采购员管理手册.doc

采购员管理手册采购员管理手册文件编号：生效时间：制作： 审核： 核准： 前言为使本公司采购部各项工作规范化、制度化，能在有序可循的情况下，使本部门各项工作协调统一，能有效降低公司成本，并加强采购部与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本工作手册。所有采购人员及相关人员均应以此为依据开展工作。第一章 采购员的任职要求第一节 采购员必备能力要求一、成本控制意识与价值分析能力采购支出是构成销售成本的主要部分，因此采购员必须具备成本控制意识。对于供应商提供的报价单，应具备价值分析能力，能够对付款条件、交货时间等加以剖析评判。二、市场预测能力采购员应能依据各种产销资料，以及供应商态度，对采购价格、供求变化趋势进行预测。三、语言、文字表达能力无论使用语言还是文字与供应商沟通，都必须准确、清晰表达采购条件，如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等内容，而且必须言简意赅，以提高工作效率，并能够以“动之以情、晓之以理”的方式来获取优惠的采购条件。四、与各部门协调能力1、与管理部门：提供市场信息作为经营决策依据。2、与业务部门：根据营销目标制定采购计划，并提供成本估计作为销售价格参考。3、与项目施工部门：应尽早了解施工原料需求，安排采购，并对任何数量时间的变化及时进行通知。4、与财务部门：从订货开始到交货、请款、付款为止，都需要配合做财务处理。五、专业知识能力对经办产品需了解原料来源、组合过程、品质属性、使用范围等，有助于与供应商的沟通，并有可能主动开发新来源或替代品，进一步降低采购成本。对供应商则要了解其实力、报价的合理性，实地考察供货能力，从而在与之沟通时具有谈判能力和计划能力，以同时保证价格和品质标准。另外，英语的表达沟通、计算机网络的应用也是必不可少的。第二节 采购员职责范围一、采购工作职责1、采购计划与需求确认：编制采购计划、金额预算，确认申购部门、内容。2、供应商选择与管理：供应商的寻找、调查、评选、评估考核、奖罚。3、采购数量控制：计算适当的采购数量，灵活运用数量策略。4、采购品质控制：采购前规划、采购中监测、到货后检验，并对品质问题进行及时处理。5、采购价格控制：价格的市场调查、分析，询价、报价单分析、议价。6、交货期控制：采购前明确交货期，采购中催促交货、到货后执行相应奖惩，并对延迟交货进行处理。7、采购合同管理：合同的拟定，签订、修改，回签归档保管，合同执行情况的核查。8、采购资料管理：采购记录的设计、填写以及归档保存。二、采购业务流程1、收集信息：充分了解采购物料的品名、规格、品质，以及替代品相关资料，调查市场行情并收集供应商资料。2、询价：选择询价对象，询问价格，整理报价资料，选择议价对象。3、比价、议价：根据成本分析研拟底价，设定议价目标，与供应商议定采购条件，并综合考虑价格趋势，核对付款条件、比较交货期限。4、评估：供应商的信誉、售后服务条件、供货能力及品质保证。5、索样：索取样品并检验对比。6、决定：选择适当的供应商，签订采购合同。7、协调、沟通：跟进确认供应商是否能够按时交货，如遇无法按时交货则进行催交。8、到货验收：品质、数量的验收，如有不符立即与供应商协商处理。9、清理付款：核对手续是否完备，发票抬头、金额是否一致，确定财务方面是否有预付或是否需要扣款，通知财务进行清付。第三节 采购员工作细节一、5R原则1、RIGHT TIME（适时）：及时供货，不发生停工待料，也不挤占库存、积压资金。2、RIGHT QUALITY（适质）：符合项目施工的要求标准。3、RIGHT QUANTITY（适量）：经济的采购数量，不会数量不足影响施工，也不会数量过多导致积压。4、RIGHT PRICE（适价）：相对合理的成本，不会因价格过低影响品质、交期，也不会因价格过高导致利润率低，甚至竞争力下降以致失去市场。l 多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商报价，还应要求一些新供应商报价。公司与某些现有供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，就会对该商品的市场价有一个大体的了解，并进行比较。l 比价：俗话说“货比三家”，由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同，故采购时必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较，只有这样才能得到真实可信的比较结果。l 议价：经过比价环节后，筛选出价格最适当的二至三个报价环节。随着进一步的深入沟通，不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可进一步“杀价”，供应商的第一次报价往往含有“水份”。但是，如果采购的商品为卖方市场，即使是面对面地与供应商议价，最后所取得的实际效果可能要比预期的要低。l 定价：经过上述三个环节后，双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价，一般需保持两至三个供应商的报价。5、RIGHT PLACE（适地）：供应源应采用就近原则，距离远则运输成本大，沟通协调也多有不便，容易延误交期。二、与供应商往来1、公正、公平、公开的评价、选择适当的供应商。2、处理采购业务应“对事不对人”。争的是想法，不是人。3、配合供应商并建立互助信任。4、不收受任何来自供应商的过于热情的招待或价值过高的礼品。5、要做到实事求是，以诚相待，绝不可有欺瞒行为，甚至不道德的采购。三、君子爱财取之有道面对供应商可能会采取的“威逼利诱”，采购员都应该保持“平常心”，绝不损害公司利益，绝不利用职务便利牟取个人利益。四、具备敬业精神导致物料短缺的原因很多，但采购部门必须抱有“舍我其谁”的高度责任感，去尽可能的安排采购解决问题。五、拥有虚心和耐心的态度对待供应商，必须在公平互惠的原则下，秉承虚心的学习态度进行沟通；在议价谈判过程中，更需要有足够的耐心才能够“欲擒故纵”，气定神闲的完成采购任务。六、优势谈判1. 不打无准备之仗，谈判前要有充分的准备。2. 不强求共识，而是建立有条件的共识，公平的感觉；积极处理谈判冲突而非压制或抵抗。3. 据实以报：想跟一位真正有权的人打交道，不是去说服，而是去告知和回应，建议、接受或拒绝的理由，不争辩或过度防御。4. 你必须忍受一堆无贡献的工作，反复谈话，这些空洞和挫折忍耐下来后，将眼光盯在有贡献的那部分。5. 找到与对手恋爱的秘诀，真爱是不会因为利益放弃。6. 谈判基点：公司利益高于一切7. 谈判是不断调整各自需求，接近临界点，当止即止。8. 重复旧的做法，只会得到旧的结果，灵活不断的修正做法。9. 凡事必有至少三个解决办法，重要的是你想不想回家，而不是这条路通不通.10. 在沟通中，明白不代表接受，接受不代表投降，放弃立场。11. 不要幻想我们的让步来换取谈判对手的善意，对事强硬，对人软弱，把重点放在利益上而非立场上。12. 人人一张口一百种真相，谁说的漂亮，学会去伪存真。13. 不要草率做出决定，必要时以退为进，不要首先出价或还价，永远不要接受第一次报价，让步要慢。在同一时间拿同样的问题去问不同的人，同一个问题在不同的时间问同样的人14. 诱捕：声东击西，把对手的注意力从真正重要的问题上转移开来，提出新的微不足道的问题，制造分歧，然后变相让别人在不能满足你的需求的同时，达到你真正的目的，降价或者谈条件。对策：努力把讨论集中当前的关键问题，把分歧暂时搁置，问对方“你只对这件事感到不满吗？，然后引用更高权威（白脸黑脸策略），我们可以先把问题写下来，我会把问题提交个给我的上司，看看我们能为你做些什么？然后继续讨论或我很感谢你善良的提醒并采纳你的建议，但如果是这样的话，我们的费用就会增加。15.红鲱鱼：提出一个并不是很重要的有争执的要求，反复提问为何不可，坚定不示弱，然后在劣势问题上作为回报，收回要求，要求作出一些真正重要的让步。16.摘樱桃：比较商家报价，即使基于每家提供的条件都相似，也要考虑技术水平、可靠性、施工日期、完工日期、原料质量等因素，不能只取决于账面成本高低做最终选择。 在获取3家供应商报价明细后，尝试和报价最低的商家谈判，就某项目提出：我们很想选择你们，可问题是，你们在什么上的报价比其他家高出，你们可再次核价，提供一个更好的价格吗?我们就可以签协议。对策：有时候，商家会坚持不同质量系统，无法单从价格做主，要货比货。你可以采取从具体条款上做文章，什么情况下，条件可以优惠，优惠幅度，然后摘取低自己最有利的条件罗列作为自己的条件进行谈判。对策：先发制人，比买方更了解竞争对手，让买方无法抬高谈判条件。“好吧，不过我想在左后决定之前先向其他让你了解一下情况。”“完全应该，你应该先了解一下其他公司的情况，就知道我司的优势，然后在做决定。你和某某公司的某某聊过吗？他们使用的是什么机器，该机器具有什么特点，但他们没有这个，如果你去某某，他应该会像你推荐这几个型号。对策：针对买家的要求，提出替代方案，或者强调增加买方饶过你和其他商家采购的难度。17.故意疏漏隐性问题，用假性低价诱使买家感兴趣，缩短谈判时间，然后后期提出具体工序具体单项收费，让买家掏出更多的钱。18.预设：“我们某某在什么情况下会怎样，所以我们想你肯定也是这样。“因为我一直没有得到你的答复，所以我会认为你对我司的项目不是很感兴趣，或者说我们是小公司满足不了贵司的利润需要。我只好继续寻找其他供应商。”19.在谈判已初成定局，对方也做了前期签订准备工作后，尤其涉及社会层面可能引起的舆论压力时，再次提出高要求，增加别人放弃的成本，努力为自己争取最大的利益。-不道德的做法，不推行。但，可学习时间点的巧妙运用。-诚信无价对策：1.我并不会为你们的要求感到生气，可我的董事会从来没遇到过这种事情，如果我现在答应你的话，恐怕我们这比交易就泡汤了。2.很抱歉，我们董事会的意思不会提高价格，单可以提供其他一些有价值的服务。3.很高兴你们能够重新考虑一些条件，因为我们对这笔交易也有些想要修改的地方，当然，我们并不打算取消这笔交易，我们可以按照你的意思提高价格，但是前提是。你们必需提供XX保证金，这样她们很难临时退出。4.避免之前缓兵之计遗漏的问题，“这个我们可以以后再谈的承诺，作为以后对方进一步提高要求的源头。20.假消息：“我有一个问题，你们的价格看起来太高了，如果别人也能达到同样要求的话，我们就会考虑选择最低的价格，XX是你们的最低价吗？”-假借纸条透漏竞争对手的报价和择选意向，让对方争取订单的同时降低报价。21.让对方首先表态，帮助你限定对方的价格范围“我想我根本买不起你的XX，如果我将你的报价提交给我们的董事会，一定会被责备。我还搜集了一些与你们产品类似的商家，可与这些商家联系之前，我想我还是先和你们了解下价格。第四节 采购员应了解的财务知识一、单价的构成单价的构成一般包括原材料成本、人工、固定资产折旧、费用分摊、票据所纳税点数、合理的利润等。二、成本分析成本分析是指就供应商所提供的成本估计，逐项进行审查评估，以求证成本的合理性与适当性。成本分析应包括：工程或制造的方法，所使用的工具、设备，直接及间接材料成本、人工成本，制造或外包费用，营销费用、税额、利润等。三、税金的计算1、增值税（属于流转税，归国家税务局管理）应交增值税=销项税额-进项税额销项税率=售价/（1+税率）*税率进项税率=进价/（1+税率）*税率增值税税率有17%，13%，6%，4%几种：(1)进项抵扣的税率：（尽量收取增值税专用发票）(a)大部分商品的销售都适用17%的税率。(b)粮食、水、气、食用植物油、图书杂志、肥料饲料、农业产品等商品适用13%的税率。(c)农产品初级收购可凭收购凭证抵扣10%。(d)运费凭正规运输发票可抵扣7%。(e)水费可抵扣6%。(f)电费可抵扣17%。(g)办公用品可抵扣17%。(h)空调油耗、汽油等可抵扣17%。(i)其它耗材如广告耗材、低值易耗品等可抵扣17%。(2)不能抵扣的进项税金：（即使收取增值税专用发票仍不能抵扣）(a)购入固定资产不能抵扣。(b)购入直接用于消费的商品。2、营业税（属于流转税，归地方税务局管理）应交营业税=营业额*税率营业税率一般为5%和7%。3、附加税（归地方税务局管理）包括城市维护建设税和教育费附加，是在增值税、营业税等主税基础上按比例提取的。四、计算毛利和毛利率毛利=不含税售价-不含税进价毛利率=（不含税售价-不含税进价）/不含税售价*100%不含税售价=含税售价/（1+税率）不含税进价=含税进价/（1+税率）五、票据收据、普通国税发票、4%增值税专用发票、6%增值税专用发票、17%增值税专用发票等。一般应尽量要求对方开具17%增值税专用发票，即要求供应商必须具有一般纳税人资格。六、付款方式现金支付、转账支票、电汇、商业承兑汇票、信用证等。不同的付款方式会对采购价格有所影响，必须了解这些方式的运用要求和注意事项，适当进行选择。七、填写报账凭证1、报销用票据应具备以下条件：(a)填制凭证的日期。(b)填制凭证的单位名称或填制人姓名。(c)经办人员签名。(d)经济业务内容，数量、单价、金额。(e)税务局监制的正规发票，并盖有填制单位的公章。(f)购货人或客户一栏应写明本单位名称（不加任何后缀如“采购部”）。(g)一式几联的发票和收据，需用双面复写纸套写（本身具备复写功能除外）。2、报销单的填写：(a)票据张数、金额（包括大小写）、经办人姓名。(b)负责人签字、验收人签字。(c)应说明报销的事由。3.其它注意事项：(a)如果金额有错，不得涂改，应重新填写。(b)发票应按类别分别按顺序在报销单上进行粘贴。第二章 采购计划与需求确认第一节 采购计划一、采购数量计划1、编订采购数量计划的目的：(1)预估物料需用数量与时间，防止供应中断，影响产销活动。(2)避免仓库存量过大，积压资金，挤占仓储空间。(3)配合公司的生产计划与资金调度。(4)有利于事先准备，并选择有利时机购入。(5)确立物料耗损标准，以便控制用料成本。2、确定采购数量：依据项目进度确定采购数量。3、使用的相关资料：(1)项目施工计划：预计使用数量(2)用料清单：项目施工部门精确计算生产某种产品的标准用量4、填制采购数量计划表：包括具体的采购时间、对应的采购数量、对应的预计到货时间等。第二节 采购需求确认一、请购的功能（请购单形式）1、确定需求及内容：由使用部门提出，需求相当明确，内容不易出错。2、明确成本归属：由请购人证明用途及成本归属，有助于正确计算各部门损益。3、利于管理：将请购部门（在公司里相当于项目部）与采购部门相分离，有助于采购管理，避免弊端。4、节约费用：避免各自为政，损失数量折扣，利于集中调配，降低库存水平，节约仓储费用。二、请购的注意事项1、适当的请购人（由项目施工主管和施工部门填写请购单）2、书面形式提出（口说无凭，易引发纷争，应详载名称、规格、品质标准、数量、拟到货日期等内容）3、盘算预算（根据支付能力与愿意承受代价上下限进行考虑，不可超出预算范围）三、请购的特殊情况1、小量请购（集中采购、减少品种、化零为整、采取统购）2、紧急请购（应尽量避免存货管制不当、施工计划不当、错失时机或延误采购等导致的紧急请购，优先保证质量）四、请购的流程采购部审核写材料请购单需求部门填写材料请购单需求部门验收入库总经理审批成本部审核采购部实施采购第三章 供应商的选择与管理第一节 供应商管理的内容一、供应商分类1、原材料供应商：又称管理型供应商，作为策略伙伴，是供应链的主要部分。2、小额服务性供应商：又称服务型供应商，提供小金额的固定长期服务。3、临时性供应商：一次性供应商。二、供应商管理方法1、第一类供应商：通常按供应商管理体系去运作，并进行相应评分。2、第二类供应商：通常只保存名单，选用几个相关的，如不满意时随时可以更换。3、第三类供应商：通常需要时才联系或寻找。三、供应商结构布局要求1、供应商地理位置布局：一般来说，供应商的生产基地最好在企业附近，若较远可协商沟通让其在附近设一个仓库。2、各行业供应商的数量：为了形成良性的竞争机制，一般要选择三家以上的供应商，对主要供应商进行分级评价，也要与其它供应商维持关系，以备不时之需。3、供应商在其行业中的规模：一般也讲究“门当户对”，应根据企业自身规模进行选择，以利于对供应商方针策略的实施。第二节 寻找供应商一、寻找供应商的途径1、利用现有资料：通过已建立的合格供应商档案或名册进行甄选，了解并分析他们是否符合要求适当的品质、准时交货、合理的价格以及必需的服务。2、公开征求：形同政府机构“招标”方式，符合要求的供应商均可参与投标，但较为被动，供应商不主动投标则会失去意义。3、通过同业介绍：同行采购人员可以联合采购或互通有无，互相借鉴供应商参考名单。4、阅读专业刊物：由专业杂志、报刊，工商名录，企业黄页等，获得供应商的基本资料。5、协会或采购专业顾问公司：行业协会提供会员名录，或专业广告顾问公司介绍。6、参加商品展示会：亲身收集相关资料，并可进行当面洽谈。7、利用互联网进行搜索：通过百度、Google等搜索引擎，根据地域、规模、网站情况，以及主营产品来判定，也可以利用B2B网站进行查询，或运用贸易通进行直接沟通（可以附图片进行说明）。8、上行业网站：各行业均有行业专门网站，有大量供应信息可进行筛选。第四章 资料管理办法1. 合同签订前，根据样品检查资料的完整性、合法性。2. 合同签订后，根据领导指示收集资料并检查资料的完整性、合法性。3. 对各供应商的资料进行分类并存档。4. 货品入库后，根据货品复核资料的完整性、合法性。5. 将其按每个品项登记并设定时间提醒。6. 每月定期对其进行检查并与各供应商沟通解决。 采购主管岗位说明书职位名称采购主管职位代码所属部门采购部职 系职等职级直属上级总经理直接下级采购员、采购助理职位概要制定企业的采购计划，指导和监督采购人员按采购制度进行采购作业，满足企业的物料需求工作内容1.设计采购制度、手册、流程、表单等2.编制采购计划与预算3.管理供应商，与技术、品质管理等部门人员共同选择供应商4.审查请购单5.进行采购，包括询价、比价、议价和订购6.监督与协调控制交货7.处理物料退货与索赔8.开发物料来源，调查价格9.处理国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务岗位职责1.负责拟定采购部门的工作方针与目标，递交上级领导审批2.负责编制年度采购计划和采购预算，建立并不断调整改善采购制度和流程3.负责及时提供有效的市场信息4.负责管理和监督控制采购部门的工作负担5.负责主持与参与采购部门的会议，协调沟通本部门的各种关系6.负责规划和配置组织采购部门的人员需求7.负责招聘、培训、开发和考核采购人员，推动采购人员的晋升、调迁和职业发展8.负责监控采购人员的作业进度9.负责与供应商建立良好的关系，掌握供应商物料供应制造与供应能力10.负责约束和规范检查采购人员的道德行为规范11.负责审核订购单与采购合约，核查采购作业发包、验收和付款流程12.负责分析评估所采购物料成本和产品成本、分析竞争情况13.负责审核采购案件项目与供应商的付款、运送条件14.负责监督采购物料到位情况，监督进料品质，协调物料供应管理流程15.负责建立并维持紧急需求物料的采购物料渠道岗位职权1.有权即时处理采购过程中出现的各种问题 2.有权管理采购部所属员工和各项工作3.有权调配直接下级的岗位和任用提名岗位人员4.有权监督、检查所属下级的工作情况5.有权裁决所属下级的工作争议6.有权考核直接下级的管理水平、业务水平和业绩7.有权建议奖惩直接下级管辖范围1.采购部所属员工2.采购部所属办公场所及卫生责任区3.采购部办公设备设施，采购工具任职资格1.教育背景：理工类或相关专业本科以上学历2.经验：5年以上采购管理经验3.技能技巧：具有良好的分析能力、预测能力和表达能力；掌握相关产品的知识，具备采购经验；熟练使用办公软件；熟悉供应商评估、考核，熟悉 （与产品有关）物料行情；良好的英文基础5.态度：具有良好的从业品德和敬业、拼搏精神，能够带领团队，具有较好的团队合作精神；具有严谨的行为规范，懂得理性决策，坚持采购原则，能够承受高强度的工作压力工作条件工作场所：办公室及工作场所直接下属间接下属晋升方向轮转岗位采购员岗位说明书职位名称采购员职位代码所属部门采购部职 系职等职级直属上级采购主管直接下级职位概要实施专项采购计划，根据采购制度进行采购作业，完成采购任务工作内容1.下达订购单2.物料交期的控制3.材料市场行情的调查4.查证进料的品质和数量5.进料品质和数量异常的处理6.与供应商有关的交期、交量等方面的沟通协调7.询价、比价、议价及订购作业8.交期的进度控制9.进料品质、数量异常的处理10.内外销差价、退税资料的提供11.主要原材料的估价12.供应商材料样板的品质初步确认13.材料样板的初期制作与更改14.替代材料的搜寻15.采购部门有关技术、品质文件的拟制16.与技术、品质部门针对技术、品质问题的沟通与协调17.与供应商针对技术、品质问题的沟通与协调岗位职责1.负责一般性物料采购2.负责查访厂商的供应情况3.负责与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等4.负责核查供应商提供的物料质量5.负责确认交货日期6.负责处理一般索赔案件7.负责退货8.负责收集价格情报、替代品资料、最新产品信息及供应商信息岗位职权1.有权力即时处理采购过程中出现的各种问题2.有权处理与供应商的关系3.有权开发并联系新的供应商4.有权处理退货5.有权与供应商谈判价格，确定交货日期6.有权考察供应商的物料质量任职资格1.教育背景：理工类或相关专业专科以上学历2.经验：1年以上采购经验3.技能技巧：掌握相关产品的知识、具备采购经验，熟练使用办公软件及采购相关程序，了解相关产品材料市场4.态度：具有良好的从业品德和敬业、拼搏精神，能够带领团队，具有较好的团队合作精神；具有严谨的行为规范，懂得理性决策，坚持采购原则，能够承受高强度的工作压力工作条件1.工作场所：办公室或户外（如仓库、供应商生产部等）直接下属间接下属晋升方向轮转岗位采购助理岗位说明书职位名称采购助理职位代码所属部门采购部职系职等职级直属上级采购主管直接下级职位概要编写采购合同等文件，整理采购资料，负责采购部门的日常事务，保证采购部门顺利开展工作工作内容1.编写采购合同等文件2.编制采购部门的周报表或月报表3.收集、整理与统计各种采购单据与报表4.采购品质记录的保管与维护5.采购事务的传达6.整理供应商资料，包括供应商的报价情况、产品种类等7.协助采购员完成价格谈判等工作8.管理日常采购文件，记录采购进度9.付款整理、审查岗位职责1.负责登记请购单、验收单2.负责登记订购单与合约3.负责记录和监督交货4.负责安排与接待来访客人5.负责申请与报支采购费用6.负责申请进出口文件7.负责电脑作业与档案管理8.负责承办保险、公证等事项岗位职权1.有权提醒采购员遵守日常规范2.有权监督采购员的工作进度3.有权安排上级领导的活动日程4.有权联系并接待供应商任职资格1.教育背景：中专以上学历2.经验：1年以上采购助理经验3.技能技巧：电脑操作熟练，有一定的报表统计知识4.态度：具有良好的从业品德和积极、认真的工作态度；具有严谨的工作规范，能够完成采购助理的日常工作工作条件1.工作场所：办公室及工作场所直接下属间接下属晋升方向轮转岗位采购主管职务权限标准工作内容具体工作内容职务权限采购员采购助理采购科长采购主管副总经理总经理年度采购计划年度物料采购计划国外物料采购计划rrr大宗物料采购计划rrr常备物料采购计划rrr库存物料采购计划rrr年度外包计划rrr编制采购计划采购需求分析与评估rrr采购人员配置设定r采购流程设计r编制物料保养计划rr供应商的选择标准设计rrr供应商的开发流程设