建筑公司记录管理制度.doc

精品文档 建筑公司记录管理制度 建筑公司记录管理制度提要：对于记录的保护，项目部应做到装袋或装盒，防污、防潮、防火；档案保管应满足档案管理的环境条件，利于检索和贮存于 建筑公司记录管理制度 1.目的 对公司管理体系记录进行有效控制，客观、真实、准确地反映体系运行的有效性，用来证明符合综合管理标准的要求。 2.范围 适用于公司的综合管理体系运行记录的控制。 3.相关文件 文件控制管理程序 4.定义 5.职责 责任领导 本制度的责任领导为总工程师，其职责为：负责本制度实施的监督指导。 责任部门 本制度的责任部门是办公室，其职责为：负责本制度实施的监督检查，负责建立公司质量/环境/职业健康安全记录总清单，实施动态管理。 相关部门 本制度的相关部门是公司各职能部门，其职责为：建立本部门综合管理记录清单，本部门工作记录清单，实施动态管理；负责本部门记录的编制、标识、贮存、保管。 执行层 本制度的执行层是项目部，其职责为：建立本项目综合管理记录清单，本项目各相关工作记录清单，实施动态管理；负责本部门记录的编制、标识、贮存、保管。 6.工作程序 记录的分类和范围 记录分为三类： 环境因素识别评价记录；危险源识别和重大危险源评价记录；法律法规获取识别记录；目标、指标记录；环境/职业健康安全管理方案记录；培训记录；产品实现记录；与产品有关要求记录；采购控制记录；过程确认记录；监视和测量设备控制记录；不合格品控制记录；分部分项工程验收记录；内外信息交流、协商产生的各种记录；文件控制记录；运行控制所需的各种记录；应急准备与响应记录；监视测量记录；事故事件调查处理记录；不符合纠正和预防措施记录；记录管理的记录；内审、管理评审记录等。 记录的媒介形式 记录的媒介形式为纸上表格和文字的形式，也可用其他形式，如采用磁带、磁盘、照片、胶片等。 记录的标识与编目 为便于记录的检索和管理，每一种记录应有唯一的编号。 对于与管理体系运行有关的记录，其编号格式为： mD/jL-XXX-XX 记录顺序号 综合管理标准号 记录拼音缩写 明大公司代号 同时为满足记录标识唯一性原则，记录上还应注明：记录编制部门、编制日期、发生同类记录的次数及本记录总页数和当前页号（发生同类记录的次数编号在记录表格No：处填写）。 对于上级规定的建筑工程施工技术资料有关的记录，仍沿用原统一表式编号。 编目 记录保管部门应将记录分类保存，进行编目，以便存取和检索。 记录填写 记录应做到保持清晰、数据真实，并按要求正确填写，且不应涂改，文字表达准确、简练、内容要完整，签证手续要齐全。 记录的收集、贮存、保护、保存期限、移交和归档的控制。 综合管理体系运行有关的记录，由相应部门保存，保存期限为三年。 工程竣工后，由项目部编制竣工技术资料，交工程部审核后，移交使用单位。,由公司工程部负责归档。竣工技术资料应长期保存。 对于记录的保护，项目部应做到装袋或装盒，防污、防潮、防火；档案保管应满足档案管理的环境条件，利于检索和贮存，并注意做好防火、防盗、防虫蛀鼠咬、防潮等工作。 采用其他媒介形式的记录，也应有相应的储存条件，如软盘应注意防潮、防压、防光、防磁，以避免储存内容丢失，必要时可复制备份。 记录的查阅、借阅 因工作需要查阅归档后的记录，查阅人员需填写文件查阅、借阅、销毁申请表，经保管部门负责人批准后方可查阅或借阅。 记录处置的控制 各部门保管的综合管理体系运行的记录超过保管期时，由本部门填写文件查阅、借阅、销毁申请表，经部门负责人批准后销毁。 归档的记录，按照企业档案管理办法有关规定进行销毁。 办公