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公文处理知识 杨大勤2013年9月 1 目录 公文历史公文概念公文处理的文件公文文种格式和版式行文规则公文处理工作的内容公文处理发展趋势 2 公文历史 公文的历史最早可以追溯到夏 商 周三代 公文因国家管理工作的需要而产生 随着阶级和国家的发展而发展 3 公文概念 公文是国家机关 社会团体 企事业单位处理工作 具有特定格式的文件 党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 4 公文处理 公文在行政管理中无处不在 不可或缺 无可替代 在一定意义上行政管理的过程主要是对公文的处理过程 离开了公文处理工作 行政管理活动就难以更有效地进行 离开了高质量的公文处理工作 行政效率便也难以提高 公文处理工作直接影响着政府职能的发挥 影响着行政机关的工作效率与管理水平 关系到国家秘密安全 责任重大 因此 要充分认识公文处理的重要性 5 公文处理 1951年9月 当时的政务院于首次颁布了新中国第一部关于公文处理的规范性文件 公文处理暂行办法 1957年10月3日 国务院秘书厅发出 国务院秘书厅关于公文名称和体式问题的几点意见稿 1981年2月27日 国务院办公厅颁发 国家行政机关公文处理暂行办法 1987年2月18日 国务院办公厅发布 国家行政机关公文处理办法 2000年8月20日 国务院发布 国家行政机关公文处理办法 2012年4月16日 中共中央办公厅 国务院办公厅印发了 党政机关公文处理工作条例 以下简称新 条例 6 公文处理基本原则 实事求是准确规范精简高效安全保密公文处理工作人员应当具有较高的政治和业务素质 恪尽职守 严谨细致 遵守纪律 保守秘密 7 公文文种 决议决定命令 令 公报公告 通告意见通知通报报告 请示批复议案函纪要 8 文种作用 一是体现公文性质二是反映行文方向三是表达行文目的四是揭示公文特点 9 公文文种 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布实施重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 10 公文文种 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项 批转 转发公文 11 公文文种 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 批复 适用于答复下级机关请示事项 12 公文文种 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 13 公文处理的文件 中共中央办公厅 国务院办公厅 关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 中办发 2012 14号 中华人民共和国国家标准 党政机关公文格式 GB T9704 2012 山东省委办公厅 省政府办公厅 关于印发 山东省 党政机关公文处理工作条例 实施办法 试行 的通知 鲁办发 2012 25号 14 公文格式要素划分 公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等组成 15 公文版式 1 用纸 釆用60g m2 80g m2胶版印刷纸或者复印纸 纸张白度80 90 2 开本 釆用国际标准A4型 成品幅面尺寸为210mmX297mm03 版心与页边 版心尺寸为156mmX225mm 公文用纸天头 上白边 为37mm士1mm 订口 左白边 为28mm lmm 4 字体与字号 如无特殊说明 公文格式各要素一般用3号仿宋体字 特定情况可以作适当调整 16 公文 17 公文版式 5 行数与字数 一般每页22行 每行28个字 行间距用3号汉字高度的7 8 特定情况可以作适当调整 6 标点 釆用规范全角标点 符合中文排版规范 7 文字的颜色 如无特殊说明 公文中文字的颜色均为黑色 8 制版 版面干净无底灰 字迹清楚无断划 及寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 18 公文版式 9 印刷 双面印刷 页码套正 两页误差不超过2mm 印品着墨实 均匀 字面不花 不白 无断划 10 装订 公文应当左侧装订 不掉页 两页页码之间误差不超过4mm 裁切后的成品尺寸允许误差士2mm 四角成90 釆用骑马订或者平订的公文 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处 允许误差士4mm 骑马订钉锯均订在折缝线上 平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm 19 公文格式各要素编排规则 版心内的公文格式各要素分为版头 主体 版记三部分 公文首页红色分隔线以上的部分称为版头 公文首页红色分隔线 不含 以下 公文末页首条分隔线 不含 以上的部分称为主体 公文末页首条分隔线以下 末条分隔线以上的部分称为版记 20 版头 份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人 21 版头 份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人 22 版头 份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人 23 版头 份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人 24 版头 份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人 25 版头 份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人 26 版头 份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人 27 主体 标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件 28 主体 标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件 29 主体 标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件 30 主体 标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件 31 主体 标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件 32 主体 标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件 33 主体 标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件 34 主体 标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件 35 主体 标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件 36 主体 标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件 37 版记 版记中的分隔线抄送机关印发机关和印发日期 页码 页码位于版心外 38 行文规则 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越过的机关 并说明原因 从严控制公文制发数量 严格掌握公文制发规格 39 向上级机关行文的规则 一 以正式公文形式报送 不得以 请阅件 呈阅件 等非规范形式报送 二 原则上主送一个上级机关 根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关 不抄送下级机关 三 属于党委 党组 职权范围内的工作 以党委 党组 名义报送上级党委 属于政府职权范围内的工作 以政府名义报送上级政府 40 向上级机关行文的规则 四 党委 政府的部门向上级主管部门请示 报告重大事项 应当经本级党委 政府同意或者授权 属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门 五 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 六 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 41 向上级机关行文的规则 七 除上级机关负责人直接交办事项外 一律按照程序报上级机关办公室 厅 办理 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 八 受双重领导的机关向一个上级机关行文 必要时抄送另一个上级机关 42 向下级机关行文的规则 一 主送受理机关 根据需要抄送相关机关 重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关 二 党委 政府的办公室 厅 根据本级党委 政府授权 可以向下级党委 政府行文 其他部门和单位不得向下级党委 政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委 政府提出指令性要求 需经政府审批的具体事项或者向下级政府安排部署专项工作 经政府同意后可以由政府职能部门行文 文中必须注明巳经政府同意 43 向下级机关行文的规则 三 党委 政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委 政府的相关部门行文 超越部门职权范围的 应当报请同级党委 政府行文或者经党委 政府同意并授权办公室 厅 行文 四 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商一致的 不得向下行文 擅自行文的 上级机关应当责令其纠正或者撤销 五 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时抄送该下级机关的另一个上级机关 44 其他行文规则 同级党政机关 党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文 联合行文应当明确主办机关 属于党委 政府各自职权范围内的工作 不得联合行文 党委 政府的部门依据职权可以相互行文 部门内设机构除办公室 厅 外不得对外正式行文 未经党委 政府批准 议事协调机构不得向下级党委 政府发布指令性公文 也不得要求下级党委 政府报送公文 议事协调机构的公文不得要求下级党委 政府转发 临时机构一般不对外行文 45 拟制 起草 审核 签发办理 发文办理 收文办理 整理归档管理 公文处理工作 46 公文拟制 包括公文起草 公文审核 公文签发等程序 47 公文起草 符合国家法律法规和党的路线方针政策 完整准确体现发文机关意图 并同现行有关公文相衔接 一切从实际出发 分析问题实事求是 所提政策措施和办法切实可行 文种正确 格式规范 48 公文起草 深入调查研究 充分进行论证 广泛听取意见 公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项 起草单位必须征求相关地区或者部门意见 力求达成一致 机关负责人应当主持 指导重要公文起草工作 49 公文代拟稿 党委 政府的部门以党委 政府或者其办公室 厅 名义行文 应当代拟文稿 50 公文审核 党委 政府联合行文 起草单位为党委部门的 先由党委办公室 厅 审核办理 起草单位为政府部门的 先由政府办公室 厅 审核办理 需要发文机关审议的重要公文文稿 审议前由发文机关办公室 厅 进行初核 公文文稿签发前 应当由发文机关办公室 厅 进行审核 51 公文审核 未经发文机关办公室 厅 审核的公文文稿 不得直送发文机关负责人 不按照程序报送的 发文机关负责人不予受理 退有关部门按照程序办理 经审核不宜发文的公文文稿 应当退回起草单位并说明理由 符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的 由起草单位修改后重新报送 52 公文签发 公文应当经本机关负责人审批签发 重要公文和上行文由机关主要负责人或者主要负责人委托的负责人签发 涉及某一方面工作的公文 由分管负责人签发 党委 政府的办公室 厅 根据党委 政府授权制发的公文 由其主要负责人签发 或者报请党委 政府负责人签发 签发人签发公文 应当签署意见 姓名和完整日期 圈阅或者签名的 视为同意 联合发文由所有联署机关的负责人会签 53 公文办理 公文办理包括收文办理 发文办理和整理归档 54 收文办理 签收登记初审承办传阅催办答复 55 发文办理 复核登记印制核发 56 整理归档 需要归档的公文及有关材料 应当根据有关档案法律法规及机关档案管理规定 及时收集齐全 整理归档 两个以上机关联合办理的公文 原件由主办机关归档 相关机关保存复制件或者其他形式的公文副本 机关负责人兼任其他机关职务的 在履行所兼职务过程中形成的公文 由其兼职机关归档 57 公文管理 公文管理制度 定密 密级变更或者解除 解密程序 公文的公开 借阅 复制 下载 汇编 摘抄 翻印 存储 清理 清退 撤销 废止 归档 销毁 合并管理 移交 借用 查阅等 58 公文管理 各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度 确保管理严格规范 充分发挥公文效用 建立健全公文管理第一责任人制度 党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理 严格落实涉密公文保密管理有关规定 59 公文管理 非涉密公文未经批准不得公开发布 党的机关公文公开发布的 经发文机关批准 适时由有关新闻单位播发 行政机关公文公开发布的 按照 中华人民共和国政府信息公开条例 和 山东省政府信息公开办法 等有关规定实施 经批准公开发布的公文 同发文机关正式印发的公文具有同等效力 会议上一般不印发公文 确需印发的公文 应当在会议结束时即行收回 经会议主持机关批准 与会人员带回本机关的公文 应当及时交本机关公文管理人员管理 60 公文管理 公文的撤销和废止 由发文机关 上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定 公文被撤销的 视为自始无效 公文被废止的 视为自废止之日起失效 不具备归档和保存价值的公文 经批准后可以销毁 61 公文管理 机关合并时 全部公文应当随之合并管理 机关撤销时 需要