BJ27社会责任及反恐程序项目.doc

BJs社会责任和反恐程序项目包亲爱的合作伙伴：如之前沟通的一样，最近需要对你们工厂进行一次社会责任和反恐的评估。随信附上BJs零售俱乐部社会责任和反恐评估程序的概述。BJs零售俱乐部要求所有供应商遵照当地劳动法律和BJs零售俱乐部的商业行为准则。BJs零售俱乐部要求所有必要的当事人共同努力来确保符合要求。如果看完此程序包您还对评估程序有疑问的话，请联络UL-RS，邮箱为：UL.RS.BJsA，我们期待着与您以及您的工厂合作。敬祝商祺BJS零售俱乐部管理团队R目录引言4BJS零售供应商行为准则5供应商要求8社会责任评估程序概要10社会责任审核工厂评估清单13反恐评估程序和清单16常见问答17付款程序18供应商授权协议19工厂信息表格20UL RS区域办公室23引言BJs零售俱乐部完全致力于不仅按照适用的法律，而且按照最高标准的商业道德来经营业务。我们也用同样高的标准来约束供应商。我们非常重视跟我们的供应商发展的关系，我们相信这些关系是BJs成功的一个关键因素。这些关系的建立是基于诚实，信任和恪守商业道德实践。因此我们的供应商对法律和对他们经营团体文化的尊重也很重要。我们的供应商也必须尊重那些为BJs商店制造产品的员工的权利。BJs期望它的供应商在他们的工作场所负责任地采取行动，尽力确保没有虐待辱骂，剥削或者非法的情形。BJs要求供应商不仅遵守适用的法律，而且遵守附带的BJs零售俱乐部的商业行为准则（准则）。当本地或者行业管理高于准则的要求时，准则规定更高的标准更适用。BJs零售俱乐部选择UL RS （前称为STR-RS）作为第三方社会责任审核机构到BJs产品制造的工厂进行社会责任和反恐的评估。我们要求所有的供应商与UL RS的审核员合作，提供证据准许审核员或者BJs的代表察看他们的工厂，以确保符合准则的要求。BJs的准则适用于每一个呈送给供应商的订单。工厂，贸易商和BJs的管理人员将会获得审核员收集的信息，这些信息会作为改进的基础。此文件旨在告知我们的供应商社会责任程序的结构，允许供应商在评估之前评估自己的行为和作出改进。希望供应商确保所有的工厂符合BJs社会责任的标准。供应商必须同意作出必要的改善行为并且对任何不符合之处迅速作出补救以确保跟BJs维护合作伙伴的关系。关于UL RSUL RS在社会责任的教育，培训和遵从上是世界领先者。在建立法人的社会责任行业基准上UL RS有着显著的贡献。它为世界主要品牌，零售商和制造商发展和实施了社会责任检测程序。UL RS的社会责任审核专业人员在商业惯例，国家特定法律要求以及通用健康和安全标准方面有深入的研究，必然会给您的工厂提供一个独立并准确的第三方评估。BJs供应商行为准则这个供应商行为准则适用于所有给BJs零售俱乐部提供产品的销售商或者供应商，或者他们之下的子公司，分支，分会或者代理商。BJs以一种合法并道德的方式经营业务，我们希望和我们的合作伙伴一起分享我们的道德关注。认识并尊重全世界文化和法律的差异，BJs致力于确保给予全世界所有参与BJs产品生产的员工安全并公平的对待。我们希望所有制造我们产品的销售商，供应商或者工厂为他们的员工提供一个安全并健康的工作场所，在工作场所尊重他们员工的权利。为了实现这个目标，这个准则阐明了所有的销售商和供应商为了跟BJs有业务往来就必须达到准则的要求。因为没有包括一切的准则，我们希望我们的销售商和供应商确保在制造我们的产品的地方不能出现虐待辱骂，剥削的情形和行为，以及不安全的工作环境。遵守的供应商行为准则是每一位销售商和供应商要跟BLs有业务往来的条件。如果BJs判定了哪一位销售商或者供应商违反了这个准则，BJs保留取消采购订单，退回或撤销对受影响的产品的接收的权利，要求销售商和供应商实施改善计划，或者终止与销售商或者供应商的贸易合作关系。遵守法律法规销售商和供应商必须遵守各自国家关于员工权利和工作环境所有的可适用的法律法规。包括年龄，工作时间，最低工资，假期和假日的加班规定，妊娠，探亲假和要求的退休福利，但并不仅限于此。如果普遍接受的行业标准高于法律的最低要求，那么销售商和供应商必须应用更高的行业标准。销售商和供应商必须遵守其他适用的法律法规，包括与商品进出口相关的原产国，标签，海关分类和估值以及所有禁止伪造产品商标和转运的法律，但并不仅限于此。销售商和供应商还必须开展反恐活动和程序，使之符合商贸反恐怖联盟的要求，商贸反恐怖联盟是美国海关和贸易团体共同努力，通过对进口到美国的货物的完整性进行保护以减少恐怖主义的威胁。BJs有时会让供应商确认是否符合商贸反恐怖联盟的要求。美国海关和边境保护的网站：有更新的商贸反恐怖联盟的要求工作时间/加班销售商和供应商必须遵守关于每日正常上班时间和加班时间的可适用的法律。销售商和供应商不能要求员工每周超过60小时的正常工作计划。工资/福利销售商和供应商必须支付员工最低的法定工资，或者符合当地行业标准的工资（取其中更高的一个），并且提供法律强制要求的福利。关于工资结构，任何雇主供款和合理的扣款都要作为书面列项出来告知员工并且遵守当地法律。工资应该以现金或者支票形式直接支付给员工。加班费的计算几率应该跟法律要求的一样。强迫劳动销售商和供应商不得使用强制性劳工，不管是监狱工人，契约工人，有担保的工人，高压政治强加的工人，作为政治或宗教观点惩罚的工人或其他形式的强迫劳工。童工销售商和供应商不得使用童工。任何工厂不得招聘低于15周岁（或者有些国家对制造业的法律要求14周岁），鞋类工厂要求不低于18周岁，或者低于完成义务教育的年龄（有些国家对制造业的要求高于15周岁）。安全和健康销售商和供应商必须给员工提供一个符合适用法律法规的安全并健康的工资环境。为BJs提供产品的的工厂应该提供足够的安全用品（本产业适用的），足够的通风设备，急救用品，灭火器，安全出口，光线充足的车间，清洁的洗手间，并确保以上所有的都保持良好，正常运转。如果销售商和供应商为员工提供住宿，类似的标准也适用也住宿的设施。员工的保险销售商和供应商必须遵守所有当地要求购买社会保险，健康保险，生活保险和职工赔偿保险的适用的法律法规。环境销售商和供应商必须遵守所有当地关于保护和维护他们国家的环境方面的适用的法律法规。机会均等销售商和供应商在雇用，薪水，福利，提升，纪律，终止劳动关系或者退休方面不得基于种族，肤色，国籍，性别，身心障碍，性取向，宗教信仰，社会或种族本源，政治或其他的信仰实行歧视。员工的录用和提升应该基于能力并非个人特征或信仰。结社自由销售商和供应商必须尊重和承认所有员工有权进行合法集会。销售商和供应商在雇用中不得因为员工有这方面权利的非暴力行为而进行惩戒。惩戒的实践销售商和供应商必须尊重所有员工，禁止使任何员工遭受体罚或者以体罚威胁员工，或者使员工遭受其他任何形式的身体上，性别上，心里上或口头的辱骂或骚扰。文件和检查销售商和供应商必须把一些保持普遍遵守公认的商业惯例或当地法律的文件存档，因为有很多文件都需要说明工厂符合这个行为准则，并且在BJs或者BJs指定机构需要的时候提供这些文件。在任何时候，通知或者不预先通知，BJs保留权利去评估或者授权一个第三方去评估任何供应商的工厂是否符合此准则的要求。准则的副本应员工的要求应该提供给员工个人。供应商和供应商联系人日期VENDOR REQUIREMENT中间商要求中间商的配合对该项目的成功起着至关重要的作用。我们十分重视你们的参与。我们的目标就是为你们提供恰当信息，从而协助你们为审核做好准备。第一步：告知审核BJs告知中间商近期你们的工厂将要接受第三方展开的社会责任和反恐审核。第二步：提交至UL-RS如果开展社会责任与反恐的初审，完整的审核项目包必须在五个工作日内发回UL.RS.BJsA邮箱。第三步：审核发票UL-RS通过邮件将发票发送至中间商选择的付款方。具体审核费用及付款指南请参照17页“付款步骤”。第四步：安排工厂审核一旦付款，UL-RS区域行程代表将会联系工厂并协调提前一周通知的预约期限。工厂透明表列明的（第9页）中间商联系人也会收到通知。第五步：准备审核审核步骤概要已在项目包的审核程序部分做了详细阐述。在此强烈建议工厂利用所提供的工厂审核清单开展模拟审核。中间商会将审核步骤概要和工厂审核清单发给工厂并同工厂讨论审核内容。中间商也要确保工厂明白他们要积极配合审核原工作从而达成我们的预期效果。第六步：审核步骤审核员将会在预约的一周内到达工厂，他们会佩戴工作证并出示名片。审核员会跟工厂管理层清楚阐述审核步骤，也会在审核开始之前回答管理层提出的任何问题或疑问。审核过程中，我们希望工厂全力配合，包括审查所有生产区域，相关文件和随机抽取的员工做访问。一旦拒绝配合审核员工作，工厂将不能通过审核，审核费用也不会退还。审核结束后，审核员会跟工厂管理层解释所发现的问题及应该采取的相应措施。在此阶段，工厂管理层有机会对所有问题做出回应。第七步：审核步骤通常，从审核员结束审核到最终报告出炉的周转周期是7到10个工作日。在这段时间内，报告将会接受一系列的检查以确保审核问题的准确性及公平性，平且反应审核标准，任何一个小的语法错误都会加以改正。第八步：发放审核报告中间商会受到整改总结报告，大约在审核结束7至10天后会受到完整审核报告。我们要求你们和工厂讨论审核结果并且和他们一起完成审核改善计划。中间商必须确保整改总结报告中所列出的所有问题在建议的时间段内得到改善。第九步：沟通审核总结报告BJs要求你们在审核结束30日内同我们的管理层沟通工厂改善计划进程。这一沟通应和报告进程保持一致，报告应包含图片或适用文件复印件作为完成改善的证据。请注意：中间商将会在完整审核报告和整改总结发出之后，收到UL-RS提供的关于如何沟通整改措施的详细信息。第十步：复审步骤根据审核总结的严重程度及上交的整改计划，BJs将会通知你你们的工厂是否需要进行复审。社会责任审核步骤概要审核是发现事实的过程，目的就是帮助你确定工厂运行过程中需要改善的地方，从而满足BJs标准和国家对工厂生产的特殊要求。审核完成不会颁发证书，也不会自动批准你为其他品牌或零售商的生产商，或是成为行业协会的成员。请确保所有下述文件清单中的文件准备齐全以避免复审。同时提供审核员要求的其他文件。员工文件o 劳动合同、条款和条件o 员工文件（包括上岗申请表，约束信和劳动合同）o 年龄文件（身份证复印件，出生证明和工伤报销单）o 受限制员工上岗登记证厂规厂纪o 内部运行政策（公司政策）o 营业执照和健康证o 工资工时政策（最低工资，加班费，最大日加班周加班时间）o 年假和法定节假日o 没有歧视和骚扰o 其他福利和津贴o 其他政府证件和操作证工资表（最近6个月）o 工资表o 考勤表o 计件记录o 工资表o 工资表o 特殊工种批文如延长加班批文安全卫生概况o 厂区平面图o 安全卫生口头或书面计划o 检验记录（机器，灭火器，洗眼台，浴霸）o 宿舍（政府许可证，检验报告）环境（仅适用于使用化学品工厂）o 危险废弃物转移联单o 废弃物名录/测试结果/废物分析安全卫生o 事故或工伤报告o 化学品清单o 物质安全资料表o 所需个人防护用品o 应急预案o 固定消防设备保养和测试报告o 平面逃生图审核由五部分组成（并非严格按以下顺序）：首次会议，安全卫生走场，工资和文件查看，员工访问和末次会议。同时，如果审核员需要查看更多地资料或采取措施深入了解工厂情况，工厂应该配合或提供相应文件。管理层如厂长和人事应当参与审核。另外，能够提供所需文件的人员也应该应配合审核，并回答审核员的问题。Opening Meeting 首次会议当审核员通过反恐要求进入工厂，就会和工厂联系人最好是管理层召开首次会议。会议期间，审核员会详细描述审核形式。需要生产经理和人事在场回答有关产能，出货时间和招聘机制等方面的问题。Health and Safety Tour 安全卫生走场对工厂开展安全卫生走场以确保现场有足够设备保护工人及他们周边环境的安全。走场过程也会对产能做评估。如果工厂提供住宿，宿舍也要查看。就餐区域也会查看，因为做饭区域就可以称作厨房。工厂安保措施也会被评估，主要就是关注人身安全措施和厂规安全。在工厂允许的情况下也会拍到一些工厂的照片。工资和文件查看工资文件会被看到。工资表，考勤卡，生产记录，考勤记录，社保缴费记录，交税记录（若适用）必须提供给审核员，从而配合他们开展完整审核。审核员查看这些记录以确保工人所有工作时间内的最低工资标准得以保证。同时也评估所允许的最大工作时间包括周末加班和晚上加班符合法律和BJs供应上行为准则要求。营业执照和其他政府许可证的复印件，当地文件，厂规，管理机制，员工登记表，年龄文件证明等都必须提供查看。员工访问审核员会从不同生产区随机抽取员工在独立区域做访问。审核员会要求用到单独房间来做访问员工会被问到有关工资，工时，对人权（结社自由，集体谈判，机会平等，不歧视及自由不受限制）的理解，工厂厂规厂纪，招聘政策和工作环境。末次会议审核结束，若有必要审核员会给到整改计划并和工厂管理层讨论发现的所有问题。在此鼓励工厂对任何有异议和要阐明的问题在整改计划的第二部分写下备注。管理层要在整改计划上签名确认明白所有问题。整改计划会留一份给工厂以便帮助他们解决审核过程中所发现的问题。审核后续安排审核结束后7至10天，打印的审核报告将会发给中间商和BJs.社会审核工厂评估清单这份准备的清单是一个标准社会责任审核的概述，代表着审核员审核贵厂的一个总体指导方针。我们强烈建议在一个独立的审核之前准备好这份清单的文件。童工q 提供所有能正确的反应员工年龄的文件复印件，包括员工照片。q 检查工厂所有区域以保证厂内没有小孩（即使小孩不是在厂内工作，我们也建议厂区内不要有小孩）q 对于在厂区内随机抽取的员工，工厂应当能提供诸如年龄文件及签署的有效劳动合同等文件。工资工时q 出勤的员工数应当与考勤及工资表上的人数一致；q 考勤上显示的平均工时不应超过法律规定；q 工资表上显示的扣款应当符合法律规定，并获得员工的同意；q 工厂应准确支付员工正常上班及加班工资；q 应当让员工明确知悉书面或口头雇佣合同里面的合同条款内容；员工汇报的情况应当与考勤及工资表反映的问题一致。工作环境q 访谈的员工是随机抽取的；q 员工访谈的目的通常是用来确认看到的工作条件、审核到的文件记录及厂房管理层的陈述；q 员工使用洗手间和喝水不应受到限制；q 员工汇报应当与其他发现的情况一直。配额、船运、外发q 检查包装、船运及废弃品区以确认转运情况；q 标签和生产区的生产符合订单情况；q 工厂具有合适的安保程序、政策及文件。安全卫生：急救药箱q 至少为每个独立的工作区域或每100名员工配备一个可轻易接触到的药箱；q 至少有与急救药箱数量相配的员工接受过急救培训；q 建议急救药箱应含以下药品：胶布绷带、棉包、创伤膏、一次性手套、应急冰袋、医用镊子、眼药水、消炎药和外用酒精。安全卫生：出口q 每层厂房应当至少有两个标识良好、不受堵、不上锁的出口；q 出口标识可见；q 楼道及出口处有安装应急灯；q 出口的门应向外开启并至少具备容两个人同时通过的宽度；q 出口应当直接朝向外面或外面的楼道。安全卫生：消防通道q 主通道和第二通道应至少具备容两个人同时通过的宽度；q 主通道应当标识清晰并在紧急情况下有照明；q 所有通道应当不受堵也不受缝纫杂物遮挡；安全卫生：平面逃生图q 每层生产楼应当提供清晰可见的图像版平面逃生图；q 平面逃生图应用员工使用的当地语言指示；q 应至少每半年举行一次消防演习。安全卫生：消防设施q 每层楼应该安装可以用并清晰可见的灭火器和/或消防栓；q 合适的数量和位置：每个明确的独立车间配置一个灭火器；每25名员工配备一个灭火器；每75码距离配备一个灭火器；q 灭火器应当挂起、可见、可用。q 应当张贴当地语言的灭火器使用指南；安全卫生：洗手间q 洗手间应当干净可用，配备冲厕水及废物覆盖器；q 合适的厕位数量：每25名女性员工配备一个，每50名男性员工配备一个，和/或，若员工数量达到150或更多，每40名员工配备一个；q 洗手间应当每天清洁及配备纸巾、肥皂、毛巾等。q 洗手间应当按性别分开；q 洗手间应当安装合适的隐私装置（如门等）安全卫生：工作环境q 提供合适的温度及通风环境：建议温度区间为15度到30度（华氏60到86度）；q 裁床、缝纫和成品车间及仓库提供合适的照明：（裁床，缝纫，成品车间建议照明为300-500烛光单位；仓库建议照明为30-50烛光单位）q 噪声控制：建议的噪声范围不超过85分贝。员工不应连续8小时在噪声超过85分贝的环境下工作。应当为在噪声超过85分贝的工作环境下工作的员工提供听力保护用品；q 应当提供劳保用品给员工。建议的劳保用品包括：为用到锋利物料或活动机器的员工提供保护罩或皮带轮保护罩保护，为工厂特别生产区域的员工提供合适的劳保鞋，为裁床员工提供钢丝手套，或其他视工作环境而定的劳保用品。环境（适用于适用到化学品的情况）q 危险废物转移联单或者运输票据；q 废弃物相关文件、测试结果、废物分析。反恐审核程序及清单美国国土安全局及美国海关发起的海关-贸易伙伴反恐（C-TPAT），目标是通过保证贸易渠道不会受到恐怖主义侵入以保护美国境内安全。C-TPAT项目号召贸易行业通过保护其国内外的供应链以支持政府（反恐方面）的努力。工厂反恐评估是UL RS社会责任审核中的一个模块，用以评估工厂当前的反恐措施与C-TPAT及美国海关要求和建议的措施的差异。BJs Wholesale Club致力于加强其整个供应链的反恐措施以达到美国海关和C-TPAT项目设定的要求。所有工厂应接受由BJs Wholesale Club或其委托的检验公司-UL RS进行的反恐审核。反恐审核包括工厂走厂、员工访谈、管理层访谈和文件审核。走厂程序应当包括所有生产车间、车辆停放区、仓库、储存区、包装和装货区域。进行过反恐审核的工厂均发现该审核是富有教育意义的。反恐审核将提供一个促进厂区各区域实施良好反恐措施的机会。这份准备的清单是一个标准供应链反恐审核的概述，代表着UL RS审核员对工厂在应对反恐（C-TAPAT）要求方面审核的一个总体指导方针。q 实体反恐：审核员会审核到厂内场地、建筑物、车辆停泊区的反恐措施是否妥当，也会审核这些措施被破坏的潜在可能性。货物的安保及隔离也是审核的一部分。q 进入限制：审核员将审核关于访客、外发商、送达包裹等的政策和措施。审核员也将对进入点限制及危险物料处置进行完全的审核。q 反恐程序：审核员将对封条、装箱确认、工厂与执法部门的联络等进行审核。q 人员反恐：审核员将对工厂的聘用程序、证明文件及背景调查等进行审核。q 信息技术反恐：审核员将对工厂保护其电脑系统及信息安全不受非授权使用和外部入侵的等级进行审核。常见问题1. 工厂哪些人员需要参与此次审核？审核程序需要工厂管理层的参与。并非说说有的管理人员都需要出席回答问题，但如果有需要，审核员会要求工厂拥有者或者经理人员请人力资源部人员、负责工资的经理或现场生产负