公关会议活动执行细则PPT课件.ppt

专业引领方向细节提升价值 公关会议活动执行细则 1 自我介绍 从事公关活动行业8年现工作于 北京博大传播机构任职 客户总监服务客户 IBM 壳牌 H3C 李宁 国航等 2 专业引领方向专业性 任何一个行业都有自己的专业性 隔行如隔山 你选择这个行业就要充分了解此行业的专业知识 才能更好的服务客户 使之得到客户的认可 细节提升价值细节 现行业状况 全国从事此行业公司不计其数 怎样才能脱颖而出 重视每一步细节 从前期业务沟通到会议活动中的执行再到后期总结 都要细致入微 只有这样你才能脱颖而出 在行业内树立口碑 从而得到更多的客户 创造更大的价值 3 现行业内问题 异地会议活动供应商旅行社 酒店专业性较差会议所用设备AV 布展材料等沟通障碍普通话不好 客户对你的要求一定要去落实 4 旅行社及酒店优势 对本地实际情况非常了解我们要根据当地实际情况给予客户建议 包括接机 酒店 会议设备 演出 旅游 礼品等 5 客户 北京 上海等地大型公关广告公司这类客户是非常专业 通常是按照要求进行实施 利润较低直接客户通常这类客户对行业专业知识不是很了解 更需要我们的专业来打动客户 包括前期活动策划 中期管理及后期总结 利润较高 6 提升专业度 前期与客户沟通体现专业性成功案例专业的策划方案PPT 背景分析 主题策划 亮点策划 晚宴策划 旅游建议 酒店推荐 视觉设计 执行管理等专业报价单excel中期会务管理AV设备知识及布展材料知识后期提供活动报告活动照片 活动视频集锦 活动报告 7 AV设备及布展材料 AV 音响 灯光 视频建议找各自AV供应商进行定期培训布展背景板制作 特殊异性背景制作 展示区制作 建议找各自布展供应商进行定期培训 8 活动执行 接机签到入住酒店会议晚宴旅游送机 9 根据活动参加人数 安排全天在机场接机 为了确保每一位客人的安全 确保每个座位都有安全带 提前统计的来宾行程 按照到达时间表 机场设计醒目接机牌和车头牌 合理安排接机车辆 并提供矿泉水和湿纸巾 在车上统计来宾信息 并通知酒店签到处工作人员 提前准备签到物资 合理的接机安排保证每一位客人不等候 确保不疏漏每一位客人 接机服务 10 签到入住 酒店大堂设置明显签到标志 根据前期分房信息提前准备出房间钥匙 酒店专人在签到台协助办理入住手续 缩减签到时间 在来宾房间准备制作精美的欢迎卡 11 布展管理 活动前一天将所有制作物资运至酒店 根据会场图有效率的进行搭展工作 施工期间要求施工人员按照酒店规定进行 保证所有物资搭建牢靠 连接处牢靠 保证安全 要求所有电线以安全线路布置 外露线路要求用盖板盖好 布展期间要求所有制作工人高效率完成 并按照施工图纸安全操作 并在搭建完成后迅速清理现场垃圾 12 会务人员前期与酒店进行细致详尽的沟通 酒店房间提前确认房间 签到时要求酒店服务人员进行配合 提前与酒店确认用餐菜单 时间 地点及人数等 执行时专人随时与酒店沟通用餐时间 专人会议期间随时与酒店沟通茶歇时间 确保客人能够按时享用茶点 提前检查酒店安全通道 消防设施 活动中专人负责酒店用电等各项协调管理工作 确保活动流畅 顺利进行 确保酒店能够处理活动中的一些突发事件 酒店管理 13 专业AV人员 确保会议现场灯光 音响 视频等AV设备正常使用 按照流程表进行 随时与灯光 音响 视频人员沟通 确保会议进展顺利 制作时间提示牌 确保演讲人按时完成演讲 提前与摄影师及摄像师沟通 确保不漏拍 保证全程摄像效果 及时调节会场温度 确保来宾能够在舒适的环境中进行沟通交流 会议管理 14 专业AV人员 确保晚宴现场灯光 音响 视频等AV设备正常使用 专人负责演员管理和催场 抽奖道具落实确保互动游戏道具正常使用 晚宴管理 领导祝酒 外请演出 互动游戏 抽奖 15 专人对旅游人数进行统计 确保车辆 导游等安排就绪 确保旅游质量 安排专业旅行社进行旅游指导全程优秀导游景点介绍有组织的进行旅游活动旅游全程为没人上意外伤害保险车上配备饮料及备用医药箱 旅游管理 16 案例分享 17 D Link全国代理商大会 时间 2008年8月28日 31日地点 桂林宾馆人数 160人 18 活动安排 时间 2008年8月29日 8月31日地点 桂林人数 160人受众 核心代理商合作伙伴管理高层具体安排 8月28日 29日接机入住8月29日全体会议 颁奖 分会场会议欢迎晚宴8月30日全天旅游8月31日送机 19 活动主题 共成长共分享共未来 D Link2008年华北 中西区代理商大会 20 大会主形象 21 人性化温馨提示 手机短信发送平台 制定活动手机短信群体发送平台 活动前期及活动中随时短信通知来宾活动通知等 来宾到达桂林将会收到D Link公司发送的欢迎短信 同时提醒会议信息 会议当天短信提醒会议时间 用餐地点等通知 会议当天晚上提醒旅游信息安排及注意事项 用餐情况等 短信发送送机时间安排此环节能够与来宾随时取得联系 形式较为新颖 体现亲和力 操作简便 可实施性强 22 会议部分 会场设计 全体会议 颁奖典礼 分会场会议 23 会议签到 会议室外摆放签名墙 每位来宾签下自己的名字 对签名墙进行拍照 存档 留作以后会议的素材 24 主会场效果 25 大会开场 OpeningVideo 通过Video在开场时震撼全场 吸引代理商眼球 使来宾融入到会议的气氛中 彰显D Link公司大气风范 26 颁奖典礼 方案一 颁奖视频 星光大道 隆重的颁奖典礼可以提高代理商的尊荣感及奖项的荣誉度 使代理商对奖项提高渴望度 主持人宣布颁发奖项 现场大屏幕播放颁奖视频 获奖代理商走红地毯上台领奖 采访获奖感言 27 28 外请演出 聘请当地民族特色的舞蹈团队现场助兴壮族民族特色舞蹈 竹竿舞等现场与来宾互动 29 30 活动流程 上午 31 活动流程 上午 32 设计部分 33 邀请函 34 酒店外横幅 35 精美欢迎卡 36 嘉宾胸卡 37 大堂签到处 38 X展架 39 接机牌 40 车头牌 41 嘉宾席牌 42 导游旗 43 酒店推荐 桂林宾馆 四星级 桂林宾馆是桂林唯一一家通过德国莱茵公司ISO9001和ISO14001国际质量 环境体系双认证的四星级酒店 酒店位于市中心著名的榕杉湖景区内 宾馆周围古树名木 叠石碑刻 亭台碧水 宛如一幅美丽的画卷 沿湖漫步仅十分钟即是市中心最繁华的商业街区 宾馆拥有总统套房 豪华套房 标准套房 豪华间 商务间 标准间共329间 所有房间内均设有高速宽带接口 助您的商务活动 e臂之力 44 7 30叫早 早餐 8 30集中乘车赴漓江磨盘山码头09 00乘船游览桂林 漓江 阳朔百里画廊 九马画山 黄布倒影 仙人推磨 兴坪风光等著名景点 约13 00抵达阳朔千年古镇 漫步具有异国情调的阳朔13 40车往荔浦游世界级岩溶宝库 银子岩 岩洞内钟乳石高达数十米雄 奇 幽 美 像银子似钻石 晶莹剔透 洁白无瑕 含有石英石 方解石微粒的钟乳石在灯光的照射下折射出银子般的光芒 15 50 游电影 刘三姐 拍摄地 刘三姐与阿牛哥抛绣球定情处 大榕树风景区 观令人称绝的 月亮山 高田风光及阳朔第一高峰 碧莲峰 16 40车返桂林18 10抵桂林晚餐 旅游线路安排 45 公司人员配备 团队支持 人员配备 提供服务 客户经理 把控整体项目的沟通 执行 分工及审核 总体协调 项目经理 项目策划 文案策划 创意策划 整体包装 亮点策划 文案撰写 平面设计 色调搭配 统一的设计风格 合理的布局 会务用品设计 设计团队 三维设计 46 如何开拓客户 客户介绍客户 成功率较高 人才