存货核算与管理PPT课件.ppt

会计信息系统AccountingInformationSystem 第六章存货核算与管理 重点 1 学习目标 了解存货核算与管理的特点理解存货核算与管理的基本流程和手工环境下存货管理的难点掌握IT环境下存货核算与管理的流程分析方法掌握存货子系统的主要数据文件和存货代码设计理解存货子系统的初始设置掌握出入库单据处理掌握单据记账与期末处理了解账表输出和ABC成本分析等 2 主要内容 第一节存货核算与管理需求分析第二节IT环境下存货核算与管理的流程第三节存货子系统的总体结构设计第四节存货子系统初始设置第五节存货子系统日常核算第六节存货账表输出与存货分析 3 存货核算与管理需求分析 存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种有形资产 包括 各种原材料燃料包装物低值易耗品委托加工材料在产品产成品商品等存货范围的确认应以企业对存货是否具有法定所有权为依据 凡在盘存日期法定所有权属于企业的一切物品 不论其存放何处或处于何种状态 都应作为企业的存货 存货核算管理的好与坏直接影响着企业的资产质量 产品成本的高低 利润的增减变化 4 存货的入库流程 1 仓库保管员依据采购订单和计划入库安排 检查供应商送货及时性 根据事先设定的送货接收标准 判定是否可收货 2 如果可以收货 仓库保管员编制收货凭证 并将收货凭证和质检抽样存货移入质检部门 进行抽样检验 3 如果质检合格 将质检合格存货退返仓库 进行库存移库操作 并编制验收报告 4 将验收报告传递给仓库和财务部门 5 仓库保管员根据验收报告和收货凭证编制入库单 6 登记相应存货的入库数量和结存数量 即存货三级账 并将相应的单据传递到财务部门 7 财务部门根据入库单 验收报告编制记账凭证 8 存货核算会计审核凭证 并登记存货明细账 并将凭证传递到总账子系统 9 总账会计定期根据记账凭证登记总账 请同学根据说明绘制流程 P224 5 出库 期末处理与管理分析流程 1 出库保管员接到各车间 用料单位提出的领料申请 或者销售部门提出的发运要求 经审核单据后 编制出库单 并发出存货 2 仓库保管员登记相应存货出库数量和结存数据 即存货三级帐 并将相应的单据传递到财务部门 3 财务部门根据出库单等单据编制记账凭证 登记存货明细账 并将凭证传递到总账子系统 4 期末处理 5 存货分析 6 7 存货核算与管理的特点 1 数据存储量大2 数据变化频繁3 核算内容广泛4 核算方法复杂5 与其他子系统有较多的数据传递关系6 管理要求高 8 手工环境存货核算和管理的难点分析 1 三级账一致性问题同一入库单和出库单分别由仓库保管员 存货核算明细会计和总账会计三个人按照不同的需求转抄在不同的账簿上 因此 当存货出入库业务量比较大时 经常出现存货实物 存货一级账 二级账 三级账之间账账不符 账物不符 9 2 很难根据管理的需要应用先进方法合理计算存货的价值当企业出入库业务比较频繁时 存货成本计算量也随着增大 因此 为了减少手工计算工作量 很多企业的财会人员一般选择加权平均的方法计算存货成本 并没有从管理的角度出发 合理选择存货成本计算方法并计算存货价值 手工环境存货核算和管理的难点分析 10 手工环境存货核算和管理的难点分析 3 存货管理能力低下存货价值与市价相比相差多少 哪种存货占用了大量资金 导致资金的周转效率低下 哪些存货超储了 超储期是多少 哪些存货采购和保管员绩效好 等等问题无法准确回答 11 主要内容 第一节存货核算与管理需求分析第二节IT环境下存货核算与管理的流程第三节存货子系统的总体结构设计第四节存货子系统初始设置第五节存货子系统日常核算第六节存货账表输出与存货分析 12 存货子系统的目标 4班 1 支持按计划成本核算和实际成本核算2 正确反映出入库情况3 正确计算期末存货结存信息4 反映和监督各生产单位材料的耗用5 提供完整的存货账簿6 提供存货管理和分析功能7 与其他子系统建立标准接口 13 个性化设置 1 2班 企业在不同时期存货的种类不尽相同 每个会计年度又可以根据管理需求选择合理的存货成本计算方法 为了使存货子系统能够满足不同企业或同一企业对存货核算和管理的需要 财会人员和相关部门人员首先要根据自己的需要建立系统应用环境 进行一系列个性化设置个性化设置流程 P231 14 存货日常核算流程 1 出入库单处理 通过录入入库单 录入出库单模块 将各种入库单 出库单信息输入计算机 并保存在临时出库单 临时入库单文件中 2 审核 通过审核模块对临时入库单 临时出库单文件中的单据进行审核 审核无误后签字 3 记账和计算 通过记者模块用临时入库单 临时出库单文件更新存货结存文件 入库单文件 出库单文件 记账时可以根据存货档案文件中设置的每种存货核算方式 每种存货的成本计算方法 以及相应的会计处理原则更新存货文件 4 期末处理 月末按不同的计算方法计算本月出库存货成本 进行结账 生成下月结存文件 并将本月结存数据作为下月期初数转移到下月结存文件等 5 自动转账 15 16 存货管理流程 根据管理的需要 各个部门在其权限范围内通过网络获取存货管理信息 管理分析模块自动从存货档案文件 存货结存文件 入库单文件 出库单文件等文件中提取数据 进行加工生成并输出各种账簿和管理分析表 如存货总账 明细账 超储短缺一览表 ABC成本分析 库存资金占用分析表 存货管理流程图 P233 17 IT环境下与手工环境下存货核算和管理流程的区别 通过个性化设置建立存货子系统应用环境并保证存货子系统的安全运行可以根据需要选择各种存货成本计算方法高效 准确地完成核算工作及时准确地提供存货账簿并保证账账相符各业务部门之间实现数据共享及时准确地提供存货管理和分析数据 18 主要内容 第一节存货核算与管理需求分析第二节IT环境下存货核算与管理的流程第三节存货子系统的总体结构设计第四节存货子系统初始设置第五节存货子系统日常核算 26号 第六节存货账表输出与存货分析 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 一 存货子系统数据编码设计 一 存货类别编码 存货在生产经营过程中的用途不同 所起的作用也不尽相同 为了满足按存货的类别进行统计 汇总等核算和管理的需要 可以对存货进行分类 进行存货类别编码设计 即定义类别编码 名称 二 存货编码设计 存货子系统的数据处理工作都是围绕着存货这个中心展开的 为了使计算机更好地对存货进行核算和管理 必须为每种存货统一编码 有些企业采用群码的代码方式 即存货编码中包含存货类别编码和存货编码 33 二 存货子系统数据文件设计 存货档案文件仓库文件部门文件供应商文件入库单文件出库单文件费用统计分配文件存货结存文件 34 存货档案文件 存货档案文件的作用 存货档案文件用来存放 存货基本信息 存货成本信息 存货控制信息 存货其它信息 存货档案文件的结构 P237 238 存储策略 存货档案文件一般一年为一个文件 组织方式 存货档案文件的组织方式应该按存货编码建立索引文件 35 存货结存文件 存货结存文件的作用 存货结存文件用来存放所有存货的收 发 结存数据 为存货总账 明细账以及各种存货分析提供信息 存货结存文件的结构 存货结存文件时比较复杂的文件 它的设计要考虑到企业所采用的存货成本核算方法 如果按照计划成本核算 上述结构中的本月期初单价 本月结存单价两字段可以删除 因为收发存货的单价是计划单价 既可以从存货档案文件中获取 也可以通过金额除以数量计算得到 36 存货结存文件 存货结存文件存储策略 如果按照实际成本核算 存货成本计算方法又分为加权平均法 移动加权平均法 先进先出法 后进先出法和个别计价法 下面分别讨论不同计算方法下 存货结存文件的设计和存储策略 1 加权平均法 加权平均法是在期末将本月收入数和期初结存数加权平均的计算方法 在加权平均法下 存货结存文件中一种存货占一条记录 2 移动加权平均法 采用移动加权平均法 每购进一批存货 就要重新计算一次结存单价 3 先进先出法 4 后进先出法 5 个别计价法 37 入库单文件 入库单文件的作用 入库单文件分为临时入库单和入库单文件 临时入库单文件用于存放采购子系统传入的采购入库数据或通过入库单录入模块输入的入库单 该文件中的入库单经过检测后 正确无误的入库单转储到入库单文件 错误的入库单仍然存储在临时入库单文件中 等待修改 入库单文件为存货总账 明细账 自动转账 存货分析等提供信息 入库单文件结构 P240 入库单文件的结构与临时入库单文件结构基本一致 不同之处是将处理标志改为转账标志 用来表示该入库单是否已生成记账凭证 如果已经生成记账凭证 则该字段值为 T 入库单文件存储策略 入库单文件既可一个月一个文件 也可以一年一个文件 为了方便存货的核算和管理 可以将入库单分为采购入库单 产品入库单 其他入库单 如果将入库单分成三类 那么其存储策略如下 一种方式可以对原入库单文件结构进行适当的修改 形成新的入库单文件 另一种方式是分别对三类入库单建立三个入库单文件 分别存放不同类别的入库单 入库单文件组织方式 入库单文件组织方式是按日期建立顺序文件 38 出库单文件 出库单文件的作用 出库单输入系统后先存于临时出库单文件中 经过检测后 正确无误的出库单转储于出库单文件 错误的出库单仍然存储于临时出库单文件等待修改 出库单文件为存货总账 明细账 自动转账 存货分析等提供信息 出库单文件结构 P241 出库单文件存储策略 出库单文件既可一个月一个文件 也可以一年一个文件 出库单文件组织方式 出库单文件组织方式是按日期建立顺序文件 39 三 存货子系统功能结构初始设置单据处理日常处理与期末处理账表输出管理分析系统服务 40 第四节存货子系统初始设置 一 存货档案设置 一 基本信息规格型号 计量单位 换算率 所属分类码税率 存货属性 销售 外购 生产耗用 自制 劳务费用 二 成本信息 计划 售价 参考成本 最新成本 参考售价 最低售价 最高进价 41 三 控制信息1 提前期2 经济批量3 ABC分类4 安全库存5 最高库存6 最低库存7 替换件8 货位9 呆滞积压标准其他信息 42 二 仓库 部门 收发类别等的设置一 仓库档案设置编码 名称 所属部门 仓库地址 电话负责人 计算方法 是否货位管理 资金定额二 收发类别设置三 部门档案设置三 期初余额设置如 1 选择存货所在的仓库2 输入存货期初的数据3 进行期初记帐 43 44 45 46 第五节存货子系统日常核算 一 入库单录入1 订单号 采购类型 供货单位 采购员 2 入库单号3 入库日期4 仓库5 入库类别6 部门7 业务类型8 存货9 失效日期10 数量11 单价 金额 47 二 入库单录入模块的使用范围1 采购入库单2 产品入库单3 其他入库单二 出库单录入一 出库单录入格式出库单号 仓库 部门 出库日期 类别 存货编码与入库单输入方法类似生产批号 数量 单价 金额按移动加权平均法或个别计价法核算的存货单价输入单价为零 系统自动默认为是零成本 而不核算其出库成本 主要用于赠品 配件出库等 对于蓝字出库单 存货的金额必须大于等于零 对于红字出库单 存货的金额必须小于等于零 红子出库单如果有对应的原出库单 用户不能输入单价和金额 系统自动根据原出库单的单价 金额计算 48 二 出库单录入模块使用范围1 销售出库单2 材料出库单3 其他出库单如盘盈出库 调拨出库等 在该模块当中 既可输入其它形式正常出库单 也可输入红字退库单等 三 单据调整和审核与查询1 单据调整入库调整单 只调整存货的金额 不调整存货的数量 可针对单据调整 也可以针对存货进行调整 49 出库调整单 是对存货的出库成本进行调整的单据 它只调整存货的金额 不调整存货的数量 它用来调整单月出库的金额 并相应调整存货的结存金额 只能针对存货进行调整 不能针对单据进行调整 2 单据的审核对临时入库单 出库单文件按当中的单据进行审核 直到全部签字确认 审核的方法 在线审核 即输入单据时就审核 也就输入一张单据审核一张单据 成批审核 即将全部单据输入完成之后 集中对单据进行审核 50 3 单据查询查询输出模块的功能是查询各月的入库单 出库单 并将其显示在屏幕上或从打印机中输出等 或按条件查询满足条件的所有单据 并显示或打印 四 单据记账1 根据临时入库单文件进行记账的过程2 根据临时出库单文件进行记帐的过程 3 记账方式在线记账和批量记账 51 对于按照先进先出 移动加权平均法进行存货计价 应该采用在线记账 对于按照加权平均 个别计价法 计划成本法进行成本计价的存货 既可以在线记账 也可以批量记账 五 期末处理六 出入库业务与财务的一体化 52 第六节存货账表输出与存货分析 一 账表输出存货总账 明细账出入库流水账出入库汇总账存货结存明细表仓库存货汇总表二 存货分析超存储短缺存货分析ABC存货成本分析库存资金占用分析 53 案例讨论 仓库存货管理 背景红星公司仓库保管员负责登记存货明细帐 以便对仓库中的所有存货项目的验收 发 存进行永续记录 当收到验收部门送交的存货和验收单后 根据验收单登记存货领料单 平时 各车间或其他部门如果需要领取原材料 都可以填写领料单 仓库保管员根据领料发出原材料 公司辅助材料的用量很少 因此领取辅助材料时 没有要求使用领料单 各车间经常有辅助材料剩余 根据每天特定工作购买而未消耗掉 但其实还可再为其他工作所用的 这些材料由车间自行保管 无须通知仓库 如果仓库保管员有时间 偶尔也会对存货进行实地盘点 54 根据上述描述 回答以下问题 1 你认为上述描述的该企业存货循环上存在的哪些缺陷 并简要说明该缺陷可能导致的错弊 2 针对该企业存货循环上的弱点 提出改进建设 55 1 存在的弱点和可能导致弊端 1 存货的保管和记帐职责未分离 将可能导致存货保管人员监守自盗 并通过篡改存货明细帐来掩饰舞弊行为 存货可能被高估 2 仓库保管员收到存货时不填制入库通知单 而是以验收单作为记帐依据 将可能导致一旦存货数量或质量上发生问题 无法明确是验收部门还是仓库保管人员的责任 3 领取原材料未进行审批控制 将可能导致原材料的领用失控 造成原材料的浪费或被贪污 以及生产成本的虚增 4 领取辅助材料时未使用领料单和进行审批控制 对剩余的辅助材料缺乏控制 将可能导致辅助材料的领用失控 造成辅助材料的浪费或被贪污 以及生产成本的虚增 5 未实行定期盘点制度 将可能导致存货出现帐实不符现象 且不能及时发现 及计价不准确 56 2 存货循环内部控制的改进建议 1 建立永续盘存制 仓库保管人员设置存货台帐 按存货的名称分别登记存货收 发 存的数量 财务部门设置存货明细帐 按存货的名称分别登记存货收 发 存的数量 单价和金额 2 仓库保管员在收到验收部门送交的存货和验收单后 根据入库情况填制入库通知单 并据以登记存货实物收 发 存台帐 入库通知单应事先连续编号 并由交接各方签字后留存 3 对原材料和辅助材料等各种存货的领用实行审批控制 即各车间根据生产计划编制领料单 经授权人员批准签字 仓库保管员经检查手续齐备后 办理领用 4 对剩余的辅助材料实施虚拟退库控制 5 实行存货的定期盘存制 57 案例讨论二 审计背景对某公司物流管理的内控制度评审 着重对其原料 半成品 产成品等存货管理进行审计调查 并给予审计评价 在调查的初期 我们先到现场实地察看 在车间现场看到铝线东一大卷 西一大卷 有的铝线甚至放在车间安全道上 铝线是很昂贵的金属物资 如此存放 引起了我们的重视 审计方法在审计调查中 我们采用了 点面线 方法 取得了较理想的效果 所谓 点面线 方法 就是在审计调查中 听到或看到某一管理现状之后 通过横向的全面了解 纵向的连线分析 最后确定其控制环节是否完整 控制点是否有效 58 审计实施1 在各部门审计调查了解到的情况 1 财务部门 财务部门的同志一再说明 态度坚决地表示 铝线这一业务是属于委托加工 即是公司在外采购回铝锭 对外委托加工成铝线 尔后再出售 查看该公司的铝锭 铝线合同 是委托加工合同 但抽查财务部门的会计资料 发现该公司采购回的是铝线 非铝锭 销售出去的是铝线 不存在委托加工 在财务部门同时还发现 采购 销售铝线的有些单据中 业务员签字是同一个人 有的结算单据上要素不全 有的手续不完备 例如采购入库的 送货单 无重量 有的单据无质检部门盖章 有的销售单据无订货方签字 同一种销售业务 作为财务凭证的附件一一 发货结算清单 有的是 财务科传票附件 联 有的是 发货单位记帐 联 59 2 物资管理部门 在现场看到铝线存放地是制品生产车间 不是物资管理部门的仓库 铝线采购回来后 在制品车间内 业务员将铝线实物交由物资管理部门人员清点卷数时 同时传递 送货单 单据上没有重量记载 当铝线销售时 业务员开具 发货结算清单 有计量部门的计重 其中一联交物管部门 物管部门凭 发货结算清单 在铝线的实物帐上同时登记出库 入库量 抽查物管部门的实物帐 只有数量 没有单价 金额 数量的记载有时是吨位 有时是卷数 3 铝线业务的购销部门 铝线的业务由该公司的工会技协负责承包 采购 销售的业务员以及采购取货 销售送货是 人承担 购回的铝线交给物管部门之所以没有重量记载 是因为 若购回与入库之间产生亏吨 工会技协不愿承担亏损 销售发货时 有时因合同量的大小 时间先后等差异 有 估堆 注 估计重量 的现象 4 核对财务帐与实物帐 年底财务帐结余29 420吨 实物帐结余29 280吨 两者相差0 140吨 60 2 经过调查了解之后 将铝线的供销控制循环联系起来分析 并确认各控制点的管理效果 得出结论 铝线的物流管理没有按制度运作 1 该公司铝线的经营业务没有执行委托加工合同 而采取的是采购 销售的方式 2 铝线的采购 销售等事项由一人负责 但处在采购 销售之间的存货管理环节却无计量 无专门地点存放 无专人保管 使内部控制的循环中断 3 实物资产管理部门的关健控制点失控 对铝线没有管理 4 财务部门没有起到监管的作用 铝线经营业务形式发生改变 没有提出异议 结算的单据把关不严格 财务帐与实物帐不相吻合 对工会技协的承包管理监督不力 5 工会技协铝线业务的承包管理不严谨 铝线购销业务只有一人操作 监管不到位 出现管理弊端 61 审计意见该公司应严格按照公司物流管理制度的规定 加强对铝线业务的管理 存货的管理 财务的管理 弥补管理中出现的漏洞 完善购销业务的循环控制 使之成为 个完整的 健全的 规范的物流 1 铝线的实物资产要有专业部门 专门人员管理 其实物进 出库严格执行计量 验收 开票 签字 入帐等制度 建立健全实物控制的关健环节及关健控制点 2 财务部门要加强财务管理 严格结算制度 统一结算依据 切实做到帐表 致 帐帐一致 帐证一致 帐实一致 3 工会技协采购回的实物及销售出去的实物均要受到物资管理部门 财务部门的监控 完善各种单据中的要素 完成管理所必需的各种程序和手续 4 定期对铝线实物资产进行盘点 以保证资产的安全 完整 此外 该公司还应严格铝锭 铝线 合同的签订 执行 规范工会技协的铝线承包行为 承包经营的过程 结果应在财务部门得到完整地核算 监控 62 案例讨论三 ABC会计师事务所的A和B注册会计师接受委派 对Y集团股份有限公司 以下简称Y公司 2009年12月31日与会计报表相关的内部控制有效性的认定进行审核 Y公司采用手工记帐 A和B注册会计师于2010年4月12日至18日对甲公司的内部控制制度进行了解和测试 并在相关审核工作底稿中记录了了解 评价和测试的事项 摘录如下 1 Y公司产成品发出时 由销售部填制一式四联的出库单 仓库发出产成品后 将第一联出库单留存登记产品卡片 第二联交销售部留存 第三 四联交会计部会计乙登记产成品总帐和明细帐 2 会计人员戊负责开具销售发票 在开具销售发票之前 先核对装运凭证和相应的经批准的销售单 并根据已授权批准的商品价目表填写销售发票价格 根据装运凭证上的数量填写