时间的有效管理PPT课件.ppt

时间的有效管理 讲师 陈杰 培训目标 我们的时间海绵永远有水我们的时间总是比别人多我们的时间从来都掌握在自己手上 培训内容 认识时间管理时间管理不当的因果如何高效管理自我的时间时间管理四步走现在开始行动 用一个词描述你现在的工作 生活状况 思考 有哪件事 你经常做会对个人生活产生重大的正面影响 但迟迟未行动 在工作中有哪件事会产生同样的效果 其实你完全没有必要这么忙 问题的关键在于你究竟在忙些什么 时间是否能被管理 一年有365天 其中双休日共 104 天 法定假日 11 天 公司带薪休假 5 天 带薪病假 0 天 实际工作约245 天 共 1960 小时 假定有效工作时间为 20 30 全年有效工作时间为 392 588 小时 不到30天 算算我们时间 时间管理整体水平测试 Chapter2 时间管理 Chapter2 时间管理 时间管理定义 就是对时间的运筹和控制 它具有让每一分 每一秒 每一小时 每一天都发挥其最大效益与最大效率的能力 时间管理的意义 1 时间是企业和你最稀缺的资源之一 越用越少 2 有效的时间管理能够帮助你以最高的效率完成重要的事情 3 有效的时间管理可以使你减少加班时间 提高你的个人生活品质 时间管理的发展历程 利用便条和备忘录行事日历与日程表优先顺序个人有效管理如何分辨轻重缓急与培养组织能力 是时间管理的精髓所在 柯维 无效时间管理的原因 1 优先顺序不明确2 电话打扰3 缺乏目标计划4 贪多嚼不烂5 不速之客6 无效授权7 桌面杂乱无章 找不到东西8 自身惰性 拖延9 不会说 不 10 低效的会议 优先计划管理 自我组织管理 沟通管理 优先计划管理 大石块小石块沙子 时间管理通则 把每天要做的事列一份清单确定优先顺序 从最重要的事情做起每天都这么做 优先矩阵 M4细琐的工作 浪费时间的闲聊不关紧要的信件看太多的电视 M3干扰 一些电话一些会议一些紧急 事件凑热闹的活动 M2准备及预防工作计划 休闲建立人际关系培训 授权 创新 重要 紧急 多投资时间在M2 M1危机急迫的问题有限期的任务 会议 准备事项 避免扩大M1 减少M3事情 避免M4事情 偏重不同时间象限上的不同结果 你的问题是否在于 一 无法辨别事情重要与否 二 无力或不愿有条不紊地行事 三 缺乏坚持以上原则的自制力 帕雷托原则 在任何特定的群体中 重要的因子通常只占少数 而不重要的因子则占多数 因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局 集中精力在能获得最大回报的事情上 而不要花费在对成功无益的事情上 80 20原则 2020 3 18 22 时间管理的四步走 一 确定角色和目标 二 列出事件清单并排序 三 制定时间计划及进度表 四 执行过程中调整和改善 时间管理 第一步 确定角色和目标 公私兼顾 工作 家庭一位父亲下班回家很晚了 他很累并有点烦 发现5岁的儿子靠在门旁等他 爸 我可以问你一个问题吗 什么问题 你一小时可以赚多少钱 这与你无关 你为什么要问这个问题 父亲生气地问 我只是想知道 请告诉我 你一小时赚多少钱 小孩哀求道 假如你一定要知道的话 我一小时赚20美金 哦 小孩低下了头 接着又说 爸 可以借我10美金吗 父亲发怒了 如果你只是借钱去买那些无聊玩具的话 给我回到你的房间 并躺在床上好好想想为什么你会那么自私 我每天长时间辛苦地工作着 没时间和你玩小孩子的游戏 小孩安静地回到自己的房间并关上门 父亲坐下来还在生气 过了一会儿 他平静了下来 开始想 也许他对孩子太凶了 或许孩子真的想买什么有用的东西 再说他平时很少要过钱 父亲走进小孩的房间 你睡了吗 孩子 还没有 爸 小孩回答 我刚刚对你太凶了 我将今天的气都爆发出来了 这是你要的10美金 爸 谢谢你 小孩子欢快地从枕头底下拿出一些零碎的钞票来 慢慢地数着 为什么你已经有钱了还要呢 父亲生气地问 因为这之前还不够 但现在足够了 小孩回答 爸 现在我有20美金了 我可以向你买一个小时的时间吗 明天请你早一点回家 我想和你一起吃晚餐 2 目标为先 结果导向 目标能唤起你最高尚的才能 时间管理 第二步 列出事件清单并排序 1 把已确定的会谈 会议排入日程2 把待做的事项列表 标明所需时间3 把待做的事项按紧急 重要程度排序 A 紧急马上处理 B 处理完A后再处理或授权处理 4 把待做的事项排入日程 注明所需文件出处5 做完事项勾掉或标明已完成 时间管理 第三步 制定时间计划及进度表 计算事件时间长度为重要工作预留足够整块时间适当预留弹性 时间管理 第四步 执行过程中调整和改善 1 排除干扰2 有效授权 下达指令 型 充分信任 型A 舍得把自己喜欢的工作 分派给别人去做B 克服恐惧心理 不要害怕工作局面失控C 明确任务 责任人D 前期培训 使她 他能胜任工作 E 必要的支援F 关键处把关 监督工作进展3 每日调整与应变4 阶段自我评估与改善 如何应对影响工作的打扰者 先婉转打断他的话 起立 把握好时间 把握好谈话内容 适当的行为暗示 可另约时间态度要友善 要做到 对待他人 时间上要苛刻 态度上要和气 自我组织管理 时间的 找出隐藏时间 善用等候与空档时间 减少无谓的时间浪费 时间账单盘点 提高工作成效 医治 文件满桌病 物品 文件处置 根除浪费时间习惯 拒绝拖延 拒绝遗忘NO 不是从未开始 就是从未结束 沟通管理 具生产效率的沟通 具有同理心利用有效的发问方式 猜人名聆听完整的信息 懂得说 不 附以理由 提供其他途径对事不对人时间结构的暗示肢体暗示 开好高效会议 确定清晰的目标尽量减少与会人数选择适当开会时间与地点提前准备议程 资料分发与会者避免长时间的会议 对会议加以时间限制 善用时间实例 邀总经理共进午餐 一至一个半小时 拟订下一年度媒体广告预算 二至三天 处理积压过多的公文 一至一个半小时 与业务经理讨论上个月业绩 四个小时 处理急待回复的若干信件 一小时 浏览桌上堆积如山的医学杂志 半小时 为下个月的业务会议准备口头报告 二小时 据传某产品最近一批货的品管有问题回复政府主管官员来电 讨论此事 半小时 参加下午两点召开的主管会议 但议题不明 一小时 推荐两个时间管理与工作组织的好工具 周工作计划 小结表效率记事本 每日时间安排表 3月第1周工作计划 小结表 3月3日至3月7日 样表 每日时间安排表 假如时间不是障碍 你会 现在立即行动 找出一件一直为你所忽略 但是会对个人回事业产生重大影响的事 写下来作为近程目标根据优先矩阵估计自己化在这四类事务上的时间 然后连续三天记录行事历 每十五分钟为一单位 验证正确与否 你是否满意自己运用时间的方式 有没有应当改弦易张之处 列举可授权的事项及合适的授权对象 并付诸行动 规划下一周的活动 依据不同角色设立目标 再把目标转化为行动 列入行事历 一周