比亚迪接待工作培训PPT课件.pptx

总裁办公共关系科 接待手册 字典中对接待的解释是 迎接招待的意思即俗称的迎来送往 我司对接待的定义 公司各部门为政府部门 业务监管部门 公司客户 供应商 投资商 合作商等单位或个人来访所进行的筹划 组织 协调 实施等一系列活动 什么是接待 接待工作重要性 为什么要做好接待 目录 定义及职责 接待主管部门 接待组织部门 接待协助部门 指根据来访对象及业务相关性 实施具体接待计划并对整个接待过程直接负责的部门 定义与职责 参观资源 参观资源主管部门 参观资源管理部门 指经公司指定可用于参观或体验 能展现公司发展成果或技术实力的公司产品 设备 场所及周边公共区域 包括但不限于公司自行设计制造的生产线 设备 展品 广场 生产车间 实验室 活动室 会所 展厅 厂区主干道及其他公共区域 由公司指定的全面负责参观资源开发 协调 监督及管理的部门 指对参观资源负有管理责任的部门 包括但不限于各参观资源所属部门 后勤部门 宣传主管部门 环境主管部门 安全主管部门 体系主管部门 接待参考标准及程序 一级 二级 三级 接待标准对应表 接待相关模板 接待申请平台 整合了会务 车辆申请流程 通过一个平台可同步完成所有接待相关申请流程 自动生成 领导版接待安排表 模板6 和 工作人员版接待安排表 模板7 并自动以手机短信和邮件形式将接待相关信息发送给相关人员 避免同一单接待提交多个流程 提高审批效率 开发会签功能 供相关各部同步签批 通过参观资源信息库 领导信息库等有效引导接待员完成接待行程安排 方便快捷完成报批 OA首页 流程 接待申请 其他行政正管理流程 接待原则及注意事项 接待人员应注意接待礼仪 重要接待时 主接待人员的身份应与来访人员身份相当 接待人员应尊重来访人员的习俗礼仪 接待人员应注重仪表 衣着整洁 大方 按公司要求统一着装 厂牌佩戴端正 欲接待前不应透露本公司接待领导身份 待接待意向最终达成后 方可告知 接待安排中注意出席领导行程 来访人员 来访主题等不随意透漏给无关人员 在接待过程中 接待人员应避免与来访人员谈论有关政治 宗教及有损主客双方声誉等敏感话题 未经许可 接待人员不得以任何形式透露公司商业 技术秘密 接待活动中凡涉及到摄影 摄像及宣传报道的 由接待组织部门报相关领导审批后方可执行 接待人员须遵守国家法律 法规 遵守公司 员工行为准则 接待人员须热爱本职工作 坚守岗位 服从领导 听从指挥 全面优质完成本职工作和领导交办的任务 接待过程中 接待人员应遵循经济 节俭原则 所有公司付费的招待则优先安排客人到公司商务会所或招待所就餐 住宿 在赠送客人礼品时优先选择本公司产品或商务精品 接待人员应廉洁奉公 不得接收客人礼品或向客人索要礼品及其他财物 确实接受对方礼品的 接收礼品后按公司礼品管理规定上交公司相关部门 接待安排 来访报道 邮件 座谈或就餐位次等涉及公司相关领导时 原则上按级别 任命时间 入厂时间排序 称谓写法为姓名加职务 由相关部门根据接待组织部门要求 安排参观场所专业讲解员 如需外文翻译 应由接待组织部门协调 安排 公司所有来访接待活动原则上不安排车辆接送及引路 接待组织部门确认的二级及以上级别来访接待如因客方提出相关需求的 可根据来访人数申请相应车辆接送 所有接待过程中 如遇参观时间 参观资源冲突 由参观资源管理部门根据接待级别的高低统一协调或安排 原则上优先安排高级接待 在接待过程中 要严格遵守时间和计划 接待日程如有变动 经与负责人议定后 要通报有关领导和各参与人员 座次 座谈 主席台剪彩合影 会见 就餐 乘车 原则 定位标准 所有以正门为参照的图例 均按由室内面向正门为参考标准 先按以下原则确定主 客方第一主位 所有主 客方其他人员的位置 均按主 客方第一主位就座后的位置为标准来区分左和右 面门为尊 主客双方相对而坐 就坐后 一方面对正门 另一方背对正门时 尊贵程度面门一侧高于背门一侧 即客方面门而座 主方背门而坐 以右为尊 主客双方相对而坐 由室内面向正门 若主客双方分别就坐于左右两侧 尊贵程度以右为尊 客方就坐于右侧 主方就坐于左侧 但若桌子是偏向门的左侧或右侧 则 以远为尊 即客方就坐于离门较远的一侧 图例 第一步 面门为尊第二步 居中为上第三步 以左为尊 第一步 以右为尊第二步 居中为上第三步 以左为尊 以右为尊 由室内面向正门 若主客双方同排就坐于面门一侧 尊贵程度以右为尊 即客方就坐于主方右侧 以远为上 由室内面向正门 若主客双方同排就坐于室内左侧或右侧 尊贵程度以远为尊 客方就坐于离门较远的位置 居中为上 中间尊贵程度高于两侧 双方主要领导居于中间位置 其余人员依次排开 离主位越近尊贵程度越高 前排尊贵程度高于后排 图4 2 6 图4 2 7 谁是客人 定主桌 临台为上 观景为上 宴会厅内若设讲台 舞台 主礼台等 临台 背景墙等 居中的餐桌为主桌 以最佳观景位置为上 居中为上 若宴会厅内无舞台等 以居于大厅正中央的餐桌为主桌 定从桌 以右为尊 由室内面向正门 以主桌位置作为基准 同等距离 尊贵程度以右为尊 右高左低 以远为上 由室内面向正门 以主桌位置作为基准 同一方向 近高远低 即离主桌越近 尊贵程度越高 离门越远 桌次越高 桌次原则 以远为上 以右为尊 第一步 居中为上第二步 以右为尊 临墙为上 观景为上 居中为上 若室内有背景墙 墙色彩鲜艳或有特别装饰 区别于其他三面墙时 主桌背靠此墙的位置为主席位 以方便观景的位置为上 中间位次高于两边的位次 面门为上 若室内无背景墙 同一桌以面对正门的正中座位为主席位 第一主人在此就座 以右为上 同一桌内 在以主席位为准 其右侧位高于左侧位 第一主宾在第一主人右侧就座 主方和客方可交错而座 也可相对而坐 各桌同向 各桌主席座位应和主桌主席座位保持同一方向 席位原则 圆桌 条形桌 若桌面较窄 相对而坐的双方可以碰杯 可安排主客相对而坐 此时主方面门而坐 若桌面间距较宽 建议安排主客交错而坐 顺序 在公务活动中 副驾驶座 特别是双排五座轿车上的副驾驶座 则被称为 随员座 专供秘书 翻译 警卫 陪同等随行人员就座 轿车 商务车 考斯特 大巴 十人以上座 你学会了吗 练习题 基本信息获取 前期沟通一家在IT业十分具有实力的跨国公司发来拜访函 如左侧 作为接待人员的你需与对方进行前期沟通 你需掌握哪些信息呢 来访目的 来访时间及时长 来访人员名单 我们要获得的信息 练习题 前期组织 前期组织经沟通XX公司一行9人来访我司 详细信息如左 经我司领导评估确认接待 作为接待人员的你需做好前期的组织及检查工作 你将如何操作 我们应该这样操作 第二 预约四位领导及翻译时间 第三 通过接待申请平台申请参观相应节点 第四 按模板制作会议及宴请时所使用的名牌 第五 对所有节点进行逐一检查落实确保参观效果 第一 初拟行程安排报送领导评估 前期沟通所获信息来访目的 参观交流寻求IT方面合作商机来访时间及时长 4月9日10 00 13 00来访人员名单 AXXX公司CEOBXXX公司市场部总经理CXXX公司市场部总监DXXX公司采购部总经理 初拟行程安排接待级别 一级接待行程安排 展厅 试驾 座谈 会所用餐出席领导 邀请甲 乙 丙 丁四位领导出席接待 问题描述 在座谈环节首先要播放我司的宣传片 作为接待人员的你如何摆放铭牌呢 练习题 会议