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办公软件Word的使用及技巧 华中农业大学图书馆数字化部 1 主要内容 Word文件的自动保存巧输个人资料格式刷的使用表格的简单调整宽度Word中双击鼠标的妙用Word中如何输入分数Word中的常用快捷键 2 组合键的妙用Word 着重号 版权符号 商标号 的输入快速输入平方的方法插入日期和时间的快捷键让word表格快速一分为二快速换页的快捷方式将word页面快速一分为为二 3 在word中调整字体大小Ctrl Alt F可以输入脚注快速定位上次编辑的位置快速更改英文中的大小写 4 三招去掉页眉那条横线快速调整页眉横线长度巧输线条快速将文档转换成图片恢复office的默认设置在Word中精确移动对象在Word中快速选择字体同时保存所有打开的Word文档 5 如何快速删除Word中的空行编辑长文件更轻松巧存Word文档中的图片在Word中快速 粘贴 Word中创建自动翻页功能在多个Word文档中自由切换用F4键重复输入字符和图形删除网上下载资料的换行符 象这种 6 1 Word文件的自动保存 在工具 选项 保存 选项卡中 在 自动保存时间间隔 中 可以设自动保存时间 7 2 巧输个人资料 Word文稿投稿时 总要输入自己的个人资料 如姓名 单位 邮编 地址等等 很是麻烦 不知道有没有更好的办法 8 第一步 在 工具 选项 窗口中选 用户信息 项 并把光标移到 邮件地址 框内 在 邮件地址 中一次录入你的个人资料信息 点击 确定 保存你的个人资料信息 并退出 选项 窗口 9 第二步 用域插入用户信息 当你用word作完一篇文章后 将光标移到文章的最后 并回车另起一行 点击 插入 域 在 域 的窗口中选 用户信息 UserAddress 点击 确定 10 当 域 的窗口消失后 你会看到您的姓名以及你的其他个人资料已经出现在文章的底部了 如果你觉得你的用户信息排列得不够理想 可以再回到第一步去修改 11 3 格式刷的使用 1 设定好文本1的格式2 将光标放在文本1处3 单击格式刷按钮4 选定其它文字 文本2 则文本2的格式与文本1一样若在第3步中单击改为双击 则格式刷可无限次使用 直到再次单击格式刷 或ESC键 为止 12 4 表格的简单调整宽度 鼠标放在表格的右边框上 等到鼠标变成可以调整大小的时候双击 则自动根据表格内的内容调节表格的大小 13 在word的程序窗口中不同位置上双击 可以快速实现一些常用功能 1 在标题栏或垂直滚动条下端空白区域双击 则窗口在最大化和原来状态之间切换 2 将鼠标在标题栏最左边word文档标记符号处双击 则直接退出word 如果没有保存 会弹出提示保存对话框 5 Word中双击鼠标的妙用 14 3 将鼠标移到垂直滚动条的上端成双向拖拉箭头时双击 则快速将文档窗口一分为二 4 将鼠标移到两个窗口的分界线处成双向拖拉箭头时双击 则取消对窗口的拆分 5 在状态栏上的 修订 上双击 则启动 修订 功能 并打开 审阅 工具栏 再次双击 则关闭该功能 但 审阅 工具栏不会被关闭 6 在状态栏上的 改写 上双击 则转换为 改写 形式 再次 双击 转换为 插入 形式 15 7 如果文档添加了页眉 页脚 将鼠标移到页眉 页脚 处双击 即激活页眉 页脚 进入编辑状态 对其进行编辑 在空白文档处双击 则启动 即点即输 功能 8 在标尺前段空白处双击 则启动 页面设置 对话框 16 6 Word中如何输入分数 1 打开word 点击工具菜单栏的 插入 在下拉菜单中点 域 17 2 在打开的复选框中的类别栏中选 等式和公式 域名中 EQ 然后点击 域代码 接着在弹出来的 域 窗口里点击 选项 在出现的菜单选项中选 F 接着点击 添加到域 并 确定 18 19 3 然后在输入F 数字 如要输入2 3只需在F 输入 F 2 3 就能得到2 3 20 7 Word中的常用快捷键 字体 对话框Ctrl D选择框式工具栏中的 字体 框Ctrl Shift F加粗Ctrl B倾斜Ctrl I下划线Ctrl U 上标 效果Ctrl Shift 下标 效果Ctrl 关闭 命令Ctrl W 21 7 Word中的常用快捷键 段落编辑单倍行距Ctrl 1双倍行距Ctrl 21 5倍行距Ctrl 5段落居中Ctrl E两端对齐Ctrl J左对齐Ctrl L右对齐Ctrl R 22 8 组合键的妙用 23 a Word 着重号 版权符号 商标号 的输入 1 Word 着重号 的输入 在菜单栏 工具 自定义 命令 类别 中选择 所有命令 再在右边命令中选择 DotAccent 将它拖至菜单栏即可 24 a Word 着重号 版权符号 商标号 的输入 2 Word中版权符号 商标号的输入 版权符号 Alt Ctrl C 商标号 Alt Ctrl R 25 b 快速输入平方的方法 先输入2 然后选中后 按 ctrl shift 就可以了 26 c 插入日期和时间的快捷键 Alt Shift D 当前日期Alt Shift T 当前时间 27 将光标定位在分开的表格某个位置上 按下 Ctrl Shift Enter 组合键 这时你会发现表格中间自动插入一个空行 这样就达到了将表格一分为二的目的 d 让word表格快速一分为二 28 e 快速换页的快捷方式方法 1 双击某页的右下脚 光标即可定位在那里 然后按回车直到换页 2 Ctrl 回车 3 点 插入 按钮 分隔符 选中分页符 然后确认就OK了 29 f 将word页面快速一分为为二 将光标定位在想分开的位置上 按下 Ctrl Shift Enter 组合键 30 g 在word中调整字体大小 选中要修改的文字 按Ctrl 或Ctrl 来改变字体的大小 31 h Ctrl Alt F可以输入脚注 这个对于经常写论文的朋友有点帮助 32 i 快速定位上次编辑的位置 打开word文件后 按下 Shift F5 键 光标能快速定位到上一次所编辑的位置上 Tip Shift F5 的作用是定位到word最后三次编辑的位置 即word文档会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置 可重复按下 Shift F5 键 并在三个编辑位置之间循环 33 j 快速更改英文的大小写 在文档中选中想要更改大小写的英文字母或英文单词 按住 Shift 键 同时按下 F3 键 不停的按 F3 键 每次按 F3 键时英文单词的格式会在全部大写 首字母大写和全部小写格式之间进行切换 34 9 三招去掉页眉那条横线 在页眉中 在 格式 边框和底纹 中设置边框和底纹为 无 应用于 段落 35 2 同上 只是把边框的颜色设置为白色 其实并没有删的 只是看起来没有了 9 三招去掉页眉那条横线 36 3 在 样式 栏里把 页眉 换成 正文 就行了 9 三招去掉页眉那条横线 37 10 快速调整页眉横线长度 在word插入页眉后 会自动在此位置添加一条长横线 如果需要调整此线的长度及其水平位置 可以首先激活页眉 选择格式下的段落命令 调整一下左右缩进的字符值 确定可以看到最终效果了 38 11 巧输线条 在word中输入三个等号然后回车出来的是双横线 同样的方法可以作出波浪线单横线 为中间粗上下细的三线 为点线 为单线 39 12 快速将文档转换成图片 先把欲想转换的文档保存退出 如 保存在桌面 然后新建一个文件 把想转换的文档 鼠标左键按住该文档不放 直接拖放在页面上 40 13 恢复office的默认设置 比如不小心把word的设置弄乱了 如删了菜单栏等等 查找normal dot直接删除下一次启动word会自动恢复默认值 41 要精确移动表格线 文本框 图片等对象 只要拖动前按下Alt键就行了 现在告诉大家一个一劳永逸精确移动Word对象的方法 运行Word 单击 视图 工具栏 绘图菜单命令 然后单击绘图工具栏中的 绘图 绘图网格命令 在弹出的 绘图网格 对话框中 将 网格设置 中 水平间距 默认值 0 86字符 垂直间距 默认值 0 5行都改为0 01 再单击 默认 按钮 最后单击 确定 再试试移动表格线 文本框 图片等对象 是不是乖乖听你使唤了 连Alt键也不用按了 14 在Word中精确移动对象 42 43 0 01 0 01 44 15 在Word中快速选择字体为了能快速地选择字体 可以将常用的字体以按钮的形式放到工具栏上 首先在Word的工具栏上单击鼠标右键 在右键菜单中选择最后一项 自定义 然后在出现的自定义编辑界面中选中 命令 选项卡 再选择 类别 中的 字体 项 最后从右边列出的Windows已安装的字体中 选择常用的字体并用鼠标直接将它拖曳到工具栏上 这样在以后的使用中就可以快速选择字体了 45 46 16 同时保存所有打开的Word文档 有时在同时编辑多个Word文档时 每个文件要逐一保存 既费时又费力 有一个简单的方法 在按下Shift键的同时 单击 文件 菜单后会发现已经多出了 全部保存 和 全部关闭 命令 47 17 如何快速删除Word中的空行 在 编辑 菜单中单击选择 替换 选项 弹出 查找和替换 对话框 48 然后单击对话框下方的 高级 按钮 出现高级选项 再把光标定位于 查找内容 框中 这时连续单击 特殊字符 段落标记 两次 或直接输入 p p 接着把光标定位于 替换为 框中 再次单击 特殊字符 段落标记 一次 或直接输入 p 最后单击全部替换即可删除Word文档中全部空行 49 18 编辑长文件更轻松 相信大家都有这样的经历 在使用Excel Word编辑长文档时 有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾 但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦 还会出错 其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置 发现鼠标指针变成双箭头 此时按住鼠标左键向下拖动 文档编辑区会被一分为二 你只需在上面编辑区找到文章开头的内容 在下面编辑区找到需要粘贴的位置 这样你就可以复制内容了 5 Word中双击鼠标的妙用提及过 50 51 19 巧存Word文档中的图片 有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word文档 想把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里 可以按照下面的方法来做 打开该文档 选择 文件 菜单下的 另存为网页 指定一个新的文件名 按下 保存 按钮 你会发现在保存的目录下 多了一个和网页文件名一样的文件夹 打开该文件夹 你会惊喜地发现 Word文档中的所有图片 都在这个目录里保存着 52 53 20 在Word中快速 粘贴 在Word中要进行粘贴操作时 最常用的是按 粘贴 或按快捷键Ctrl V 其实还有另一种方法更方便 选择菜单命令 工具 选项 在打开的对话框中单击 编辑 选项 单击 用INS键粘贴 前的复选框 之后再单击 确定 按钮来关闭该对话框即可 以后再需要执行粘贴操作时 只要按一下键盘上的INS键 即Insert键 就能快捷实现粘贴了 54 55 21 Word中创建自动翻页功能 Word有自动翻页功能 可根据需要调整翻页速度 设定该功能后 只需点击一下鼠标 便可对文本自动翻页 方法 在菜单栏中选择 工具 自定义 弹出自定义对话框后 选择 命令 选项 在 类别 栏中选择 所有命令 然后在 命令 框中用鼠标点击 AutoScroll 并拖到工具栏上 于是工具栏上就多了一个 自动滚动 按钮 56 使用它时只需打开一个文本 然后点击 自动滚动 按钮 此时鼠标在文本的右侧滚动条区域会变成一个倒立的黑三角 将黑三角移动到滚动条的上部则文本自动向上滚动 移动到下半部文本则自动向下滚动 放到中部则暂停翻页 黑三角 越靠近滚动条的两端 文本滚动的速度越快 另外 在滚动条上有一个随文本一起移动的 方框 随时告知你文本显示的进度 点击鼠标左键 便自动返回到编辑状态 再次点击 自动滚动 按钮 则继续浏览文本 57 58 22 在多个Word文档中自由切换 在 工具 菜单下选择 自定义 在弹出的对话框中选择 命令 然后在左边的 类别 中选择 所有命令 接下来我们从右边的命令列中找到 WindowList 选中它 用鼠标按住不放拖出来放到任意一个工具栏上 然后关闭对话框 这时候你就会发现多了一个 其他窗口 的按钮 现在你按一下按钮激活它 看看弹出的小窗口里是否包含了你所有打开的文档名 双击你想要切换的文件 再也不用一个一个按顺序找了 方便多了吧 59 60 23 用F4键重复输入字符和图形在Word中刚输完一个字后 只要按下F4键即可重复输入这个字 继续按下F4键又可重复输入这个字 按多少次就重复输入多少次 如果刚输入一个词组 现在又要再输入这个词组时 同样按下F4键就行了 对于插入的特殊符号也是一样 在刚插入的特殊符号后 接着按下F4键 又一个同样的特殊符号就插入进来了 61 注 重复输入也不一定是紧接着这个字或词组的后面 用鼠标在文本中选择不同的插入点后再按F4键 就会在新的插入点处重复输入这些字符了 不仅对字符输入是这样 对于图形输入同样有效 例如我们在Word中用绘图工具栏画一个椭圆 如果要继续画一个同样的椭圆 也只要接着按一下F4键 又一个同样的椭圆就画出来了 对插入 自选图形 也同样都可以实现 62 在查找框内输入半角 l 是英文状态下的小写 不是数字1 在替换框内不输入任何内容 单击全部替换 就把大量换行符删掉了 24 删除网上下载资料的换行符 象这种 63 Excel Powerpoint的使用技巧 64 Excel篇 65 2020 3 18 Excel篇 快速填入相同的内容快速复制上一单元格去掉默认的表格线相对地址 绝对地址 混合地址数据的输入 66 2020 3 18 输入相同数据的两种情况数据的行列对调跨表操作数据两次选定单元格两列数据巧合并 Excel篇 67 2020 3 18 1 快速填入相同内容 选中多个单元格后 输入字符 然后按Ctrl Enter组合键 即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符 68 2020 3 18 2 快速复制上一单元格 选中下面的单元格 按Ctrl 为西文的单引号 组合键 即可将上一单元格的内容快速复制下来 69 2020 3 18 3 去掉默认的表格线 单击 工具 菜单中的 选项 再单击对话框中的 视图 找到 网格线 使之失效 将左边的 去掉 70 2020 3 18 4 相对地址 绝对地址 混合地址 相对地址的形式是地址直接用列号行号组成 绝对地址的形式为 A 1 B 1 有些公式引用单元格是用混合型地址 71 2020 3 18 5 数据的输入 日期和时间的输入当前系统日期的输入 ctrl 当前系统时间的输入 ctrl shift 12小时制输入时间 在时间数字后空一格 并键入字母a或p 例如 8 00a改变日期格式在 格式 单元格 中修改 Word里 Alt Shift D 当前日期Alt Shift T 当前时间 72 2020 3 18 数值的输入 负数输入 直接输入负号和数字 或用圆括号输入 分数输入 先输入0和一个空格 再输入分数 直接输入分数则认为是日期 输入数据用自动设置小数点或尾随零的数字 在 工具一选项一编辑 选项卡中设置自动小数点 73 2020 3 18 公式的输入 公式以等号 开头 Excel有很多可利用的公式 如果想在工作簿中看到的是公式 而不是具体的值 则在 工具一选项一视图 选项卡中 选中 窗口选项 下的 公式 复选框 注意 这样在打印的时候打印的也是公式 74 2020 3 18 6 输入相同数据的两种情况 同时在多个单元格中输入相同的数据 方法 选择要输入数据的单元格 如果不连续可以使用Ctrl键进行选择 然后输入数据 再按下Ctrl Enter键就可以了 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据选中多个工作表后后在相应单元格中输入数据 选择多个工作表的方法也是使用Ctrl或Shift键 75 2020 3 18 7 数据的行列对调 选取要对调的数据范围 复制 在目的单元格上单击鼠标右键 选择 选择性粘贴 在对话框中选择 转置 确定 76 2020 3 18 8 跨表操作数据 设有名称为sheet1 sheet2和sheet3的三张工作表 现要用sheet1的D8单元格的内容乘以40 再加上sheet2的B8单元格内容乘以60 作为sheet3的A8单元格的内容 则应该在sheet3的A8单元格输入以下算式 sheet1 D8 40 sheet2 B8 60 77 2020 3 18 9 两次选定单元格 有时 我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值 以查看引用此单元格的其他单元格的效果 但每次输入一个值后按Enter键 活动单元格默认下移一个单元格 非常不便 单击鼠标选定单元格 然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格 此时 单元格周围将出现实线框 78 2020 3 18 10 两列数据巧合并 在EXCEL表格中 如果有两列数据需要合并起来 如果是数字的话 一般情况下可以使用四则运算的方法进行计算 但是如果有一列是文字 另一列是数字 或者文字 那么可以先在这两列后面的一个空列中单击 并输入 号 然后输入第一列的第一个单元格的相对引用名 输入 号 然后再输入第二个列单元格的相对引用名 最后按一下回车键即可 然后 鼠标移动到这个单元格的拖动柄上 向下拖动知道需要合并的数据最后一行 79 利用PowerPoint制作漂亮的课件 华中农业大学图书馆数字化部 80 保护你的PowerPoint演示文稿重复上一动作 F4键 更改Undo的次数幻灯片自动更新日期与时间让文字闪烁不停计算字数 段落放映时指定跳到某张幻灯片 放映时进到下一张幻灯片放映时退到上一张幻灯片终止幻灯片放映放映时鼠标指针的隐藏与显现在播放的PPT中使用画笔标记 82 控制放映时白屏或黑屏窗口播放模式播放多种音视频文件插入Flash影片让PowerPoint文档中的数据图表动起来 1 保护你的PowerPoint演示文稿 在 工具 菜单上 单击 选项 再单击 安全性 选项卡 根据你保护文档不被查看或是不被更改的要求 把密码键入 打开权限密码 或 修改权限密码 框中 单击 确定 84 例如 将一些文字设置为粗体 然后再选择另外一些文字 按一下F4键 这些字也变成了粗体 2 重复上一动作 F4键 3 更改Undo的次数 一般PowerPoint可以撤消的操作数的默认值是20次 点击菜单 工具 选项 编辑 最多可取消操作数 即可更改 注 最高限制次数为150次 此数值越大占用系统资源越多 这是很简单的道理 88 4 幻灯片自动更新日期与时间 如果想实现自动更新日期与时间 可以进行下述操作 单击 视图 页眉与页脚 命令 在打开的对话框中选择 幻灯片 选中 日期与时间 选择 自动更新 则每次打开文件 系统会自动更新日期与时间 90 假如想在幻灯片的任何位置上添加日期 时间 可按下列步骤进行 在幻灯片上 定位占位符或文本框内的插入点 点击 插入 日期和时间 系统弹出 日期和时间 对话框 用户可以选择自己喜欢的时间格式 选完以后单击 确定 就可以了 5 让文字闪烁不停 在PowerPoint中可以利用 自定义动画 来制作闪烁文字 但无论选择 慢速 中速 还是 快速 文字都是一闪而过 无法让文字连续闪烁 92 其实在这种情况下 我们只需要按照下例步骤做 就可以实现连续闪烁 选中要闪烁的文字 单击鼠标右键选择 自定义动画 M 命令 在出现的 自定义动画 中单击 添加效果 命令 如下图所示 依次单击 强调 闪烁 命令 在 修改 闪烁 选项中单击属性下拉式菜单 即在 开始 属性 速度 下方 选择 计时 T 命令 如下图所示 94 系统自动弹出 闪烁 对话框 单击 计时 命令 在 重复 R 的下拉式菜单中单击要重复的次数或控制要求 比如选中 2 5 10 直到下次单击 等 然后单击 确定 文字即可按设定的次数或控制要求进行连续闪烁 Powerpoint课件制作 6 计算字数 段落 Powerpoint能否像Word那样计算字数呢 可以 不过形式略有不同 执行 文件 属性 统计信息 即会列出所有文件的字数 段落等信息 在 摘要信息 标签下还有标题 主题等信息 98 7 放映时指定跳到某张幻灯片 如果在放映过程中需要临时跳到某一张 如果你记得那是第几张 例如是第6张 那么很简单 键入 6 然后回车 就会跳到第6张幻灯片 或者按鼠标右键 选择 定位 8 放映时进到下一张幻灯片 进到下一张幻灯片 N Enter PageDown 右箭头 下箭头 空格键 或单击鼠标 101 9 放映时退到上一张幻灯片 退到上一张幻灯片 P PageUp 左箭头 上箭头 10 终止幻灯片放映 Esc或 键 11 放映时鼠标指针的隐藏与显现 隐藏鼠标指针 Ctrl H显示鼠标指针 Ctrl A 12 在播放的PPT中使用画笔标记标记 CTRL P 擦除所画的内容 E键 105 13 控制放