总帐操作手册.doc

使用手册（总账分册） 操作说明总帐操作说明1.1登录用户在开始启用总账系统之前，需要进行登录，选择有权限的主体账簿以确定进行会计核算与管理的主体。l 操作界面在登录窗口中，可参照选择主体账簿，如图所示： 点击公司右边放大镜，弹出公司目录（集团）选择窗口，可选择公司，进入相关主体账薄。如图所示：l 操作说明 选择会计主体左侧是公司目录（集团）主体树，可逐级点开，单击选中。 选择主体账簿单击选中某公司，进入相关主体账薄。1.2初始设置期初余额用户在开始启用总账系统时，将手工账中各账户的余额录入到总账系统中，做为开始录入日常业务之前的准备。在此，用户需要录入各科目启用日期前的余额和累计发生额，对于有辅助核算的科目需要按辅助项录入期初，对于有外币及数量核算的科目可以录入其外币、数量的期初，同时对期初数据检测试算平衡。另外,在系统启用后的每一年的年初,也可以在本功能之中对当年的年初余额进行调整。l 操作界面在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【初始设置】的子菜单【期初余额】，系统将弹出期初余额的窗口。该窗口中显示出当前会计年度所有科目的期初余额。如图所示： l 操作说明 录入期初余额： n 启用年度期初余额的录入：选择期初余额的“币种”，将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入期初余额数据，输入完毕后单击保存保存即可。如果是年中启用，还需录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。 n 非启用年度期初余额结转与修改： 如果上年业务都已结账，单击年初重算，系统将自动把上年的年末余额结转至本年年初。您可在此基础上进行调整，修改方法同“启用年度期初余额的录入”。n 录入辅助核算科目的期初余额： 辅助核算科目必须按辅助项录入期初余额，用鼠标点击要录入辅助期初余额的科目，单击辅助，屏幕显示辅助核算科目期初余额录入窗口。增加：用鼠标单击增加，屏幕增加一条新的记录，按顺序输入各项期初余额内容，如有多条辅助期初则按此方法进行连续增加，增加完毕后单击确定，系统将自动保存设置并返回期初余额录入界面。同一个科目同一时间只能有一个人录入期初余额。修改：直接在列表中进行修改，修改完毕后单击确定进行保存，并返回期初余额录入界面。删除：选择要删除的内容，用鼠标单击删除即可。打印: 点击打印可 打印辅助项期初。n 录入不同币种的期初余额： u 单主币核算：当账簿属性为“单主币核算”时，进入本功能后，币种可选各币种及“本币”，可选择不同的币种进行录入。默认值为作为本位币的币种。当选择本位币所属的币种时，只需在“原币”处录入数值即可，系统将自动生成“本币”数值。当选择其他币种时，可在“原币”处录入该币种的期初余额，在“本币”处录入该币种折合本币的期初余额。当选择“本币”时，系统将显示各科目下所有币种的汇总折本余额，在此状态下，只能浏览数据，不可进行编辑。u 主辅币核算：当账簿属性为“主辅币核算”时，进入本功能后，币种可选各币种及“本币”、“辅币”，可选择不同的币种进行录入。默认值为作为本位币的币种。当选择本位币所属的币种时，只需在“原币”处录入数值即可，系统将自动生成“本币”数值，“辅币”数值为空。当选择辅币所属的币种时，可在“原币”处录入该币种的期初余额，系统将自动生成“辅币”数值，然后再在本币处录入该币种数据折合辅币的期初余额。当选择其他币种时，可在“原币”处录入该币种的期初余额，在“辅币”处录入该币种折合辅币的期初余额，在“本币”处录入该币种折合本币的期初余额。当选择“本币”“辅币”时，系统将显示各科目下所有币种的折本、折辅余额，在此状态下，只能浏览数据，不可进行编辑 。 对期初余额进行试算平衡 单击试算，系统显示试算平衡窗，在试算平衡窗，可选择要进行试算平衡的币种，单击刷新，系统将对各科目已保存的期初余额进行试算，检查期初余额是否借贷平衡。 年初建账上一年年末未结账，本年不许进行年初建账。年初建账的步骤是：单击年初建账，在弹出的界面上单击下一步，如果试算平衡，单击下一步，如果期初数据通过检查，单击建账，年初建账完毕，返回期初余额的窗口。 年初调整年初调整主要实现：年初建账后，上一年所有会计期调整期凭证发生额结转至本年期初余额的功能。 项目说明 期初余额输入各科目、币种的在启用期间的初始余额，输入时应先录入原币余额，再录入辅币、本币余额。若有数量余额应在“数量”录入数量余额。 期初累计发生额若当前年度为启用年度，且不是年初启用系统，则输入科目、币种从年初到启用期间之间的累计发生额。输入时应先录入原币余额，再录入辅币、本币余额。若有数量余额应在“数量”录入数量余额。注意： 若本年度科目的辅助核算有变化，应在本功能中重新录入该科目各辅助项的年初余额。 非启用年度的期初余额是从上年结转而来的，与上年年末余额一致，因此，如果要调整新年度的期初余额，最好采用调整期凭证的方式进行，否则，在跨年查询时，将可能造成上下年余额的不一致。 若上年度未完全结账，本年度进入后，将不能看到上年年末余额。您可以手工录入本年度的期初余额，也可通过单击年初重算自动获取上年度各科目的余额。建议您尽量在上年业务结束后，由系统自动结转期初余额。 若您的期初余额试算不平衡，那么您将不能记账，但您可以填制未记账凭证。 点击年初调整，弹出窗口与年初重算窗口一致，从左侧方框内科目中选出与调整期凭证相关科目移至右侧方框内，然后点击确定即可。注意：科目要选对，否则，年初调整就会发生错误。1.3凭证管理1.3.1 制单填制凭证（制单）是由会计人员根据原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后登入凭证，最终成为登记账簿依据。填制凭证功能主要完成会计凭证的录入、修改、删除及打印，具体包括：按列表查询凭证、增加、复制、修改、作废（恢复）凭证、删除凭证、联查原始单据、打印凭证，可以录入调整期凭证、生成协同凭证及始终以当前有效科目版本进行制单。l 操作界面在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【凭证管理】的子菜单【制单】，系统将弹出“凭证列表”的窗口：l 操作说明 增加凭证：进入“制单”功能，单击增加，屏幕显示出凭证录入界面：n 增加正常凭证进入凭证录入界面后，先选择凭证类别，选择后系统将自动生成一个新的凭证号。如果当前凭证附有原始凭证，可在“附单据数”下填写附带原始凭证的张数。u 增加分录：系统始终在凭证最后显示一条空白分录，您可直接在该分录中录入数据即可。凭证分录主要由摘要、科目、发生金额组成。详见本节后面的“项目说明”。增加分录时按会计科目有“默认币种”属性生成币种默认值。当科目的“默认币种”为空时，取当前凭证类别的“默认币种”，若当前凭证类别无默认币种，则取当前主体账簿的本位币作为币种默认值。u 插入分录：按增行可在当前光标所在行之前插入一条凭证分录。u 删除分录：按删行可增加一条凭证分录。u 保存凭证：凭证录入完毕后单击保存即可。u 暂存凭证：若凭证录入过程中发现问题或凭证尚未完全录入完毕但需要退出“填制凭证”功能，又不希望由于退出造成已录数据的丢失，则可单击暂存暂时保存当前未录入完毕的凭证即可。 u 放弃保存：在增加凭证或修改凭证状态中，点击返回，系统提示是否保存当前增加或修改的内容，选择“否”即可。u 复制分录：选择要复制的分录后，点击复制，然后将光标移到要粘贴的位置，点击粘贴，系统将已复制的分录插入到当前光标所在位置前。u 批选择分录：当您要删除或复制一批分录时，可按如下方式选择分录：1）点击第一条分录，然后在按住Shift键的同时点击最后一条分录，即可选中这两条分录中的所有分录；2）按住Ctrl键的同时点击要选择分录，即选中所有点击的分录。 u 自动显示借贷平衡差额 ：在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。例如：填制某张凭证时，前两笔分为借100，借200，在录入第三笔分录的金额时，将光标移到“贷方”处，按下“=”键，系统自动填写300。 u 自动改变金额方向 ：在金额处按空格键，系统将自动调整当前分录的金额方向。 u 录入科目辅助核算项内容：选择科目后，如果该科目设置了辅助核算，则系统可自动弹出辅助核算录入窗口，也可手动点击辅助核算参选按 纽，在弹出的辅助核算录入窗口，选择辅助核算项内容，若设定了交叉检验规则，则可按规则自动缩小辅助核算项的范围。u 录入结算信息、内部交易信息、核销信息、科目自由项、现金流量等信息：录入凭证时，内部交易、结算信息、现金流量信息、核销信息、科目自由项信息合并在“辅助信息”对话框中，可根据凭证表体格式设置情况进行自动弹出。当凭证表体定制中，选择“备注”列时，凭证可以自动弹出“辅助信息”对话框。其中，结算信息里的银行账号参照是新增内容。科目自由项相当于可以在制单时随时录入无参照档案的辅助核算信息。若科目为内部交易科目，则录入内部交易单位、业务号、业务日期等信息，并根据科目选项“内部交易信息是否必录”进行控制；如果不通过凭证定制的方式使“辅助信息”自动弹出，可手动点击凭证制单界面中分录菜单下的辅助信息按纽，在弹出的辅助信息对话框中录入相关信息。u 制单联查序时账进入制单窗口，选中某条分录，点击联查序时账，可弹出序时账查询条件窗口，预置 凭证日期所在期间、分录中的科目和辅助核算，点确定，即可将符合条件的序时账查询出来。u 凭证即时折算进入制单窗口，增加完凭证，点击即时折算，先弹出要求保存的提示信息，保存后，自动弹出目的账簿选择对话框 选择完毕后，点确定即进行相应凭证折算。NC凭证录入提供键盘支持：230快捷键功能说明F1帮助在线帮助F2参照光标所在字段的参照F3查询账表及列表中调出查询条件窗F5 Ctrl+N增加新增一张凭证或单据F6 Ctrl+S保存继续保存单据、凭证或账表格式，继续录入F7 Ctrl+E修改启动单据修改Ctrl+R刷新Ctrl+Delete删除删除凭证Ctrl+Q取消取消当前单据操作模式F8日历F9计算器F10弹出窗口的确认在查询的对话窗口，等同如确认查询条件，在参照对话框等同确认按钮。关闭参照对话窗，回送选中的参照项目，F12显示命令窗Ctrl+I增行在单据和其他行录入界面操作时新增一行Ctrl+D删行在单据和其他行录入界面操作时删除一行Ctrl+A全选将凭证列表的所有记录全部置为已选标志Ctrl+X剪切一般用于对单元格的操作Ctrl+C复制一般用于对单元格的操作Ctrl+V粘贴一般用于对单元格的操作Ctrl+P打印Alt+G保存常用保存常用凭证Alt+T调用常用调用常用凭证Alt+C复制复制分录Alt+V粘贴粘贴分录Alt+O确认结算信息录入窗口，录入完毕后确认功能Ctrl+F4注销登录ALT+F4退出系统标准操作键：230快捷键动作说明Tab焦点正向移动仅限于凭证头Shift+Tab焦点逆向移动从凭证表体到凭证表头、凭证表头之间各录入项目中逆向移动Enter焦点正向移动从凭证表头到凭证表体、凭证表体之间各单元从左到右、从上到下顺序移动焦点。并自动进入编辑状态。Shift+Enter焦点逆向移动在凭证表体各单元中，从下到上，从右到左逆向移动焦点，并自动进入编辑状态。Esc取消编辑状态Ctrl+光标左移键在凭证表体中，当处于非编辑状态时，向左移动光标Ctrl+光标右移键在凭证表体中，当处于非编辑状态时，向右移动光标Ctrl+光标上移键在凭证表体中，当处于非编辑状态时，向上移动光标Ctrl+光标下移键在凭证表体中，当处于非编辑状态时，向下移动光标 查询凭证 在凭证列表中点击查询即可， 系统显示凭证查询条件窗，点击“常用条件”，可按照一些常用的查询条件进行查询，如果常用条件还不能满足查询要求，则点击“自定义条件”页签，选择要查询的项目，点击下一步，系统列出所选查询项目的页签，点击各查询项目的页签，录入相应的查询条件后，点击确定即可。 修改凭证 进入“制单”功能，单击刷新，屏幕显示当月凭证列表，也可通过点击查询录入查询条件查询到要修改的凭证，选择要修改的凭证，单击修改或双击该凭证，屏幕显示出凭证录入界面，对该凭证直接进行修改后点击保存即可。 对于审核中标错或暂存的凭证，可通过点击纠错进行修改，并去掉“错误”标志。 作废、取消作废凭证 在凭证列表中选中要作废或要取消作废的凭证，点击作废即可。对于已作废的凭证，点击作废即可。 删除凭证 在凭证列表中选中要删除的凭证，点击删除即可。 打印凭证 点击打印，屏幕显示打印条件窗，设置打印条件后点击确定即可。如果要打印当前凭证，可选择“当前凭证”。如果要打印当查询结果的所有凭证，可选择“全部凭证”。注意：1. 作废凭证与删除凭证的区别：作废凭证后，该凭证仍然存在，在查询凭证时仍能看到，只是不再参与汇总记账，在任何查询总账数据的功能中不可见，该凭证的凭证号仍然被占用；删除凭证后，该凭证已不存在，不能在查询凭证中看到，也不可能参与汇总记账，该凭证的凭证号被空出。 2. 已经审核、出纳签字、记账、以及外部系统生成的凭证不能作废、删除。在出纳签字、凭证审核、凭证记账、联查凭证中以下信息的查询：凭证辅助信息结算信息、核销信息、科目自由项、内部交易单位、现金流量信息、最新余额、原始单据、原始凭单。3. 如果修改影响了原来外币、汇率、金额三方的平衡关系，也就是说，外币折算误差（即外币、汇率按折算公式计算出的本币金额与实际上输入的本币金额之间的误差）超过您在“外币及汇率”中定义的折算误差，系统将会提示，如果希望重新计算，那么您在要重算的地方按/键，系统将按折算公式重新计算。4. 如果总账参数“只能允许本人删改凭证”未选，则不能修改、作废或删除其他操作员填制的凭证。5. 对于外部系统生成的凭证，如果在动态会计平台设置了凭证编辑控制选项，则在总账系统的填制凭证中，也将根据这些凭证的编辑控制选项的设置值进行编辑控制。6. 正常月份结账后，才能录入调整期凭证；调整期凭证不参与结账；实行严格控制，只要调整期内有一张调整期凭证保存后，则与该调整期对应的正常月份不允许反结账，要反结账，只能删除调整期凭证。1.3.2 签字出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，本功能适用于出纳人员不制作现金、银行凭证情况，这种情况下，所有现金、银行凭证均由其他会计人员填制，再由出纳在此功能中签字确认后，这些凭证才能记账。l 操作界面在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【凭证管理】的子菜单【签字】，系统将弹出凭证列表的窗口。单击刷新，系统将按默认查询条件显示出当前期间的所有凭证信息进入“出纳签字”功能，也可通过点击查询录入查询条件查询到要进行出纳签字的凭证。如图所示： l 操作说明 对凭证进行出纳签字 可直接在凭证列表上对凭证进行签字。点击要签字的凭证，单击签字，在列表上进行签字后，记住要点击刷新后才能看到变化。点击浏览或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，可仔细浏览凭证内容，检查通过后，点击签字即可。在凭证界面中，点击可翻页浏览其他凭证进行签字。 取消对凭证的签字 进入“出纳签字”功能，点击查询，在查询条件对话框中选择“已签字凭证”，确定后屏幕显示已签字凭证的列表。点击要取消签字的凭证，单击取消签字，可直接在凭证列表上对凭证进行取消签字。同签字一样，在列表上进行取消签字后，也要点击刷新后才能看到变化。点击浏览或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，点击取消签字即可。在凭证界面中，点击可翻页浏览其他凭证进行取消签字。 如何转换科目编码/名称 在凭证界面中，单击转换，可切换显示科目编码、科目名称。 成批对凭证进行签字/取消签字 进入“出纳签字”功能，点击查询查询出要进行成批签字（或取消签字）的凭证列表，在表格中，可按如下方式选择凭证：1）点击第一张凭证，然后在按住Shift键的同时点击最后一张凭证，即可选中这两凭证中的所有凭证；2）按住Ctrl键的同时点击要选择的凭证即可。选中一批凭证后，单击签字（或取消）即可对选中的一批凭证进行签字（或取消签字）。当不能批签字时，弹出不能签字的凭证列表，并逐条分录注明原因。 注意： 待签字凭证必须为有现金银行科目的凭证。现金银行科目是指那些“现金分类”属性为“现金”、“银行存款”、“其他现金等价物”的科目。 若总账参数“是否需要出纳签字”为“是”，则有现金银行科目的凭证必须先经过出纳签字后方能审核记账。若“是否需要出纳签字”为“否”，则有现金银行科目的凭证不能进行出纳签字。 若总账参数“凭证流程控制方案”为“先签字后审核”，则有现金银行科目的凭证必须先经过出纳签字后方能审核；若总账参数“凭证流程控制方案”为“先审核后签字”，则有现金银行科目的凭证必须先经过审核后方能由出纳签字。 凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除。取消签字只能由出纳人自己进行。1.3.3 审核l 操作界面在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【凭证管理】的子菜单【审核凭证】，系统将弹出凭证列表的窗口。单击刷新，系统将按默认查询条件显示出当前期间的所有凭证信息，也可通过点击查询录入查询条件查询到要进行审核的凭证。l 操作说明 凭证审核 n 点击要审核的凭证，单击审核，可直接在凭证列表上对凭证进行审核。在列表上进行审核后，记住要点击刷新后才能看到变化。n 点击浏览或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，可仔细浏览凭证内容，检查通过后，点击审核即可。n 在凭证界面中，点击可翻页浏览其他凭证进行审核。 取消对凭证的审核 进入“凭证审核”功能，点击查询，在查询条件对话框中选择“已审核凭证”，确定后屏幕显示已审核凭证的列表。n 点击要取消审核的凭证，单击取消审核，可直接在凭证列表上对凭证进行取消审核。同审核一样，在列表上进行取消审核后，也要点击刷新后才能看到变化。n 点击浏览或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，点击取消审核即可。n 在凭证界面中，点击可翻页浏览其他凭证进行取消审核。 对某一凭证进行标错 在审核凭证过程中，若发现当前凭证有错误，可单击标错下的凭证标错，屏幕显示错误录入窗，您可录入错误原因，录入完毕后，单击保存标错即可。 如成批对凭证进行审核/取消审核 进入“凭证审核”功能，点击查询查询出要进行成批审核（或取消审核）的凭证列表，在表格中，按如下方式选择凭证：1）点击第一张凭证，然后在按住Shift键的同时点击最后一张凭证，即可选中这两凭证中的所有凭证；2）按住Ctrl键的同时点击要选择的凭证即可。选中一批凭证后，单击审核（或取消审核）即可对选中的一批凭证进行审核（或取消审核）。批审核后，可提供未审核凭证列表，提示该凭证未审核原因。批取消审核同理。 u 联查序时账进入浏览窗口，选中某条分录，点击联查序时账，可弹出序时账查询条件窗口，预置 凭证日期所在期间、分录中的科目和辅助核算，点确定，即可将符合条件的序时账查询出来。1.3.4记账操作界面在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【凭证管理】的子菜单【记账】，系统将弹出凭证列表的窗口。单击刷新，系统将按默认查询条件显示出当前期间的所有凭证信息，也可通过点击查询录入查询条件查询到要进行记账的凭证。l 操作说明 单张凭证进行记账 u 点击要记账的凭证，单击记账，可直接在凭证列表上对凭证进行记账。u 点击浏览或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，可仔细浏览凭证内容，检查通过后，点击记账即可。u 也可在凭证界面中，点击可翻页浏览其他凭证进行记账。 取消对凭证的记账 u 进入“记账”功能，点击查询，在查询条件对话框中选择“已记账凭证”，确定后屏幕显示已记账凭证的列表。u 点击要取消记账的凭证，单击取消记账，可直接在凭证列表上对凭证进行取消记账。u 点击浏览或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，点击取消记账即可。u 在凭证界面中，点击可翻页浏览其他凭证进行取消记账。 成批对凭证进行记账/取消记账 进入“凭证记账”功能，点击查询查询出要进行成批记账（或取消记账）的凭证列表，在表格中，可按如下方式选择凭证：1）点击第一张凭证，然后在按住Shift键的同时点击最后一张凭证，即可选中这两凭证中的所有凭证；2）按住Ctrl键的同时点击要选择的凭证即可。选中一批凭证后，单击记账（或取消）即可对选中的一批凭证进行记账（或取消记账）。 批记账后提供未记账凭证列表，提示该凭证未记账原因。批取消记账同理。注意： 若总账参数“凭证是否审核方能记账”为“是”，则所有会计凭证必须先经过审核签字后方能记账。若该参数为“否”，则所有会计凭证可以不经审核即进行记账。 凭证一经记账，就不能进行修改、删除、取消出纳签字、取消审核等操作，只有被取消记账后才可以进行这些操作。 有错凭证不能被记账。1.3.5查询l 操作界面在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【凭证管理】的子菜单【查询凭证】，系统将弹出凭证列表的窗口。在凭证列表中点击查询即可， 系统显示凭证查询条件窗，点击“常用条件”，可按照一些常用的查询条件进行查询，如果常用条件还不能满足查询要求，则点击“自定义条件”页签，选择要查询的项目，点击下一步，系统列出所选查询项目的页签，点击各查询项目的页签，录入相应的查询条件后，点击确定即可。l 操作说明 查询凭证 进入“查询凭证”功能，点击查询，屏幕显示查询条件窗，录入查询条件后单击确定，系统将符合条件凭证显示在列表，点击浏览或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，在凭证界面中，点击可翻页浏览其他凭证 转换科目编码/名称 在凭证界面中，单击转换，可切换显示科目编码、科目名称。 打印凭证 点击打印，屏幕显示打印条件窗，设置打印条件后点击确定即可。如果要打印当前凭证，可选择“当前凭证”。如果要打印查询结果的所有凭证，可选择“全部凭证”。如果只打印凭证列表，则选择“凭证列表”即可。1.3.6凭证冲销冲销凭证指对已记账凭证进行冲销，自动生成新的冲销凭证。l 操作界面在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【凭证管理】的子菜单【冲销凭证】，系统将弹出冲销凭证的窗口。进入“冲销凭证”功能，单击刷新，屏幕显示当月凭证列表，也可通过点击查询录入查询条件查询到要进行冲销的凭证。如图示：l 操作说明 冲销凭证 点击要冲销的凭证，单击冲销，系统自动根据当前凭证生成一张新的冲销凭证，并在屏幕上显示出新生成的冲销凭证，检查该凭证内容后，点击保存即可。如要查询原凭证内容，单击凭证，屏幕显示原凭证内容。 联查原始单据如果当前凭证是其他系统生成的凭证，则可以联查到生成当前凭证的原始单据，在凭证界面中，点击单据，屏幕即可显示当前凭证对应的原始单据的信息。注意：只能对已记账凭证进行冲销处理。1.3.7凭证整理当对凭证手工编制凭证号、或经常进行修改、删除操作时，容易造成凭证号的顺序与业务时间不一致、或出现凭证断号的现象，这时，可以通过“凭证整理”功能对凭证进行整理。可以重新对凭证进行排序、重新生成凭证号、删除不要的作废凭证、清理断号凭证。注意，由于在使用本功能后，必然会导致凭证号的变化，因此，当您的凭证已经打印存档后或您仍采用手工凭证时，请慎重使用本功能，否则会使计算机中的凭证号与会计凭证实物上的凭证号不一致。l 操作界面在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【凭证管理】的子菜单【凭证整理】，系统将弹出凭证列表的窗口。默认查询期间应为当前登录期间，如图所示：l 操作说明 查询要整理的凭证 进入凭证整理后，单击查询按钮，系统显示查询条件窗，选择要整理的年度、期间、凭证类别，单击确定，系统显示出符合条件的凭证列表。 重排凭证号查询出要整理的凭证列表后，单击整理，选择凭证号生成的规则，单击整理，系统将按所选凭证号生成规则重新生成所选凭证的凭证号，在凭证列表中显示出原凭证号与现凭证号的对比结果。如果希望凭证在排号时从某一数字开始重新编号，则在凭证号生成规则窗口的右则录入起始编号、终止编号。1.4集团对账集团内各成员单位之间就内部交易数据进行的对账就是集团对账。还可根据内部各成员单位之间的科目对应关系，提供了由一方单位的凭证自动生成另一方单位凭证的“协同凭证”功能。协同凭证在处理集团内部交易时，可以在集团账套内设置好协同业务、协同凭证、本方凭证、对方凭证模板，然后根据已经设置的模板，通过调用协同模板方式，在生成本方凭证的同时，或本方凭证已存在，通过套用模板方式，为对方直接生成相应的凭证，以便简化业务处理。在主体账簿层次内也可以设置协同业务、协同凭证、本方凭证、对方凭证模板。1.4.1协同业务设置协同业务设置是指对协同业务类型、协同凭证模板、本方凭证模板、对方凭证模板进行设定，是协同凭证生成的基础。l 操作界面以集团或主体账簿登录，主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【集团对账】-【协同凭证】-【协同业务设置】，系统将弹出“协同业务设置”的窗口。 l 操作说明 设置协同业务类型进入“协同业务设置”窗口，窗口上有增加删除修改保存取消凭证模板设置打印按钮。单击增加，在新增行内相应位置上录入编号、协同业务名称后，单击保存，即设置了新的协同业务类型；在录入时，单击取消，即可恢复到录入前的状态。单击某一行协同业务类型，单击删除，系统弹出“确实要删除吗？”对话框，单击是按钮，则永久删除该协同业务类型，单击否按钮，则取消删除该协同业务类型。单击某一行协同业务类型，单击修改，该行即处于可编辑状态。单击打印，即可打印出协同业务设置界面。单击凭证模板设置，则进入协同凭证模板设置窗口。 设置协同凭证模板进入“协同凭证模板设置”窗口,窗口上有增加修改删除保存取消返回生成反向复制发送方凭证接收方凭证打印当前打印全部和刷新按钮。单击增加，在新增行内录入或选择序号、发送方主体账簿、接收方主体账簿、接收方凭证制单人后，单击发送方凭证，进入到发送方凭证模板设置窗口。如下界面：在新增行内录入时，单击取消，即可恢复到录入前状态。若协同业务类型内，已设置了若干协同凭证模板，单击协同凭证列表中某一个，再单击修改，改行即处于可修改状态，修改后，单击保存即可。若协同业务类型内，已设置了若干协同凭证模板，单击协同凭证列表中某一个，再单击删除，系统弹出“确实要删除吗？”的窗口，单击是按钮，即可删除，否则取消。若协同业务类型内，已设置了若干协同凭证模板，单击协同凭证列表中某一个，再单击生成反向，将会增加一行发送方、接收方与选定模板相反的协同业务模板。若单击返回，可返回协同业务设置窗口。单击打印当前，可打印出当前界面协同凭证模板；单击打印全部，可打印出全部协同凭证模板。 设置发送方凭证模板进入发送方凭证窗口，窗口上有增加插入删除确定辅助信息打印按钮。单击增加，新增一行需要编辑，录入摘要或参照出常用摘要，参照并选出会计科目、辅助核算，在下拉框中分别选择币种及方向，然后分别参照并选择对方科目及辅助核算项后，单击确定，返回 协同凭证设置界面，点击接收方凭证，即可进入到接收方凭证模板定制界面。如下界面：选中某一行，单击插入，在选中行上方即可插入一行，等待编辑。点中某一行，单击删除，即可删除某一行。点中一银行科目，单击辅助信息，弹出结算信息窗口，包含银行账号、票据类型、结算方式、票据号、票据日期选项，选择完毕后，单击确定，返回发送方凭证模板设置窗口。点中一现金属性科目，单击辅助信息，弹出现金流量信息，录入相应的表项及比例（本币），即可在协同时自动按所录比例分配分录金额到指定表项。注意： 接收方对应科目: 从接收单位的科目中参照选择。可为空。 接收方对应辅助核算项:按接收单位科目的辅助核算项录入;手工录入辅助核算项，可为空或Null值;为空表示在协同凭证生成时补录。 自动协同辅助核算: 对于这类辅助核算在凭证生成时，根据发送方录入的辅助项值，生成接收方相应辅助核算的值。 设置接收方凭证模板进入接收方凭证窗口，窗口上有增加插入删除确定辅助信息生成协同分录打印按钮。 n 单击增加，新增一行需要编辑。n 选中某一行，单击插入，在选中行上方即可插入一行，等待编辑。n 点中某一行，单击删除，即可删除某一行。n 点中一银行科目，单击辅助信息，弹出结算信息窗口，包含银行账号、票据类型、结算方式、票据号、票据日期选项，选择完毕后，单击确定，返回接收方凭证模板设置窗口。n 点中一现金属性科目，单击辅助信息，弹出现金流量信息，录入相应的表项及比例（本币），即可在协同时自动按所录比例分配分录金额到指定表项。n 单击生成协同分录，即可按照发送方凭证所设置的对方科目、对方辅助核算生成接收方凭证的对应分录。单击确定，会弹出对话框“不指定平衡分录可能会造成因金额不平无法生成协同分录，是否指定平衡分录？”，单击否则保存，单击是，则还需要点击增加，增加一行，再录入一笔分录作为平衡分录，将借贷差额作为平衡科目金额,录入完毕平衡分录，还需在右上角平衡分录文本框输入平衡分录是第几笔分录数，然后单击确定，返回到协同凭证模板设置窗口，单击保存则该笔协同业务设置完毕。如下界面：注意： 本方凭证模板设置时，若设定了对方科目，在对方凭证模板上可直接单击生成协同分录，自动生成对方凭证分录；若没有设定对方科目，则在对方凭证模板上只能通过点击增加来设定分录。 若本方凭证模板本方科目和对方科目辅助核算均只参照了辅助核算类型而没有选择辅助核算项目，则通过调用协同生成本方凭证和对方凭证时，辅助核算项目可条件地从本方协同到对方。条件如下： a.辅助核算类型在集团设置好无须分配，下级单位即可拥有的，可动态协同，如开户银行； b.辅助核算类型在集团设置好需要分配，下级单位才能拥有的，只有存货、客商、项目辅助核算类型可动态协同。1.4.2.协同中心本方通过调用协同或套用协同方式生成本方凭证、对方凭证后，可在协同中心功能中实现查询、取消协同、浏览本方协同凭证、浏览对方协同凭证及打印的功能。l 操作界面进入本方主体账簿，在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【集团对账】-【协同凭证】的子菜单【协同中心】，系统将弹出协同中心的窗口。窗口上有查询取消协同本方浏览对方浏览刷新打印按钮。l 操作说明 查询协同凭证进入协同确认窗口，默认显示所有需要对方主体账簿确认的协同凭证列表。单击查询，弹出协同查询对话框，录入相关查询条件后，单击确定，显示查询结果列表。如下界面： 取消协同在默认全部待确认协同凭证列表或协同凭证查询结果列表上，勾选某一笔协同凭证，单击取消协同，即可取消该笔协同业务，删除待确认的对方凭证。如下界面： 浏览本方协同凭证在默认全部待确认协同凭证列表或协同凭证查询结果列表上，勾选某一笔协同凭证，单击 本方浏览，即可显示本方协同凭证。 浏览对方协同凭证在默认全部待确认协同凭证列表或协同凭证查询结果列表上，勾选某一笔协同凭证，单击 对方浏览，即可显示对方协同凭证。 刷新在默认全部待确认协同凭证列表或协同凭证查询结果列表上，勾选某一笔或几笔协同凭证，单击 刷新，即可取消勾选。 注意： 对方凭证已被对方主体账簿确认，则本方主体账簿不能取消协同。1.4.3 协同确认调用协同或套用协同后,若集团总账参数“接收协同凭证是否需要确认”选为“是”，则接收方需要对协同凭证进行确认，确认后的接收方凭证才成为正式凭证。l 操作界面进入接收方账套，在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【集团对账】-【协同凭证】的子菜单【协同确认】，系统将弹出协同确认的窗口。窗口上有查询协同确认取消确认本方浏览本方修改对方浏览刷新打印按钮。l 操作说明 查询协同凭证进入协同确认窗口，默认显示所有需要确认的协同凭证列表。单击查询，弹出协同查询对话框，录入相关查询条件后，单击确定，显示查询结果列表。 确认协同凭证在默认全部待确认协同凭证列表或协同凭证查询结果列表上，勾选某一笔协同凭证，单击协同确认，即可实现该张协同凭证的确认。如下界面： 取消确认进入协同确认窗口，单击查询，弹出的协同查询条件窗口中，协同状态下拉框选择已确认，单击确定，返回查询结果界面，在复选框中勾选要取消确认的协同业务，单击取消确认，即可取消接收方协同凭证的确认。 浏览本方协同凭证在默认全部待确认协同凭证列表或协同凭证查询结果列表上，勾选某一笔协同凭证，单击 本方浏览，即可显示本方（接收方）协同凭证。 本方修改可在凭证确认前对待确认凭证协同分录的摘要、辅助核算、辅助信息进行相应的修改。 浏览对方协同凭证在默认全部待确认协同凭证列表或协同凭证查询结果列表上，勾选某一笔协同凭证，单击 对方浏览，即可显示对方协同凭证。 刷新在默认全部待确认协同凭证列表或协同凭证查询结果列表上，勾选一笔或几笔协同凭证，双击刷新，可取消勾选。1.5期末处理期末处理主要由自定义转账、汇兑损益结转、试算平衡、结账四部分构成，其中自定义转账、汇兑损益结转完成期末的各项结转，试算平衡是检查总账数据是否存在错误，结账是对会计期间作结束标志。1.7.1月末结转企业财务部门月末结账前，要将费用进行归集和分摊，以及相应科目的结转，可按科目、辅助项等结转发生额、余额等数值。主要完成以下功能： “费用分配”的结转。 如：工资分配等 “费用分摊”的结转。 如：制造费用等 “税金计算”的结转。 如：城建税、教育费附加等。 “提取各项费用、准备”的结转。 如：提取福利费、坏账准备等。 “期间损益”的结转。如：将费用、收入转入到本年利润中等。 “汇兑损益”的结转。如：计算各币种的汇兑损益并转入汇兑损益科目。 月末结转将根据您定义好的转账设置自动生成会计凭证。1.5.1.1自定义转账定义自定义转账凭证的设置功能，包括转入科目、转出科目、公式等转账凭证内容设置，并在【自定义转账执行】功能中根据本功能中设置的内容生成相应的会计凭证。自定义转账凭证的分录具有自动排序功能。l 操作界面在主菜单中单击【财务会计】-【总账】-【期末处理】-【月末结转】的子菜单【自定义转账定义】，系统将弹出“自定义转账定义”窗口：l 操作说明 增加自定义结转凭证的定义 选中某一末级转账分类，单击增加按钮，表格中增加一行，录入编号、转账说明、凭证类别、附单据数等信息，单击“分录定义”页签，单击保存即可保存该转账凭证的主要信息。 如下界面： 设置自定义结转凭证的转账分录 在转账凭证定义时，单击“分录定义”页签，系统显示该凭证已设置的转账分录，单击增加可新增一条转账分录，转账凭证的分录与会计凭证的分录十分相似，也要录入摘要、科目、辅助项，同时，设置转账业务的发生方向及金额取数公式 ，单击增加可录入一条新增分录，单击保存可保存增加或修改的内容，单击删除即删除光标所在行的转账分录。也可用插入新增一条转账分录。如下界面： 录入转账公式 在设置转账分录的过程中，需通过定义转账公式设置要 进行结转的数据。点击转账公式录入框，其右边显示参照按钮，单击参照按钮，屏幕显示公式编辑窗。可在窗口上方的公式编辑栏中手工录入转账公式表达式，也可双击窗口下方的取数函数，选择要结转的取数函数，系统显示函数设置向导窗（除差额函数外），在函数设置向导窗中，录入该笔转账业务要结转的科目、方向、期间等信息后，单击确定按钮，系统将自动生成一条转账取数公式，并显示在公式编辑栏中，如果您对生成的公式还想继续编辑，可以直接在公式编辑栏中进行编辑，本系统的转账公式支持加减乘除四种运算符与常数及所有取数函数相连的表达式。CE函数的应用CE函数是一个求凭证借贷平衡差额的函数。每张转账凭证在进行结转时，系统会先将所有非CE函数的转账分录计算出来，再根据已计算的结果，计算能够使凭证借贷平衡的数值，并将其填到CE函数所在的分录上。CE函数在计算借贷平衡差额时，可以根据其所在的位置进行计算。如果一张凭证需要有多笔结转业务，每笔结转业务都需计算平衡时，可根据结转分录的位置，确定CE函数的计算方向。例一：向下计算平衡差额，转账凭证定义如下：借：管理费用 CEDown 贷：应付工资 FS 应付福利费 FS说明：计算CE函数所在分录之下的分录的借贷差额。该凭证贷方有多条分录，将其合计数据转入到上面的借方分录中。例二：向上计算平衡差额，转账凭证定义如下：借：主营业务收入存货A FS(,存货A,贷)*T 主营业务收入存货B FS(,存货B,贷)*T 贷：主营业务税金及附加消费税 CEUp 说明：计算CE函数所在分录之上的分录的借贷差额。该凭证借方有多条分录，将其合计数据转入到下面的贷方分录中。例三：多次计算差额，转账凭证定义如下：借：主营业务收入存货A FS(,存货A,贷)*T 主营业务收入存货B FS(,存货B,贷)*T 贷：主营业务税金及附加消费税 CEUp 借：主营业务收入存货A FS(,存货A,贷)*T*0.07 主营业务收入存货B FS(,存货B,贷)*T*0.07 贷：主营业务税金及附加城建税 CEUp 借：主营业务收入存货A FS(,存货A,贷)*T*0.015 主营业务收入存货B FS(,存货B,贷)*T*0.015 贷：主营业务税金及附加教育费附加 CEUp 说明：多次计算CE函数所在分录之上的分录的借贷差额，每次计算的是上一次CE函数与本CE函数之间的借贷差额 当自定义分录的方向选空时，金额公式只能与CE（）函数搭配使用，选其他金额公式，不许保存。选空且与CE（）函数搭配使用的话，自定义转账定义执行生成凭证时，CE（）函数分录方向自动选择使金额为正的方向。 修改自定义结转凭证的