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华艺印刷厂 工作盘点与分析培训讲义 慧泉国际管理顾问机构2007年9月 1 TemplateDocumentation 2020 3 20 工作盘点与分析的意义和价值目的及范围盘点与分析的原则职责分工进度安排盘点与分析的流程和方法盘点结果分析与成果汇报支持与咨询 目录 培训的主要内容 2 一 工作盘点与分析的意义和价值 3 为什么有人工作量很大 做也做不完 为什么有人没活干 整天喝茶闲聊上网看报纸 为什么会有人工作相互重叠 有功劳大家争 有责任没人承担 为什么会有工作没人去做 贻误战机 管理者经常遇到的困惑 思考 4 管理者经常遇到的困惑 思考 为什么招聘的员工 会常常不符合要求 为什么不能完成客观的绩效考核 勤无奖懒无罚 为什么公司付出了巨大的薪资总额 而员工仍是抱怨工资太低 福利太少 我们需要发展 我们需要改变 5 管理者经常遇到的困惑 思考 为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会 为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果 为什么有的员工不知道自己该做些什么 为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏 为什么会产生这些问题呢 6 为什么会产生这些问题呢 我们并不了解每个人的工作量是多少 我们并不了解到底需要多少工作人员 我们并不了解如何有效地考核员工的工作 我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用 我们并不了解员工的职业生涯 我们并不了解员工到底需要什么 我们到底该怎么办 因为 7 我们应该做工作盘点与分析 8 什么样的战略 如产品 服务的选择 目标消费者 市场定位等 引导我们走向愿景 VISION愿景 STRATEGY战略 我们公司存在的目的和长期目标是什么 怎样的组织结构设计 怎样的业务流程及管理流程能使我们实施战略 CRITICALSUCCESSFACTORS关键成功要素 顺利地实施战略需要什么样的核心能力 流程和体系 岗位分析及岗位说明书能够把组织实现战略的职责落实到具体组织成员 确保组织正常运转 支持组织目标的实现 工作分析的意义 9 工作分析和工作流程的关系 使命和任务策略由下列构成 工作流程 出纳员 采购员 仓管员 会计员 工作流程 备用品采购流程 按照程序支付款项 按照程序比价后采购 货物入库验收工作 根据相应手续记帐 组织结构 10 工作分析是人力资源管理体系的基础 在人力资源管理系统中 工作分析是最基础的工作 提供了建立其他各人力资源子系统的平台 只有把这项工作做扎实 其他各项工作才有依据 工作分析 员工招聘 员工培训 薪酬福利 绩效管理 职业生涯规划 长期激励 能力模型 岗位继任计划 岗位评估 人员规划 人力资源战略 11 工作分析中应注意的问题 分析职位而不是分析具体个人澄清任职者与其主管的不同角色防止分析对象夸大自己工作的重要性任职者的参与 双方同意工作分析过程中不要使用非法手段获取信息工作分析内容应避免任何歧视性条款 12 工作分析绝对不是 一次对个人的分析 一次对人员任免 调整工资的分析 一次绩效评估 13 二 目的及范围目的 提升工作的价值性 提升工作效率 人 事匹配 人 事精减 范围 管理层 执行层 操作层员工 工作盘点为什么 14 三 工作分析与盘点原则 全面性 所列内容包括工作全部之内容 日 周 月 固定 非固定项目 其中半年 年度性工作统一列入非固定项目中 平均月时间 准确性 所列内容必须经客观测算 有可核实的依据 时间统一以每周6天 48小时 月26天计算 真实性 所列内容必须经直接上级主管和部门负责人认真评审 认可 与实际情况相符 工作盘点为什么 15 四 职责分工 慧泉顾问 1 统筹与策划 工具方法的培训 指导 2 实施进度推动和监控 3 成果评估 总结和汇报 部门负责人 1 所辖部门盘点工作的统筹安排 推进 2 所辖部门员工填写内容的评估 审核 确认 3 所辖部门盘点成果的实现 流程 时间 人员简化 和成果汇总提报 员工本人 如实 及时 准确填写工作盘点内容 员工上司 下属员工盘点工作结果的评估和审核 确认 调整意见提报 我承担什么职责 16 五 工作进度安排 时间与结果 请参阅 第一模块 工作盘点与分析详细行动计划 17 六 工作盘点与分析的流程和方法 4 盘点结果分析与评估 1 工作盘点与分析的流程 2 工作盘点与分析常用方法介绍 3 工作盘点与分析工具使用说明 工作盘点怎么做 18 1 工作分析与盘点流程 组织流程优化和绩效提升 产生 转化 转化 转化 有效性验证 工作盘点怎么做 19 2 方法介绍 常用工作盘点与分析的方法有 访谈法 问卷法 核对法 观察法 研讨会议法 工作日写实法 工作参与法 关键事件描述法等到8种方法 本次采用的盘点方法主要是 问卷法 工作日写实法 核对法本次对结果评估采用的方法是 访谈法 研讨会议法 工作盘点怎么做 20 方法介绍 所有员工使用 问卷法 员工以书面形式填写有关岗位职责 工作内容 重要性和工作频次 时间 的方法 工作盘点怎么做 21 方法介绍 管理者使用 访谈法 是与担任有关工作职务人员一起讨论工作的重点和要求 从而取得评价依据的方法 主要运用于对岗位职责 流程环节 部门组织结构的确认或明确 核对法 是以工作报表 报告 纪要 计划总结 档案等体现过程或结果的资料为依据 对工作过程和结果进行对比评估和分析的方法 主要运用于对工作结果的价值性 必要性 真实性 有效性分析 研讨会议法 召开相关的管理 专业技术人员举行会议 对工作进行研讨的方法 主要运用于对工作流程 重要项目工作的检讨和分析 以评价其合理性和改善方案 工作盘点怎么做 22 3 工具使用说明 本次盘点主要使用两种表格工具 一 工作盘点表 1 员工自我盘点 记录填写 2 上级管理者审核 3 部门负责人评估 二 部门工作盘点成果提报表 1 由部门负责人对本部门工作盘点情况进行全面总结 2 提出调整和优化措施 提报成果 23 3 1 1 工作盘点表 填写说明 一 基本信息填写 指人员姓名 职位 入职时间的填写 二 主要内容填写 一 员工填写 包括 工作项目 结果 重要性 时间 分项 合计 重点 二 上级评估填写 包括 熟练度 胜任度 时间 价值性 必要性 调整意见 24 一 员工填写项目 1 固定项目 是指每日 每周 每月的例行工作 如周报 月报 例议等 2 非固定项目 是指上级主管 关联部门或岗位不定期安排的工作 以可以预见为标准 3 工作结果 指本项工作完成后 体现的结果 如报表 档案 目标业绩等 4 重要性 是指此项工作对本岗位职责和关键绩效指标的影响程度 分高 中 低三类 所需时间 指在正常情况下 完成此项工作所需要 以小时为单位 保留1位小数点 月工作时间 当月工作时间 日单项工作时间 26 周单项工作时间 4 月工作时间 3 1 2 工作盘点表 填写说明 25 二 上司评估内容填写 1 熟练程度 指对操作熟练程度 可根据实际情况选择 熟练 一般或不熟练 2 熟练后需要时间 指完全熟练的状态下 完成本项工作需要的时间 3 适岗匹配率 胜任力评估 指根据员工的能力 经验 特质 从事此项工作的胜任程度 以100分计 85分以上为胜任 75 84分为较胜任 60 74分为勉强胜任 60分以下为不胜任 4 工作价值性 必要性 指结合岗位职责重点 对业务实际促进的贡献 关键绩效指标和分工的合理性 5 调整意见 指根据上述分析的结果 对此项工作的调整意见 如 取消该项工作 调整分工 调整流程 简化程序等 3 1 3 工作盘点表 填写说明 26 三 时间汇总部分填写 指各项工作所需时间合计 重点工作占用时间比例 实际出勤时间 现工作所需时间合计 是指对月度工作所需时间的合计 由员工本人填写 日平均工作时间 是指当月工作时间 26 重点工作占用时间比例 是指在重要性一栏所有 高 工作项目的合计时间 由员工本人填写 时间合计 是指上司评估熟练程度后确认的时间累计 由员工上级填写 实际出勤时间 指员工07年6 8月份三个月平均实际出勤时间 由人资部提供 由直接上司填写 3 1 4 工作盘点表 填写说明 27 1 剔除项目 指对无价值工作的取消 如重复性 审核检查性 修饰美化性等工作 2 合并项目 是指对相同工作的归并 如统计 汇总 报表类 筹备性和外出性等工作 3 重组项目 是指通过梳理 明确内外客户需求 职责调整 实现流程的优化与缩短 4 强化项目 是指通过盘点分析后 本部门应该承担而实际上遗漏或比较薄弱的职责项目 5 优化成果汇总 是指通过盘点分析后 所实现的人均工作时间减少 部门人员配置精减 3 2 1 各部门工作盘点成果提报表 填写说明 28 本工作问卷共28题 其中选择题23题 问答题5题 请按工作职位的实际要求答题 勿以个人特点衡量 答题方法 选择题类 请于您认为最合适的选项前画 问答题类 请于指定位置写出您的答案 答题人员 华艺印刷所有在职人员 工作完全相同的岗位的只抽取3人做为代表填写 3 3 1 工作分析问卷 填写说明 29 七 盘点成果汇报与应用 组织优化 盘点成果总结与汇报 1 各部门负责人负