如何书写商业论证ppt.ppt

1 如何进行项目的商业论证 张为党CBAP PMP SIXSIGMABlackBelt 2 项目 运营与企业战略 运营水平 运营水平 运营水平 项目 运营 3 65 的IT项目没有达到预期的目标 4 我们在哪里重重摔了一跤 在StandishGroup的报告中总结了导致项目失败的最重要的8大原因中 有5个与需求相关 不完整的需求 13 1 缺乏用户的介入 12 4 不实际的客户期望 9 9 需求和规范的变更 8 7 提供了不再需要的 7 5 缺乏资源 10 6 没有执行层支持 9 3 缺少规划 8 1 5 PMBOK2008将商业论证作为制定项目章程的输入 6 PMBOK2008对商业论证的描述 商业论证能从商业角度提供必要的信息 决定项目是否值得投资 为证实项目的价值 在商业论证中通常要包含业务需求和成本效益分析等内容 对于外部项目 可以由项目发起组织或客户撰写商业论证 PMBOK2008 中文版 P63在多阶段项目中 可通过对商业论证的定期审核 来确保项目能实现其商业利益 在项目生命周期的早期 项目发起组织对商业论证的定期审核 也有助于确认项目是否仍然必要 PMBOK2008 中文版 P63 7 PMBOK没有说明的问题 商业论证与需求是什么关系 如何进行商业论证 8 需求 是有层次的 业务需求 用户需求 功能需求 说明为什么要从事此项目的开发以及它给客户带来的利益 具体包括业务机遇 业务目标 产品价值以及开发该产品的有关风险 例子 用户能有效地纠正文档中的拼写错误 用户使用产品必须要完成的任务例子 找出文档中的拼写错误并通过一个提供的替换项列表来供选择替换拼错的词 定义了开发人员必须实现的软件功能 使得用户能完成他们的任务 从而满足了业务需求 例子 如找到并高亮度提示错词的操作 显示提供替换词的对话框以及实现整个文档范围的替换 KarlE Wiegers 软件需求 第2版 9 项目长周期vs 项目短周期 1 0项目前论证 2 0项目执行 3 0项目后评估 干正确的事 正确地干事 是否达到了如期目标 10 项目前论证阶段的流程 1 2分析项目机会 1 3评估和批准项目 1 1识别项目机会 1 4项目启动 1 0项目前论证 2 0项目执行 3 0项目后评估 11 1 1识别项目机会 项目是为了解决业务问题或满足业务需要 businessneeds 而存在的 项目机会一般来自于 市场需求客户要求技术进步法律要求社会需要竞争对手产品升级换代公司的组织结构调整该过程的输出一个项目机会陈述 或者项目 产品立项申请 12 建议的项目机会描述格式 什么问题影响了谁 导致了什么样的后果例子 不准确的订单影响了客户 销售 以及客服 导致了废品增加 额外处理成本 客户不满及收益降低 13 项目前论证阶段的流程 1 2分析项目机会 1 3评估和批准项目 1 1识别项目机会 1 4项目启动 1 0项目前论证 2 0项目执行 3 0项目后评估 14 1 2分析项目机会 在发现机会后 需要对机会进行适当的研究 以决定是否需要启动该项目 如果业务机会或问题牵涉的面比较广的话 可能需要一个小组进行研究对于机会的研究本身可以作为一个项目进行管理 15 分析项目机会的框架 PGOA方法 Problem Goal Option AnswerP 问题 业务所面临或需解决的问题G 目标 对于所面临的问题 要达到的目标是什么 目标应该是用业务语言描述 并且可度量O 选项 针对这些问题可选的解决方案A 答案 针对各种Option进行分析 评估 最终确定答案 16 如何分析P 问题 G 目标 现在的状况 想达到的状况 gap gap 如果解决了 好处 回报 是什么 如果不解决 影响 后果 是什么 17 项目前论证阶段的流程 1 2分析项目机会 1 3评估和批准项目 1 1识别项目机会 1 4项目启动 1 0项目前论证 2 0项目执行 3 0项目后评估 1 2 1界定产品 服务范围 1 2 5分析投入 产出 1 2 6形成分析报告 1 2 3进行风险分析 1 2 2可能的解决方案 1 2 4估计资源需求 18 1 2 1界定产品 服务范围 产品 服务范围 ProductScope 指的是附属于产品或服务上的属性 特征或功能 产品范围描述了项目交付成果的边界在概念阶段 范围的定义要求全 但不要求细因为没有足够的时间和资源应该概要描述而不是描述特定的特征和功能特定的特征和功能会在需求阶段做细需求过程也是范围逐步细化的过程在概念阶段 不需要界定项目的工作范围 ProjectScope 19 如何界定产品范围 在界定产品范围时 可以考虑如下几点 范围内和范围外的业务流程 生产 销售 财务 人事 范围内和范围外的用户范围 地域 部门 内部 外部 范围内和范围外的主要功能 决策支持 数据输入 管理报告 范围内和范围外的数据来源或数据库 账单 公司总帐 薪水明细 常用的方法是工作上下文范围图 SystemContext 20 1 2 2可能的解决方案 解决方案不一定是一个高投入 高技术的IT系统不管白猫黑猫 只要能解决业务问题 就是解决方案对于IT项目而言 可能的解决方案包括 业务流程优化 businessprocessimprovement 业务运营外包 businessprocessoutsourcing 人员技能的提升软件租用 SaaS 办公软件如ExcelIT系统实施可以建议多个解决方案 并分析每个方案的优缺点 优缺点可以从如下方面分析 投资 成本项目实施周期技术复杂程度与难度项目风险管理复杂度 包括变革管理的难度 21 1 2 3进行风险分析 项目风险是一种不确定事件或状况 如果发生将会对至少一个项目目标如时间 费用 范围或质量目标产生正面或负面的影响 项目可能的风险来源 技术 外部 组织 项目管理 要求 技术 复杂性和界面 性能及可靠性 质量 分包商和供应商 法规 市场 客户 天气 项目依赖度 估算 计划 控制 沟通 资源 基金 优先等级 22 1 2 4估计资源需求 项目资源包括人员 以及所需的技能资金设备设施信息技术在估计资源需求时 将风险因素考虑进去 23 1 2 5分析投入 产出 投入产出分析又称作项目的财务分析投资产出比Benefit costratio BCR 现值Presentvalue PV 净现值Netpresentvalue NPV 投资回收期Paybackperiod 24 BenefitconsiderationsFocusonpeopleandprocesschanges notjusttechnology BuildingBrilliantBusinessCases Gartner2004 25 Searchexhaustivelyforpotentialbenefits BuildingBrilliantBusinessCases Gartner2004 26 投入 产出分析时的常见误区 目标 含混不清 过为宏观Solution 基于业务需求思考解决方案 思路过于受限Solutions 只想What 别想How 了解 理解IT技术期望值 脱离现实发起人 用户 使用者想法不一致 27 目标定义的3要素 目标是什么 用什么度量 KPI指标如何 目标 精确预报道路结冰时间并分派除冰卡车度量 因结冰而发生的事故数KPI指标 将冬季发生的事故总数降低15 28 ASample 29 成熟的公司应该有一套标准的KPI指标 30 1 2 6形成分析报告 分析报告是对分析过程的一个总结 提交给公司管理层用来进行项目决策 分析报告的主要目的 应该回答 为什么我们要实施这个项目 的问题 证明此项目是经过深思熟虑的 而不是一时脑热的结果 分析在整个项目周期中 项目的成本和估计的项目收益 分析报告一般陈述下列内容 业务问题 机会陈述项目范围陈述可能的解决方案费用估计和人员投入项目里程碑风险与应对措施其他假设与前提条件 31 项目前论证阶段的流程 1 2分析项目机会 1 3评估和批准项目 1 1识别项目机会 1 4项目启动 1 0项目前论证 2 0项目执行 3 0项目后评估 32 1 3评估和批准项目 管理层会对项目机会进行评估每个公司可能有自己的流程评估可能基于投资 收益项目实施周期技术先进程度技术复杂与难度项目风险管理复杂度 包括变革管理的难度评估的可能结果上项目不上项目分析报告需要进一步完善 完善后待议 33 项目前论证阶段的流程 1 2分析项目机会 1 3评估和批准项目 1 1识别项目机会 1 4项目启动 1 0项目前论证 2 0项目执行 3 0项目后评估 1 4 2任命项目经理 1 4 1确定项目发起人 1 4 3制定项目章程 1 2 5项目启动大会 1 4 4组建核心团队 34 1 4 1确定项目发起人 sponsor 项目发起人对于项目的成功负有最终责任确保实现项目预定业务目标 解决业务问题项目发起人的角色下行领导 与项目团队沟通并激励他们实现项目目标上行领导 持续获得高层管理者的支持横向领导 获得资源提供者的支持责任包括提供项目资金支持批准项目范围 和所需资源批准对于项目范围和资源的更改任命项目经理解决项目经理无法控制的问题维持跟其他干系人的关系 35 1 4 2任命项目经理 尽可能早地任命 如果有可能的话 最好在项目开始可行性分析的时候任命需要考虑的因素背景和经验专业技术项目管理才能处理人际关系的能力 36 1 4 3准备项目章程 项目章程的作用明确项目目的建立对项目的理解的基本共识为项目及项目经理提供管理支持建立项目经理的决策和领导权力项目章程的内容一般包括项目背景项目目标项目范围 进度和交付成果项目角色和责任项目流程和程序项目章程应当由项目以外的负责人发布 其地位根据项目的需要而定 当项目在合同环境下执行时 所签定的合同常被作为卖方的项目章程 37 1 4 4组建项目核心团队 项目核心团队包括项目小组的组长职能部门的代表项目核心团队的选择尽职尽责分担责任灵活 能够接受不同观点任务导向互相信任与支持 38 1 4 5召开项目启动大会 项目小组组建完毕后 召开项目启动大会 使项目组成员明确 项目背景项目目标项目范围 进度和交付成果项目角色和责任项目流程和程序 39 项目长周期 1 0项目前论证 2 0项目执行 3 0项目后评估 干正确的事 正确地干事 是否达到了如期目标 2020 3 19 40 可编辑 41 项目后评估的流程 Definebusinessmeasuresandbuildtrackingplan Initiateproposal Developdetailedbusinesscase Communicatevalueproposition ConferwithFinance Assessprojectrealizationreadiness Assessvalue Realize communicatevalue Learnfromfindings Trackcosts benefits 42 BusinessCaseExample 43 ThoroughHighLevelBusinessCaseInfo 44 ThoroughDetailedBusinessCaseInfo 45 EstimatedCost 46 EstimatedReturn 47 BusinessValue 48 小结 商业论证vs 业务需求建立商业论证的过程就是一个业务需求分析的过程 商业论证应在项目立项之前进行 是ProjectCharter的一个重要输入接下来的问题是 该由谁进行商业论证 业务分析师 BA BusinessAnalyst 一个正在兴起的职业 50 什么是业务分析 BusinessAnalysis Businessanalysisisthesetoftasksandtechniquesusedtoworkasaliaisonamongstakeholdersinordertounderstandthestructure policies andoperationsofanorganization andtorecommendsolutionsthatenabletheorganizationtoachieveitsgoals 与干系人一起工作而采用的一系列任务和技术 其目的是为了理解一个组织的结构 策略和运营 并为帮助组织实现其目标推荐解决方案 BABOKV2 0P3 51 Abusinessanalystisanypersonwhoperformsbusinessanalysisactivities nomatterwhattheirjobtitleororganizationalrolemaybe 从事业务分析活动的任何人 无论他 她的头衔或者在组织中的角色是什么 都是业务分析师 BABOKV2 0P4 什么是业务分析师 BUSINESSANALYST 52 产品经理需求工程师业务系统分析师 BSA 系统架构师系统工程师其他称呼 有可能的角色或工作头衔 53 BA的工作涉及 确定业务问题和商业机会 引导干系人的需要并分析制约因素 分析干系人的需要以定义解决方案的需求 分析和验证潜在的和实际的解决方案 管理 产品 或者需求范围 产品或系统部署 上线 变革管理 54 BusinessAnalyst ProjectManager SubjectMatterExpert SubjectMatterExpert SubjectMatterExpert TechnicalTeamMember TechnicalTeamMember TheBAis CommunicationsCentral BA是项目中的一个关键角色 原因是 55 TheBusinessAnalysthasbeendescribedasan AgentofChange TheBAholdsaUniqueRole Enterprise wideawarenessUnderstandingofthebusinessproblemoropportunityHighlevelanddetailedprojectknowledgeBusinessAnalysttoolkit BA是项目中的一个关键角色 原因是 续 56 Nowmorethanever IndustryEmphasison ScopeDefinitionandChangeManagementRequirementsGathering DocumentingandManagementProcessImprovementandReusabilityValidationandVerificationA DoMorewithLess directive BA是项目中的一个关键角色 原因是 续 57 BA所需要的重要技能 ELICITEXCELLENTREQUIREMENTS TECHNICALAWARENESS CUSTOMERDRIVEN SCOPEDEFINITIONandCHANGEMGMT METHODOLOGYPRACTICES DOCUMENTREQUIREMENTS BUSINESSPROCESSRE ENGINEERING VERIFICATION VALIDATION ANALYTICALSKILLS COMMUNICATION 58 以客户为中心 并且是一个出色的沟通者 对业务领域所涉及到的概念 流程与政策的总体把握 广度而不是深度根因分析 能够在复杂的业务问题中工作找到根因 并掌握常用的需求分析工具和建模方法 以引导 获取 分析和呈现需求享受研究和记录细节的乐趣 有组织和管理各种形式的 大量信息的能力理解常用的软件开发流程 SDLC 标准和开发方法论 如UML OO等 为人处事灵活 好奇并乐于学习 业务和技术知识 什么样的人可以发展成为BA 59 作为一个新兴的职业 BA的未来会 Role titlewillsolidify increaseddemandforcertificationofskills competencyRatioofBusinessAnalyststoProgrammerswillincreaseIncreasingexpectationofqualityrequirementsRequirementsManagementtoolsThescopeoftheBAworkwillincreaseShiftfromsoftwarerequirementstosolutionrequirements 60 InternationalInstituteofBusinessAnalysis IIBA StartedMarch2004inTorontoBusinessAnalysisBodyofKnowledge BA BOK CertifiedBusinessAnalysisProfessional CBAP Website http www theiiba org 61 IIBABABOK 62 为什么项目需要PM和BA两个角色 63 为什么项目需要PM和BA两个角色 HavingbothaProjectManager PM andaBusinessAnalyst BA iscriticaltoaproject ssuccess Eachroleprovidesspecializedcapabilitiesthatcanmakethedifferencebetweenaprojectthatsucceedsandonethatstruggles 64 为什么项目需要PM和BA两个角色 ThePMandBAeachplaydistinct criticalrolesonaprojectBothhaveacommonultimategoal butfocusondifferentaspectstoachieveitItisdifficulttowearbothhatseffectivelyonthesameprojectTherolesoftenintersectbutalsodiverge 65 PM在项目中的职责 Usuallythe1stpersonassignedtotheprojectResponsibleforplanningtheprojectandensuringtheteamfollowstheplanManageschanges handlesproblems keepstheprojectmovingManagespeople money riskChiefcommunicatorofgoodorbadnewstotheBusinessSponsorsandITManagement 66 BA在项目中的职责 UsuallyassignedtotheprojectafterithasstartedResponsibleforbridgingthegapbetweentheBusinessandITLearnthebusinessinsideandoutEssentiallythearchitectofeffectivebusinesssystemsJobtitle definitionandresponsibilitiesviewedinconsistentlyacrosstheindustry 67 PM和BA技能的比较 相同点 ProjectManagerStrongcommunicationskillsUnderstandingoftheSDLCNegotiation consensusbuildingStronginterpersonalandclientmanagementskills BusinessAnalystStrongcommunicationskillsUnderstandingoftheSDLCNegotiation consensusbuildingStronginterpersonalandclientmanagementskills PM BA 68 PM和BA技能的比较 不同点 ProjectManagerAbilitytoseethe bigpicture fortheprojectDirectsprojectteamHelpspeople projectteam getthingsdoneEnsurestheproductisdeliveredontime withinbudget BusinessAnalystDetail orientedListenstopeople SMEs HelpsSMEsdescribehowandwhytheyperformtasksEnsurestheproductisbuiltrightaccordingtotherequirements 69 PM和BA技能的比较 相同点 续 ProjectManagerRemovesissuebarriersManagesprojectchangecontrolManagestheWorkBreakdownStructure WBS Managementskills BusinessAnalystIdentifiesbusinessissuesManagesrequirementschangerequestsPerformsrequirements relatedtasksintheWBSInvestigativeskills 70 PM和BA如何在项目上合作 Fundamentally thePMmanagesprojectresources people money andtheBAmanagesthebusinessstakeholdersTheBAreportstothePMonaprojectThesetworoleshavesignificantoverlapofresponsibilitiesincertainareasExcellentPMsandBAswillworkhand in handtomakethemostofeachother sstrengths 71 PM和BA如何在项目上合作 续 AreasofoverlappingresponsibilitiesProjectscopedefinitionProjectstatementofpurposeProjectobjectivesProjectbusinessrisksClientrelationshipCommunicationwithSMEsandtechnicalteamReviewofrequirements designsandplans 72 PM和BA如何在项目上合作 续 AreasofcleardelineationofresponsibilitiesBusinessAnalystGathering documentingandreviewingbusinessrequirementsfromSMEsTranslatingbusinessrequirementsintofunctionalsystemspecificationstobedevelopedbythetechnicalteamTestingthesolution trainingSMEsonthenewsystemanddocumentingnewproceduresProjectManagerPlanandorganizeprojectsdeterminingscope deliverables milestones schedule resourcesManageprojectscope risk issue communication qualityandcostInteract collaborate andnegotiatewithallprojectstakeholdersandbusinesspartners clients 73 Initiation Requirements Design ImplementationPlanning Construction QA Implementation Closure SDLC PM和BA