浅谈如何降低企业内部的沟通成本.doc

.浅谈如何降低企业内部的沟通成本 【摘 要】 信息是企业管理的重要资源之一。也是组织成员之间相互交流与沟通的重要介质。沟通需要支付成本，其支出的大小在很大程度上影响着企业的运行管理与经营效果。如何降低，是企业追求的目标。本文从沟通过程的构成入手，详解了各个环节及信息在沟通及企业管理中的重要性。并简要分析了影响沟通成本的主要因素，阐述了降低企业内部沟通成本的基本思路。【关键词】 信息 沟通过程 沟通成本1.沟通及其在企业管理中的作用1.1何谓沟通沟通是指借助一定的手段把可理解的信息、思想和感情在两个或者两个以上的个人或群体中传递或交换的过程，目的是通过相互间的理解与认同来使个人或群体间的认知以及行为互相适应。沟通过程示意图从上图可知，沟通过程有：1.1.1信息源：拟发布信息的组织、群体或个人即发送者，以一定的方式对原始信息即思想进行编码后作为传输的给定值进行发送。1.1.2传 递：给定值以一定的方法或手段在组织、群体或个人中进行传导和输送。1.1.3接收器：需要获知信息的组织、群体或个人即接收者，以一定的方式对信息进行接收、译码和理解。1.1.4闭 环：是一个双向的在发送者和接收者之间进行信息反馈或者回馈传递互动的环节，可能包含噪音。沟通过程类似于自动控制的闭环控制系统。可以分成需要反复管控的过程或需要一次性完成的任务。信息的编码、传递、接收、译码、反馈既可能是一个有限次或无限次循环往复的管控过程，也可能是单次闭环管控回路。其最根本的介质是信息。1.2沟通在企业管理中的作用法约尔提出管理活动有计划、组织、指挥、协调和控制五种职能。信息是除人、财、物之外，重要的企业资源之一，它贯穿于管理活动的五种职能之中。有效的沟通是领导与激励的重要手段之一。任何一个组织的运行都离不开组织成员的分工与合作，组织中各种活动及行为的协调统一均有赖于相互之间的信息交流。信息是组织成员间相互交流与沟通的重要媒介，也是决策与管理的重要依据。只有通过信息的有效交流与沟通，才能做到上情下达，下情上传，并使各种管理活动保持规范高效。2.沟通成本沟通是需要支付成本的。2.1直接成本：是指企业用于沟通过程所花费的可以直接计入成本计算的费用。直接成本会因具体事项的不同而不同，是可测量、可量化的费用。2.2时间成本：是指对于信息的编码、传递、接收、译码、反馈、持续运行整个沟通过程所投入的时间。企业在沟通上所花费的时间成本是隐形成本。2.3机会成本：是指企业投入到沟通上所花费的人力、物力或者资源而不能直接用于投入到其他经营活动中所产生的利益损失。机会成本与管理决策息息相关。3.影响沟通成本的主要因素3.1信息编码、传递及反馈的质量。也就是企业内部的管理规范、制度、工作流程及标准等。一是必须有；二是必须全员贯通；三是必须有规定的传递方式和渠道；四是必须受控；五是必须有反馈与监督运行机制。3.2信息的时效性、有效性及共享性。也就是企业的信息一是要共享；二是要有时间限定；三是要有组织和管控；四是要有权威；五是要有分析和选择；六是要有过程的检查和监督。3.3组织和决策。也就是企业的沟通需要有组织，有协调，有计划，有管理、有决策。组织和决策对企业机会成本有很大的影响。而信息的真实性、客观性、完整性、一致性等则是组织和决策的关键。4.如何降低企业内部的沟通成本要降低企业内部的沟通成本，可以从以下几个方面来考虑：4.1完善企业的法人治理结构，明确股东会、董事会、监事会及经营管理层的职责与权限。对企业经营目标、战略的确定及经营活动等关乎到企业自身生存与发展的重大事项的决策，要建立规范的报告及检查监督机制。使沟通摆脱无组织、无纪律、无管控的风险。4.2建立适合企业自身经营发展需要的信息沟通与共享平台。构建企业网站、局域网或者选择简单可用的MSN、QQ、今目标或其他软件。以便捷、快速、高效的方式达到信息的传递与共享。缩短无效的等待时间或传递手段的不足可能引起的信息偏差或丢失等。使沟通摆脱没有工具或手段的障碍。4.3建立并贯彻ISO9000质量管理体系。制定相应的质量目标。通过体系的运行，促使企业内部沟通更规范，并借助于管理评审来提高企业的管理水平。使沟通摆脱不规范、非正式组织、噪音更多的困扰。4.4要有严格的计划和预算。计划和预算应宣贯至每一个人。目的是使信息的编码及传递在组织中保持高度的统一协调，保证信息的完整性、全面性、一致性。避免信息沟通的不对称或遗漏，使沟通摆脱无计划与无统筹的尴尬。4.5要有组织、有标准及时间限定。要制定管理及控制要点，并建立检查监督机制。要有岗位工作标准、工作程序、上下游的信息沟通传递方式与时限；组织中各岗位职责应明确，工作应协调并与企业的总体目标相一致。工作过程的监督与管控应及时，发现问题及时反馈、及时解决、及时改善、及时修正。也就是保证信息传递的有效性、时间性、监控性及可追踪性，避免信息沟通的中断、间歇或者延迟。使沟通摆脱缺乏标准、无管控和监督的自由散漫的影响。4.6建立有效的信息反馈机制。也就是从产品、市场、价格、客户、环境、政策等各种有效信息的搜集、汇总、馈送，企业内部的合理化建议等各方面建立有效运行的信息反馈平台。还应纳入信用评价与风险评估、财务运行分析等要素。让各种信息能够充分地反馈给管理者，为各级管理者决策提供有力支持。使沟通摆脱开环、无组织、无回馈的弊端。4.7加强企业内部的培训工作。重点在于组织全体员工学习企业文化、制度、战略、机构、岗位标准与作业指导、企业经营方针目标、工作流程与岗位职责等与企业日常管理与运行息息相关的各种内部管控文件。保证管理信息贯通到组织内部的每一个人，教育并引导处理好个人与整体、部分与全局的辨证利益关系。使沟通摆脱仅在上层流动、无法下行的困境。结语信息的交流与沟通是组织有效运行及协调一致的立足点。企业沟通成本的降低标志着企业管理的规范程度。本文在规范的理论分析基础上，首先指出了沟通在企业管理中的作用，通过对沟通过程