表格的编制PPT课件.ppt

第6章物业管理服务常用表格 6 1表格的编制6 2物业管理服务常用表格 1 6 1表格的编制 6 1 1表格的概念6 1 2表格的形式6 1 3表格编制和使用的要求 2 6 1 1表格的概念 表格也叫表或表解 是根据统计学原则 将管理所需的各种信息 数据 按一定的方式 集中地排列组合在一起列表的方式 3 6 1 1表格的概念 在管理过程中 采用列表的方法记录各种数据 便于分析对比 有利于发现事物发生 发展的规律 4 6 1 2表格的形式 一幅完整的表格一般由表题 表项 注录和表注等组成 表题如一篇文章的标题一样 是对一幅表格内容的定性概括 表项是表格中具体项目的名称和类别 常常是一些量 注录是表格中的核心部分 亦即表格表述的内容 常常是一些数据 表注是对表题 表项 注录的具体要求或解释 5 6 1 2表格的形式 1 表题表题的位置在表格上方居中 不加句号 题名要求简明 具体 贴切 切忌措辞笼统 琐碎 含糊不清 如果对表的内容有一定的规定 如是调查性质的或有明确的填写对象要求 可以把其写在表题之下作为副表题 如果表题的字数多 在稿纸上一行写不下 可以写两行 甚至三行 第一行最长 第二行较短 第三行更短些 每行都要居中 断开之处在文法上要自然 尽可能在连接词处断开 一个好的标题应该做到读者在不阅读正文的情况下 就可以完全理解表中的内容 6 6 1 2表格的形式 2 表身表格一般有横线和竖线 横线之间为行 竖线之间为列 栏 在每行和每列的第一格内所写的文字或符号分别称为行题 左 和列题 上 第一行与第一列的交汇处称为栏头 其它部分为项目栏 1 栏头 2 行题与列题 3 表线的使用 4 表注 7 6 1 2表格的形式 2 表身 1 栏头许多表格用对角线将栏头分为两半 分别概括行题和列题的内容 栏头下方的为行题 栏头右边的为列题 栏头也有用斜线一分为三的 8 6 1 2表格的形式 2 表身 2 行题与列题一般情况下 行题所提出的是被管理的对象 列题所标示的是管理对象的具体项目 在标注行题和列题时 应从上到下 从左到右 按照管理的逻辑顺序标出 而不是随意性的 9 6 1 2表格的形式 2 表身 3 表线的使用在表内各项栏目不至于混淆的前提下 表线越少越好 尽量不要设计很复杂的大表 10 6 1 2表格的形式 2 表身 4 表注需要对表中个别项目或整表进行注释时 可用表注 注释标记用星号 标在所注对象的右上角 注释多于一个时 可用1 2 或a b 顺序编号 表注写在表的底线下方 文字一定要简练 最后用句号 11 6 1 3表格编制和使用的要求 1 表中文字的写法2 表中数字的写法3 表中计量单位的标注4 几种特殊情况的表达5 备注栏的使用6 表的尺寸设计7 表的表达 12 6 1 3表格编制和使用的要求 1 表中文字的写法表中文字一定要简明扼要 横写与竖写应全表统一 文字较少则居中书写 文字较多需要转行时 头一行应缩进一格 句中可使用标点 句末一律不加标点 13 6 1 3表格编制和使用的要求 2 表中数字的写法表中的数字应上下对齐 小数以小数点为准对齐 小数点后的位数应统一 如数字前带有 号 或数字间带有 等符号 则应以这些符号为准对齐 14 6 1 3表格编制和使用的要求 3 表中计量单位的标注表中各栏参数的计量单位相同时 应将单位写在表的右上角 即在表题后方空一格书写或包括在表题中 如多数参数的计量单位相同 可将该单位写在表的右上角 将其余单位写在有关栏内 若相邻栏目的单位相同 可合并写在它们共同的栏目内 各栏参数和单位的标注方法为 参数写在左边 上 单位写在右边 下 的圆括号内 如 温度 参数用符号表示时 可用斜线将两者分开 如 T 15 6 1 3表格编制和使用的要求 4 几种特殊情况的表达如果表中上下行或左右列的内容 文字 字符 相同时 应以通栏表示或重复标出 不得用 同上 同左 或 等字符代替 若表中某项无数据时 有三种表示方法 未测定或无此项应为空白 未发现用 实测结果为零应写作 0 16 6 1 3表格编制和使用的要求 5 备注栏的使用为使内容的表达简洁清晰 对表中需特别说明的项目可使用脚注加以注释 而不设 备注栏 如果表中需要说明的项目较多 在表格外用文字叙述时不易理解或所需文字过多 可以在表的最右一列或最下一行设 备注栏 17 6 1 3表格编制和使用的要求 6 表的尺寸设计表的大小应以能被容纳在一个版面内为限 尽可能不用插页表和转页表 如果表的幅面较大 可采用栏内文字转行或删减可有可无的某些项目等方法来缩小表的幅面尺寸 对于横向项目少而竖向项目多的竖表 最好转成两栏或多栏 每栏之间用 双正线 隔开 转栏后应重复写出列题 如果表的横向项目较多 而竖向项目较少 应将表分段转行 每段之间用 双正线 隔开 并重复写出行题 18 6 1 3表格编制和使用的要求 7 表的表达表中各种名词 术语 符号 缩略语等必须与正文一致 表内包含的内容不宜太多