如何组织有效的讨论会.ppt

如何组织有效的讨论会 二次加工和传播 KelvinWANG 一组有关会议的统计数据大多数专业人员每月参加61 8次会议 其中50 是浪费时间 假设每个会议长1小时 则专业人员每月将浪费31个小时 或者是4个工作日 超过73 的与会者承认开会时在考虑其他工作 超过39 的人承认有在会议期间打盹 结论不是会议本身出现了问题而是在操作会议的过程中出现了问题 成功会议的四个标准 1 准时开始 结束2 达到会议目标3 参加者踊跃4 参与者感到有趣 5W H Why 为什么要开会 Who 谁来做主持 谁来参加 When 什么时间开始 结束 什么时候达到目标 What 会议的主题是什么 要解决问题是什么 where 在哪里开会 How 如何有效开会 成功的讨论会是需要设计的 如果像设计公司的产品那样精心设计会议 那么会议成功率就会越来越高 企业越就有竞争力 会议革命砍掉不必要的会议排除不需要参加会议的主管强调准时开始 准时结束重视会议结论提高会议生产力 强化企业竞争力开会的观念 丰田公司标语只开有实际效果的会议准时开始 最好一小时内结束 重在实际行动 参观日本东京的楼盘每个楼盘开几个会是标准化的 会议的目标 议程 参与者也是标准化的 二个不同的会前后隔几天都是标准化的所以日本人60人管理着40个楼盘 不是因为日本人比我们聪明 而是会议的标准化 唐骏 要开好会 就不能只带着耳朵去 要带着资料去 会议上要看到数据 每个部门都要来讲自己的数据 意见是怎么样 在微软 会议主持人最后一页PPT都会讲下面应该怎么做 这样效率就会高很多 进来请说实话 短话 说话算话出去请行动 互动 说动就动 会上讲全部 会下按规则如果会上不说 会下乱说 你要负责 如何开讨论会会前议题会中控制会后评估 会前议题要讨论什么内容 需要先列下来 否则容易跑题或者目标不明确 如果是非正式的会议 没必要整理出书面的会议议程的 也需要将大致需要讨论的内容一一列举出来 免得开会时没有讨论的重点 主持人如何开场目的 举办会议的主要目的背景说明 会议召开的背景 我们面临的问题议程 会议中欲讨论之事项及先后顺序和预估时间期望 对参会人员的表现和问题的处理期望 讨论会中常见问题1 一言堂 滔滔不绝 很多人没有参与进来 会议被个别人主导 大多数人选择了沉默 讨论没有深度 草草收场2 思维混乱 每个人都从自己喜欢的角度看问题 争论不休 而有些角度却被忽略了 总是让情绪影响思维的方向和效率 总是无序地既考察信息 形成观点 又要评判其他人的观点 使思维不够清晰 问题不够聚焦 观点难以形成 3 心理障碍 对抗心理 畏惧心理 老好人心理 竞争心理 依赖心理4 群体压力 不提没把握的问题 不提分歧性问题 不提质疑性问题 解决办法1 转变理念 对手 伙伴 对抗 合作 求同 求异 输赢 共赢2 结构化 把思维的不同阶段划开 避免了思维方式的相互干扰 保证成员间在发言权力上的平等 结构化 保证了时间的利用效率3 强制性 规定小组成员必须按照程序的要求积极参与 即使提出激烈的反对意见也不意味着对集体及其成员的否定 保证集体讨论始终处于激发状态 给每个人一定的发表意见的压力 利于相对级别较低的个体对集体作出贡献 不是我要否定谁 规则如此 第一种方法 思维导图把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来 主题关键词与图像 颜色等建立记忆链接 思维导图充分运用左右脑的机能 利用记忆 阅读 思维的规律 协助人们在科学与艺术 逻辑与想象之间平衡发展 从而开启人类大脑的无限潜能 运用在创意的联想与收敛 项目企划 问题解决与分析 会议管理等方面 使用思维导图的好处 1 利用色彩 线条 关键词 图像等 增强记忆 2 使左脑的抽象引领和右脑的形象引领有机结合 3 通过绘制引领导图 手 脑多种感官结合 4 关键词和图像 促进归纳概括 联想能力 5 引领过程可视化和可操作化 培养创造性引领技巧 主持人的职责1 营造合适的会议气氛2 控制会议主题和时间3 公布会议守则 安排记录4 安排议事进度 控制会场5 引导发言 避免冲突6 正确总结讨论的内容7 达成团队决策 成功主持人的十句话1 让我们试试2 你是怎么想的3 那么 你的意思是4 好主意 你的想法很好5 我们是不是跑题了6 委婉一点 公平些 别紧张 7 轮到你了 接下来是你8 每个人同意吗9 我们做出的决定是什么 第二种方法 团体列名法团体列名法是一种最大限度地收集小组成员的意见 防止会议由少数人控制的集体讨论方法 基本步骤是 1 小组准备 小组围坐 主持人说明议题 鼓励大家积极思考 贡献思想 2 个人准备 在限定的时间内 小组成员独自把自己的意见写在纸上 在此期间不讨论 3 小组发言 主持人指定一人开始发言 但仅讲其意见中的第一条 然后转到下一人 下一人也只讲其意见的第一条 如自己的意见别人讲过 不重复 讲自己的下一条 期间有一人负责把大家的意见编号逐条记录在纸板 白板 黑板 上 就这样一轮一轮地进行 如果某一成员没有新意见了 则越过 直至全体人的全体意见都讲出来为止 在别人发言时 不对别人提出的意见进行评论 团队列名法 4 小组讨论 小组对每一条意见进行讨论 如有不清楚的 可提问 请提出该意见的人进一步解释澄清 说明含义 重复意见可以删并 有新的意见可加上 5 小组决策 可选择打分或其他的方式 在所有意见中选择小组集体的意见 团体列名法 团队列名法 讨论 将新产品的PCP周期控制在4个月内 团队列名法思维导图 第三种方法 头脑风暴法1 激发大家的智慧 其原意为 突如其来 的想法 在头脑风暴中 追求的是观点 意见的数量和创意 而非正确性 2 每组5 10人为宜 关系要融洽 气氛要轻松 3 实际工作中 80 的创新可使用头脑风暴法 4 实践证明 这种方法比每个人单独提方案 数目能多出65 93 1 主持人简明扼要地阐明问题 鼓励所有的人积极思考 贡献观点 2 小组自由发言 有人记录 在发言过程中 不允许批评和质疑 但可以补充和完善 直至穷尽所有人的所有观点 3 解释和说明 合并同类观点 4 展开充分讨论 形成小组一致意见 头脑风暴法实施的基本步骤 头脑风暴法的四条基本原则1 严禁批评 不对别人所提意见的价值 可行性及重要性进行任何评价2 自由奔放 不能有任何框框的限制 自由 自由 再自由3 多多益善 求量不求质 方案越多越好4 搭便车 受到启发时 可以搭便车 在不打断他人思维的基础上 补充 完善他人的观点 激发创意的有效方法随机词概念提取 随机词从字典或报纸中随意选择一个名词这个名词与要解决的问题距离越远越好 第四种方法 鱼骨图法 鱼骨图是一种发现问题 根本原因 和 解决方案 的方法 它也可以称之为 因果图 鱼骨图原本用于质量管理 第五种方法 六帽法主持与引导 爱德华 德 博诺 EdwarddeBono 创新思维之父 六顶思考帽 水平思考法 DATT CoRT教育思维 的创始人 牛津大学心理学和生理学荣誉博士学位及医学博士学位 剑桥大学博士学位 马耳他大学医学博士学位 牛津大学 剑桥大学 伦敦大学 哈佛大学的任教经历 国际最知名的思想家 被誉为 世界创新思维之父 剑桥大学思维基金会主席 六顶思考帽六顶思考帽方法是我们在思考问题 考察问题 分析问题 评估问题 解决问题 的时候 在规定的时间之内 我们只使用一顶思考帽来思考 它提供了一个思维的框架 从而改变我们思维的方式 使我们的思维更加清晰 思考的方向更加明确 解决问题更加高效 广泛用于小组讨论 每个人看问题要有不同的视角 小组要交替运用这些不同视角得到对问题完整认识 六帽引导的开会1 目标明确2 各抒已见3 平行引导4 主持控制5 解决问题6 结论落实 六顶思考帽的用处1 最好的会议管理工具 会议时间最多可节约75 会议成果可提高500 甚至更多 2 建立 思考型组织 的工具 它能有效改变企业中高层管理者的思维方式 能迅速提高企业整体的思考质量 避免思维的散漫 疏漏和低效 从而带来企业高效的执行力 3 团队创新的工具 它能随时随地引发创造力 让每一个部门的每一个工作细节都能充满激动人心的创意 4 知识管理的工具 它可将每个人的知识 经验和技能发挥至极限 它是企业建立 学习型组织 的关键基石 5 沟通和交流工具 确保全体职员目标明确 方向一致的对企业和团队的目标 方针和政策有共同深入的理解 6 融合差异的工具 它能将不同观点 不同性格 不同文化背景的人更好地融合在一起 有效避免冲突和对抗 白帽引领 WH 我们现在有什么信息 我们还需要什么信息 我们怎么得到这些信息 与白帽相关的就是资料与信息 青帽引领 GH 青帽引领 GH 六顶思考帽1 白帽子 中性的事实与数据帽 处理信息的功能2 黄帽子 乐观帽 识别事物的积极因素的功能3 黑帽子 谨慎帽 发现事物的消极因素的功能4 红帽子 情感帽 形成观点和感觉的功能5 青帽子 创造力之帽 创造解决问题的方法和思路的功能6 蓝帽子 指挥帽 指挥其它帽子 管理整个思维进程 Afacilitatorissomeonewhohelpsagroupofpeopleunderstandtheircommonobjectivesandassiststhemtoplantoachievethemwithouttakingaparticularpositioninthediscussion Somefacilitatortoolswilltrytoassistthegroupinachievingaconsensusonanydisagreementsthatpreexistoremergeinthemeetingsothatithasastrongbasisforfutureaction Thebasicskillsofafacilitatorareaboutfollowinggoodmeetingpractices timekeeping followinganagreed uponagenda andkeepingaclearrecord Thehigher orderskillsinvolvewatchingthegroupanditsindividualsinlightofgroupdynamics Inaddition facilitatorsalsoneedavarietyoflisteningskillsincludingabilitytoparaphrase stackaconversation drawpeopleout balanceparticipation andmakespaceformorereticentgroupmembers Kaner etal 1996 Itiscriticaltothefacilitator sroletohavetheknowledgeandskilltobeabletointerveneinawaythataddstothegroup screativityratherthantakingawayfromit Asuccessfulfacilitatorembodiesrespectforothersandawatchfulawarenessofthem