ERP系统管理标准 初稿 .docVIP

广东科龙配件有限公司管理标准 ERP系统管理标准（初稿）编制: ERP项目组审核:批准: 广东科龙配件有限公广东科龙配件有限公司企业标准 ERP系统管理标准1目的和适用范围本标准对ERP系统和日常数据的操作、维护，以及权限等做出规定要求。本标准适用于广东科龙配件有限公司。2引用文件 ERP系统单据操作规范 ERP系统考核方案3术语和定义ERP系统：指公司实施信息化管理项目中作为信息化管理工具的操作系统。4管理职责4.1 ERP系统管理员组职责4.1.1ERP系统管理员是ERP系统的归口管理人员，负责ERP系统日常维护和监控（包括系统软件以及相关的硬件和网络设备）。4.1.2负责协助处理和检查系统内出现的错误（包括人为和非人为的），必要时联系软件公司提供援助或现场解决。4.1.3负责组织ERP相关的会议和培训，并做好有关记录和文件的存档。4.1.4 负责对影响ERP系统数据录入进度的有关部门和人员记录备案，统一上报项目组进行考核。4.1.5 负责ERP系统的软件安装，操作用户的添加修改以及权限的分配。4.1.6 负责组织检查所有用户操作、制单是否符合管理规定，并对违反操作规定的人员有提出考核建议权。4.2 技术部职责4.2.1 负责系统基础资料里技术工艺资料和物料的日常维护（包括物料的新增和修改，工艺路线和BOM的维护,以及相关资料的正确性检查）。4.2.2 负责系统基础资料里所有生产性物料的供应商的日常维护。4.3 采购部职责4.3.1 负责日常采购和委外订单的录入。4.3.2 负责对大宗采购合同的录入和维护。4.3.3 负责录入采购和委外加工单价资料，总经办审核。（包括外购件、大宗材料以及冰箱覆膜板的采购单价和计划单价）4.3.4 负责提供供应商资料给技术部。4.4 市场部职责4.4.1 负责外接业务日常订单的录入和维护。4.4.2 负责提供外接业务的销售价格资料给总经办。4.4.3 负责提供外接业务新产品的相关工艺资料给技术部。4.4.4 负责提供外接业务的相关客户资料的维护。4.5 财务部职责4.5.1 负责ERP现金管理模块的数据录入与维护，主要处理银行单据和银行对账。4.5.2 负责固定资产管理模块的数据录入与维护，主要为固定资产卡片账的维护（实物台账信息由工艺工程部维护）、计提折旧等业务处理。4.5.3 负责应收管理模块的数据录入与维护，主要为收款数据的录入、按ERP系统销售单价正确开具增值税专用发票，根据销售发票的制作会计凭证传递到总账。4.5.4负责应付管理模块的数据录入与维护，主要为付款数据的录入、采购发票的录入、审核采购单价与系统单价的一致性等，发现不一致的，反馈至业务部门。4.5.5 负责ERP系统存货核算数据的维护以及存货月结等相关业务的操作和检查。4.5.6 负责ERP总账、现金、固定资产、应收应付、存货等模块的结账操作和检查。4.5.7 负责ERP系统月度财务各项报表的出具以及正确性检查。4.6 总经办职责4.6.1 负责计划单价的维护以及准确性检查。4.6.2 负责采购单价的审核以及准确性检查。4.6.3 负责销售单价的维护以及准确性检查。4.7 分厂职责4.7.1 负责主机业务的订单录入。4.7.2 负责监督下属车间的ERP数据完成进度以及准确性。4.8 车间职责4.8.1 负责车间生产任务单的录入。4.8.2 负责车间生产领料、调拨、完工入库、生产报废、下线退货以及月末盘点等数据的录入。4.8.3 负责本车间ERP系统数据的正确性检查与核对。4.9 仓库职责（重分类至采购部和各分厂）4.9.1 负责ERP系统所属仓库台帐数据的日常维护和检查。（包括入库、出库、调拨、退货等）4.9.2 负责ERP系统中月末盘点以及相应盘赢盘亏的数据录入及原因分析。5、 ERP系统数据录入要求5.1 ERP系统管理员在收到系统及网络相关异常信息时，记录备案并在24小时内将问题处理解决，个别特殊问题须及时上报给相关领导并联系软件公司与48小时内解决。（月结期间必须当天解决）5.2 采购部业务员在收到物料需求计划24小时内必须将采购和委外订单录入系统，个别没有单价或者BOM的马上反馈到总经办和技术部，并且在收到回复后24小时内完成补录；新产品采购物料采购单价和计划单价必须在产品小批试制通过后48小时内报到总经办。5.3 市场部业务员在收到客户订单48小时内须将销售订单录入系统（具体时间由业务部门和生产部门确认）；当销售价格有变动时须在24小时内报到总经办；新产品工艺资料必须在新产品小批试制通过后48小时内交到技术部。5.4财务部在收到各部门返纳的发票、单据（除生产物料采购发票）后，在48小时内，审核发票、单据的合法性、合规性，录入系统并检查；发现不符合规定的发票、单据后，在一个工作日内反馈给经办人；鉴于生产物料采购发票返纳时间绝大部分集中在月底且量大的实际情况，财务暂定5个工作日内完成采购发票审核，在ERP系统进行发票与入库单的核销和勾稽。待系统正常运作后，财务将拟定发票入库的规定作为本管理标准的补充。5.5 技术部在接到新产品工艺资料72小时内必须将相应的资料录入系统并检查确认；在收到相关人员反馈有关工艺资料的异常问题时须在24小时内解决，主机每月新增产品的工艺资料必须在每月15日前完成录入。5.6 总经办于每月28日前将每月的主机销售价格维护更新；当收到相关人员反馈计划单价、采购单价以及销售单价问题时必须在36小时内解决；冰箱每月新增覆膜板的计划单价和采购单价必须在每月25号前完成录入。5.7 分厂计划员必须在接到主机订单48小时内将销售订单录入系统，如果没有零件号则马上反馈到技术部。5.8 车间和仓库须在当天中午前完成昨天数据的录入并检查核对，如果发现BOM或者零件号有问题马上反馈到技术部，单价问题马上反馈到总经办解决；在月末盘点前必须将所有单据录入完毕并检查正确方可，盘点后于24小时内完成盘点数据的录入。6. 考核标准6.1所有操作用户必须按照ERP系统单据操作规范进行数据录入维护，不允许越界操作（例如外购仓中出现自制件的出入库，成品仓出现在制品的出入库等），如月末结账时发现操作错误则扣罚操作责任人50元/人次。6.2 所有操作用户必须严格按照时间要求完成相关数据的录入和检查，如出现影响其他部门进度的考核责任人10元/人次，三次以上考核责任部门领导100元/人。6.3 有关6.2条中ERP的考核纳入公司每月KPI指标中工程数据维护一项中，由ERP系统管理员统计后交给财务部上报。 6.4 要求使用计划单价的车间、仓库，必须使用总经办下发的计划单价，确保ERP系统数据与手工报表数据保持完全一致，如未按此要求使用计划单价的，将扣罚操