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公文写作与处理 1 2 一 公文写作基础知识 1 公文的含义 2 公文处理工作的目标 基本原则 3 公文的组成部分及各要素 4 常用公文的种类 5 怎样选择和使用公文种类 6 公文的语言要求有何特点 7 公文使用数字应注意什么 8 公文的行文规则 3 1 公文的含义公文是党政机关 人民团体和企事业单位在实施管理 处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家方针政策 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 沟通信息 交流经验和记录情况的重要工具 2 公文处理工作的目标公文处理工作的目标是实现规范化 制度化 科学化 公文处理的每项程序 操作都要遵循一定的规则 方式和要求 并以规章制度的形式固定下来 加以贯彻执行 公文处理工作的基本原则是实事求是 精简高效 集中统一 基本要求是及时 准确 安全 规范 3 公文的组成部分及各要素公司内部各单位报公司及车间报公司各部门的上行文和各单位相互发送的平行文 一般包括眉首 主体 版记三部分 由8要素组成 根据不同文种和实际际情况 有的要素可以省略 8有素如下 4 5 文头 眉首 正文 主体 文尾 版记 正文 主体 红色反线 公文的组成部分 眉首 主体 版记 3 公文组成的8要素标题 一般由发文单位 内容和文种组成 主送单位 公文的受理 办理单位 应使用全称或规范化简称 如 公司各相关单位 主送只是部分单位 公司所属各单位 主送全部单位 请示 的主送单位只有一个 即 一文一请示 正文 公文的主体部分 用来表达公文的内容 附件 公文如有附件应在正文之后 成文之前注明附件的顺序和名称 成文日期 以负责人签发日期为准 发文日期以中文数字标在正文右下方 印章 公文除会议纪要外 必须加盖发文印章 抄送单位 除主送单位外 其它需要了解公文内容的上级 同级和不相隶属的单位用抄送 签发人 公司内部上行公文 请示 报告 和平行文应在盖章页由单位拟文人签名 负责人签发 必要时由公司分管领导签发 6 正文要素公文标题 公文正文 附件 成文时间 公文生效标识 附注等 公文标题组成 发文机关 事由 文种位置 间隔线下方适中位置一般不用标点符号 主送单位 上行文只写一个主送机关 请示 批复 函只能有一个主送机关 公布性公文常常不写主送机关 标题字数一般不超过50字 7 8 附件 是公文正文补充 与正文具有同等效力 附件位置 正文下空1行 左空2字标识 附件 附件写法 附件 1 附件 2 名称后不加标点 附件名称在日期之上 内容在日期之下 成文时间 指公文生效的法定时间 公文成文日期为负责人签发的日期为准 经会议讨论通过的公文 以通过日期为准 联合行文 以最后签收机关负责人的签发日期为准 电报以发出日期为准 盖章要求 上不压正文 骑年盖月 不得出现空白印章 落款 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称的 只标识成文日期 联合行文要标注 印章 9 抄送单位 指需要了解公文内容但不负责处理和执行的机关 抄送单位位置 主题词下1行 左空1字标识 抄送 最后一个用句号 版记包括 主题词 抄送 印发单位和印发时间 版记中的反线 版记的位置等要素 主题词主题词指经过规范处理的用来标引中心内容的词语 位置 抄送机关上方 要求 3 5个 不超过7个 顺序 先标类别词 再标类属词 然后是文种 主题词下 抄送 机关之上可以标注 主送单位 印发单位一般是机关的中枢办公部门 印发时间后者指该公文送印或发出时间 4 公文的分类 通用公文和专用公文两类 对外公开 限国内公开 内部使用 秘密 机密 绝密 上行文 下行文 平行文三类 规范性 领导指导性 公布性 陈述呈请性 商洽性 证明性文件等 平件 急件 特急件三类 收文 发文 如照会 备忘录 条约 起诉书 判决书 调解书等 指最重要的国家秘密 泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害 30年认定 指重要的国家秘密 泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害 20年左右认定 指一般的国家秘密 泄露会使国家的安全和利益遭受损害 10年左右认定 请示 报告 批复 指示 如 函 10 4 常用公文的种类企事业单位常用公文的种类有 决定 通知 通报 报告 申请 批复 函 意见 会议纪要等平行文有 函 工作联络票上行文有 报告 请示下行文有 决定 批复报告与请示的区别 行文功能不同 报告主要是汇报情况 反映问题 请示则主要是请求批示 指示和解决问题 处理方式不同 报告属阅件 可不回复 请示则属办件 需要办理 批复 时间要求不同 请示应在事前行文 即所谓事前请示 报告一般是报告办理结果或有关情况 即所 谓事后报告 11 通知 大都要求贯彻执行 适用范围广于 通报 周的事项是具体的 具有一定的约束l力 通报 重在对重要精神 重要情况 表彰先进和批评错误等情况的传达 以使有关单位和人员知晓 一般起到引导 警戒 启发教育和沟通情况的作用 有表彰通报 批评通报 等种类 通知 和 通报 的区别 会议纪要 主要适用于记载和传达会议情况 12 2020 3 20 13 5 怎样选择和使用公文种类 1 根据行文目的确定公文种类 2 根据行文关系确定公文种类 受文单位是上级的 应选用请示 报告等上行文种 受文单位是下级的 应选用通知 批复等下行文种 向不相隶属单位行文应使用函等平行文种 会议纪要和意见在上行 下行和平行文种中皆可使用 3 根据行文单位的职权确定公文种类 14 6 公文的语言要求有何特点 1 表述明确 用词准确 造句合乎语言规范 2 表意准确 根据不同的语言环境 正确使用词语 是表述恰当准确 精确词语 同意 不同意 不得 模糊词语 近期 大多数 原则同意 3 语言平实 在表达上多用叙述 说明等方式 一般不采用描写 抒情 语言要浅显易懂 4 用语得体 根据行文关系和文体特点把握好分寸 行文关系 上行文用语 尊重平行文用语 谦和下行文用语 明确 严格 文体特点 报告一般用叙述性文体请示一般用说明性文体 5 用词庄重 要使用规范化的书面语 15 7 公文中使用数字应注意什么 1 公文中使用数字 要实事求是 准确无误 数字来源应可靠 权威 统计口径应统一 具有可比性 2 公文中的数字除按要求必须使用汉字外 其余用阿拉伯数字 书写要得体 准确 3 公文中使用汉字的情况有 成文日期 行政单位公文 部分结构层次序数 如第一层为一 第二层为 数字作为词素构成定型的词 词组等 以及邻近两个数字并列连用用以表示概数 如三四天 十之八九 整数一到十 如果不是计量和统计数字 在文字中表达常用汉字 如 一文一事 16 4 公文中使用阿拉伯数字的情况有 党机关公文的成文日期 印发日期 附件说明的附件序号 计量和统计数字 表示时间 如年份 时间等 8 公文的行文规则公司文件的发文办理流程 注意事项 正文结构层次序数第一层为 一 第二层为 第三层为 1 第四层为 文件起草 领导签批 校对 归档备案 打印 正式文件打印 登记签发 17 公司文件的收文办理流程 外来文件 综合办公室收文登记 填写文件处理单 拟办 领导签批 交综合办公室拟办 填写文件处理单 呈报内部文件 各单位 文件传递 领导签批 18 二 公文写作的常见问题 1 语言文字应用不规范 2 标点符号使用不规范 3 标题拟写不规范 4 引文不规范 5 表述不规范 19 三 常用公文模板参考及分析 1 通知参考模板 2 通报参考模板 3 报告参考模板 20 四 新闻写作知识 新闻结构 标题 导语 主体 背景 结语新闻六要素 时间 地点 人物 事件的 起因 经过 结果 换一种说法就是人物 时间 地点 经过 原因 结果 如果把这六要素串起来 概括成一句话 就是一句通俗易懂的句子 某人某时在某地做了某事出现了某种结果 一篇新闻报道 无论是消息 还是通讯 特写 一般都包含这些因素 1 消息 2 通讯 新闻通讯 人物通讯 21 消息的特点 短小精练 这是新闻写作的基本要求 便于迅速及时的报道新闻事实 也便于阅读 语言生动简洁 消息的语言只有生动 简洁 才能吸引者 倒金字塔 结构 消息的写作是将最重要 最新鲜的事实写在新闻的最前面 按事实重要性程度和读者关注的程度先主后次的安排 内容越是重要的 读者越是感兴趣的 越要往前安排 然后依次递减 这在新闻写作中称为 倒金字塔 结构 22 常见通讯简介 1 人物通讯 2 事件通讯 事件通讯 就是报道典型的 有普遍教育作