4采购与付款内部控制制度.doc

第三章 采购与付款内部控制制度第一节 总则第一条 为了加强对公司物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，减少采购风险，根据中华人民共和国会计法等相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。第二条 本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资（包括原材料、半成品、成品及低值易耗品等）的行为，付款是指支付与上述物资有关的款项的行为。第三条 采购与付款内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务；（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。第四条 请购依据应当充分适当，请购事项应当明确，所有采购与付款事项应当严格按照本流程执行。第二节 分工与授权第六条 公司采购与付款业务相关人员职责：（一）生产总监，负责以下工作：1、在公司总经理直接领导下，与财务总监共同制定公司年度采购预算。2、在公司总经理直接领导下，与财务总监共同审批公司大宗商品的采购工作，包括确定供应商、洽谈采购合同等。3、对采购部提供的合格供应商名单进行审批，并报总经理审批。4、组织和管理公司物资采购及保管工作，确保物资采购正常进行。5、制定并贯彻执行本部门和下辖各岗位职责和规章制度，确保采购物资和原、辅材料的质量符合公司标准。（二）采购部主管，负责以下工作：1、按照采购计划，与财务总监共同审批各部门的采购申请单。2、按各部门的采购申请单，按时、保质、按量采购价格低、品质好的商品。严格执行公司对各种商品库存量的规定，防止商品积压造成不必要的损失。3、监督和做好物资的验收工作。所有物资必须由使用部门、仓库管理员、采购员、质检部进行验收。不需要质检的物资，质检部可不参与。严格把好品种、数量、质量和价格关，督导及配合仓库管理员做好签收、进仓及保管工作。4、经常进行市场物资行情调查，搜集市场新资料，及时了解货源供求和价格动向，对供应商的资质、信誉、供货的质量保证能力进行调查和评审，并向生产总监、总经理提供合格供应商名单，所有采购应在经总经理批准的合格供应商中采购，在非合格供应商中采购需事先经公司总经理批准。5、严格执行财务制度，及时办好结账报销工作，采购物资以及有关费用开支必须取得有效的报销凭证，并在当月报销入账。（三）仓库管理员，负责以下工作：1、负责与采购员、质检员、物资使用单位指定的负责人做好入库商品的验收工作，填写验收单。2、所有库存物资必须做好其收入、发出、盘存记录手续，建立完备的物资薄记，收、发货凭证、单据齐全。3、随时掌握库存物资动态，对低于最低库存量的物资及时提醒生产部主管等相关部门领导进行申购，并报知生产总监。4、必须具备一定的商品知识，正确处理物资的储存保管方法，做好物资的防火、防潮、防腐、防鼠、防盗窃，以保证所保管物资的完整、完好及安全。5、定期进行清仓盘点，按时完成月度仓库盘点表及其他报表。（四）采购员。按采购指令和操作规范的要求完成具体采购作业，对供应商实施招投标或询比价程序，跟踪供应商备货，记录和回馈采购业务的基本情况和异常情况，负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议，合理建议付款安排并及时催收货物和增值税专用发票。（五）出纳员。办理按照经审批后的付款申请单办理货币资金支付业务；（六）会计。负责稽核采购申请、付款申请与验收单等是否相符，审批手续是否齐全等。并依据验收单、发票、付款申请单等原始单据填制记账凭证。可根据需要参加物资验收。（七）财务总监。负责与生产总监审批采购申请单、付款申请单。第七条 公司根据具体情况（一般不超过三年）对采购主管进行岗位轮换。采购人员应当具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵纪守法。严禁收受商业贿赂行为。第三节 请购与审批流程控制第九条公司采购部门应根据不同物资的具体消耗情况制定主要物资最低库存量，对低于最低库存量的物资应当及时提出采购申请单。无采购申请单的物资，仓库不得验收入库，财务部不得给予报账。 第十条 公司物资采购权由采购部集中行使，未经公司总经理授权，其他部门一律不得自行采购。第十一条 公司物资采购原则上都要签订购销合同（在所在地市场购买的零星物资除外），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要素，合同印章要由专人保管，发现有越权签订合同的行为，印章保管人有权拒绝盖章并向合同签订人的上级授权部门报告。第十二条 公司建立供应商档案制度，由采购部负责维护。在选择供应商时，应当考虑的主要因素包括：（一）价格物美价廉的商品是每个企业都想获得的。各个供应商提供的价格连同各种折扣是最明显的比较，价格的高低是选择供应商的一个重要指标。（二）质量质量的选择应根据实际情况而定，公司应用最低的价格买到最适合本企业的质量要求的产品。（三）服务选择供应商时，服务也是一个很重要的考虑因素。例如，更换残次品，指导设备使用，修理设备等。类似这样的一些服务在采购某些项目时可能会在选择过程中起到关键作用。（四）位置供应商所处的位置对送货时间、运输成本、紧急定货与加急服务的回应时间等都有影响。当地购买有助于发展地区经济，形成社区信誉以及良好的售后服务。(五) 供应商存货政策如果供应商的存货政策要求自己随时持有备件存货，拥有安全库存则将有助于突发事件的解决。生产总监每季度对档案中的供应商进行一次业绩评价，以便确认合格供应商，优胜劣汰。第十三条 请购与审批流程：1、制定采购计划。公司采购计划由采购部会同生产部、财务部，根据下月物资的消耗情况并结合相关物资的实际库存制定，报生产总监、财务总监、总经理批准后执行。2、提出采购申请单。公司凡需要购买物品的均需要填写采购申请单，相关部门负责人签批后交给采购部门进行采购。3、审批。采购申请单首先由部门领导审核签字，生产总监在采购计划内审核批准，在采购申请单上签字，对大额的非经常性物资采购应当及时向总经理汇报。对超出采购计划的采购申请报财务总监批准，如果超出年度计划，应当经公司总经理批准。4、确定供应商。采购部根据需求说明在供应商档案中选择成绩良好的供应商，通知其报价，或登报公告等方式公开征求供应商，采取竞标、邀标等方式确定供应商。5、核价、签订供货合同。确定可能的供应商后，由采购部主管与其进行价格谈判，金额超过十万元的采购合同生产总监应参与谈判。公司财务部、审计部应定期到市场了解价格，并根据政府公布的市场价格及其它价格信息进行核价，对于公司长期使用的物质财务部应根据实际对市场的调查制订物资采购价格限定表。价格谈妥后，应办理定货签约手续。公司采购合同由生产总监或总经理签署，合同签署程序按照合同管理办法执行。6、合同追踪。合同签订后，为保证供应商的如期、如质、如量交货，采购部主管应依据合约规定及时督促供应商按规定交运，如发现对方有违约现象，及时向生产总监报告，以便控制违约后果。第四节 采购与验收流程控制第十四条 公司采购的物资内容包括原材料、半成品、成品及低值易耗品。（一）原材料、半成品、成品采购的要点1、遵照采购部的工作方针及工作原则开展工作，以市场为导向，做到价比三家，货比三家，保质、保量、保供应。2、严格执行采购计划，根据物资使用部门的使用要求，保证质量和数量，不超计划采购。（二）低值易耗品采购的要点严格执行采购计划，质高、价低，及时满足供应。第十五条 所有物资验收应有采购员、仓库管理员、物资使用部门、质检部（根据物资检验需要）进行验收。第十六条 参加验收的人员应严格把关，不得徇私舞弊、弄虚作假，发现问题及时上报生产总监或审计部。第十七条 采购与验收流程：1、发出订单。采购部根据物资管理使用部门提出的采购申请单向已签定合同的供应商发出订单，订单应当明确交货的时间、地点。若合同已约定上述事项的，可不再单独发出订单。2、验收。物资到达后，应当由采购人员、仓库管理员、物资使用部门、质检部（根据物资检验需要）一同对供应商提供的物资进行现场验收。所有参加验收人员应当在验收单上签字。验收单一式三联。一联由采购部自存，一联交财务部，一联交供货单位。如果验收时发现有不符合要求的原料，由物资使用部门负责人填写退货单并注明退货原因，当即退货，并通知采购员补买。3、登记库管账。仓库管理员对仓库保管的货物登记收、发、存明细账。 4、制单。会计根据现场验收确认的验收单以及供应商提供的发票编制记账凭证。每月底，会计应当将本月已验收入库但发票未到的采购物资暂估入账。供应商提供发票时再红字冲销。5、记账。会计人员审核会计处理是否正确后确认记账凭证，生成账簿。6、对账。会计应当每月按原材料大类与采购部门核对本月的出入库金额和月末余额。第五节 付款流程控制第十八条 公司按照现金管理暂行条例、支付结算办法和本流程的规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计准则的规定进行核算和报告。第十九条 按合同约定需要预付购货款的，由采购人员提供合同复印件并填写付款申请单，注明付款事由、合同编号、项目编号及名称、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号等，按批准物资采购的权限经财务总监、总经理批准后，交出纳办理预付货款业务。第二十条 公司每月末由会计与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。第二十四条 采购付款流程：1、申请。采购物资结账由采购人员填写付款申请单，经生产总监审核，交财务总监、总经理依次审核、批准。付款申请单后应当附上采购申请单，验收单、合法发票、合同等原始单据。2、限额内批准。生产总监、财务总监、总经理根据其职责、权限和相应程序对付款申请单进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，批准人应当拒绝批准。3、审核。会计应当对批准后的货币资金付款申请单及其附件进行审核，审核货币资金付款申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关合同或证明资料是否真实完整、合法合规，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。审核无误后，由审核人在货币资金付款申请单上签字并交由出纳人员办理支付手续。4、支付。出纳人员应当根据审核无误并经审核人员签字的付款申请单，办理货币资金支付手续。5、制单。会计应当根据审核无误的支付申请编制记账凭证。6、记账。会计人员审核会计处理是否正确后确认记账凭证，生成账簿。第六节 监督检查第二十五条 公司审计部、财务部在各自职权范围内对本公司的采购与付款内部控制情况进行检查监督。第二十六条 对采购与付款业务检查监督的主要内容包括：（一）采购与付款业务岗位设置和批准权限的授权和执行情况。（二）申请物资采购的程序是否正确，审批物资采购是否有越权行为。（三）物资采购合同的订立情况，合同要约是否完整、规范、合法有效。（四）物资采购专属权的执行情况。重点检查物资采购是否由采购部门集中办理，其他部门办理物资采购是否获得批准并经采购部门授权。（五）付款环节的控制。重点检查付款通知书填写是否完整，审批手续