时间管理-执行力PPT课件.ppt

2020 3 18 1 成功的人每天忙碌 平庸的人每天也在忙碌时间对每个人都是公平的 差距如何产生 1 人生的关键时期我们被迫完成角色转变2 我们来不及构建自己的职场规划和人生目标3 我们不具备平衡工作和生活的能力4 我们没有养成好习惯 2020 3 18 2 地址 北京市朝阳区亮马桥路39号第一上海中心C座9层 成长 达成目标的必经之路成长的经验告诉我们 人与人之间的竞争是成熟度的竞争 谁开窍早 谁就会占得先机 成熟意味着什么 意味着确定的价值观 顺畅的时间管理 以及属于自己的处世哲学 机遇只会眷顾那些有准备的人 2020 3 18 3 改变现状步骤寻找种子 走出混沌 开始反思 找出浪费时间的源头 认识时间管理的必要性 找到自己职业的价值观小树发芽 学习基本的时间管理方法 开始时间管理征程长出主干 构建目标管理体系 进入新的成长阶段抽出绿叶 开始自主用自己的眼光去发现问题 建立属于自己的清单管理系统 让自己拥有个性化时间管理方式开花结果 享受时间管理带来的甜头 同时培养良好习惯继续成长摘下果实 让灵感的火花闪现继续创造适合自己的时间管理并与人分享实践经验 2020 3 18 4 你真的很忙吗 你浪费了多少时间 现在在一张纸上写下自己认为 1 花费在集中精力工作 无意义浪费时间 真正休息上的比例2 然后在纸上写下自己对三种时间的描述比如 A 集中精力工作 心无杂念 进入忘我状态效率高 B 无意义浪费时间 打开浏览器漫无目的的乱逛 无法集中烦躁不安 C 真正的休息 打个小盹 楼下散个步 3 连续5个工作日每隔一个小时记录下自己究竟处于 集中精力工作 状态 无意义浪费时间 状态还是 真正的休息 状态 从早晨8点开始到晚上21点结束 4 周六上午统计一下在70个小时中 集中精力工作 无意义浪费时间 真正的休息 三种状态所占的时间比例 2020 3 18 5 时间黑洞 被浪费掉的时间集合 产生源于大脑不善于记忆的特点记忆的特点 主动 目的性强 有计划 2020 3 18 6 寻找你的黑洞避开你的时间黑洞 1 每隔一小时写下一小时计划做的事情2 一小时结束记录下结果3 坚持一天4 时间日志好处 帮助我们衡量一件事情是不是有意义 主要看我们投入时间是否有预期的产出分析自己时间的投入与产出 找到自己最高时间段 2020 3 18 7 刚进入工作岗位不久的特点 1 工作从勤杂开始 收发传真 跑腿办事等都是对新人的考察 2 工作中炸弹隐藏在琐事中 新人的一举一动在被观察中 领导他们不会告诉你该怎么做 只是把一堆任务交给你 然后观察你的表现 如果这里面有一件或者两件非常重要的事情 你没有找出并搞定 你充其量只能算做勤杂工 3 忙碌而且盲目 绝大多数新人都是非常辛苦地做好自己的份内工作 但是为什么只有少数人能够迅速得到提升 2020 3 18 8 处理工作四部曲第一步 将所有的工作放入工作标签中 无论谁在什么时候交给我任务 统统放进去 第二步 将可以置之不理的任务清除掉 将必须在某天处理或必须转交给别人处理的任务拿出来 将那些可以在两分钟内完成的任务立即完成 第三步 将需要在特定日期处理的事情写进日程表 将需要别人处理的事情立即处理 并设置到期提醒 将需要现在处理的事情摆在书桌上 第四步 在自己最高效的时间段做最重要的事 其他事情也做合理的安排 2020 3 18 9 如何学会安排和利用时间 在合适的时间做合适的事1 每天别急于投入工作 先看今天的重点是什么 找出重要的事在高效时间段内完成 2 回顾你需要发布或者呈送上司的资料 自己编写分析资料 3 减少查看邮件次数 一日两次 4 看新闻用短讯 5 能休息尽量休息 2020 3 18 10 地址 北京市朝阳区亮马桥路39号第一上海中心C座9层 找到自己的价值观什么事最重要的事情 你的价值观在哪里 价值观 指一个人对周围的客观事物 包括人 事 物 的意义 重要性的总评价和总看法 价值观没有对错之分 每个人在自己的人生路上都有自己的走法 第一种人拿着地图走路 这样的人喜欢在做一件事情之前先做好详细的计划 然后按照自己的计划去办事 第二种人看着路牌走路 这样的人喜欢走一步看一步 每到一个十字路口 都要选择一次方向 最终走向哪里 自己都不知道 第三种人顺着方向走路 这样的人只选择一个大方向 然后就朝着这个方向努力 架桥过河 披荆斩棘 靠一个信念坚定地走下去 2020 3 18 11 地址 北京市朝阳区亮马桥路39号第一上海中心C座9层 1 管理 工作的目的和价值在于获得对他人或某事物的管理支配权 能指挥和调遣一定范围内的人或事物 2 成就感 工作的目的和价值在于不断创新 不断取得成就 不断得到领导与同事的赞扬 或不断实现自己想要做的事 3 社会交际 工作的目的和价值在于能和各种人交往 建立比较广泛的社会联系和关系 甚至能和知名人物结识 价值观在工作中的具体体现 2020 3 18 12 四象限法则 判断事情的轻重缓急 并如何有针对性的处理 管理学家史蒂芬 科维提出一个时间管理理论 把工作按照重要 紧急两个方面不同程度划分 A D B C 重要且紧急 思考 不重要且紧急 减少 重要但不紧急 避免 不重要且不紧急 2020 3 18 13 A第一象限 压力源于此 这其中80 源于第二象限没有处理好思考 真的有那么多重要而且紧急的事情吗 B第二象限 有计划去做时间投资 应对它进行任务分解并且制定时间表思考 如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限 C第三象限 它是忙碌和盲目的源头 最好放权给别人或委婉拒绝减少思考 我们如何尽量减少第三象限的事务 D第四象限 尽量不要做 这是一个缓冲的象限思考 我们在工作中是否有必要进入这个象限 A D B C 重要且紧急 思考 不重要且紧急 减少 重要但不紧急 避免 不重要且不紧急 2020 3 18 14 划分标准1 轻重 给所有任务以职业价值观为标准标出重要或不重要2 缓急 给所有任务截止日期为标准 标出紧急或不紧急3 按自己意愿给所有工作标出高中低三种优先级 2020 3 18 15 修炼第二象限 重要但不紧急 工作法对事情进行描述和任务分解可绘制四象限工作表 日期 第几象限 任务名称 消耗时间猴子法则 走出第三象限 不重要不紧急 比尔 翁肯 BillOncken 曾经提出一个理论 叫 背上的猴子 翁肯教授有一次偶然发现 自己在忙于加班的时候 部属竟然在悠哉游哉地打高尔夫 这让他突然领悟到 主管人员之所以时间不够用 一个很重要的原因在于没有做好授权分责 将太多本该部属去做的工作招揽到了自己身上 以至于永远在苦苦追赶工作进度 方法 甩掉自己身上的猴子或者将猴子放回他主人身上 2020 3 18 16 四象限法小结 我们根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度 我们根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度 我们应将自己所有的日常事务放到四象限中分析 我们对四个象限内的事务有不同的处理方法和原则 我们应该将自己的主要精力集中在解决第二象限内的事务 我们平时经常制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限来说的 2020 3 18 17 时间投资法 只装一件事每天从必须要做的最重要的各项工作 先从最重要的那一项工作做起并坚持做下去 直到完成该项工作位置 重新检查你办事的次序 然后着手于第二项重要的工作 好处 专注 提高创造力 成就感 使心情开心 摆脱压力 分解处理 有更好的结果 更好的逻辑思维和创造力 2020 3 18 18 地址 北京市朝阳区亮马桥路39号第一上海中心C座9层 装哪件事找出 下一步行动 是有秘诀 秘诀一 动词开头 比如 打电话给某某 准备会议资料 回复E mail 等等 秘诀二 内容清晰 比如 准备会议资料 虽然是动词开头 但是描述得不是很清晰 需要准备哪些资料 几点开会 会议上要提出什么问题 等等 这些东西还需要我们在行动之前一一落实 秘诀三 描述结果 比如 早晨9点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划 这已经算是一个不错的 下一步行动 了 但是我一直强调对结果描述的重要性 也就是说 我们要在任务开始之前就对想要的结果进行描述 描述得越清晰 产生的能量就越大 秘诀四 设定开始时间 周期 最后期限 任何时候都问自己下一步行动是什么 下一步行动驱动着你的生活 如果有压力或者产生恐惧怀疑执行力 如何解决方法 确定目标或者设定奖励 如果不能全部完成 你能完成部分吧 建立信心很重要 找出最大的石头 搬走它 2020 3 18 19 衣柜整理法 收集 处理 组织 回顾 行动收集一些引起我们注意的事情 记录收集篮加工处理后确定它们的实质及解决方法组织整理得出结论把它们列为我们行动的选择方案行动 2020 3 18 20 处理收集篮原则1 从最上面一项开始2 一次只处理一件事3 永远不要再放回收集篮 被迫中断的事情除外大卫 艾伦所说 我们应该在工作时尽量追求一种 心如止水 的境界 空手道中用 心如止水 来形容一切就绪的状态 我们可以想象把一粒石子投入沉寂的池塘中 池塘中的水会有何种反应呢 答案是 依照所投入物体的质量和力度作出相应的反应 然后又归于平静 池水既不会反应过激 也不会听之任之 我们在进入这种状态的时候会发觉时间过得很快 感觉自己能控制一切 完全没有紧张的感觉 要达到这种 心如止水 的境界 需要不断地练习和优化 衣柜整理法 记住 收集的关键是将 一切引起我们注意的东西 放在 收集篮 里 在清空大脑的同时达到 心如止水 的境界 2020 3 18 21 可执行的事情1 2分钟之内能搞定的事 立即去做2 需要多个步骤搞定的项目 分解之后执行3 指派他人完成的事情4 特定时间做的事5 待办事项将不可执行的任务分为三类1 垃圾 这类事情千万别浪费时间2 将来某时的事情3 参考资料 回顾清单的好处1 让灵感应运而生2 站在3万英尺的高度看待问题3 孵化和修剪你的任务和目标 2020 3 18 22 工作和人生划分为六个高度进行检视和规划原则五万米好好思考自己的价值观原则和目标 谋求更好的生活途径 追求无压 流畅 高效的工作愿景四万米包含3 5年的目标 目标是什么 那些人达到了 如何达成的 达成后工作 生活会怎样 目标三万米责任范围两万米任务一万米下一步行动根据重要性 环境 时间 精力标准进行 是 自上而下 还是 自下而上 利用一个月的时间去思考自己的未来发展 然后制定一个 自上而下 的职业规划 当这个规划确定之后 自下而上 地搞定自己的工作 并且在工作的过程中随时修订自己的规划 2020 3 18 23 地址 北京市朝阳区亮马桥路39号第一上海中心C座9层 生长出主干和枝桠 目标 所有的方法都是为目标服务的 目标统率人的行为参天大树是被它的主干和枝桠支撑起来的 种子已经发了芽 为什么不奋力长出粗壮的枝桠 怎样规划自己的人生 怎样树立自己的目标 怎样把目标转化成实际的行动 怎样提高自己实现目标的能力 2020 3 18 24 地址 北京市朝阳区亮马桥路39号第一上海中心C座9层 哈佛大学1953年曾经做过这样一个关于目标对人生结果影响的调查 一群智力 学历 环境 条件都相差无几的学生在走出校门之前 哈佛大学对他们进行了一次关于人生目标的调查 结果是这样的 1 27 的人没有目标 2 60 的人目标模糊 3 10 的人有清晰但比较短期的目标 4 3 的人有清晰且长期的目标 25年后 哈佛大学再次对这群学生进行了跟踪调查 结果是这样的3 有清晰而且长远的目标的人 一直朝着同一个方向努力 成为社会各界的顶尖成功人士 他们不乏白手创业者 行业领袖 社会精英10 有清晰但比较短期的目标的人 他们生活在社会的上层 他们的短期目标不断达成 成为行业专业人士 有很好的工作 比如医生 律师 公司高级管理人员等60 目标模糊的人 他们生活在社会的中层或下层 尽管能够安稳地生活 但是没有取得什么成绩 27 没有目标的人 他们生活在社会底层 生活得十分不如意 不断抱怨社会和他人 经常失业 家庭也不幸福 2020 3 18 25 地址 北京市朝阳区亮马桥路39号第一上海中心C座9层 达不成目标的原因 设定了不可达成的目标 没有将目标分解为计划 放任偶尔的失败 没有写下来 没有及时修正目标 没有坚持行动目标的作用 它给人以明确的方向感 使人充分了解自己每个行为的目的 它让人清晰地评估自己的行为 进而正面检讨自己的行为 它让人从忙乱中转移到自己的工作重点上 它让人更关注结果 产生持久的动力 它能激发出人的潜能 2020 3 18 26 地址 北京市朝阳区亮马桥路39号第一上海中心C座9层 一 制定自己的目标二 实现目标第一步 正确描述目标小帮手 SMART原则S就是Specific 具体的 M就是Measurable 可测量 A就是Attainable 可实现 R就是Realistic 可实行 T就是Time based 时间线 三 向大树学习目标分解 正确的描述目标 2020 3 18 27 地址 北京市朝阳区亮马桥路39号第一上海中心C座9层 大树方法树根1写出目标树根2为什么要达成此目标树根3我为什么可以达成此目标树根4哪些人 团体 组织对我达成这个目标有帮助树根5目标要在多长时间内完成树干写下实现目标的计划步骤树枝在月目标计划表里写下打算如何完成计划步骤步骤1 将树根写在一张卡片或纸上2 将树干写在树根靠下的位置 完成步骤打勾3 将树枝写在纸上每日查看 一周内做好计划4 每月以此类推5 在完成树枝后打勾6 未完成重新审视 2020 3 18 28 执行力 2020 3 18 29 地址 北京市朝阳区亮马桥路39号第一上海中心C座9层 如何提高执行力1 找到最大的石头