学会如何善用五分钟的时间.doc

学会如何善用五分钟的时间 很多人每天可怜兮兮的向老板、老天爷多要五分钟，再五分钟就可完成报告，再五分钟就能睡得满足，足见五分钟的神奇力量。接下来请你花五分钟，学会如何善用五分钟的时间，帮助你事事省时。快速掌握重要讯息不管是读书或读报，不要傻呼呼的从头读到完，原则是先选择对你有用的信息开始读起。建议读报步骤为：把报纸摊开，从版面标题，挑选你想看、需要看的信息。好报导会将重点摆在头尾两段，先看这两段，能快速理解重点。根据前两项原则，挑出对你有用的信息，再仔细阅读，较无用的信息可以阅读标题方式带过。建议读书（小说除外）步骤为看书皮，通常上面有专业人士对此书的重点提示，从这些重点开始阅读，能快速掌握书旨。看目录，先勾选你最感兴趣的章节阅读，其它内容再慢慢看。阅读主要目的是帮助思考，一旦你已学习到有用的信息，就达成阅读效益，不必太拘泥于看了多少篇幅、阅读了多少时间。重要邮件当下处理面对如雪片般飞来的电子邮件，一般人最惯常动作是，把信箱全浏览一遍，对信息有印象后，先关掉信箱，心里盘算：“这件事很重要，我等有时间再来回信。”但不立即处理，下次再开信箱，必然要重新搜寻、阅读、思考，再回信，看似快速，其实前三个动作，第一次开信箱就做过了，等于多花时间。最好解决办法是现在就去做，不做拖延，直接完成工作，往往是最节省时间的方法。不过，人一天只有二十四小时，做事要有取舍，要从重要事做起，重要性可分别从主管和个人角度思考。首先厘清主管最重视什么，再衡量你现在不做哪件事，往后将会造成工作困扰。有效归纳文件与名片切忌把文件统统堆栈在一起，看似很整齐，其实很容易让人找不到文件，也毫无工作优先级。文件归纳有如下几项重点：文件依处理顺序分为重要而紧急、重要但不紧急、不重要也不紧急，按表操课。每天下班前，把隔天的待办文件整理好，集中放在一起，隔天上班，就能立刻进入作战。名片收纳也很重要，建议依客户所处产业分类。此外，存放顺序也有一定的方法，秘诀是把最近频繁使用的名片，集中摆在最显眼处。善用零碎时间别小看零碎时间。若想好好运用零碎时间，建议先把事情分成两大类，一是需要一段完整思考时间才能完成的事，一是不需思考就能做的事，后者就用零碎时间做。零碎时间包括搭公交车时间、工作与工作之间的空档等。做事效率高的万博宣伟台湾分公司总经理项薇，工作忙碌，一星期还能帮家人准备三次午餐。她趁搭捷运回家时间，花五分钟思考以下问题：回家要做哪些料理、步骤？哪些动作可同时进行？哪些动作不能花太多时间？将所有流程想过一遍，她回到家就能轻松地在四十分钟内完成烹调。此外，她也建议，随身放支笔，随时随地记下须完成的事，甚至突然闪过脑海的想法。一方面提醒你，哪些重要待办事项未做，一方面节省之后绞尽脑汁回想的时间。还可以利用空档时间，把每天做哪些事，每件事各花多少时间写下，就可算清你究竟浪费哪些时间，或者在哪件事情上花了太多时间。当你发现问题出在哪里，才能对症下药，做出改善。五分钟做好会议规划会议主持人要注意：召集会议出席者，别超过十人，否则很难有效率；订出开会目的，确认每位出席者清楚知道目的；会议进行间保持讨论，即使有不同意见，也不能偏离主题；订好议程，几点几分到几点几分讨论哪一项，何时停止讨论，何时要有结论，皆须订时间表；会议一定要有决议，最后主持人一次宣布决议重点。会议出席者要注意：倾听，不要中断别人谈话；思考，针对开会目的集中思考；发言，要有重点与建设性；决定，要有根据，不要凭直觉；不要猛记笔记，如此很容易分神；出席会议绝不迟到。有礼交换名片事半功倍名片交换是社交第一步，攸关能否给对方留下好印象，有礼交换名片，能让往后合作更事半功倍。建议步骤如下：先把自己的名片准备好，然后等对方拿出名片；用两手接住，不要把对方的名字与职称盖住，你才能一眼看见；两手拿出你的名片，也不要盖住名字与职称，让对方能清楚看到；别急着把对方名片收进去名片夹，先放在最上层，与对方寒暄；若是开会场合，建议回座位后，将对方名片照座位表排放，能对应快速记忆与你交换名片的人的职称。五分钟寒暄成功第一步快速引起对方注意，留下美好的第一印象是合作的第一步。交换完名片后，别急着离开现场，先与对方寒暄五分钟，能提高合作达标率。建议注意以下几点：首次寒暄时间不宜过长。尤其在公开场合，双方都想多认识新朋友，一直拖住对方时间，很容易有反效果；随时注意对方反应，从眼神、回话内容就可略知一二。例如对方眼神已飘向他处，或回话只是答“喔”、点头，猜测对方已有意结束谈话，那就别自顾自一直讲；出席场合前，大略设想你会遇到什么人？谁是你最想认识的？把握时间引起这些人注意。另外，出门前做五分钟功课，上网查询对方的职位，目前执行哪些项目，这是好话题；名字介绍