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三六一度 中国 有限公司时间管理内训教材 诸位毕业同学 你们现在要离开母校了 我没有什么礼物送给你们 只好送你们一句话 这一句话是 珍惜时间 不要抛弃学问 智慧人生 一寸光阴一寸金 寸金难买寸光阴 时间就是金钱 时间就是生命 时间就是效率 我只要比你跑得快就行了 一个寿命72岁美国人一生的时间分配表 睡觉21年工作10年个人卫生3年吃饭6年娱乐18年学习6年开会2年打电话2年找东西1年其他3年 最成功和最不成功的人一样 每一天都只有24小时 但区别就在于他们如何利用他们所拥有的这24小时 一 时间管理的概念 时间是物质运动的顺序性和持续性 其特点是一维性 是一种特殊的资源 供给毫无弹性 无法积蓄 无法失而复得 无法替代 如果银行每天早晨向你的帐号拨款8 64万元 你在这一天可以随心所欲 想用多少就用多少 用途也没有任何的规定 条件只有一个 用剩的钱不能留到第二天再用 也不能节余归自己 前一天的钱你用光也好 分文不花也好 第二天你又有8 64万元 请问 你如何用这笔钱 时间管理不是管理 时间 本身 而是面对时间管理自己 以实现最有效地利用时间创造最高绩效 效率 效果 效能的统一 什么是时间管理 二 时间管理的误区 工作缺乏计划 组织工作不当 时间控制不够 整理整顿不足 观念 计划不如变化快 做了再说 不计划也可以完成工作 船到桥头自然直 结果 目标不明确 工作没有分类 不分轻重缓急 时间分配不合理 观念 人们都会自觉工作并达成我们期望的结果 做好自己就行了 结果 权责不明确 沟通不畅 进度不协调 事必躬亲 亲力亲为 观念 兵来将挡 水来土掩 结果 无休止的电话 会议泛滥 不速之客烦扰 进取意识不强 观念 成大事者不拘小节 整理浪费时间 结果 文件堆积定律 文件的堆积将被扩展 以便填满可供堆积的空间 观念 享乐主义 人生苦短 吃喝玩乐而已 结果 态度消极 做事拖拉 找借口不工作 唏嘘不已 做白日梦 查尔斯 史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间 曾向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战 请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事 我将支付给你任意的顾问费 李爱菲于是递了一张纸给他 并向他说 写下你明天必须做的最重要的各项工作 先从最重要的那一项工作做起 并持续地做下去 直到完成该项工作为止 重新检查你的办事次序 然后着手进行第二项重要的工作 倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间 也不用担心 只要手中的工作是最重要的 则坚持做下去 假如按这种方法你无法完成全部的重要工作 那么即使运用任何其它方法 你也同样无法完成它们 而且倘若不借助某一件事的优先次序 你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚 将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯 当这个建议对你生效时 把它提供给你的部属采用 数星期后 史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲 并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课 伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者 据说可能是导因于李爱菲的那数句真言 拖延测试评分标准选择 非常同意 得4分 略表同意 得3分 略表不同意 得2分 极不同意 得1分 然后将各题得分累计相加得出总分 总分小于20分 恭喜你不是拖延者 也许偶尔有拖延的习惯 总分在21至30分之间 表示你有拖延的毛病 但不太严重 总分多于30分 表示你或许已患上严重的拖延毛病 昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天则是随时可运用的现金 请善用它 三 时间管理的原则 时间管理六大原则 目标管理的SMART原则 具体的 specific 可衡量的 measurable 可实现的 achievable 有现实意义的 realistic 有时限的 time based 永远做正确的事情 跳高实验 两个实验组的成员个子差不多 起初都是一起跳过了1米 然后 对第一组说 你们能够跳过1 2米 对第二组说 你们能跳得更高 经过练习后分别再跳 结果第一组每个人都跳过1 2米 而第二组中的大多数人只跳过了1米 少数人跳过了1 2米 A 必须做的B 应该做的C 不值得做的 正确的做事情 假如一个工作项目以某价值序列排定 则80 的价值来自于20 的工作 而剩下的价值则来自其余80 的项目 20 的工作占整个工作80 的价值 集中80 的精力要做好20 的工作 投入20 的精力做另外80 的工作 重点突出 集力专攻 四象限法则 轻重缓急 严谨有序 忘记了最重要的事情 就会成为琐事的奴隶 1 改善人际关系 2 改善事先准备工作 3 更周详地规划与组织 4 善待自己 5 抓住机会 5 充实自我 6 增进能力 思考 如何更好的利用时间 目标明确 步骤清晰 组织有序 执行彻底 计划原则 明确目标 结果定义 制定方案 明确分工 资源分配 编拟预案 过程控制 进度跟踪 节点检查 适时调整 确定时限 结果验证 确保不可控事务的时间及其应急资源 如何制定计划 计划的类别 日常性计划短期计划中期计划长期计划 2020 3 17 20 可编辑 1 了解信息 确定目标 2 拟定方案 任务分配 5W2H规则 3 设置时限 节点控制 适时监控 有效调整 4 计划修正 高效运行 计划编制的步骤 WBS 工作任务分解 即完成某个工作项目或创造一个产品所必须进行的全部活动清单 高效计划工具 WBS 任务二 任一 任务一 任务二二 任务一 任务二 任务一 任务二 任务一 活动一 活动二 活动三 活动一 活动二 活动三 活动一 活动二活动三 活动一 活动二活动三 活动一 活动二活动三 关注结果 共享共赢 尊重他人 善于协作 协作原则 个人效率 VS 集体效率 浪费自己的时间 等于慢性自杀 浪费别人的时间 等于谋财害命 珍惜时间 善用时间 习惯原则 鲁讯不吃鱼 陈景润挨批时也能作自己的事 拿破仑不睡觉 康德的行动规律可对钟 每天花10分钟作计划 每周都清楚的排列出工作优先顺序 制定书面的待办工作单 日计划 周计划或月度计划 在一天中最高效的时间里做完重要工作 今日事 今日毕 不得已原因而不能按期完成工作时提前和相关方联系 最大限度减少影响 始终有明确的生活和工作目标 你有坚持以下好习惯吗 1 先做喜欢做的事 然后再做不喜欢做的事 2 先做熟悉的事 然后再做不熟悉的事 3 先做容易的做 然后再做难做的事 4 先做只需花费少量时间即可做好的事 然后再做需要花费大量时间才能做好的事 5 先处理资料齐全的事 然后再处理资料不全的事 6 先做已排定时间的事 然后做未经排定时间的事 工作方式自测 7 先做经过筹划的事 然后再做未经筹划的事 8 先做别人的事 然后再做自己的事 9 先做紧迫的事 然后再做不紧要的事 10 先做有趣的事 再做枯燥的事 11 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事 然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事 12 先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事 然后再其他人所拜托的事 13 先做已发生的事 后做未发生的事 三 时间管理的改进方法 时间的类别个人活动时间公务活动时间家庭活动时间休闲活动时间学习思考时间其它 时间使用清单管理 练习题 周工作计划表 消除电话干扰消除不速之客消除无效会议有效计划克服条理不清克服经常救火有效授权克服想干的事太多 有效沟通克服拖延明确职责学会说 不 克服工作搁置克服完美主义克服办公桌杂乱自律 1 排除干扰 提升效率 消除电话干扰 1 事先约定与准备 2 坚持简短而明确的开场白 3 控制通话时间 始终保持通话主题 4 过滤不想接的电话 消除无效会议 1 控制开会次数和会议范围 2 会议前充分准备 3 会议中严肃纪律 组织有序 4 会有议题 议而有决 决而有果 5 有效利用会议工具 有效授权 一个管理者的成功与否 不仅在于他个人能做好什么 更在于他所带领的团队能完成什么任务 做出什么成绩 学会说 不 1 明确不自己是救世主 不充能人 2 敏感觉察并拒绝 猴子 3 编排自己的工作计划和优先顺序 以便有理由拒绝别人 4 拒绝上司要有合理的 确切的解释和说明 5 暂缓表态 我不一定有时间 到时候再说吧 6 说 不 要委婉 态度要明确 克服完美主义 完美主义者的特点 倾向于一遍又一遍地反复去做一件事 直到