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第八章 控制CONTROL 1 学习目标 控制的含义控制的目的控制的类型控制的原理控制的技术方法 2 第七章结构框图 控制 控制概述 控制工作过程 控制工作类型 控制工作原理 控制技术方法 控制的含义控制的特点控制的目的控制的重要性 反馈控制现场控制前馈控制 反映计划要求原理组织适宜性原理控制关键点原理控制趋势原理例外原理直接控制原理 预算控制非预算控制 确定标准衡量工作分析衡量结果采取管理行动 3 控制概述 控制的含义控制的特点控制的目的控制的重要性 4 控制的含义 控制就是按既定计划 标准和方法对工作进行对照检查 发现偏差 分析原因 进行纠正 以确保组织目标实现的过程 控制的三个要点 有很强的目的性通过监督和纠偏来实现控制是一个过程 5 控制的特点 是一个信息反馈系统有前提条件有一定实施步骤是一个有组织的系统在纠正偏差时要有一定的投入和措施通过控制能是组织活动达到新高度 6 控制的目的 控制有两个目的 第一个目的 维持现状 解决 急性 问题 基本目的 第二个目的 打破现状 解决 慢性 问题组织有两类问题 急性 问题 指经常产生 可迅速 直接影响组织日常活动的问题 慢性 问题 指长期存在 影响组织素质的问题 7 控制的重要性 任何组织 任何活动都需要进行控制主要因为环境条件的变化 使计划在执行过程中可能出现偏差 因而控制是必要的控制与管理的其他职能有密切的联系控制与管理其他职能紧密联系 使管理活动真正有效进行 8 控制工作的过程 控制工作的基本步骤 拟定标准 Norm 标准是评定成效的尺度 评定活动成效 找出偏差的原因 分析衡量结果 如出现偏差则 采取纠正措施 9 控制工作的基本过程 计划标准 组织活动过程 产成品 信息反馈 输入 输出 10 控制工作的类型 根据纠正措施的作用环节可分为 反馈控制现场控制前馈控制根据主管人员改变其工作的方式的不同可分为 直接控制间接控制 11 前馈控制 前馈控制前馈控制就是观察那些作用于系统的各种可以测量的输入量和主要扰动量 分析它们对系统输出的影响关系 在它们还没有产生不利影响以前 采取预防措施 前馈控制的目的防止所使用的各种资源在质和量上产生偏差 12 现场控制 现场控制主管人员通过深入现场亲自监督检查 指导和控制下属人员的活动 现场控制的特点纠正措施是作用在正在进行的计划执行过程 13 反馈控制 反馈控制反馈控制是以系统输出的变化信息作为馈入信息 纠正偏差 反馈控制的目的防止已经发生或将出现的偏差继续发展或今后再度发生 14 三种控制的主要区别 三种控制的主要区别 馈入信息不同前馈控制是以系统的输入信息为馈入信息反馈控制是以系统的输出信息为馈入信息现场控制是以系统计划执行信息为馈入信息 目的不同前馈控制是对系统的输入控制反馈控制是对系统的输出控制现场控制是对系统的作业控制 15 控制类型的划分 输入 过程 输出 前馈控制 反馈控制 现场控制 16 直接控制与间接控制 直接控制着眼于培养更好的主管人员 使他们能熟练地应用管理的概念 技术和原理 能以系统的观点来进行和改善他们的管理工作 从而防止出现因管理不善而造成的不良后果 间接控制着眼于发现工作中出现的偏差 分析产生的原因 并追究其个人责任使之改进未来的工作 17 控制工作的原理 反映计划要求原理组织适宜性原理控制关键点原理控制趋势原理例外原理直接控制原理 18 控制的技术与方法 预算控制 业务预算 财务预算 专门预算及全面预算体系 非预算控制 管理审核 计划评审技术 损益分析法 比率分析法 统计报告法 专题报告和分析等 19 预算控制 预算的含义预算就是用数字化的计划 是用数字来表明预期的结果 预算控制是通过编制预算并以此为基础 执行和控制企业经营活动 在活动过程中比较预算和实际的差距及原因 然后对差异进行处理 20 一 预算控制 1 预算控制的意义和预算控制的过程一切社会组织 不论是营利组织还是非营利组织 都可从事预算的制定 并且在很大程度上以预算为依据来进行各种业务活动 预算是组织对未来一定一定时期内预期取得的收入和计划花费的支出的清单 就其性质来说 预算可以被认为是一种货币单位 用财务方面的术语来表示的计划 但预算在某些方面又和其他计划不同 1 编制预算的目的是为组织的业务活动的控制提供一种标准和手段 2 预算是一种综合极强的控制手段 组织及其所属的每个单位都可以编制各自的预算 而每个单位内的基层组织又可以编制单独的预算 3 预算是以货币为单位的 用财务方面的术语来表现 因而可以使组织的业务活动的各个部分具有一定的可比性和一致性 21 利用预算实行控制的过程包括下列内容 1 编制合适的预算 用作有关时期的收支计划 即将未来的一定时期内的预期成果 用金额表示 2 将来自组织内个单位 各职能部门的各项预计数字进行综合平衡 构成一套符合组织总目标的 相互协调和切实可行的预算 3 每隔一定时期 把实际完成情况和预算进行比较 4 分析实际完成情况与预算之间的差异 5 如需矫正 决定采取必要的矫正措施 消除差异的起因 当然 也包括修改预算 22 2 预算的种类 预算大体上可以分为 收入和支出预算现金预算投资预算资金平衡预算 23 1 收入和支出预算 收支预算是最为常见的预算 它可以为人们提供一个有关组织业务活动状况的简要说明 因此 有时又称营运预算 详尽的收入预算包括来自经营活动 投资活动和理财活动这三部分的收入 编制支出预算时应主要考虑 确定包括在支出预算中的各个项目的分类 这应反映出组织在计划期内进行的各种业务活动需要支出的各种费用总额和投资活动与理财活动的支出总额 按照组织内单位进行费用项目的分配 24 2 现金预算 现金预算表明在预算内对现金的需要 它是以收支预算中的基本数据为基础进行编制的 现金预算的长短在很大程度上取决于组织业务收入的稳定性 在正常情况下 现金预算是按预算期每月分别编制的 25 3 投资预算 投资预算一般包括用于厂房和设备等现有设施的更新改造资金 为增加现有产品产量或开发新产品所需的基本建设投资 以及用于人事发展 研究与发展 广告宣传等方面的专项预算 鉴于固定资产投资的性质 要求编制投资预算和对投资预算执行的控制要比计划各种消耗性支出和任何其他日常购置更加严谨 更加具有分析性和可比性 编制投资预算和进行投资预算控制的好处是 第一 投资的后果影响深远 它对于组织的营业费用和现金周转的影响几乎比组织通常发生的其他支出的影响都长久 因而投资或专项拨款支出应当控制 通过预算就能够为控制提供一种标准 第二 对大宗支出进行预算控制 能促使组织在每个领域提供计划与决策的质量 因而也就能提供投资的经济效益 第三 有利于现金预算及财政收支的平衡 26 4 资金平衡预算 企业常常使用估计资产负债表来反映企业的资金平衡预算 这个资产负债表反映将来的预期财务状况 是作为控制企业现金和运用资本状况的重要手段 可以根据组织的具体需要 按月或按季编制 27 3 预算控制的优缺点 1 它可以对组织中复杂纷繁的业务 采用一种共同标准 货币尺度来加以控制 便于对各种不同业务进行综合比较和评价 2 它采用的报表和制度都是早已被人们熟知的 在会计上使用了多年的东西 3 它的目标集中指向组织业务获得的效果 增收节支 并取得盈利 4 它有利于明确组织及其内部各单位的责任 有利于调动所有单位和个人的积极性 28 预算控制的缺点 1 它有管得过细的危险 按预算项目详细地分别列出费用数额 可能束缚主管人员管理本部门工作所必需的自主权 2 它有管得过死的危险 预算本身缺乏弹性 实行预算控制又必须编制各种环环相扣的预算 在这一过程中 任何一处发生估计上的错误 任何一处预算的调整 都会影响到其他预算的变动 3 它有让预算目标取代组织目标的危险 它容易造成部门领导人过分热衷于 按预算办事 而把实现组织目标摆到次要的地位 4 它有鼓励虚报 保护落后的危险 因为预算经常是以历史数据和申报数额为依旧编制的 这有可能造成下级部门虚报或多报预算数据 以便自己今后能轻松地完成预算 29 二 非预算的控制方法 按照从简单到复杂的顺序 主要有亲自观察报告内部审计盈亏平衡分析时间 事件 网络分析 30 1 亲自观察 亲自观察适用于从组织中一切关键领域获取控制信息 它是领导人进行控制 判断和调整措施的一种手段 亲自观察作为获得信息的手段是耗费时间的 而且从个人接触中所获得的第一手信息的价值 还要受到观察者的感知技能和理解能力的限制 尽管如此 亲自观察往往仍然是证实从其他来源所获得的信息的唯一方法 经常各级管理人员所采用 31 2 报告 报告是组织进行控制的一种手段 主要目的是提供一种必要的 可用于矫正措施依据的信息 实践中人们常采用专题报告来揭示非例行工作的情况 完善的控制报告应体现有效控制的所有特性 这种报告应当是客观的 公正的 适时的 经济的 必须包括成分的资料 如实反映组织当前的情况和发展趋势 突出有战略价值的关键问题 遵循组织的宗旨 目标和方针 导向改善和矫正的措施 32 3 盈亏平衡分析盈亏平衡分析 既是一种决策方法 又是一种控制方法 它能用来控制在不同的生产和销售水平下将会实现的利润数 也可应用于测定各种产品的成本和产销量的关系 为控制