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第六章控制 学习目标主要内容重点内容网络图 1 学习目标 1 了解控制职能的涵义 理解控制机制与要领 2 理解管理控制的几种基本类型 3 掌握控制的基本程序 4 理解预算控制与非预算控制的主要技术与方法 特别是现代方法 5 理解管理信息系统的构成与功能 返回 1 掌握并会运用控制的要领与主要方法 2 掌握搜集与有效处理信息的方法 2 昙花一现的水晶灯 3 昙花一现的水晶灯 200 年 月 日 星龙湾大酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式对外营业了 这是一家集团公司投资成立的涉外星级酒店 该酒店不仅拥有装潢豪华设施一流的套房和标准客房 下设的老宁波餐厅更是特色经营传统宁波菜和海派家常菜肴 为中外客商提供各式专业和体贴的服务 由于集团公司资金雄厚实力强大 因此在开业当天 不仅社会各界知名人士到场剪彩庆祝 更吸引了大批新闻媒体竞相采访报导 一时之间 星龙湾大酒店门前是人头攒动 星光熠熠 最让星龙人感到骄傲和夸耀的是酒店大堂里的一盏绚丽夺目 煜煜生光的水晶灯 这盏水晶灯是公司王副总经理亲自组织货源 最终从奥地利某珠宝公司高价购回的 货款总价高达120万元美元 这样的超级豪华水晶灯不仅是在全国罕见 即使是国外 也只有在少数几家5星极大酒店里能见到 开业当天 来往宾客无不对这盏豪华的水晶灯赞不绝口 称羡不已 尤其是经过媒体报导 更成为当天的头条新闻 星龙湾大酒店在这一天也象那盏水晶灯一样 一举成名 当天客房入住率就达到了80 以上 王副总经理也因此受到了公司领导的高度赞扬 一连几天 王总的脸上都洋溢着快乐而满足的笑容 4 然而 好景不长 两个月后 这盏高规格高价值的水晶灯就出了状况 首先是失去了原来的光泽 变得灰蒙蒙的 即使用清洁布使劲擦拭都不复往日光彩 其次 部分金属灯杆都出现了锈斑 还有一些灯珠破裂甚至脱落 人们看到这破了相的水晶灯 议论纷纷 这就是破费数百万美元换回的高档水晶灯吗 鉴于情况严重 公司领导责令王总经理在限期内对此事做出合理解释 并停止了他的一切职务 这个时候 王副总经理是再也笑不出来了 事件真相很快就水落石出 原来这盏价值近千万元人民币的水晶灯根本不是从奥地利某珠宝公司购得的 而是通过南方某地的W公司代理购入的赝品水晶灯 这笔交易完全由王副总经理一人操纵 从签订合同到验收入库 支付货款等都由他说了算 之所以他会这样做 正是因为在该笔交易过程中王副总经理收受了W公司的巨额好处费 虽然出事之后 王副总经理不无例外地得到了法律的严惩 然而星龙湾大酒店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失 更为严重的是酒店名誉蒙受重创 成为同行的笑柄 这对于一个新开业的公司而言 不啻是个致命的打击 昙花一现的水晶灯 5 主要内容 第一节控制机制与控制过程第二节控制方法与技术第三节信息管理系统实践训练课程综合实训 返回 6 第一节控制机制与控制过程 本节点睛走进管理讲授与训练单元小结自我评估思考与训练 返回 7 没有规矩不成方圆 没有控制就没有管理 主讲教师的话 返回 8 讲授与训练 一 控制机制二 管理控制的基本类型三 控制过程四 控制要领案例分析 返回 9 一 控制机制 一 管理控制的基本概念管理中的控制职能是指管理者为保证实际工作与计划一致 为有效实现目标而采取的一切行动 二 控制工作在管理工作中的地位与作用控制是贯穿于管理全过程的一项重要职能 三 控制系统控制系统是指由决定和被决定动态系统稳定状态的元素有机结合而成的集合 四 控制机制 下一页 10 四 控制机制 图6 1控制系统与环境 下一页 11 控制机制 图6 1控制机制 返回 12 二 管理控制的基本类型 控制的分类预先控制 同步控制 反馈控制 三种控制类型的比较 返回 13 三种控制类型的比较信息流 图6 3三种控制类型的比较 返回 信息流 控制行动 14 控制要领 实行例外控制在战略要点上控制控制关键因素有计划的控制 15 三 控制过程 一 制定标准 二 衡量工作绩效 三 纠正行动 返回 16 制定标准 标准 比较 限度之内 衡量工作绩效 找出差异 纠正行为 继续工作 否 是 控制过程 17 一 制定标准 1 确定建立标准的范围2 选择制定标准的方法3 确定标准的表达形式 返回 18 二 衡量工作绩效 1 衡量的预见性与及时性2 采用科学的监测 考核方法3 分析偏差学生讨论 请举例说明如何进行工作衡量 返回 19 三 纠正行动 1 选择纠正方式2 及时 迅速纠正3 实施适度控制学生讨论 请举例说明什么是适度控制 返回 T I D P1 P P2 偏差轨迹 纠正行动 图6 3纠正偏差时误的比较 20 四 控制要领 1 实行例外控制2 在战略要点上控制3 控制关键因素4 有计划地控制学生讨论 你能举出一个没有使用任何控制的组织吗 返回 21 案例分析 案例6 1西湖公司的控制方法 西湖公司是由李先生靠3千元创建起来的一家化妆品公司 李先生于1984年高薪聘请雷先生接替自己的职位 担任董事长 雷先生上任以后 采取一系列措施 推行李先生为公司制定的进人医疗卫生行业的计划 与此同时 他在全公司内建立了一个严格的控制系统 要求各部门制定出每月的预算报告 要求每个部门在每月初都要对本部门的问题提出切实的解决方案 要求每月定期举行一次由各部门经理和顾客参加的管理会议 要求各部门经理在会上提出自己本部门在当月的主要工作目标和经济来往数目 同时他特别注意资产回收率 销售边际及生产成本等经济动向 他也注意人事 财务收人和降低成本费用方面的工作 返回 22 本节简要分析了控制机制 介绍了管理控制的基本类型 重点分析了控制过程 控制要领 返回 23 你愿意在多大程度上放弃控制 详见实训指导大纲 返回 自我评估 24 思考与训练 1 怎样理解控制职能与控制机制 2 试分析管理控制的类型 3 怎样理解控制的要领 4 控制包括哪些基本阶段 各有何实施要领 5 怎样认识并管理控制过程中的行为反应问题 返回 25 第二节控制方法与技术 本节点睛走进管理讲授与训练单元小结案例分析思考与训练实训项目 返回 26 控制是管理机制的一种功能 要实现科学而有效的控制 就必须构建科学而有效的控制机制 主讲教师的话 返回 27 电子监控 某家公司办公室安装了电子监控系统 目的是管理者可以更好的直接的进行管理和监控 安装之后 有一定的成效 但是并没有激发员工更多的热情 有些员工认为 系统固有的电子报告只是不必要的例行公事 因为最好的员工花费了很多时间了解客户 对这种被称为 电子警察 的系统感到很不高兴 管理者可以对他们所有的行动进行监视并通过 遥控 来威胁他们 管理得力的管理者通常是那些在员工和他们自己之间创造信任的人 但是电子监控系统破坏了信任关系 讨论 1 电子监控系统有什么有缺点 2 管理者是否有权监管员工的工作细节 返回 28 讲授与训练 一 基本控制方法二 市场控制与社群控制三 目标管理四 网络技术五 全面质量管理六 价值工程 返回 29 一 基本控制方法 一 预算控制 二 非预算控制 返回 30 一 预算控制 1 预算的含义与形式预算的含义 是根据计划目标和实施方案具体筹划与确定资源的分配 使用以及相应行动预期结果的数字化形式 2 特殊预算形式弹性预算程序性预算零基预算 返回 31 程序性预算 程序性预算是按照 制定计划 编制程序 制定预算的程序编制的 完全是按照计划目标的实际需要来分配资源 使资源最有效地保证目标的实现 返回 32 零基预算 零基预算就是在制定某项职能预算时从零起点开始其预算过程 即每次都是重新由零开始编制预算 主要做法是 1 把每一项支援性活动描述为一个决策的组件 每个组件都包含目标 行动及所需资源 2 对每一个组件或活动 采用成本 效益分析的方法进行评价和安排顺序 3 在上一步的基础上对拥有的资源按照每种职能对于实现组织目标所作的贡献大小来进行分配 返回 33 二 非预算控制 1 行政控制主要有 实地观察 资料统计 报告 会计核查与审计 企业诊断 2 经济分析主要有 比率分析和盈亏平衡点分析是常用的两类方法 返回 麦当劳公司采取了哪些控制方法 34 二 市场控制与社群控制 1 市场控制 市场控制是指在企业内部管理的过程中 借用市场机制与市场价值体系进行评估与控制的方式 公司 事业部 部门 员工 盈利能力市场份额 转移价格 人才市场与奖酬 市场控制的层次结构模型 下一页 控制 控制 控制 35 二 市场控制与社群控制 2 社群控制 组织文化是社群控制的基础授权赋能是社群控制的必要条件建立自我指导型团队实行实时控制 返回 36 三 目标管理 一 目标管理的概念目标管理 是以制定和实现目标为中心的 被管理者自主控制达标过程 管理者实行最终成果控制的一种现代管理思想与管理方法 二 目标管理的基本特点 三 目标管理的基本步骤 返回 37 二 目标管理的基本特点 以科学的目标体系为中心实行自我控制注重成果评价 返回 38 三 目标管理的基本步骤 1 目标制定 1 建立目标体系 2 建立严格的目标责任制 制定对策计划 2 目标实施 1 权限下放和自我控制 2 下级在目标实施过程中 实现自我控制 3 对实施过程的检查与控制 3 成果评价目标成果评价有三个基本指标 达到程度 复杂困难程度 努力程度 另有调整指标 修正值 返回 39 网络技术 网络技术的含义 网络技术是指用网络图等方式 把一项任务的有关活动 有机地组成一个整体 通过分析和计算 寻求最佳规划与控制的一种方法或技术 网络技术一般包括计划评审法和关键线路法网络技术的步骤 返回 40 计划评审法 计划评审法 简称PERT 以活动所需的工时作为时间因素 用活动之间相互联系的网络图反映整体工程的全貌 借助网络图 清楚地反映出系统中各工序之间相互制约 相互协调的运行关系 它能准确地指出对全局有影响的关键工序和关键线路 从而进行重点的管理与控制 这样可以对工程或任务的所有各工序作出比较切实可行的全面规划并实施有效的控制 返回 41 关键线路法 关键线路法 简称CPM 主要是指在大型项目中 所需的费用和完成的工期之问如何权衡轻重 如在大型项目中 某一工程是全局的关键 如果对这一项工程投入较多的人力和物力 只要能缩短它的工期 并使整个工程节省 那就应全力保证它 但如果由于缩短工期而增加的成本超过整个工程缩短而带来的节约额则是不可取的 返回 42 网络技术的步骤 明确任务 目标 分析计划的内容 列出从开始到完成的全过程中所包含事件和工作单元 并排列成作业程序 绘制计划草图 连结成初步的作业网络 作业时间的估定与计算 找出关键线路 成本或时间替换计算 进行网络优化 资源调配 返回 43 五 全面质量管理 1 全面质量管理的含义全面质量管理 简称TQC 就是运用系统的观点和方法 把企业各部门 各环节的质量管理活动都纳入统一的质量管理系统 形成一个完整的质量管理体系 2 全面质量管理的特点 1 管理的对象是全面的 2 管理的范围是全面的 3 参加管理的人员是全面的 3 PDCA管理循环PDCA管理循环是全面质量管理最基本的工作程序 即计划 执行 检查 处理 Plan Do Check Action 这四个阶段大体可分为八个步骤 返回 44 3 PDCA管理循环 返回 P D A C 分析现状 找出原因 找主要原因 制定措施 实施计划与措施 实施结果与目标对比 未决问题转入下一循环 对实施结总结分析 45 六 价值工程 价值工程的含义 价值工程是指以提高产品 服务 甚至是包括行政工作的价值为目标 以最低的总成本完成必要的功能所实施的有组织的综合活动 价值与产品功能和成本的关系 提高价值的途径 价值工程方法的核心是功能分析 即系统地分析对象的功能 以便找出提高价值的途径 价值工程的基本程序 式中 V为价值F为功能C为成本 返回 46 本节主要介绍控制方法 着重介绍了程序预算 零基预算 市场控制 社群控制 目标管理 全面质量管理等 返回 47 案例分析 案例讨论美国西北航空公司的职工持股 重点分析 如何评价西北航空公司的市场控制 返回 详见案例6 4 48 思考与训练 1 怎样理解程序预算与零基预算 2 联系实际说明市场控制与派系控制 3 怎样理解目标管理的特点与程序 4 网络技术主要包括那两类方法 5 全面质量管理的特点与步骤是什么 6 怎样理解价值工程 其步骤有哪些 返回 49 实践练习项目一 制定目标管理方案 实训内容与要求1 为所在班级或小组 寝室 制定一个目标管理方案 2 应进行必要的调查研究 正确地确定目标项目与标准 要具有可操作性 3 方案必须充分体现目标管理的特点与要求 有完整的结构 返回 50 第三节管理信息系统 本节点睛走进管理讲授与训练单元小结思考与训练 返回 51 占有信息 就占有了竞争优势 就占有了金钱与财富 主讲教师的话 返回 52 长庚医院电脑管理 长庚医院是台湾的一家医院 他们应用电脑安排病床和病人的住院天数 病人的住院天数是比照同类病症的一般需要的治疗时间来确定 如果病人发生了并发症 计算机会自动根据病情适当调整住院天数 如果病人没有在预定的时间出院 电脑则要求有关医护人员写明理由 这样 使得医院的病床周转率大大提高 原来每个病人的平均住院日期是20天 实施电脑管理后 缩短10天 对医院和病人都带来了好处 点评 通过实施电脑管理 搜集上来的信息及时准确 大大地提高了服务的质量与效率 返回 53 讲授与训练 一 管理信息与管理信息系统二 信息搜集与处理的方法案例分析 返回 54 一 管理信息与管理信息系统 一 管理信息的概念与分类 二 管理信息系统 三 典型的企业管理信息系统 四 网络信息管理 返回 55 一 管理信息的概念与分类 1 管理信息的含义信息就是能带来有关管理的新内容 新知识的消息 2 管理信息的分类 按照信息的来源 管理信息可以分为组织内部信息与组织外部信息 按照现行的用途与作用 管理信息可以划分为决策信息 指挥与控制信息 作业信息 按照信息的载体或形态不同 也可以划分为多种形式的信息 返回 56 二 管理信息系统 1 管理信息系统的含义是指为有效实现组织目标 由相关人员 各种计算机等装置以及有关程序所组成的提供信息服务的结构性综合体 返回 57 二 管理信息系统 3 管理信息系统的功能 图 确定信息需要 信息的搜集与处理 信息的使用 4 管理信息系统的完善 返回 58 管理信息系统的功能 编制索引 提炼 检核 信息的使用 图6 3管理信息系统的功能 返回 传输 储存 信息的搜集与处理 信息需要的确定 59 4 管理信息系统的完善 建设高质量的人 机系统 控制合理的信息量 建立最短的信息流程 提高系统的信息处理能力 努力提高信息的质量 改善信息输出形式 并注意信息使用的反馈 返回 60 三 典型的企业管理信息系统 1 COPICS系统2 物料需求计划 MRP 与制造资源计划 MRP 3 企业资源计划 ERP 返回 61 企业资源管理的内容 人员设备资金时间信息 供应市场 采购 加工 销售 需求市场 物流过程 资金流过程 资金流入信息流资金流出 物料流入信息流物料流出 62 企业资源管理的方向 JITJUSTINTIME 零库存生产 在需要的时间已需要的数量提供需要的产品精益生产LeanProduction 通过系统结构 人员组织 运行方式和市场供求等方面的变革 使生产系统能很快适应用户需求不断变化 并能使生产过程中一切无用 多余的东西被精简 最终达到包括市场供销在内的生产的各方面最好的结果 63 企业信息化的发展历程 50年代中期 定货定点 orderpointsystem 64 企业信息化的发展历程 六十年代 MRPMaterialRequirementsPlanning 主生产计划MPS 物料清单BOM 物料需求计划MRP 库存信息 需要什么 现有什么 每一项加工件的建议计划1 开始生产日期和完工日期2 需求数量 每一项采购件的建议计划1 订货日期和到货日期2 需求数量 生产作业计划 采购计划 65 企业信息化的发展历程 七十年代 Colsed LoopMRP 闭环MRP 66 企业信息化的发展历程 八十年代 MRPII ManufacturingResourcePlanning 制造资源计划 将生产 财务 销售 工程技术 采购等各个子系统集成为一体化系统 缺陷 以面向企业内部业务为主 不能适应市场竞争全球化 管理整个供需链的需求 主要是按管理功能开发设计的 不能适应业务流程变化的需求灵活调整 67 企业信息化的发展历程 九十年代到21世纪 ERPEnterpriceResourcesPlanning建立在信息技术基础上 利用现代企业的先进管理思想 全面集成了企业的所有资源信息 并为企业提供决策 计划 控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台 ERP是一种管理理论和管理思想 不仅仅是信息系统 它利用企业的所有资源 包括内部资源与外部市场资源 为企业制造产品或提供服务创造最优的解决方案 最终达到企业的经营目标 68 ERP系统的数据模型 69 70 ERP的品牌了解 国内用友软件金蝶软件东软金算盘神州数码歌利来新中大浪潮 国外SAPORACLEPeopleSoft四班FourthshiftBAAN 71 ERP的品牌了解 国内外ERP软件各有千秋 72 四 网络信息管理 1 网络信息管理的特点2 网络信息管理的内容 利用互联网搜集信息 利用互联网进行高效率的物资供应与生产组织 组织网上市场营销 建树产品品牌和企业形象 返回 73 二 信息搜集与处理的方法 一 搜集信息的方法与要求 二 信息分析与整理的方法与要求 三 信息运用 返回 74 一 信息搜集方法与要求 1 信息搜集的基本方法 数据资料搜集法 访谈 座谈 法 现场调查法 报告法 2 信息搜集的基本要求 建设高质量的人 机系统 控制合理的信息量 建立最短的信息流程 提高系统的信息处理能力 努力提高信息的质量 改善信息输出形式 并注意信息使用的反馈 返回 75 二 信息分析与整理的方法与要求 分析信息的方法 分析法 分解法 因果分析法 比较分析法 归纳法 演绎法 类推法等 分析与整理信息的基本要求 对信息进行筛选与审核 去伪存真 对信息作进一步加工整理 抓住信息的本质 对所掌握的信息进行科学的分类 以利于使用与存储 对重要信息进行深层次的研究 找出原因 5 对即时信息做出准确的判断 并洞察其变