计算机应用基础-第4章课件.ppt

第四章电子表格软件 1 4 1Excel概述4 2Excel的基本操作4 3编辑工作表4 4图表的使用4 5数据管理4 6打印设置与输出 第四章目录 2 Excel应用程序窗口的组成 4 1Excel概述 3 工作薄窗口Excel启动时显示一个空白的工作薄 默认名为Book1 工作簿中默认包含3个空白的工作表 Sheet1 Sheet2和Sheet3 工作表工作表的名称显示在工作表标签处 每个工作表由若干行和列组成 行和列相交处为单元格 一个工作表最多有65536行和256列 字母 A B C AA IV 称为列标 用于标示列 数字 1 2 3 65536 称为行号 用于标示行 用列标行号来表示单元格 如B4 4 活动单元格 被选定的单元格名称框 显示活动单元格的名称 也可以在此选择函数编辑栏 显示或编辑活动单元格的内容 5 4 2Excel的基本操作 4 2 1工作薄文件的基本操作 一个工作薄对应一个独立的Excel工作薄文件 工作薄的名称就是文件主名 扩展名为 xls新建工作薄 建立空白工作薄 使用模板打开已有工作薄保存工作薄 可以保存为工作薄文件 也可以保存为网页文件 模板等其他文件 6 对工作表可以进行添加 删除 重命名 移动 复制等各种基本操作 插入空白工作表删除已有工作表重命名已有工作表移动工作表 移动或复制工作表 命令 4 2 2工作表的基本操作 7 对工作表内容的操作实际上就是对于组成工作表的行 列和单元格的操作 包括数据的输入 格式的设定 各种编辑操作等等 4 3编辑工作表 8 1 单元格的选定在任何操作之前必须先选定单元格 单元格的选定有单选和多选之分 鼠标单击某单元格单击某个行号或者列标从某区域左上角的单元格拖动鼠标到右下角的单元格 或者按住Shift键的同时分别单击某区域左上角和右下角的单元格按住Ctrl键的同时单击多个单元格以上方法的组合 4 3 1数据的输入与编辑 9 2 单元格 行和列的插入和删除 插入 菜单中 行 或者 列 或者 单元格 菜单项 可以完成相应的插入操作 编辑 菜单中的 删除 菜单项 可以完成相应的删除操作 3 单元格数据的输入单击单元格 输入的新数据替换原有数据 双击单元格 插入光标出现在单元格中 输入的新数据插入到光标处 选定单元格 单击编辑框 在编辑框中输入数据 按编辑框左边的输入按钮确认 或者取消按钮取消 10 单元格中的数据类型 数值型 字符型 日期 时间型等各种类型的数据 字符型 包括英文字母 数字 标点符号 特殊字符以及汉字符等 字符型数据在单元格中默认左对齐 单元格中的字符串长度超出列的宽度时 若右边的单元格没有内容 多出的字符就会占用右边的单元格位置进行显示 但是不影响右边单元格 若右边单元格有内容 过长的部分会自动被隐藏 实际内容在编辑栏中显示 若输入文本型的数字 应在数据最左端加西文单引号 11 数值型 可以包括0 9十个数字 正负号 小数点之外 还可以使用科学计数法符号 E e 千分位分隔符 百分号 等 数值型数据在单元格中默认右对齐 在输入的数值太大或者太小时 自动采用科学计数法表示 并根据单元格的宽度对数值进行四舍五入 但不影响实际数值 在编辑栏中显示 数值型数据过长超出列的宽度时 单元格中会以一串 显示 但不影响实际数值 在编辑栏中显示 可以利用 单元格格式 对话框设置数值型数据的显示格式 12 日期 时间型 2008 2 15 2008 02 15 2008年2月15日 02 15 08等格式都是Excel允许使用的日期格式 类似15 35 12用来表示时间 可以使用24小时制 也可以使用AM PM区分上下午 时间和AM PM之间必须输入空格 日期时间同时输入时 先输入日期 然后输入一个空格作为分隔 最后输入时间 可以利用 单元格格式 对话框设置日期 时间型数据的显示输出格式 13 4 自动填充数据Excel提供的自动填充功能可以快速完成诸如等比 等差 系统内置 用户自定义序列等有规律数据的录入 自动填充功能的使用需要填充柄工具 填充相同数据填充序列 等差 等比数列自定义填充序列选择 工具 选项 菜单 在 选项 对话框的 自定义序列 选项卡中有系统已有的自定义序列 也可以自己定义新序列 只要用户输入某序列中的一项 拖动填充柄就可以自动填充该序列 14 5 数据有效性设定数据输入前可以进行输入的有效性设定 以阻止非法数据的输入 选择 数据 有效性 菜单项 在打开的 数据有效性 对话框中可以进行有效性的设置 6 删除数据使用Delete键 或者选择 编辑 清除 内容 命令 可以删除选定单元格中的内容 但并不删除单元格 15 7 复制 粘贴数据除了普通的复制 剪切 粘贴操作 Excel还提供了选择性粘贴 在源单元格进行了复制操作之后 在目标单元格的快捷菜单中选择 选择性粘贴 命令 在选择性粘贴对话框中 可以选择只粘贴数据或者格式或者公式等 也可以选择对原单元格和目标单元格中的数值进行某种数学运算 将结果粘贴到目标单元格中 还可以队员单元格的行列进行转置后再粘贴 16 1 公式公式是使用常量 运算符 内置函数 单元格引用 区域引用等构成的等式 运算符 算术运算符 文本运算符 比较运算符见P153表4 1引用单元格 公式中使用其他单元格时 用列标行号来表示单元格 绝对引用 G 10相对引用 G10混合引用 G10G 10 4 3 2公式 函数的使用 17 引用同一工作薄的不同工作表中的单元格或者不同工作薄中的单元格 工作薄名称 工作表名称 单元格引用 Book1 Sheet1 A1若公式中有对于矩形区域中所有单元格的引用 例如从A3单元格到G5单元格这个矩形区域内的所有单元格 其相对引用则用A3 G5表示 以上引用单元格的方式也适用于单元格区域的引用 公式的输入任何公式的输入都是以 开始的 编辑栏中显示的是原始公式 而单元格中显示公式计算的结果 18 2 函数函数调用是公式的一部分 调用格式如下 函数名 参数列表 参数列表由若干个参数组成 各参数之间用 进行分隔 参数可以为常量 函数 表达式 单元格引用 区域引用等 AVERAGE A5 G5 SUM A5 G5 函数的使用见 例4 1 其中IF函数是最常用的逻辑函数 语法如下 IF logical test value if true value if false 19 IF函数计算逻辑表达式logical test的值 如果为逻辑真 则返回value if true 如果为逻辑假 则返回value if false IF H2 90 优 IF H2 80 良 IF H2 70 中 IF H2 60 及格 不及格 3 公式的复制和移动传统的 复制 剪切 粘贴 命令可以复制和移动公式 也可以拖动填充柄 将单元格中的公式自动填充到拖动经过的单元格中 如果公式中有对单元格或者区域的引用 不同的引用方式会导致不同的复制或者移动结果 20 1 相对引用 公式在进行复制或移动时 相对引用的单元格地址会根据公式位置的变化做相应的更改 2 绝对引用 公式在进行复制或移动时 绝对引用的单元格地址不会随公式位置的变化而变化 3 混合引用 公式在进行复制或移动时 绝对引用部分不变 相对引用部分会根据公式位置的变化做相应的更改 例4 2 21 1 行高和列宽的设置用鼠标拖动行或者列的分隔线 在合适的位置放开鼠标即可调整行高或者列宽 格式 行 或者 格式 列 命令可以打开相应对话框进行精确设置 2 对齐方式的设置各类数据都有自己的默认对齐方式 可以利用 单元格格式 对话框中 对齐 选项卡来自定义对齐方式 4 3 3工作表的格式化 22 3 字体的设置 单元格格式 对话框中 字体 选项卡可以设置字体 字形 字号 下划线 颜色 特殊效果等 4 边框和底纹的设置表格的分隔线在打印表格时并不打印出来 单元格格式 对话框中 边框 选项卡 可以设置表格的外边框和内部边框 单元格格式 对话框中 图案 选项卡 可以设置单元格底纹的颜色和图案 23 5 条件格式的设置 格式 条件格式 命令打开条件格式对话框 可以设置最多三个条件格式 6 自动套用格式Excel提供了多个已设置好的制表格式供用户进行直接套用 24 Excel的图表按照所在位置可以分为两种 嵌入式图表 与数据源在同一个数据表中 独立式图表 单独以一张工作表的形式存在 默认名称为Chart1 当工作表中的数据源发生变化时 与其相关的图表也会自动更新 4 4图表的使用 25 可以使用图表向导创建图表 例4 3 4 4 1创建图表 26 1 组成图表的对象图表标题 图表区 数据系列 数据轴标题 分类轴标题 图例 2 图表的修改 图表类型 源数据 图表选项 图表位置 对话框可以进行图表的修改3 数据系列的添加和删除 4 4 2编辑图表 27 图表的格式化是指对组成图表的各个对象的格式化 包括名称 字体 图案 颜色 对齐方式 填充效果 显示方式 刻度 位置等等 不同的对象有不同的格式化内容 每种对象都有自己相应的格式化对话框 4 4 3图表的格式化 28 数据清单是有工作表中的单元格构成的矩形区域 相当于数据库中的一张二维表格 每一列的数据是具有相同属性的数据的集合 相当于数据库中的字段 列标题为字段名 除第一行为字段名以外 其余每一行的数据构成一条记录 不允许存在空白行和空白列 也不允许有完全相同的两行 4 5数据管理 4 5 1数据清单 29 可以直接在工作表区域编辑数据清单 也可以使用记录单进行数据管理 用 数据 记录单 命令打开以记录为单位的编辑对话框 可以浏览记录 修改 添加 查询记录 30 1 数据排序数值型数据按照数值大小进行排序 字符型数据英文字母按照字母顺序进行排序 汉字按照拼音或者笔画进行排序 日期时间型数据按照时间的先后进行排序 单元格中数据如果是空值 则无论升序还是降序 该单元格总是排在最后 简单排序在排序字段所在的列中任选一个单元格 单击 常用 工具栏中的 升序 按钮或者 降序 按钮 4 5 2数据的排序与筛选 31 复杂排序Excel最多可以允许使用三列数据进行三级复杂排序 需要使用 数据 排序 命令打开 排序 对话框 按要求进行排序设置 在 排序 对话框中还可以设置英文字母排序是否区分大小写 默认不区分大小写 排序方向是按行还是按列 默认是按行 汉字排序是按拼音字母还是按笔画 默认是按拼音字母 32 2 数据筛选数据筛选可以在众多的数据中查询到需要的数据 并将不需要的数据暂时隐藏起来 自动筛选在数据清单内任选一个单元格 然后选择 数据 筛选 自动筛选 命令 清单中的每个字段名的右侧出现一个下拉小按钮 进入自动筛选状态 可以以一个确定值筛选出相应记录 可以筛选出某字段的前n或者前n 的最大 最小值 可以自定义筛选条件 可以同时对多个字段进行自动筛选 各个字段的筛选条件之间是逻辑与的关系 33 高级筛选如果各个字段的筛选条件是逻辑或的关系 则需要使用高级筛选 高级筛选必须在数据清单之外建立一个筛选条件区域 在条件区域内设定筛选条件 一个筛选条件区域通常至少包含两行 第一行用来指定字段名 其余行用来设定字段的筛选条件 各行之间是逻辑或的关系 同行各单元格之间是逻辑与的关系 34 分类汇总是将数据清单中的数据按照某个字段进行分类 将字段值相同的记录进行诸如计数 求和 求平均值等汇总统计 分类汇总之前 必须先按照分类字段对数据清单进行排序 1 简单分类汇总对一个分类字段仅做一种方式的汇总 称为简单汇总 见P165例 4 5 3数据的分类汇总 35 2 嵌套分类汇总嵌套分类汇总分为两种 对同一个分类字段进行多种汇总在一个分类汇总结果的基础上 再使用其它分类字段进行分类汇总 必须保证在所有汇总之前 以两个分类字段作为主要关