Excel与数据处理版电子教案PPT课件.ppt

第1章Excel基础 Excel与数据处理第5版 本章学习目标 认识EXCEL的工作界面 窗口组成元素 了解工作簿 工作表 单元格等基本概念 了解模板及其用法理解单元格引用 掌握各种引用的应用方法 理解Excel文件格式 类型和兼容性 掌握sum count if等简单函数的应用方法掌握BackStage视图 快速访问工具栏和Excel个性化工作环境的使用或定制方法 掌握工作表 单元格 行 列的删除 插入 移动 改名等常用操作 1 1初识MicrosoftExcel2010 1 1 1关于MicrosoftExcel20101 Excel2010对前期版本的重大改进 1 功能区和MicrosoftOfficeBackstage视图在2007版中 用户可以将命令添加到快速访问工具栏中 但不能在功能区上添加自定义的选项卡或组 在2010版中 用户可以创建自己的选项卡和组 而且还可以重新命名或更改内置选项卡和组的顺序 用Backstage视图取代了Office2007中的Office按钮 通过Backstage视图 可以实现文件的打开 保存 打印 共享和管理等任务 还可以设置Excel的可选功能 1 Excel2010对前期版本的重大改进 2 SQL数据查询在Excel2010中 可以使用SQL查询语句 直接对工作表数据进行整理 计算 汇总 查询 分析等处理 当需从多表中查询数据时 尤其高效 3 网络存储和协同办公在Excel2010中 可以使用ExcelWebApp通过Web直接在存储工作簿的网站上使用工作簿 只要网络通畅 就可以直接修改 编辑存储在网站上的工作簿 而且支持使用不同Excel版本的多人协同工作 4 更快更丰富的数据表现和分析能力增加了迷你图 切片器 改进了数据透视表 数据分析工具库 数据表现和分析能力更强 1 1初识MicrosoftExcel2010 2 Excel启动与退出启动Excel的方法通过Windows任务栏选择 开始 按钮通过Excel快捷方式双击 xcel文件的名字或图标退出 xcel的方法单击Excel窗口右上角的关闭按钮选择 文件 菜单中的 退出 菜单项 按快捷键Alt F4 1 1 2Excel中的基本概念 1 Excel2010功能区界面 功能区 工作表区 功能区的主要控件 快速访问工具栏 文件 菜单单击可进入 BackStage 标题栏 窗口最小化 还原和关闭按钮 逻辑组 命令按钮 对话框启动器 功能选项卡 命令列表按钮 功能区的主要控件 文件按钮单击时 将弹出MicrosoftOfficeBackstage视图 它是Excel2010中唯一的菜单 提供了常用的Excel文件操作功能 包括的菜单命令有 新建 打开 保存 另存为 打印 准备 发送 发布 关闭 选项卡功能区由 开始 插入 页面布局 公式 数据 等选项卡组成 各选项卡是面向任务的 每个选项卡以特定任务或方案为主题组织其中的功能控件 功能区中的选项卡是动态的 为了减少屏幕混乱 某些选项卡平时是隐藏的 在执行相应的操作时 它们会自动显示出来 组将以前版本中那些隐藏在菜单和工具栏中的命令和功能 以面向任务的方式放置在不同的逻辑组中 每个逻辑组能够完成某种类型的子任务 快速访问工具栏其中包含一组独立于当前所显示的选项卡的命令 无论用户选择哪个选项卡 它将一直显示 为用户提供操作的便利 用户可以根据需要设置其中的工具按钮 1 1 2Excel中的基本概念 2 工作表区的主要对象 1 1 2Excel中的基本概念 工作表就是人们常说的电子表格 是Excel中用于存储和处理数据的主要文档 由一些横向和纵向的网格组成 横向的称为行 纵向的称为列 一个工作表最多可有1 048 576行 16 384列数据 而Excel2003的工作表最多有65536行 256列 当前正在使用的工作表称为活动工作表 工作表标签每个工作表有一个名称 体现在工作表标签上 单击工作表标签按钮可使对应的工作表成为活动工作表 双击工作表标签按钮可改变它们的名称 插入工作表标签按钮在默认情况下 Excel只打开3个工作表 Sheet1 Sheet2 Sheet 单击插入新工作表按钮就会后面插入一个新工作表sheet4 再单击一次就会插入新工作表sheet5 1 1 2Excel中的基本概念 行号 列标题工作表由1048576行组成 每行的编号称为标题 行号 工作表的每列用英文字母标志 称为列标题单元格工作表中的网格 它用列标题和行号定位 如A1就表示 列第 行对应的单元格单元格区域是指多个连续单元格的组合 表示形式如下 左上角单元格 右下角单元格例如A2 B3代表一个单元格区域 包括A2 B2 A3 B3只包括行号或列号的单元格区域代表整行或整列 如 1 1表示第一行的全部单元格组成的区域 1 5则表示由第1到5行全部单元格组成的区域 A A表示第一列全部单元格组成的区域 A D则表由A B C D四列的全部单元格组成的区域 1 1 2Excel中的基本概念 编辑栏用于显示 修改活动单元格的内容全选按钮用于选定整个工作表所有的单元格 工作表查看方式工作表下边框的右侧提供的三个按钮用于切换工作表的查看方式工作表缩放填充柄活动单元格右下角的小方块 拖动它可以将单元格的内容复制到鼠标拖过的单元格中 1 1 2Excel中的基本概念 3 MicrosoftOfficeBackstage视图 单击 文件 菜单即可显示出Backstage视图 通过它可以打开 保存 打印 共享和管理文件 设置功能选项 1 2构造第一个工作表 例1 1 某单位的工资数据如下表所示 计算每个职工的总工资 假设个人所得税的税率为 收入1600以下 所得税率为0 收入1600 2500 所得税率为5 收入2500 3500 所得税率为8 收入3500 4500 所得税率为12 收入4500以上 所得税率为15 计算各位职工应缴纳的所得税 以及缴税后的实际收入 要求 对本表的计算数据和方法如下工资总额 基本工资 奖金 水费 电费 天然气费所得税 工资总额 所得税率 1 2构造第一个工作表 在EXCEL中可以轻松制作出例1 1的报表 如图所示 输入A1 H9中的原始档案数据 1 在I2中输入工资计算公式 D2 E2 F2 G2 H22 向下复制此公式到I9 1 在H2中输入计算公式 I2 K2 向下复制此公式到H9 1 在K2中输入工资计算公式 I2 J22 向下复制此公式到K9 输入J列的税率 1 3工作簿和Excel文件管理 1 3 1工作簿与工作表的关系工作簿在Excel中创建的文件叫做工作簿 扩展名是 xlsx工作簿由工作表组成 新建工作簿只有默认的 个工作表 但可以根据需要增加 个数不限 新建第一个工作簿的默认名 工作簿1 xlsx 工作表由一些横向和纵向的网格组成的表格 一个工作表最多有1 048 576行 16 384列 工作表由工作表标签区别 如sheet1 sheet2 1 3 1工作簿与工作表的关系 工作簿与工作表的关系 一个工作簿中包括若干个工作表 每个工作表中包括许多单元格 工作簿以文件形式保存在磁盘文件中 工作表只能存在于工作簿中 不能以独立的文件形式存储在磁盘文件中 1 3 2创建新工作簿 1 工作簿与模板模板模板即模型 样板 是一种已经建立好的特殊工作簿 已在其中的工作表中设计好了许多功能 如单元格中的字体 字型 工作表的样式和功能 如财务计算 学生成绩统计 会议安排等 工作簿创建Excel总是根据模板创建工作簿 创建的工作簿具有与模板结构 内容和功能 在没有指定建立工作簿模板的情况下 Excel会据默认模板建立工作簿 这种工作簿在默认情况下只有Sheet1 Sheet2和Sheet3三个工作表 1 3 2创建新工作簿 2 新建默认的空工作簿 三种方法启动Excel Excel就会自动建立一个名工作簿1 xlsx 在已启动Excel的情况下 按Ctrl N 单击功能区左上角的 文件 选项 然后从弹出的文件菜单中选择 新建 1 3 2创建新工作簿 3 根据旧工作簿建立工作簿 1 单击文件按钮 从弹出的文件菜单中选择 新建 Excel将弹出 新建工作簿 BackStage视图 2 单击 根据已有内容新建 然后在弹出的 根据现有工作簿新建 对话框找到并选择已有工作簿的名称 单击该对话框中的 新建 按钮 1 3 2创建新工作簿 4 根据模板建立工作簿Excel2010模板类型已安装的模板 安装Excel时安装在本地计算机中的模板 我的模板 用户自已创建的模板 在线模板 O 微软公司网站上的在线工作簿模板 在用这类模板创建新工作簿时 Excel会自动从微软的网站中下载相关模板到用户的本地计算机中 并用它创建新工作簿 当然 前提是用户计算机与Internet网络相连接 即Online 在线 1 3 2创建新工作簿 5 在线模板示例下面的图表是用O模板中的 预算 业务预算 商务旅行预算 模板建立的工作簿 在该工作簿中 只需要输入D列的费用和F列的数字 Excel就会自动计算出H列的费用 这一功能是由 商务旅行模板 提供的 1 3 2创建新工作簿 5 在线模板示例下图是用 O模板 中的 库存控制 模板类中的 设备资产清单 模板建立的工作簿 在该工作簿中预设了许多功能 在L N P Q R列中都预设了计算公式 只要填定了其余列的数据 Excel就会自动计算出这些列的数据 1 3 2创建新工作簿 5 在线模板的建立方法 1 确定计算机已连接上了Internet网络 2 单击 文件 新建 O模板将连接到微软的在线模板网站 3 从微软网站的在线模板网站中选择需要的模板 就会从网站中将选择的模板下载到本机中 同时将应用 1 3 2创建新工作簿 6 保存文件方法一单击 快速访问工具栏 中的按钮保存文件 方法二单击 文件 选项 从弹出的文件菜单 选择 另存为 菜单项 然后在 另存为 对话框中输入文件名 1 3 3文件格式与兼容性 1 Excel2010 2007的文件格式自MicrosoftOffice2007起 引入了一种基于XML的新文件格式 MicrosoftOfficeOpenXMLFormats 适用于2007及之后版本的Word Excel和PowerPoint OfficeXMLFormats有许多优点 其一 文件自动压缩 某些情况下文档最多可缩小75 其二 OfficeXMLFormats格式以模块形式组织文件结构 是如果文件中的某个组件 如图表 受到损坏 文件仍然能够打开其三 更强的安全性 OfficeXMLFormats格式支持以保密方式共享文档 可避免用文档检查器工具获取信息 其四 更好的业务数据集成性和互操作性 在Office中创建的信息容易被其他业务应用程序所采用 只需一个ZIP工具和XML编辑器就可打开和编辑Office文件 1 3 3文件格式与兼容性 2 Excel2007 2010的文件扩展名和文件兼容性 1 4公式和单元格引用 公式的概念Excel的公式由运算符 数值 字符串 变量和函数组成 公式必须以等号 开头 即在Excel的单元格中 凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式 在等号的后面可以跟数值 运算符 变量或函数 在公式中还可以使用括号 例如 10 4 6 2 2 1 50就是公式 可以在任何单元格中输入此公式 Excel会把公式的计算结果显示在相应的单元格中 1 4 1运算符及其优先级 2 运算符在 xcel公式中可以使用运算符 1 4 1运算符及其优先级 3 说明括号的运算级别最高 在Excel的公式中只能使用小括号 无中括号和大括号 小括号可以嵌套使用 当有多重小括号时 最内层的表达式优先运算 同等级别的运算符从左到右依次进行 为字符连接运算 其作用是把前后的两个字符串连接为一串 例如 ABC DEF 的结果为 ABCDEF 财务 经济 的结果为 财务经济 1 4 2单元格引用 1 引用的概念引用即在公式中用到了其他单元格在表格中的位置 引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域 并指明公式中所使用的数据的单元格位置 引用不同工作簿中的单元格称为链接 2 引用的类型A1引用R1C1引用 1 4 2单元格引用 A1引用在默认情况下 Excel使用A1引用 在A1引用中 用字母标识列 从A到XFD 共16384列 用数字标识行 从1到1048576行 这些字母和数字称为列标题和行号 若要引用某个单元格 只需输入列标题和行号 例如 B2引用列B和第2行交叉处的单元格 1 4 2单元格引用 R1C1引用在R1C1中 Excel指出了行号在R后面 列标题在C后面的单元格的位置 如 R2C4 是指第2行第4列交叉处的单元格 R6C6则是指第6行第6列交叉处的单元格 一些特例如下表 1 4 2单元格引用 3 相对引用相对引用也称为相对地址引用 是指在一个公式中直接用单元格的列标与行号来取用某个单元格中的内容 1 4 2单元格引用 相对引用的例子 例1 2 某班某次期末考试成绩如图1 13所示 计算各同学的总分 即F列的数据 在F2计算公式 C2 D2 E2然后向下复制该公式 1 4 2单元格引用 4 绝对引用绝对引用总是在指定位置引用单元格 如果公式所在单元格的位置改变 绝对引用保持不变 绝对引用的形式是在引用单元格的列号与行号前面加 符号 比如 A 1就是对A1单元格的绝对引用 1 4 2单元格引用 绝对引用案例 例1 3 某品牌皮鞋批发商3月份的销售数据如图所示 每双皮鞋的单价相同 计算各皮鞋代销商场应支付的总金额 在D6输入公式 c 3 C6然后向下复制此公式 1 4 2单元格引用 5 混合引用混合引用具有绝对列和相对行 或是绝对行和相对列 比如 A1 B1案例 1 4 2单元格引用 6 三维引用对同一工作簿内不同工作表中相同引用位置的单元格或区域的引用称为三维引用 引用形式为 Sheet1 Sheetn 单元格 区域 例如 Sheet1 sheet8 C5和Sheet1 Sheet8 B2 D6都是三维引用 前者包括Sheet1 sheet8这8个工作表中每个工作表的C5单元格 后者包括此8个工作表中每个工作表的B2 D6区域 1 4 3内部引用与外部引用 如果引用同一工作表中的单元格就称为内部引用 引用不同工作表中的单元格就称为外部引用1 引用相同工作表中的单元格 例 G3 G5 G10 102 引用同一工作簿不同工作表中的单元格 例 Sheet1 G3 Sheet2 G5 Sheet2 E273 引用已打开的不同工作簿中的单元格 例 Book1 Sheet1 IL 4 Book2 Sheet2 E 74 引用未打开的不同工作簿中的单元格 例如 C dk Book1 xlsx Sheet2 B 4 C dk Book1 xlsx Sheet1 C 65 同一公式中存在几中不同的引用 例 Book1 Sheet1 A 4 Sheet1 G7 F9 1 5函数简介 1 函数的概念函数是Excel已经定义好了的一些特殊公式 它们可以对一个或多个数据进行计算 然后把计算的结果存放在某个单元格中 2 Excel函数类型工作表函数 财务函数 日期函数 时间函数 数学与三角函数 统计类函数 数据库管理函数 文本函数及信息类函数等 1 5函数简介 1 SUM和Average用法 sum x1 x2 x3 x255 Average x1 x2 x3 x255 其中 x1 x2 x255可以是数字 单元格或单元格区域的引用 也可以是表达式 功能 sum求所有参数x1 x2 x255的总和 Average求所有参数x1 x2 x255的平均值 1 5函数简介 Sum和Average的应用案例某单位的工资数据如下图所示 已知基本工资 奖金 水费 电费 计算总额 总计与平均数 1 5函数简介 max和min用法 max x1 x2 x3 x255 min x1 x2 x3 x255 其中 x1 x2 x255可以是数字 单元格或单元格区域的引用 也可以是表达式 功能 max求所有参数x1 x2 x255的最大值 min求所有参数x1 x2 x255的最小值 1 5函数简介 count用法 count x1 x2 x3 x255 其中 x1 x2 x255可以是数字 单元格或单元格区域的引用 也可以是表达式 功能 统计x1 x2 x255中数字的个数 4 countif用法 COUNTIF 单元格区域 条件 其中条件可以是比较式 但必须用双引号括起来 如 90 60 功能 统计指定单元格区域中满足条件的数字的个数 1 5函数简介 IF用法IF 条件 表达式1 表达式2 其中表达式可以是数字