重要性 这里指的是与会者虽与会议没有必然的 直接的关系 但却有利于会议的进展或扩大效果的人员 这些人员通常是临时邀请的 合法性 这是指有些重要的会议 与会者必须具有合法的身份和法定的资格 如 人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表 党的代表大会首先必须是党员 其次必须是各级党组织全体党员选举产生的代表 公司董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东 等等 主持人是会议过程中的主持者和引导者 也往往是会议的组织者和召集者 对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用 2 主持人 会议主持人通常由有经验 有能力 懂行的人 或是有相当地位 威望的人担任 一般有两种情况 一种是当然主持人 是由其职务和地位 也就是由组织的章程或法规决定的 如 单位的工作例会由单位领导人主持 党组织的会议由党的书记主持 董事会由董事长主持 主持人因故不能主持会议时 也可委托副职或其他相应的负责人主持 另一种是临时的主持人 比如 各种代表会议 或几个单位 几个地区的联席会议 则由代表们选举或协商产生 特别重大的会议 则需产生相应人数的主席团 由主席团成员集体或轮流主持会议 除了小型会议之外 大中型会议的主持人主持会议时通常需要秘书长或秘书协助 议题 是会议所要讨论的题目 所要研究的课题 或是所要解决的问题 议题必须具有必要性和重要性 又必须具有明确性和可行性 会议围绕这样的议题展开讨论 进行研究 才容易取得共识或最后表决通过 因此每次会议的议题应该尽可能集中 单一 不宜过多 不宜太分散 尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论 使与会者的注意力分散 不利于解决问题 3 议题 议题的产生通常有两种情况 一种是领导根据需要指定的 另一种是秘书调查研究 综合信息后提出 再经领导审定的 有些重大的代表会议 先由代表提出 提案 由秘书或秘书处汇总 再提交主席团或专门的 提案审查委员会 审议通过 才能成为列入会议议程的正式议题 因此 议题还必须具有合法性 正式会议必须有一个恰当 确切的名称 会议的名称要求能概括并能显示会议的内容 性质 参加对象 主办单位或组织 时间 届次 地点或地区 范围 规模 等等 4 名称 会议名称必须用确切 规范的文字表达 它既用于会前的 会议通知 使与会者心中有数 作好准备 又用于会后的宣传 扩大会议的效果 更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力和庄严感 大中型的会议名称被制作成横幅大标语 置于会议主席台的上方或后方 作为会议的标志 简称 会标 会标必须用全称 不能随意省略 以免不通 产生误会 会议时间有三种含义 一是指会议召开的时间 二是指整个会议所需要的时间 天数 三是指每次会议的时间限度 5 时间 会议召开时间 某个会议什么时间召开最合适 要考虑多种因素 首先是需要 如每周一次的工作例会 通常放在周末的下午 一周即将结束 下一周就要开始 利于承上启下 一年一度的职工代表会议 宜于年初召开 既利于总结上年的工作 生产成果 又利于讨论 部署新一年的工作 生产计划 通过各种预算等 有些会议如农业生产 学校教育等本身就有很强的季节性或季度性 其次是可能 即最好是每位与会者都能参加的时间 如日本的有些企业召开各部门干部汇报会 常定在下班前半小时 而不是安排在刚上班时 再次是适宜 即要考虑气候 环境等自然因素和社会因素 会议需要时间 可长可短 尽量紧缩 少则几分钟 几十分钟 多则几天 十几天 会议组织者应尽可能准确地预计需要时间 在会议通知中写明 便于与会者有计划地安排 会议时间限度 每次会议时间最好不超过一小时 如果需要更长时间 应该安排中间休息 会议地点 又称 会址 既是指会议召开的地区 城乡 又是指会议召开的具体会场 为了使会议取得预期效果 选择会议的最佳会址也得考虑多种因素 国际性或全国性会议 要考虑政治 经济 文化等大因素 一般在首都北京或其他中心城市如上海 武汉 广州 西安等地召开 专业性会议 应选择富有专业特征的城乡地区召开 以便结合现场考察 小型的 经常性的会议就安排在单位的会议室 选择会址 还要考虑会场设施 交通条件 安全保卫 气候与环境条件等因素 6 地点 会议准备会议议程会议通知 会议计划 1 会议准备 成本预算 会议文件 会场准备 会议需要做哪些准备 会议计划首先应明确会议的目的和任务 确定会议的名称 出席对象 主持人 规模 规格 召开时间 需用时间 地点 议程等 即会议六要素的具体化 其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作 如需用哪些文件 会场怎样布置 是否需要食宿 车辆 是否安排参观 文化娱乐等其他活动 再次决定会议的工作人员和服务人员 必要时成立筹备组 临时秘书处或筹备委员会 会议计划由秘书制订 提出 经领导审核批准后 再由秘书或秘书处组织人员 分头按计划执行 机关 单位内部的小型会议也应有计划 使组织成员做到心中有数 早作安排 部门的会议至少应提前一星期报至办公室 由办公室统筹安排 订出一周会议安排表 使各部门工作不致相互冲突 领导也可有选择 有计划地参加部门会议 有利于全局工作的顺利开展 1 会议计划 有明显投入的大中型会议 特别是跨地区的 会期超过一天的会议 必须计算成本 作出预算 2 成本预算 显性成本 即会议明显的耗费 如会场租借费 文件材料费 与会者的交通费 食宿费 活动费以及服务人员的工资等 这些费用是可以明显计算出来的 又是直接消费的 隐性成本 即与会者因参加会议而损失的劳动价值 一般不大为人们所注意的成本 这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算 它的含义是这样的 一个生产者的劳动价值至少是他工资的8倍 参加会议前必然要作些准备 会后又有用于思考 回忆的时间 所以还要乘以2 会议成本的计算公式是 会议成本 X 2J N T其中 X表示显性成本的总和 J代表与会人员每小时平均工资的3倍 N表示人数 T代表时间 小时 所以 召开一个百人左右 跨地区的 会期3至5天的中型会议 其会议成本总数将达到几万元甚至几十万元 有些国家 有些大企业每次开会总把会议成本预算表贴在会议室的门口 让每个与会者一进门就知道这次会议要花费多少代价 从而共同努力提高会议的效率 一类是供会上学习参考的文件资料 如上级的有关政策 方针 法规 计划 以及专业 技术性资料等 这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带走 秘书应做好回收工作 另一类就是会议本身所产生的文件 如 开幕词 工作报告 讲话稿 会议记录 会议简报 会议决定 会议纪要 闭幕词 会议总结等 其中 开幕词 工作报告 领导讲话稿是必须在会前准备妥当的 其他文件则在会议过程中或会议结束时形成 3 会议文件 会议文件有两大类 附 文稿撰写说明 工作报告工作报告是会议的主要文件 其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题 工作报告必须有实质性的内容 既可以是对前阶段工作成果 经验 缺点的回顾与总结 也可以是对后阶段工作提出计划 预算 部署或展望 工作报告既要全面 又要重点突出 篇幅一般较长 几千字到几万字不等 视内容而定 开幕词开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿 一般带有预告及礼仪性质 比较简短 内容大体包括三方面 对来宾和与会人员表示欢迎 对会议的内容 任务 目的作简要介绍 预祝会议成功 发言稿这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿 发言稿也要有具体的内容 但不像工作报告那样面面俱到 而应是背景介绍 或是财政开支 或是人事管理 或是专业背景 或是会议关心的其他问题 等等 有些会议对发言时间有限定 发言稿一般不宜太长 发言稿有些是由发言人亲自撰写 也有些是由秘书代为起草 冉修订定稿 其他会议文书除此三文件之外 还必须准备好会议所用的技术性 程序性文书材料 如 会议通知 会议议程表 日程表 作息时间表 与会人员名单 通讯录 分组名单 住房安排表 工作人员名单 车辆调度表 等等 对会场的要求总体上是 整洁 安静 明亮 空气流通 大小适宜 一应设备齐全 利于安全和保密 4 会场准备 会场布置主席台席位会场设施其他准备 会场除了整洁 安静 明亮 通风 安全等要求之外 还应考虑形状 大小 桌椅安排等布置 小型会议可安排在一般会议室 会议室有方形 长方形 圆形 椭圆形等 会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌 桌上正中可以放置一两盆鲜花 四边供与传教放置文件 文具 茶杯之用 桌子的周围放置靠背椅 数量视人数而定 主席的位置一般在会议桌的两端 视门的方向而定 通常在门的左侧 多边会议采用正圆形会议桌 或多边形桌位 因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分 大中型会议则安排在会议厅 扇形会议厅比长方形的效果要好 会议厅的前方安排主席台与讲台 主席台应用长方形桌 上铺白色 天蓝色或其他颜色桌面 台上方或后方悬挂会标 会标一般用红底白字 企业也可用红底金字 讲台不宜过大过高 应与讲话人的身材比例协调 台前可放置花草盆景 使主席台整体上显得色彩和谐 舒心悦目 会场布置 面对主席台的是与会者席位 应有桌有席 便于放置文件和做记录 席位之间不应太挤 便于进出活动 研讨会 座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形 席前除文件 资料外 可放置饮料 水果 还应多备话筒 便于与会者原桌发言和多向交流 会场大小应与人数相适应 与其过大 不如偏小 会场过大则显得松散 容易产生迟到 早退现象 不利于产生好的会议效果 偏小反而显得紧凑 容易使人思想集中 情绪饱满 工作会议或同一系统会议 与会者的席位依职务高低为序 职务越高者离主席席位越近 两边入席 左高右低 前高后低 研讨会 座谈会之类的会议 与会者可随到随坐 不指定席位 重要的大中型会议 则应按地区 系统 单位等分组 事先划分席位 与会者由秘书或服务人员引领入席 重大会议的主席台席位应讲究排列 主席台席位视人数设一排或数排 第一排席位应为单数 席位的次序应以主席团成员职务高低 对会议的重要程度而定 邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则 第一排的正中为首席 其次是左位 再次为右位 先左后右 左高右低 前排为主 后排为次 其他的依次类推 在席位前放置姓名牌 便于按位入座 主席台席位 会场一应设施都必须在开会前准备齐全 如扩音 录音 放音 唱片 录像 摄影 投影仪 放映机 灯光照明 风扇或空调 记录纸 文具 茶具 等等 仪器 设备等应事先反复检查 调试 如扩音器的音量大小 以免临时发生故障或出现差错 会场设施 会期较长的会议应准备与会人员的就餐 住宿 会场外应有医护人员值班 远道而来的应准备接送车辆 会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲 重要会议应有安全保卫人员和保密措施 会议计划中如安排参观 考察 游览等活动 或赠送图片 资料 纪念品等 都应在会前做好准备 其他准备 2 会议议程 会议的议程包括 程序 议程 日程表 作息表 议程清晰 会议有条不紊 会议通常有一个或几个相关的议题 若有多个议题 应根据这些议题的内在联系 主次 先后排列次序 编排议程 印成文字 就是议程表 会前发给与会人员 1 议程 2 程序 会议内容除了议题之外 还有一些礼仪性 结构性或将议程具体化的内容与项目 如宣布会议开始 奏乐 致开幕词 小组讨论 发言 致闭幕词 宣布会议结束等 把第一次会议的这些项目和内容有序地排列 即使之程式化 便是程序 制成文书 就是程序表 程序表最好能列上时间安排 具体到几点几分 3 日程表 即将会议的全部内容 包括参观和文娱活动 分解安排在会期几天的各单元 如分上午 下午 晚上 或时数 几点至几点 内 以简短的文字表达 制成表格 4 作息时间表 即将每天的起居 用餐 参加会议或其他活动 休息等时间安排制成表格 安排作息时间应考虑到劳逸结合 冬夏时令特征等因素 3 会议通知 会前一切准备就绪之后 就应及时发送会议通知 本单位的小型会议 可采用口头 电话 书面通知等方式通知 外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知 邀请性会议则可寄送请柬或邀请信 邀请性会议为准确统计与会人数 做好相应准备 通知时应提前7天以上并附加回执 会议召开的时间 需用时间或会期 地点 会址 会议名称和主要议题 参加对象 须作什么准备 报到日期 地点 接站办法等 召集单位署名 通知发出日期 加盖公章 会议通知上应写明下列内容 受邀请者娃名 性别 年龄 工作单位及地址 职务或职称 是否参加会议 预订住房标准 提交论文题目或资料名称 回程车船机票登记等 回执中需有下列内容 附 注意事项 会议通知可采用邮寄 包括电子邮件 传真 专人送达等方式 对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬 再加电话征询 确定的双重方式 附回执的通知应计算邮途的来回时间 受邀请者考虑和准备时间 相应提前发送 但又不可提前过多 以免对方遗忘 二 如何组织大型活动 一 大型活动的定义 二 大型活动的特点 三 大型活动的策划 四 操作实施过程应注意的问题 一 大型活动的定义 大型活动是一项有目的 有计划 有步骤地组织众多人参与的社会协调活动 这一定义要把握三个重要概念 大型活动要有鲜明的目的性 大型活动往往耗费很多资源 包括人力 物力 要有计划性 凡事都应有计划 大型活动更不例外 而且更要求有周密的计划 众多人参与是大型活动重要的概念 既然是大型活动 就应该有众多的人参与 但并不是参与人数多就是大型活动 大型活动和小型活动的根本区别不仅在于参与人的数量 而是在于活动的社会化程度 二 大型活动的特点 必须有鲜明的目的性广泛的社会传播性高投资性严密的操作性 知道你的方向 才可能到达目的地 第一 立项 就是要把活动作为一个项目确定下来 这个活动要不要做 为什么做 一定要很清晰 第二 进行调查和可行性研究 做调查 大家很清楚 不详细阐述 但大型活动策划调查有其特殊性 例如调查的内容 国家关于大型活动方面的政策和法规 公众关注的热点 历史上同类个案的资讯 场地状况和时间的选择性 都是调查的内容 可行性研究 是一个十分重要的工作步骤 研究范围包括大型活动的社会适应性 包括社会环境和目标公众的适应性 财力适应性 效益的可行性 从效益的角度考虑 做这样的活动是否有利于我们宣传方面节省费用 如果我投放媒介做广告 比做大型活动更有效 大型活动就不一定做了 还有社会物质水平的适应性 大型活动需要动用许多社会物质 许多创意也需要物质的支持 因而需要策划人员把握现代科研成果 最后一个是应急能力的适应研究性 需要那些应变措施 如户外活动要考虑天气的情况 野外活动考虑更多的是安全设施问题 这些都是我们要进行可行性研究的范畴 三 大型活动的策划 第三 提炼主题 进行创意 除了个人创意外 我们要特别强调群体创意的概念 当今的时代已经不像三国演义时代要有一个诸葛孔明 靠一个人拈指算出什么妙计来 而是靠不同学科的组合群体策划 所以在中山大学的培训中 原来做案例作业是要求每个学生一人做一个整体的案例策划书 后来变成以一个小组的方式进行策划 他们改了三年 效果很好 这不是泯灭个人的创意 集体创意的过程也始终贯穿着个人的创意过程 作为现代策划 需要的是多个学科的综合和集体的智慧 而不是某个大师的杰作 第四 方案论证 方案不仅要有论证 而且要有科学的论证 方案论证通常使用定位式优选法 轮转式优选法和优点移植法 四 操作实施过程应注意的问题 1 实施操作设计 从我个人工作经验和研究的结果看 我们应该非常重视实施方案的操作设计 我们看到一些单位组织的活动 甚至是专业机构承接的活动 都存在这样的问题 创意很好 但是由于缺乏操作设计 在操作过程中出现很多问题 违背了原创精神或者没有达到原创水平 所以 在原则方案确定以后 还要进一步进行操作设计 操作设计必须包括比较准确的财务预算 因为很多单位做活动 预算做100万 最后花了160万 从现代管理考核这个活动 就不能说是成功的 2 办理审批手续 有人觉得办审批很繁琐 怕麻烦 但在实际工作中 我们应该希望得到有关单位的审批 这里给大家讲一个案例 广州某单位曾做过一个敬老活动 本来是很好的事情 找了很多赞助单位 包括一个烟花厂赞助了烟花 当时虽然广州还没有规定在城市放烟花要经过审批 但在公众场所进行活动必须经过审批 这个单位是一个局级单位 他们认为有权在自己的场地上做敬老活动 就没有向有关单位报批 活动办得很热闹 有文艺节目演出 有很多赞助单位给老人送礼品 最后放烟花 但烟花一放 遭到了公安机关的追究 为什么 因为他没有办审批手续 也缺乏民航管理规范知识 在飞机航线上放烟花 无论如何都是违法的 3 实施操作程序的管理 程序化管