第十章办毕公文的处置PPT课件.ppt

2020 3 18 1 第十章办毕公文的处置 学习重点通过学习明确办毕公文的基本概念 掌握办毕公文清退 销毁 暂存的范围和方法 以及归档文件整理的基本概念 2020 3 18 1 2020 3 18 2 概述一 办毕公文的含义指完成了公文处理程序的公文 包括两层含义 1 发文部门制作文件过程的结束 2 收文机关对文件信息所传递的指令 任务已经处理完毕或者处理程序运转完毕 2020 3 18 2 2020 3 18 3 办毕公文处置的含义办毕公文处置 指根据办毕公文的不同内容或价值 对其分门别类 剔除无用文件 对有保存价值的文件进行有序化整理的活动 2020 3 18 3 2020 3 18 4 办毕公文处置的作用妥善处理办毕公文 有助于降低文件冗余度 凸显真正有价值的文件信息 充分发挥公文中有持续利用价值的信息的效用 防止无用信息对各项活动的干扰 保证日常及以后快速查找和有效利用文件 2020 3 18 4 2020 3 18 5 电子公文形成机构应指定有关部门或专人负责本单位办毕电子公文的处置工作 机关档案部门应该参与和指导电子公文的形成 办理 收集和归档等各项工作环节 2020 3 18 5 2020 3 18 6 第一节办毕公文的去与留一 办毕公文去与留的依据1 主要取决于公文的保存价值 2 判断公文保存价值要注意以下问题 从整体联系上把握其留存价值 制定出详细 便于操作的文件保管期限表 明确划定公文留存与否的依据 满足两方面需求 一是本机关查考工作的需要 二是社会各有关方面的利用需求 机构或部门留存公文的重心是 以我为主 即本单位形成的公文 2020 3 18 6 2020 3 18 7 二 办毕公文的处置方法依照有关公文处置的要求以及公文自身的保存价值 对一个机构的公文来说 通常可以采用四种不同的处置方法 整理归档 销毁 清退和暂存 2020 3 18 7 2020 3 18 8 一 整理归档1 文件整理归档的含义整理指文件人员将已经办理完毕 具有查考利用价值的公文材料 按照一定的原则和方法组成具有有机联系的组合体的过程 归档指根据国家有关规定 将整理完毕的文件定期向本单位档案机构或人员移交 2020 3 18 8 2020 3 18 9 2 整理归档的意义 维护文件之间的联系 防止散失 保证文件的安全与完整 方便管理与检索 查阅与利用 有利于文件的积累 为档案工作奠定基础 保存本机关历史记录 为国家积累档案财富的重要途径 2020 3 18 9 2020 3 18 10 2020 3 18 10 3 公文整理依据原则遵循公文自然形成规律 保持公文之间的有机联系 区别不同价值 保证归档文件的齐全 完整 便于保管和利用 2020 3 18 11 4 归档制度包括三方面内容 归档范围 时间和质量要求 1 归档范围通常情况下 凡是反映本机关职能活动 对本机关或社会具有查考利用价值的办毕公文均属于归档范围 2 归档时间纸质文件次年6月底以前归档电子文件办理完毕及时归档专门文件按有关规定归档或作专门规定 2020 3 18 11 2020 3 18 12 3 归档文件质量要求 传统载体 总的要求 收集齐全 分类清楚 期限准确 装订美观 排列有序 检索科学 具体要求 文件材料整理符合规范 每份文件的主件与附件 定稿与存本 印本 请示与批复 转发件与被转发件 多种文字形成的同一文件 应放在一起 不得分开 文件电报合一归档整理 不同年度的文件应分开整理 2020 3 18 12 2020 3 18 13 按照有关规定确定档案保管期限 划定档案密级 编制案卷目录 卷内文件目录 归档文件目录等必要的检索工具 音像档案应有完整的文字说明 参照当前国家有关部门颁发的关于档案工作的技术性法规和标准以及国际先进方法 2020 3 18 13 2020 3 18 14 OA平台上电子公文归档要求 与传统载体文件归档要求的区别 297页 1 系统硬件方面 配置足够容量 处理能力强及相对安全的系统设备 2 系统软件方面 系统中应设置符合安全要求的操作日志 随时自动记载实时操作人员 时间 设备 项目 内容等 3 归档载体方面 长期和永久的文件实行 双套制 2020 3 18 14 2020 3 18 15 2020 3 18 15 4 归档鉴定方面 检查项目包括与纸质公文核对内容 签章 审核电子公文收发登记表 操作日志及相关著录条目 确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动 与相应的纸质公文内容及表现形式一致 处理过程无差错 5 移交形式方面 可采用存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接 一式三套 2020 3 18 16 二 销毁 办毕公文销毁的含义与作用销毁 对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所做的毁灭性处理 公文销毁范围的具体内容 所有不具备留存价值的公文 无留存必要的重份公文 在特殊情况下不即行销毁就会造成失密和严重损失的公文 一般性公文的草稿 印制公文过程中形成的校样 印版等 2020 3 18 16 2020 3 18 17 2020 3 18 17 2 销毁公文的主要方式是 焚毁 重新制成纸浆 粉碎 清洗消磁 3 以各种方式销毁公文时均应履行如下程序 由文书部门组织对公文进行鉴定 确认应销毁后 逐件核定造册 呈请本机关或上级机关有关领导审定批准 获准后再行销毁 2020 3 18 18 三 清退 公文清退的含义及作用清退 经过清理将有关办毕的收文按期返归原发文机关或由其指定的有关单位 公文清退工作的目的在于保证重要公文或机密公文的安全 2020 3 18 18 2020 3 18 19 2020 3 18 19 清退文件的处置清退公文按规定和要求成批定期进行 也可不定期甚至阅后随即清退 成批清退时应附一式两份 公文清退报告表 并由对方履行签收手续 单份清退时亦应向对方索取收据以为凭证 需清退的公文平时要单独保管 在以各种通信方式传递应清退的公文时 只要公文本身没有解密或降密 应一律按原文标注的密级处理 2020 3 18 20 2020 3 18 20 清退范围需要清退的公文主要包括如下数类 绝密公文 有重大错漏的公文 被明令撤销的公文 仅供征求意见或审阅的公文 未经本人审阅的领导人的讲话稿 其他由发文机关指定清退的公文等 2020 3 18 21 2020 3 18 21 四 暂存公文暂存的含义及作用公文的暂存 是指对既不应立卷归档或清退 又暂不宜销毁的公文 仍需再留存一定时期以备查用 暂存公文范围 频繁查阅的已整理归档公文的重份文本与复印本 具有参考价值的公文 简报等 一时难以准确判定是否留存或销毁的公文 反映一般情况的公文 报表等 2020 3 18 22 2020 3 18 22 暂存文件的处置暂存公文应由各机关的文书部门统一 集中保管 要合理排列与编号并简单编目 必要时可按公文号 主题 作者或查考利用的其他需要和要求汇编装订成册 密件与非密件应分别保管 及时确认将具有长期或永久保存价值的公文重新归卷 2020 3 18 23 2020 3 18 23 第二节案卷级整理方法一 分类方法分类方法是文件整理之前确定的公文分门别类的原则和依据 是文件整理的基础 机关公文的分类方法有 分年度 分组织机构 分问题 分保管期限 2020 3 18 24 一 年度分类法 教材301页 即按照文件形成 处理的年度特征将同一年度的文件分为一类 不同年度的文件分为不同的类别 是运用最广泛的分类方法 正确地判定文件的日期并归入相应年度 是决定分类质量的关键 应处理好以下问题 2020 3 18 24 2020 3 18 25 1 有多个时间特征的文件 应以文件签发日期 即落款日期 为准 据此判定文件年度 跨年度文件处理方法 对于计划 规划 总结 预决算 统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件 统一规定为按文件签发日期 即落款日期 判定文件所属年度 2020 3 18 25 2020 3 18 26 案例 1995年形成的 1996 2000年工作规划 归入1995年1997年形成的 1996年 机关工作总结 应归入1997年2004年8月28日通过 2005年4月1日起实行的 电子签名法 的定稿 存本 应归入2004年 2020 3 18 26 2020 3 18 27 2020 3 18 27 2 跨年度形成的会议文件 案件材料等往往统一在办结年度归档 分类时归入办结年度 3 几份文件作为一件时 件 的日期应以装订时排在最前面的文件的日期为准 回复性文件归入复文年 4 文件没有标注日期内部文件 白头文件 需要分析文件制成材料 格式 字体以及各种标识 通过对照等手段考证和推断其准确或近似日期 并据以按年度合理归类 2020 3 18 28 二 机构分类法即按形成和处理文件的承办单位 内部组织机构 进行分类 在现行机关文件由各机构分工整理的情况下 机构向档案室移交的归档文件 就自然构成一类 此法能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系 在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件 便于按照一定的专题查找和利用档案 一个机构设一类 机构就是类名 各类按照机关机构序列表规定或习惯来排列 2020 3 18 28 2020 3 18 29 案例 根据组织机构分类 见教材301页 一个机关一个年度的文件 工 团 党 政 文秘部门 办公室 业务部门 业务部门 业务部门 业务部门 业务部门 业务部门 2020 3 18 29 2020 3 18 30 机构分类法中需要特殊处理的几个问题为避免重复立卷 跨机构形成处理的文件分类的处理原则是 1 归入文件处理或承办 或主办 部门的类别 即以谁的名义发文就归入谁的类 2 是哪个部门承办 主办 就归入哪个类 例如 2020 3 18 30 2020 3 18 31 以党委或党组起草或讨论决定 以行政名义的发文 归入行政办公室类 业务部门起草而以机关名义的发文 一般应归入机关办公室类 确有必要 也可归入起草机构类 联合文件 原件由主办机关整理 立卷 归档 其他机关保存复制件或其他形式的文件副本 会议文件 以机关名义召开的多个机构召开的综合性会议 归入综合办公室类 以机关名义召开的专业会议 归入专业对口的业务部门 兼职文件 本机关负责人兼任其他机关职务 在履行兼职职务时形成的文件 由其兼职机关整理归档 2020 3 18 31 2020 3 18 32 三 分问题 按照文件内容所反映的问题特征来划分类别 可不受内部机构限制 机关中心任务和主要活动可以单独设类 能够比较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌 较好地保持同一内容文件之间的联系性 适宜在第一层次采用问题分类的往往是一些内部机构设置比较简单或不大稳定 机构分工不明确且文件数量较少的机关 一般大中型单位不宜在第一层次的分类就轻易打乱组织机构而采取问题分类的方法 问题分类可以按文件数量多次灵活使用 2020 3 18 32 2020 3 18 33 在实际工作中 采用问题分类法的单位 大多数参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别 案例 党委 工会 共青团等机构形成的归档文件 党群类 业务部门形成的归档文件 业务类 行政后勤部门形成的归档文件 行政类 2020 3 18 33 2020 3 18 34 四 保管期限分类法 即按照文件的不同保存价值 将其划分成不同种类 通常是在同一个问题之下进行 采用此法能将不同价值的归档文件从实体上区分开来 便于有针对性地采取整理 保护措施 并为后续的档案工作提供便利 2020 3 18 34 2020 3 18 35 国家档案局有关规定中 将档案保管期限规定为永久 长期 16 50年 短期 15年以下 三种期限 还可划分得更具体 2020 3 18 35 2020 3 18 36 传统立卷方法中 分保管期限是通过规定案卷排列方式实现的 机关档案业务建设规范 规定 案卷应按不同保管期限分别排列 因为排列是依据分类方案进行的 所以这实际意味着必须按保管期限进行一次实体分类 规范 将保管期限直接作为一种分类标准明确提出 从简化概念 理顺工作流程看是必要的 2020 3 18 36 2020 3 18 37 2020 3 18 37 案例 四川省档案局推荐的分类 保管期限 年度 机构 问题 2020 3 18 38 五 复式分类法 当归档文件数量较多时 分类需要分层进行 多将几种分类方法结合使用 称为 复式分类法 年度 保管期限 机构 问题4种分类方法 可以组合成为多种复式分类法 4种分类法的顺序不限定 但有选择性 其中 年度 保管期限是必选项 机构 问题作为选择项 基层或小机关文件少 或内部机构简单 无须按机构 问题进一步细分 大机关各部门分工整理归档 机构 问题则往往是必选项 2020 3 18 38 2020 3 18 39 案例 机关常用的复式分类法 1 年度 机构 问题 保管期限 适用于现行文件的整理归档工作 特别是推行部门整理归档的机关单位 1995年 办公室 综合类 永久 长期 短期人事处 人事类 永久 长期 短期业务处 业务类 永久 长期 短期1996年 办公室 综合类 永久 长期 短期人事处 人事类 永久 长期 短期业务处 业务类 永久 长期 短期 2020 3 18 39 2020 3 18 40 2 保管期限 年度 机构 问题 分类法 适用于内部机构虽有变化但不复杂的现行机关文件的整理归档工作 四川省档案局统一规定采用此分类方法 保管期限 年度 机构 问题 保管期限 年度 小机关 基层单位 如四川省交通厅规定 厅机关采用保管期限 年度 机构 问题 厅直属单位亦然 但内部机构设置的基层单位或小机关则采用 保管期限 年度 分类方法 2020 3 18 40 2020 3 18 41 案例 四川省交通厅的分类方法保管期限 年度 机构 永久 1999年办公室 人事处 建设管理处 2000年办公室 人事处 建设管理处 2001年 长期 1999年办公室 人事处 建设管理处 2000年办公室 人事处 建设管理处 2001年 短期 1999年办公室 人事处 建设管理处 2000年办公室 人事处 建设管理处 2001年 2020 3 18 41 2020 3 18 42 案例 年度 保管期限分类法 适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关 或者每年形成文件数量少的机关此时的分类方案为 1999年 永久 长期 短期2000年 永久 长期 短期2001年 永久 长期 短期 2020 3 18 42 2020 3 18 43 思考题及答案提示 1 某局使用 年度 机构 保管期限 进行文件分类 但同时又单独设计了 统计报表类 将本局编报的各类人员 工资等基本数据报表等归档文件归入其中 这种做法是否正确 2020 3 18 43 答案提示 错 采用复式分类法同一分类层次只能采用一种分类方法 该局采用了 年度 机构 保管期限 分类方法 设计了 统计报表类 使分类方案在同一层次既出现了按年度分类 又按问题分类情况 使分类体系随意 混乱 影响检索 2020 3 18 44 2 由档案室集中整理归档文件的大型机关是否可以采用 年度 保管期限 分类方法 2020 3 18 44 答案提示 大型机关无论选择在哪个环节整理归档 都不宜选用此分类法 因为不利于 随办随归 也未体现出形成规律和联系 给今后的档案管理和提供利用造成困难 2020 3 18 45 三 编制文件分类方案 教材302 303页 一 何谓文件分类方案 亦称立卷类目 归卷条目 案卷条目 是根据本机关工作的职能活动以及一些辅助性活动的情况 预先编制的整个组织文件分类归类 立卷 的条目体系 制定立卷类目是任何组织实现规范化 系统化文件管理而必需进行的一项重要的基础性工作 满足文件平时管理利用 为档案管理奠定基础 结构 一般由类别 条款和条款顺序号组成 2020 3 18 45 2020 3 18 46 二 文件分类方案的编制步骤 1 调查研究基本依据 主要来源于文件本身 如文件作者 时间 文种 文件字号 地区 通讯者 载体 使用价值等特征 还应考虑 机构设置 如内部机构的数量 层次 隶属关系 办公地点 机关业务活动 与外机关业务往来机关常用文种 数量 各种文件利用率 利用角度 有关管理机关对于文 档工作的有关规定与要求等 2020 3 18 46 2020 3 18 47 2 制订设计方案 主要工作分为三步 拟定条款 包括责任者 问题 文件名称 注明保管期限 形成单位 排列编目 编排条款顺序号 大流水编号 分类流水编号 确定类别 按问题 按组织机构 2020 3 18 47 2020 3 18 48 案例 四川 学院归档文件分类方案类别号类名1综合类 党办 院办 工会 2人事工作类 人事部 3科研与学科建设工作类 科研部 4学生工作类 学生工作办公室 5基建设备工作类 基建办公室 6外事工作类 外联部 7财务工作类 财务部 8教学工作类 教务部 9学院董事会工作类 董事会办公室 2020 3 18 48 2020 3 18 49 四川 学院归档文件分类方案1综合类 含党务 行政 工会工作 1 1上级党组织 学校党委及各部门发文1 2学院党委 各系党支部关于党务工作的决定 总结 统计表及表彰名单1 3院务委员会办公会纪要1 4教授委员会工作文件1 5学院及院内各部门年度及阶段计划 总结 通知1 6川大校内各类简报 通讯和信息1 7学院工会工作文件1 8学院重大会议 活动文件2人事工作类2 15国家各部委 省市各机关关于人事工作方面的发文2 16四川大学及学校部门关于行政 人事工作的发文2 17学院关于人事任免 工作考核 职称评定 岗位职责和聘任等方面的通知 审批表 登记表 2020 3 18 49 2020 3 18 50 3 修订完善4 编制分类方案时应当注意的问题1 确定类别要以本机关职能活动为基础 2 掌握类目延展限度 详略得当 3 条款拟制力求反映出文件的立卷特征 4 注意分类方案的调整与修订 5 一定时间保持一个机关分类方案的相对稳定性 2020 3 18 50 2020 3 18 51 案例 机关立卷类目 部 局2005年立卷类目一 综合类 办公室 1 局党委会议记录2 局务会议记录3 专业性会议文件4 年度工作计划和总结 20 二 组织人事工作类 组织人事处 26 某局关于干部任免的批复 决定等 40 2020 3 18 51 2020 3 18 52 三 宣传类 宣传处 46 某局关于宣传工作的意见 通知 55 四 企业财务工作类 企业财务处 57 本部编制的 年邮政企业财务计划和通信企业分省财务收支计划指标58 本部下达的 年邮政企业财务计划59 年邮政基本建设财务会计来往文书 2020 3 18 52 2020 3 18 53 三 编制文件分类表 另一形式的文件分类方案 1 文件分类表的结构一般由类目体系 类号 注释组成2 文件分类表的格式两种形式 文字叙述式 框图表格式 2020 3 18 53 2020 3 18 54 框图表格式分类方案案例 四川剑南春有限责任公司文件分类方案 局部 2经营管理类 0党群工作类 1行政管理类 3生产技术管理类 综合性工作 组织工作 纪检工作 统战工作 干部管理 员工招聘录用 调配工作 劳动定额定员 劳动分配 劳动工资 劳动保护 产品销售 市场分析 用户调查 售后服务 31生产调度 32质量管理 2020 3 18 54 2020 3 18 55 文字叙述式分类方案案例 市人大常委会机关文件分类表一 序言包括 类目体系的分类与编排原则 基本结构介绍 编号和使用方法以及其他需引起注意的问题 二 主表 类目体系 1 办公室1 1会议1 1 1党代表大会 议程 会议记录等 1 1 2党委会议 1 2信访1 2 1建议信1 2 3检举信2 人事处2 1 2 1 1 2020 3 18 55 2020 3 18 56 三 整理程序 文件办毕 需要对其进行系统化的归档整理 组成基本保管与检索单位 并以编目的方式把其在机关文件存储系统中的位置固定下来 排列上架 精心保管 在需要利用时 借助检索工具迅速检索出文件 文件归档整理主要采用案卷级和文件级整理方法 2020 3 18 56 2020 3 18 57 一 传统的案卷级整理方法 此法是在我国沿用多年的 文件立卷 法 文件立卷 又称组卷 是将若干具有共同点和密切联系的单份文件组合成有机联系的以便保管与检索的集合体 案卷 2020 3 18 57 2020 3 18 58 传统的文件立卷的基本工作流程图 确定立卷组织形式 组织工作 调整定卷 整理编目 编页号 件号 填写卷内目录 备考表 拟写案卷题名 案卷装订 排列案卷 编制案卷号 编制案卷目录 案卷排列编目 归档工作 办理移交手续 核查移交案卷 编制移交目录 确定归档范围 编制立卷方案 平时归卷 填写案卷封面 卷内文件排列 2020 3 18 58 2020 3 18 59 立卷的合理过程应该是先分类后组合的过程 即组合案卷应在事先划分好的类别之中进行 按照分类方案中的最低一层小类文件中找出在作者 内容 时间 地区 通讯者 文种等方面具有的共同特点作为立卷依据 立卷依据 是从文件本身结构中概括出来的作者 问题 时间 名称 通讯者 地区等诸要素 它们体现文件在这些方面特有的联系及形成规律 2020 3 18 59 2020 3 18 60 一 组卷方法 1 按作者特征立卷 将同一作者制发的文件组合成案卷 本机关的发文 直接领导机关 某一个下级机关的来文 都可采用这一方法 2 按问题特征组卷 最主要的 常用的立卷方法 即将反映同一事件 案件 人物 问题 业务活动和同一性质工作形成的文件集中在一起组卷 3 按时间特征组卷 即按照某一问题下文件产生的时间顺序将文件编立成案卷 同一年度 同一时期 月份 日期 2020 3 18 60 2020 3 18 61 4 按名称特征组卷 将名称相同或性质 作用相同 相近的文件集中组卷 还可将名称相近 保存价值相近的文件合并立卷 5 按地区特征组卷 将文件内容涉及的同一地区或作者所在同一地区的文件集中立卷 多用于上级对下属机关的来文 调查统计材料和某些专门文件的立卷 6 按通讯者特征立卷 将本机关与某一机关之间就一定问题进行工作联系而形成的来往文书集中立卷 一般与名称特征的统称 往来文书 同时使用 2020 3 18 61 2020 3 18 62 以上六种方法可以单独使用 更多情况是两种或两种以上的方法结合使用 常见的有 作者 问题 名称 案例 省教育厅关于省属大专院校学生思想工作经验交流会议文件材料 年度 问题 名称 案例 某公司2004年员工年度考核表 地区 问题 名称 案例 灌区 问题的调查报告 汇报特征越多 文件联系就越紧密 专指性就越大 2020 3 18 62 2020 3 18 63 二 组卷程序 1 排列卷内文件常用方法有 1 按时间顺序排列 2 按文件的重要程序排列 2 编页号 件号 将卷内文件系统化排列后确定的顺序在文件正面的右上角 背面的左上角依次编写页号 不装订的编件号 3 填写卷内目录 顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 备注 2020 3 18 63 2020 3 18 64 4 加贴备考表拟写案卷题名装订案卷案卷题名基本格式 地区 责任者 通讯者 时间 地区 内容 问题 名称 文种 全称或规范化简称 不得简称为本局 本公司 写出2 3个主要责任者 一般标2 3个主要的 按重要程度排列 常使用 文件 来往文书 案卷 关于 有关 2020 3 18 64 2020 3 18 65 部关于培养 提拔干部工作的意见 通知 镇人事任免 职称评定 处分 表彰的决定 报告 通知 通报公安部 省公安厅 市县公安局关于社会治安 户籍管理的规定 办法和通知教育局所属各中学关于开展 活动的通知 简报 大学网络学院与 省教育厅关于建立函授分院 招生办法以及安排教学计划的来往文书 案例 案卷题名 案卷标题 2020 3 18 65 2020 3 18 66 7 填写案卷封面包括 全宗名称 立档单位名称 类目名称 分类卷中一级类别名称 时间 保管期限 件 页数 归类号 分类方案的编号 即文件处理号 档号 2020 3 18 66 2020 3 18 67 8 编写案卷目录固定案卷排列顺序 既是移交目录 也是移交凭据 主要包括 案卷题名 卷内文件日期 保管期限 份数 密级等 是文书与档案最基本的检索工作 2020 3 18 67 2020 3 18 68 三 OA环境中案卷级整理方法 教材303 306页 在OA环境中 借助计算机完成的整理立卷仅仅表现为电子文件在逻辑上存在的关联性 只具有逻辑检索意义 建立数据库 数据之间的联系是多角度快速检索文件的前提 因此建立检索意义上的 案卷 保持文件或案卷之间的联系 在OA环境下依然是必要的 OA环境下编制这样的案卷 通常需要经过预立案卷 电子文件夹 登录卷内文件 确定案卷与修改等工作 2020 3 18 68 2020 3 18 69 1 OA环境中的预立案卷 在OA环境中 预立案卷主要依据本单位的文件分类方案 根据立卷类目的条款分别预先确定案卷 确定并注明一个案卷的主要数据项目 案卷题名 全宗名称 立卷单位 保管期限 系统会自动给出预立卷号 其余卷内文件的起止日期 案卷总页数 总份数 备注项目等待卷内文件整理完毕 再行填写 见下图 2020 3 18 69 2020 3 18 70 预立案卷界面示意图 1 1 2 3 点击数码后可见功能说明 2020 3 18 70 2020 3 18 71 2 登录卷内文件 详见教材304 305页 2020 3 18 71 2020 3 18 72 建立卷内文件界面示意图 1 1 2 3 4 点击数码后可见功能说明 2020 3 18 72 2020 3 18 73 目前各机关使用的办公自动化软件 通常都应具备案卷的设立 文件组卷 移卷 拆卷 修改 封卷 借阅 全文检索等管理业务功能 对系统办毕的应归档文件 由文件部门整理后向档案室移交 立卷部门文件不多的情况下也可以直接将办毕公文移交到档案室 由档案人员负责将文件分类整理 组卷和对本案卷封存 根据上述方法整理的案卷 可以满足案卷检索功能 同时也可实现多途径的全文检索 在线检索和远程利用 2020 3 18 73 2020 3 18 74 OA系统归档整理模块能实现的功能 在不同的OA系统中文件整理归档的步骤和流程的定义往往有一定区别 通常应该能够实现以下功能 1 人工归档2 自动归档3 提供文件档案管理的各类报表应该尽量选用功能完备 系统稳定的办公自动化软件 2020 3 18 74 2020 3 18 75 打印 打印文件档案管理的各类报表 目录 2020 3 18 75 2020 3 18 76 第三节文件级整理方法 教材325 332页 2000年12月6日国家档案局发布了行业标准DA T22 2000 归档文件整理规则 归档文件的整理 是指将归档文件以 件 为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 与传统立卷比较其优点 见教材307页 简化立卷程序 便于操作 兼顾计算机和手工两种管理方式 既有导向性 又体现出过渡性 有力促进机关文档一体化管理 2020 3 18 77 文件级整理工作的流程图 6步骤 按件 体现为一个条目 事由原则 归档章 档案盒编目 装订 分类 排列 编号 编目 装盒 保管期限 年度 机构 问题 最低一级类目 归档文件目录 按件号 2020 3 18 78 一 装订 1 理解 件 的概念归档文件的整理强调以 件 为单位 取消案卷这一实体保管单位 即以 自然件 单份文件 为整理单位 实体装订在一起 编目时也只体现为一条条目 以下特殊情况为一件 文件印本与定稿 正文与附件 处理单 发文稿纸 原件与复印件 转发文与被转发文 报表 名册 图册 来文与复文可为一件 2020 3 18 79 2 文件装订 1 按件装订 印本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复印件在后 转发文在前 被转发文在后 来文复文作为一件时 复文在前 来文在后 不同文字的文本 汉文本在前 外文本在后 2 装订方式和用品选择 装订方式 线装 粘接式 穿孔式 变形材料 钢夹 塑料夹 铆接式 热压胶管 无酸封套 增加厚度 用于永久档案 用品 关键在装订材料材质及其成本 2020 3 18 80 二 分类 指全宗内归档文件的实体分类 即将归档文件按其来源 时间 内容和形式等方面的异同 分成若干层次和类别 构成有机体系的过程 各种分类方法见前 2020 3 18 81 三 排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内 根据一定的方法确定文件先后次序的过程 使其系统化 1 按 事由原则 排列即同一事由的相关文件应该排列在一起 事由 指一件具体的事 一次经费请示 一个具体问题 教育乱收费问题 社会治安问题 一段较紧密的工作过程 一项工程 一次活动 一次会议 一次会议也可分为筹备 开幕 不同议程 闭幕等不同事由 2020 3 18 82 三 排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内 根据一定的方法确定文件先后次序的过程 使其系统化 1 按 事由原则 排列即同一事由的相关文件应该排列在一起 事由 指一件具体的事 一次经费请示 一个具体问题 教育乱收费问题 社会治安问题 一段较紧密的工作过程 一项工程 一次活动 一次会议 一次会议也可分为筹备 开幕 不同议程 闭幕等不同事由 2020 3 18 83 目录检索 在计算机检索条件下 归档文件随意排列 可以提高 查准率 但进行族性检索时的查全率则难以保证 如果文件条目与输入的检索条件有较大差异 就肯定会造成漏检 实体存取 相关文件相对集中排列会大大减轻利用调阅和阅后文件归位的工作量 2020 3 18 84 2 排列方法 具体方法 在分类方案最低一级类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表等成套性文件可以集中排列 实际操作 体现为两步 1 排列同一事由内文件 按文件形成时间先后顺序排列 或按重要程度 2 排列不同事由间文件 可按事由办结时间 事由重要程度 责任者 承办部门 等 2020 3 18 85 四 编号 指依照归类文件方案和排列顺序逐件编号的工作 主要是将归档文件在文件分类体系中的位置标识为符号 并以归档章的形式在归档文件上注明 目的 反映分类 排列成果 使文件位置确定 为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件 2020 3 18 86 必备项目 选择项目 全宗号 年度 保管期限 件号 机构 问题 编号项目 室编件号 馆编件号 形成和处理归档文件的年度如2003 永长短YCD 分类方案最低一级类目内按序从1始标注 归档文件整理中的编号体系 2020 3 18 87 归档章的填写编号项目确定后 要以归档章形式逐件标识在每一件归档文件上端居中空白处 保证其正确归位 说明 归档章有选择项 有必备项目 也可增加收文日期 收文号等 与收文章合二为一 归档章规格一般为45mm 16mm 各项位置固定不得打乱 全宗号由档案馆编制 年度号是形成处理归档文件的年度 4位阿拉伯数码表示 保管期限直接填简称或代码 件号是归档文件的排列顺序号 机构或问题按照分类方案填写 如 政法司 或 业务 2020 3 18 88 五 编目 指编制归档文件目录 是其他各种编目工作的起点和基础 依据分类方案和室编件号顺序编制 以 件 为单位 一件体现为一条条目 来文和复文为一件 只对复文编目 包括 1 件号具体编制见前 2 责任者制发文件的组织或个人 文件的发文机关或署名者 一般用全称或通用简称 不能使用 本局 本公司 等 2020 3 18 89 3 文号发文字号 如市档办 2003 12号 4 题名文件标题 是最重要的检索途径 作者 问题 文种三要素齐全 无题名或含义不清 不能全面揭示文件内容的应根据文件内容新拟或补充标题 如会议记录 信函等 并加 号 案例 市档案局关于转发川档发 2004 99号文件的通知应改拟为 市档案局关于转发四川省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见的通知 附件独立性强可抄录其题名 2020 3 18 90 5 日期文件形成日期即成文日期 落款日期 8位阿拉伯数码标注 如 2003年1月16日标注为20030116 6 页数一件文件有图文的页面的总页数 来文与复文 文件不同稿本为一件时页数也合计统计 7 备注用于填写归档文件需要补充和说明的情况 包括密级 缺损 修改 补充 移出 销毁 等等 归档文件目录应单独汇编成册并编制封面 其封面格式应