隧道机电、消防内业资料管理制度.doc

XX省交通建设集团公司XX分公司隧道机电、消防内业资料管理制度（试行）第一章 总则第一条 为切实做好XX省交通建设集团公司XX分公司（以下简称“分公司”）隧道内业资料的管理工作，制订本制度。第二条 本制度所称内业资料规范化管理，主要是指从内业资料的收集、整理、归档三个环节上，均要按照档案管理的统一规定执行。第三条 内业资料整理的原则：时效性、完整性、真实性。第四条 内业资料收集、整理由机电、消防专业工程师来收集；归档由各级管理机构的内勤完成。第五条 本制度适用于分公司所辖隧道机电、消防内业资料管理工作。第二章 内业资料的收集第六条 隧道内业资料收集内容：（一）政策类资料1.组织机构批文：隧道管理机构、人员编制批复文件。2.政策及规范性文件：与隧道管理相关的法律、法规、行业规范，如中华人民共和国公路法、中华人民共和国消防法、中华人民共和国消防法条例、公路隧道养护技术规范等。3.指导性管理文件：省交通运输厅、集团公司下发的隧道管理方面的指导性文件、办法。4.制度、细则实施性文件：XX分公司印发的隧道管理制度、细则等实施性文件。（二）业务类资料1.巡查记录：包括监控巡查与现场巡查记录。2.维护记录及运行报告：满足维护手册规定的频率和内容的维护记录和季度系统运行报告。3.维修记录：包括申请报修批准维修合格报告等过程资料。4.机电、消防改造资料：包括项目立项费用申请费用批复设计/招标施工缺陷维护验收等过程资料。5.备品备件资料：包括立项费用申请费用批复招标采购验收（合同）入库出库调拨更换（消耗）盘库等过程资料。（三）管理类资料1.设备档案：分为电子档案和文本档案两种。2.报表：各类统计报表和支付报表。3.报告总结：各系统季度/年度运行报告，工作总结。4.检查考核：检查资料、通报。月度、半年、年度考核资料。5.调研创新：调研报告、“四新”技术应用、课题研究。6.会议资料：会议通知、签到、记录、纪要等。第七条 隧道内业资料收集要求：（一）政策类资料1.除非政策发生变化，政策类资料为固定资料，每年留存以便随时查阅。2.当政策发生变化时，应及时更新。（二）业务类资料1.巡查记录在巡查过程中现场完成。2.维护、维修资料在维护、维修结束当日完成。3.机电改造工序资料在工序结束当天完成，工程管理资料在项目结束后一个月内完成。4.备品备件资料在每一工序结束后3日内完成。（三）管理类资料1.各级管理机构应分类建立隧道机电、消防设施档案，档案分为电子档案和文本档案两种。设备卡片档案为电子档案，系统竣工图、巡查记录、维护资料、设备运行报告等为文本档案。设备电子档案应如实反映设备的运行状态和维护、维修、改造等动态情况。2.报表：统计报表的统计周期为上月25号至本月25号，报表报送时间最迟不超过28号。3.报告、总结：在每一报告/总结周期结束月的25号前上报。4.检查、考核：在检查、考核周期结束月的25号前完成。5.调研创新：在专题活动结束后15天内形成资料。6.会议：会议通知、签到、记录随会议完成，纪要在会议结束后一周内完成。第三章 内业资料的整理第八条 整理原则：内业资料整理应遵循“分块分类，分级分层，归并装盒（成册），按时间顺序排列”的原则进行。第九条 资料分类：（一）一级目录：分别为政策类、业务类、管理类，目录标签贴于档案柜上，各类资料分区存放。（二）二级及以下目录：1.政策类下分3个二级目录：法律法规、管理制度、往来文件，该二级目录为资料盒侧签。2.业务类下分6个二级目录：隧道监控、巡查记录、系统维护、设备维修、专项工程、备品备件。（1）隧道监控：下分5个三级目录，分别为监控记录、信息发布、设备巡检、系统维护、应急处置，该三级目录为资料盒侧签，每个盒内按照时间顺序分册归类，按月整理。（2）巡查记录：该二级目录为资料盒侧签，内分机电巡查和消防设施巡查二个分册，均按月整理。（3）系统维护：下分5个三级目录，分别为通风系统维护、照明系统维护、供配电系统维护、监控系统维护、消防系统维护，该三级目录为资料盒侧签，每个盒内按照系统维护频率分册归类。（4）设备维修：该二级目录为资料盒侧签，按照5个系统分册归类，按月整理。（5）专项工程：该二级目录为资料盒侧签，每个专项工程单独组盒，按时间顺序整理各个过程资料。（6）备品备件：该二级目录为资料盒侧签，按时间顺序整理各个过程资料。3.管理类下分5个二级目录：设备档案、统计报表、运行报告、调研创新、检查考核，该二级目录为资料盒侧签。（1）设备档案：档案应综合体现全部设备、分系统设备和各管理所设备，方便统计管理。图纸和设备使用手册专柜存放。（2）统计报表：按照5个系统分册，按月归类整理。（3）运行报告：按照5个系统分册，按季度归类整理。（4）调研创新：按单个调研或课题分册归类。（5）检查考核：按月归类检查、考核、通报资料。第十条 资料装订：（一）其他资料打孔装订。（二）当年内业资料统一按照季度进行整理装订（另有要求的除外），存放于资料盒内。往年资料，应对照档案法基本要求，按年度分类装订保管。（三）各类归档资料应注明资料分部名称，并在首页提供资料目录，便于查询。资料盒或成册可增加并延续，用（一）、（二）区别。第十一条 其他要求：1.内业资料整理时，专业工程师应认真检查资料日期的连续性、资料内容的完整性、负责人是否已审核签字。2.相关管理数据、影视资料等按工作需要保管电子资料，定期刻盘保存。3.所有留存归档的照片中均应显示拍摄时间。第四章 内业资料的归档第十二条 内业资料按照XX省交通建设集团XX分公司