计算机应用基础课件第5章.ppt

5表处理软件Excel 摘要Excel的主要功能和特点概述数据的输入与编辑单元格 工作表 工作簿的基本操作公式和函数的使用图表的使用Excel的数据库功能 1 5 1Excel的主要功能和特点概述5 1 1Excel概述Excel是由Microsoft公司开发的专门用于处理各类数据表格的软件 它是 微软办公室套件 MicrosoftOffice 中的一员 它不但功能强大 囊括了数据的录入 编辑 排版 打印 排序 筛选 统计 图表显示等多项功能 而且操作十分简便 即使使用者不具备数据库的基本知识 同样能完成以往只有在数据库类软件下才能完成的任务 2 5 1 2Excel的启动方法1 在启动Windows后 单击 开始 程序 MicrosoftExcel 命令 进入Excel窗口 如图5 1 图5 2所示 方法2 在启动Windows后 双击桌面 MicrosoftExcel 图标 进入Excel窗口 5 1 3Excel窗口的组成 3 图5 2 4 标题栏显示应用程序名MicrosoftExcel及当前正在被编辑的工作簿文件名 切记 工作簿文件的默认扩展名是 XLS 菜单栏Excel的所有功能都可以通过单击菜单栏中各菜单项的下拉菜单来完成 工具栏在下拉菜单中有些使用频率很高的命令被单独挑选出来 以图标按钮的形式存放在工具栏中 单击图标按钮可快速执行下拉菜单中相应的操作命令 工具栏中的图标可以通过 视图 工具栏 进行设置 5 表名栏与Word文档不同的是Excel的工作簿文件可以由多个工作表 sheet 组成 也就是说一个工作簿里可以有多个内容相互独立的电子表格 在表名栏里列出了当前打开的工作簿文件里所包含的所有工作表的名称 在缺省情况下 一个工作簿由3个工作表组成 它们的缺省名为 sheet1 sheet2 sheet3 工作表的名称 数量可以改变 但一个工作簿至少要包含1个工作表 最多包含255个工作表 6 单元格工作表是由行 列组成的二维表格 表中的每一格称为一个单元格或表格单元 一个工作表最多可以有256列和65536行 此数据适用于MicrosoftOffice2000和MicrosoftOffice97 随着版本的变化 这两个数据可能会改变 行号 列标工作表的每行和每列都有自己的标号 即行号和列标 列标显示在工作表的上端 用A B Z AA IU IV表示 行号显示在工作表的左端 用1 2 65536表示 7 地址栏用于显示单元格的地址 如果地址栏里显示 F8 则表示当前选中的是第F列 第8行的单元格 编辑栏用来显示 编辑当前选中的单元格 活动单元格 的内容 状态栏显示当前编辑状态的简略提示信息 如 NumLock键 INS键的开关状态等 滚动条分为垂直和水平滚动条 利用鼠标滑动滚动条可以改变工作表中行列的显示范围 8 5 1 4Excel的退出退出Excel 可以采用以下方法 方法1 单击标题栏右上角的按钮 方法2 双击标题栏左上角的图标 方法3 单击 文件 退出 命令 方法4 使用快捷键 Alt F4 5 2数据的输入与编辑5 2 1数据的输入与数据类型定义在单元格中输入数据的操作很简单 只需 9 单击鼠标选中单元格后再键入所需的数据即可 输入的数据即为单元格的值 Excel可接受所有可显示字符 定义数据格式的方法是 先选中需要定义格式的单元格 再单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 命令 或者单击 格式 单元格 命令 弹出 单元格格式 对话窗口 如图5 3所示 再选择 数字 选项卡 便可设置所需数据的类型和格式 10 图5 3 11 5 2 2单元格中数据的修改在单元格中键入数据后 如果需要修改 可双击单元格 单元格中将出现闪烁的光标 此时单元格处于可编辑状态 光标闪烁的位置称为插入点 移动光标到所需位置 可输入新的内容 也可利用 Del 或 Backspace 键清除一个或多个字符 如果需要清除单元格中的所有数据 可单击单元格 再按 Del 键 或单击 编辑 清除 全部 命令 12 5 2 3查找与替换5 3单元格 工作表和工作簿的基本操作5 3 1单元格的基本操作1 区域选定在对工作表进行编辑 特别是同时编辑多个单元格时 首先需要选择被编辑区域 Excel提供了多种选定单元格的方法 下面介绍几种常用的选定方法 1 选定单个单元格单击需选单元格 2 选定整行单击工作表的行号 可选定一整行 13 3 选定整列单击工作表的列标 可选定一整列 4 选定整个工作表单击第1行号之上 第A列标之左 的矩形区域 5 选定矩形区域单击需选区域的左上角单元格 按住鼠标拖动至右下角单元格 也可按住 Shift 键 利用上下左右箭头键 从需选区域的左上角移动至右下角 6 选定不连续区域按住 Ctrl 键的同时 单击需选的所有单元格 14 若想取消选定 只需在所选区域之外的任何位置单击即可 2 删除 清除 插入单元格3 单元格的复制与移动 1 移动单元格选中区域后 将鼠标移动到所选区域的边缘 指针将变成 按住鼠标 将区域拖动至所需位置 2 复制单元格4 调整单元格高度和宽度 15 方法是 鼠标移动到工作表中某列标的右边线 鼠标指针将变为 按住鼠标并拖动可以改变此列的宽度 鼠标移动到工作表中某行号的下边线 按住鼠标并拖动可改变此行的高度 5 单元格的修饰 1 单元格的对齐 2 边框 图案设置5 3 2工作表的基本操作1 切换工作表 16 单击表名栏中的工作表名即可切换到所选的工作表 2 工作表的插入 删除 重命名3 工作表的移动与复制Excel可以在同一工作簿文件内很方便地移动 复制工作表 移动的方法是 单击表名栏中的工作表名 按住鼠标并拖动到所需位置 即可改变工作表在工作簿中的排列位置 在同一工作簿内移动工作表没有太大的实际意义 复制工作表的方法是 17 单击工作表名 按住键 按住鼠标并拖动到所需位置 新工作表的名字为原来工作表名字后加上 2 4 多表之间的数据复制5 自动套用格式通过设置单元格格式可以改变工作表的外观 但逐一设置显得比较麻烦 因此 Excel提供了一些常见的表格格式 可以直接套用 操作方法是 先选中单元格区域 单击 格式 自动套用格式 命令之后将 18 弹出一个对话窗口 选择所需的表格格式后单击 确定 按钮 5 3 3工作簿的基本操作1 工作簿的创建与保存2 窗口操作 1 拆分窗口 2 新建窗口5 3 4页面设置与打印输出页面设置与打印是两个相互关联的功能 页面设置主要是设置打印的方式 内容 打印纸等 19 1 页面设置单击 文件 页面设置 命令 弹出 页面设置 对话框 图5 14 20 2 打印输出单击 文件 打印 命令 将弹出 打印 窗口 在该窗口中可进行如下设置 选择打印机 选择正在使用的打印机的驱动程序 选择打印范围 Excel允许非常灵活地选择打印范围 可以选择工作簿中所有工作表 选定的工作表 工作表中的一页或多页 工作表中选定的区域等 打印份数 21 打印结果输出到打印机或文件 完成设置后 单击 确定 按钮即可开始打印 5 4公式的使用5 4 1公式的输入与编辑1 输入公式Excel的公式与我们日常所书写的数学公式很类似 它可由运算符 数值 字符 变量和函数组成 公式必须以 开头 后面跟数值 字符 运算符 变量或函数 如 3 C5 C6 22 2 插入函数对于常见的数值 字符 逻辑运算 如求平均 求和 最大值 最小值 三角函数 标准偏差 字符大小写转换 取字符串等 Excel提供了标准函数 3 复制公式 23 图5 17 24 5 4 2相对地址 绝对地址和名称前面我们讲过 单元格地址的书写方式是 列标 行号 其实这只是其中的一种书写方式 严格地说 这种书写方式应称为 相对行相对列地址 简称为相对地址 若在公式中引用相对地址 则公式复制到其他单元格后 相对地址将发生变化 这种自动变化在大多数情况下是我们所希望的 但有时也会引起麻烦 比如 公式中的某个变量需要固定指向某个单元格 复制公式后不希望被改变 这种情况下就必 25 须采用 绝对地址 绝对地址在书写时需要在行或列之前加上一个 它又分为3种形式 相对行绝对列地址 如 A7 绝对行相对列地址 如 H 3 绝对行绝对列地址 如 D 9 公式中的变量采用绝对地址被称为 绝对引用 采用相对地址就称为 相对引用 无论是相对引用还是绝对引用 包含公式的单元格复制到其他位置后 公式中单元格地址的行列变化规律可总结为 有 就不变 无 则加上行或列的增量 26 5 5图表的使用5 5 1插入图表在工作表中插入图表的步骤如下 在工作表中选择一个区域 这个区域应包含所有想用图表表示的数据 这个区域称为数据源 如图5 21所示 单击 插入 图表 命令后 将弹出如图5 22所示的对话框 在该对话框中可以选择图表的类型 Excel提供了柱形图 条形图 折线图 饼图 曲面图 股价图 圆柱图等多种图表类型 可根据需要选择一种类型后单击 下一步 按钮 27 选择图表数据源 由于插入图表之前已经选择了图表的数据源 因此可跳过这一步 直接单击 下一步 按钮 设置图表选项 如图5 23所示 在这一步里 可以设置图表的坐标轴 网格线 标题等 但一般使用默认设置即可 单击 下一步 按钮 选择图表位置 如图5 24所示 即选择让图表嵌入在当前工作表里还