控制的基础PPT课件.ppt

2020 3 20 13 1 13 1何謂控制 13 2控制的重要13 3控制的類型13 4控制對於管理者的意涵13 5控制的失能面13 6當代的控制議題13 7創業與控制 控制的基礎 2020 3 20 13 2 13 1何謂控制 控制 control 用以確保活動能按計畫完成 並修正任何重大的偏離的監視程序 管理循環的最後一環確保活動完成 目標實現監督與評估組織的策略與結構的運作是否如預期沒有控制系統 管理者就無從得知組織目前的績效控制系統是否有效 視目標達成與否而定 2020 3 20 13 3 控制的重要性 避免錯誤擴大在未產生重大危害前 修正組織內的小錯誤例如本業在音效卡 網路設備的博達投入砷化鎵的開發 因業績不佳假造業績事件預期 監控環境 以協助組織適應變化介入組織的複雜性 重新整合因分工而產生的問題 Source 蔡敦浩 438 439頁 2020 3 20 13 4 三種控制制度 市場控制強調使用外部市場機制來進行控制的方式 控制係基於價格競爭或市場占有率的準則 科層控制強調專權 並且依賴管理規則 規定 程序以及政策的控制方法 群體控制藉由共有的價值 規範 傳統 儀式 信念及組織文化 來規範員工行為的控制系統 2020 3 20 13 5 三種控制制度 市場控制通常具有獨特產品 面對劇烈競爭常使用利潤中心根據部門對組織貢獻之績效 進行資源分配 組織變革或必要決策科層控制需工作標準化 SOP 以規範員工行為與管理機制 2020 3 20 13 6 三種控制制度 同儕 群體clan 控制依據個人與群體關係 決定適當與被期望的行為與績效標準常使用於頻繁使用團隊 科技經常改變的行業需建立有效的組織文化系統不會依賴單一控制系統一般會使用科層或同僚控制 搭配某種程度的市場控制 2020 3 20 13 7 13 2控制的重要 13 2 1控制程序13 2 2何謂衡量 13 2 3可以採取何種管理行動 2020 3 20 13 8 13 2 1控制程序 Source 榮泰生 第八章 2020 3 20 13 9 13 2 1控制程序 假設績效標準已經存在規劃功能所建立據以衡量成果設立標準特定 明確 可及 可衡量 何時達成客戶滿意外部客戶內部客戶不只滿足 更要超出預期傳統衡量標準 財務 社會責任 環保 2020 3 20 13 10 控制的程序 圖13 1控制的程序 2020 3 20 13 11 13 2 2何謂衡量 統計報告 書面報告 口頭報告 個人觀察 衡量實際績效資訊來源 2020 3 20 13 12 如何衡量 個人觀察第一手 資訊詳細 可讀出弦外之音如臉部表情 音調可觀察主要與次要績效活動 如走動管理因知覺偏誤 被視為品質較差之訊息耗費時間 阻力大 員工認為不被信任統計資訊 客觀 但資訊有限 遺漏主觀訊息 2020 3 20 13 13 如何衡量 口頭報告文化環境一致性下的最佳方法與個人觀察有類似的優缺點迅速 即時回饋 允許語言及音調之表達不易保存書面報告 慢 但正式完整 簡明 易於保存 2020 3 20 13 14 衡量什麼 可能比如何衡量更關鍵錯誤指標會引導員工錯誤行為共同的指標 滿意度 離職率 曠職率 花費與預算等必須考慮管理的多樣性某些活動的績效難以量化 例如一篇A級論文跟數篇C級論文 哪一個值得獎勵 可以將活動切割 以方便量測將活動應產出之價值轉成標準大多數均可具體化或量化不足部分 再搭配質化指標 2020 3 20 13 15 三種控制系統的衡量指標與問題 衡量實際績效管理者可衡量兩件事情 1 行為結果的實際輸出 2 行為本身 Source 榮泰生 第八章 2020 3 20 13 16 輸出控制 1 財務績效指標獲利率 profitratio 流動資產比率 liquidityratio 槓桿比率 leverageratio 活動比率 activityratio 組織目標施展能力的目標 stretchgoals 特定的 困難的目標 Source 榮泰生 第八章 2020 3 20 13 17 輸出控制 2 營業預算 operatingbudget 是管理者試圖運用組織資源以有效達成組織目標的藍圖 輸出控制的問題應保持彈性 需和較低階層的管理者溝通 必須保持敏感性 不時監視輸出控制對組織各階層的影響 小心不要陷入陷阱輸出標準能夠激勵各階層的管理者不會造成管理者以不正當的手段來達成組織 Source 榮泰生 第八章 2020 3 20 13 18 行為控制 直接監督最具有立即性 有效性的方式積極地監督與觀察部屬的行為 教導部屬適當 或不適當 的行為 目標管理 managementbyobjectives MBO 評估部屬是否有能力達成特定組織目標或績效標準 以及符合營運預算的制度 科層控制 bureaucraticcontrol 藉由周全的規則與標準作業程序 standardoperatingprocedures SOPs 來塑造與規範事業部 部門與個人行為的控制方式 Source 榮泰生 第八章 2020 3 20 13 19 科層控制的工具 財務指標預算控制預算既是計畫 也是控制工具整合事前 事中與事後控制 所以也是輸出控制之工具 包含 銷售預算 現金預算 生產預算 資本支出預算 行政管理與財務支出預算稽核 財務 營運 電腦 績效 管理 專案延伸 內部治理 因稽核制度過去有失能現象 Source 蔡敦浩 445 447頁 2020 3 20 13 20 科層控制 2 科層控制的問題組織會隨著時間變得愈來愈科層化 管理者也會緊抓著規則不放 官樣文章滿天飛 決策將會變得遲緩管理者對情況改變的因應能力也會降低 規則會限制行為並讓行為標準化員工的行為成為樣板 凡事只要按照規定做即可久而久之就會毫無創意 Source 榮泰生 第八章 2020 3 20 13 21 科層控制 3 僵化科層控制主要在於避免個體之偏差假設人會100 遵守組織規定與規則希望個體行為可以預測但很難避免人的 自由裁量 問題例 加油站周邊不得有重要政府設施 抽水站算不算重要設施 上有政策 下有對策設法規避官僚體系的限制 Source 蔡敦浩 448 450頁 2020 3 20 13 22 科層控制 4 如何設計有效的科層控制體系 配合計畫與職位 以及管理者特質控制程序是計畫程序的延伸 目標設定時就需考慮控制的需要例外原則 效率 與關鍵領域控制 效能 客觀與彈性配合組織氣候員工感受的正式制度以及管理者非正式型態的效應 進而影響員工態度 信念 價值與動機的環境因素 Source 蔡敦浩 450 451頁 2020 3 20 13 23 市場控制 利用經濟學中的市場控制與監理 governance 控制市場控制法則 外購若比較有效率 則委外 監理擁有控制權 但是會增添成本 行政管理 若比較有效率則自製將不同事業單位視為獨立企業主要控制工具 移轉價格 transferpricing 不同事業部門內部交易資源所需付出之價格理想價格為市場價格若允許委外 則移轉價格會自然形成成本與品質控制之誘因 Source 蔡敦浩 452 453頁 2020 3 20 13 24 市場控制 2 範例 建築部門透過委外 迫使水泥部門降低成本 改善品質成立的條件競爭市場 明確輸出 能訂出價格 利用價格機制反應內部效率 衡量工作績效缺點經濟指標無法全然反映組織價值 如研發與人才 事業部門的策略價值 綜校依據市場法則購併或出售事業部門 員工保障不足 2020 3 20 13 25 同儕 群體clan 控制 Whyclancontrol 工作工作複雜 變化多端 不易標準化 衡量指標不明確從流程分工轉為團隊運作 不再有唯一任務執行方式管理知識工作者興起 管理者對工作的認識不比員工好不能依賴職權指揮雇用關係領導轉為賦權持續改善觀念普及 已經沒有 最好 的工作方法不易監督部屬工作 Source 蔡敦浩 454 455頁 2020 3 20 13 26 同儕 群體clan 控制的運作 組織文化是同儕控制的立論基礎藉由社會化過程 建立員工的組織承諾 然後透過文化規範 團隊與個人的自律 來達成甚或超越組織目標需少用規則與政策需賦予員工自主 訓練員工的自我控制能力需建立強勢組織文化體系 2020 3 20 13 27 13 2 3可以採取何種管理行動 不做任何事 改善績效 修正標準改善績效治標 馬上修正問題並導正偏差 治本 探討績效如何及為何產生偏差 再正本清源來修正偏差修正標準 若偏差源自於不當標準標準可能過高或過低過高標準的確會傷害士氣 問題是 標準是否合理 若合理 是否該降低 2020 3 20 13 28 13 3控制的類型 事前控制 未來導向 在實際活動之前進行控制事中控制 在活動進行中進行控制 可在問題還未造成重大損失前 及時改正問題事後控制 依賴回饋 控制發生在行動之後 事前控制預測問題 事中控制問題發生時 事後控制事情發生後控制 投入 製程 產出 2020 3 20 13 29 13 3控制的類型 事前控制如設廠前教育訓練 飛機保養需要即時 正確資訊事中控制如直接監督 問題發生到修正延遲降至最低需善用科技事後控制問題已經發生許多時候 事後控制是唯一可行之道 如財務報表可提供資訊 由於提供績效回饋 可強化動機 2020 3 20 13 30 13 4控制對於管理者的意涵 13 4 1有效控制系統的特性13 4 2影響控制的因素有哪些 13 4 3是否應該因國家的差異來調整控制 2020 3 20 13 31 13 4 1有效控制系統的特性 正確時效經濟彈性可暸解度 合理的準則策略性的配置著重例外多重標準修正行動 有效的控制系統 彈性 讓管理者因應突發的事件 提供正確的 即時的資訊 掌握組織績效的真實情況 Source 榮泰生 第八章 2020 3 20 13 32 圖13 4控制系統設計的情境因素 13 4 2影響控制的因素有哪些 2020 3 20 13 33 13 4 3國家差異的影響 主要在於衡量的方法與改善行動海外部門難以嚴密及直接控制常需依賴多層級的書面報告制度大多依賴資訊科技協助控制低度技術發展國家比較依賴直接監控法律對管理者所能採取行動之限制 也會影響控制行動 如關廠 解雇相容性是一個挑戰 如資本與技術密集工廠的標準不一致 2020 3 20 13 34 13 5控制失能 僵化的控制系統會造成組織失能墨守成規 無法創新忽略組織 程序本意 忘卻組織目標原因 績效評估不夠完善 例如績效指標不對或不夠為避免譴責 操控績效指標資訊 或在評量方法上動手腳重要活動導致重要獎酬 形成操控控制制度之重要誘因 2020 3 20 13 35 13 6 1職場隱私 科技進步 使控制變的容易但管理者可以知道員工多少隱私 工作上與工作外的行動 可以控制到什麼程度 80 的企業監視員工郵件與電話不希望攻擊性或不適當資訊流傳 避免公司機密外洩1986年聯邦電子通訊隱私法給員工若干保障 但只要是基於企業理由而被允許 或有告知員工 即告合法 2020 3 20 13 36 13 7 1創業家應該如何控制成長 成長是創業的必然結果快速成長導致控制混亂 但可快速滲透市場緩慢成長可避免成本增加 穩健 不會喪失股權與控制權創業家必須面對成長所帶來的挑戰為成長而規劃為成長而組織為成長而控制 2020 3 20 13 37 新創事業的規劃 組織與控制 成長決策最好是計畫而非隨機發生的成長階段必須謹慎處理 尋求資金與人才 以及培養組織文化之決策成長需要資金 資金需求最好預先規劃事業計畫書必須說明資金需求與理由尋求與培養人才無法一蹴可及如何培養成長文化 容忍混亂 維繫創業精神不論成長速度如何 一定要設計相對應的控制系統 創業氛圍是機動 混亂 自由 創造 2020 3 20 13 38 表13 4如何建立成長導向的組織文化 2020 3 20 13 39 13 7 2創業家如何管理衰退 體認危機的狀態注意麻煩發生的警訊 如現金流量不足 營收未如預期煮青蛙效應 水正在加溫事情何時轉壞事前控制 準備應變計畫控制關鍵資源 如收入 成本 負債 存貨設法降低成本 準備重整計畫 2020 3 20 13 40 13 7 3創業家如何退出事業 退出事業的原因 收割 績效不佳 轉進事業評價 確認公司值多少錢資產評價 收益評價 現金流量評價創業家心理依附 導致評價有時失之主觀其他考慮誰來賣 有多少稅賦 賣給誰 如何跟員工溝通 正面出售 實現價值 績效差 最大回收 2020 3 20 13 41 考古題分享 Underclancontrol employeebehaviorsareregulatedby A marketshare B sharedvaluesandnorms C administrativerulesandregulations D managerialau