翻译硕士 MTI 第四部分 公文写作.doc

第四部分 公文写作教材 公文写作 白延庆一公文写作基础第一部分 公文基础知识一、公文定义从广义角度说，为了工作需要而写作的各种文体都可以被称作公文。我国现行公文，主要取狭义角度，大致分为两大块：中国共产党的公文，中国国家行政机关的公文及国家各部委机关的公文。国务院办公厅2001年颁布的国家行政机关公文处理办法对行政机关公文的定义为：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。中央办公厅对党的公文的定义与国务院办公厅对公文的定义表述基本一致，二、学校机关常用公文种类及适用范围我校常用较多的公文文种有8种：决定、意见、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要。1、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。3、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。4、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。5、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问、议案。6、请示适用于向上级机关请求指示、批准。7、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。8、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、行文中要注意的几个问题。1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3、学校内设机构除办公室外不得对外正式行文。4、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。5、机关各部门行文，应由部门领导签署明确意见后，报校办呈校领导审批。6、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关部门，需要同时送其他机关部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级。7、“报告”不得夹带请示事项。8、公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。9、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。10、“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。11、提取主题词。（工作大类 具体工作 文种）四、如何写好公文1、要写好公文，就要有正确态度和奉献精神。2、要写好公文，就要较好地掌握党的方针政策和国家的法律法规，不断提高政治理论水平，注意学好上级文件，吃透上级精神。对于政治理论学习，别人可以当作软任务，而公文写作人员则必须当作硬指标，因为公文写作人员是为学校党政代言、替领导说话的人。3、要写好公文，就要熟悉情况，全面准确地掌握第一手材料。4、要写好公文，就要研究和掌握公文写作的基本规律。学校机关公文的规律性、固定性很强，它与党委、政府办公厅（室）的公文相比，写作难度要小得多。因此，只要肯下苦功，谁人都可以掌握、都可以写好。(1)学习和研究公文写作专著。(2)要分门别类地收集别人、别部门的优秀公文。(3)抓住“一个中心”和“三个基本点”。每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在讲话写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。5、要写好公文就要了解领导意图。领导意图必须不能与法律、政策相违背，领导意图排在法律、政策之后。（教代会例证）6、写好公文，要注意“悟”，道理是悟出来的，要把别人讲的道理变成自己的东西，听和看不可少，个人“悟”更重要，传说古人王羲之写字曾有一段时间在水平上停滞不前，在无意中观看了女子舞剑之后，引起了联想和思考结果开了“悟”，从而使自己在书法和诗词上产生了一个很大的飞跃。五、怎样写公文(重点)公文写作是一项综合性、技术性、业务性工作。一个称职的机关干部（不仅仅是文书、秘书、档案工作者，而且包括全体机关干部），应当具有较高的文书处理能力和公文写作水平。严格意义上的公文写作水平，是公文写作者理论水平、文化水平、业务水平、技术水平、知识水平和文字水平的综合反映。1、公文的形式与要求文艺写作是一门艺术，公文写作也是一门艺术。这门艺术最基本的表现，就是正确的内容和完美的形式的和谐统一。具体讲有以下五部分：导语要提笔入题、正文要主题突出、表述要正确无误、篇章要条理清楚、结尾要当断即断。(1) 导语要提笔入题。“头好半篇文”、“开门见山，起笔入题”，是公文开头的基本写法。由于公文的文种、行文对象、所谈问题有所不同，公文导语的写法也有所不同。比较常用的有：根据式。用“根据”、“遵照”、“按照”等介词组成的介词结构的句式。例文：根据*有关规定，结合我校实际，现就加强*管理，提出如下意见，请遵照执行。目的式。用“为”、“为了”等介词组成的介词结构的句式，直接交代发文的目的。例文：为了深入开展*工作，促进*任务的圆满完成，现将*工作安排如下：原因式。用叙述句陈述制发公文的原因。例文：加强对*的管理，对于促进*发展，保证教学质量具有十分重要的意义。鉴于本学期以来教师科研工作管理中存在的问题原因加目的式。（今年“五一”放假通知）根据加目的式。为全面做好本学期期中教学检查工作(目的)，根据*通知精神(根据)(2)正文要主题突出。公文的中心就是公文所谈的问题和事由。无论什么文种的公文，从头至尾，通篇内容都要围绕问题和事由来写。与主题和事由无关的，即使再“重要”也不能写。请看例文：引进外事工作高级管理人才这个材料。(3)表述要准确无误。在上行文中，向上级领导机关汇报情况，反映问题，请示工作，都必须真实、客观、全面，不可弄虚作假。在平行文中，与有关部门商洽工作，求得支持和帮助，需要真实、准确地通报情况，不允许相互欺瞒。在下行文中，上级向下级发出指示或批复，也要切合实际，不能盲目指挥。衡量一件公文在文字上是否准确无误，有这样一些标准：传达党和国家的方针政策和有关规定不走样；反映客观实际情况不片面；立场、态度、观点不含糊其辞；前后文不自相矛盾；语言合乎逻辑，不致产生歧意；引文与引文出处，具体数字、人名、地名、时间、地点不出现错误。(4)篇章要条理清楚。条理清楚主要是指公文篇章结构严密，层次分明，逻辑性强。公文的结构形式比较常用的有四种：一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。分段式。大多数公文采用分段式结构。分条式。一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。(5)结尾要当断即断。所谓当断即断，是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断地结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。2、公文的语言与修辞(1)公文语言的特点：准确、简练、严谨、庄重、生动。准确。所谓准确，是说公文在语言表达上完全符合客观实际，明确无误。简炼。严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫，而把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。例文：A：“寒冷的冬天就要到了，我们处里还没有取暖电器，希望你们资产处尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”B：“严冬在即，我处尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。”A和B两篇例文，谁更简练，一目了然。怎样才能使文稿简练呢？一是要善于概括、归纳、提炼。二是要开门见山，少穿靴戴帽。有些文稿，开头总是“在什么什么形势下”，“在什么什么领导下”，“下”了半天 才是我们如何如何，这样的文稿看上去郑重其事，实际上废话连篇。这种写法和“文革”期间那种“四海翻腾云水怒，五洲震荡风雷激”的开头法毫无区别。三是少说空话套话假话。公文是施行行政措施，指导和布置工作的重要工具，施行行政措施，指导和布置工作，归根到底是一个干什么、什么时候干、怎么干、干成什么样子的问题，和这个问题无关联或关联不大的话都是没用的话，都不应写入文稿。四是少用数概修辞法。许多同志在起草文稿时，都热衷于什么“一个中心，两个面向，三条措施，四个结合”一类的语言，并自以为是，洋洋自得。认真推敲一下，我们就会发现“一二三四”也好，“四三二一”也好，十之八九都是“数字游戏”，总给人一种生拉硬扯、拼拼凑凑的感觉，这样就使本来很有特色的数概修辞法庸俗化、形式化，也使本来能写得很精短的文稿变得又臭又长。当然，语言精炼和用语苟简是两回事，随意苟且简略是无助于语言精炼的，而且容易产生歧义。（讲一玩笑）严谨。所谓严谨，指的是态度严肃，交代清楚，行文自然，结构严密。在写作时只有做到叙事周全，说理透彻，要求精当，用词选句贴切无误，才能使公文符合实际，合乎逻辑。庄重。所谓庄重，是指公文的语言端庄、持重、严肃。这是由公文具有行政约束力和法定强制力这一特点决定的。我们讲公文语言庄重的特点，还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有：A、常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；B、常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；C、常用的称谓词：本（我）办、贵（你）处、该单位；D、常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；E、常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；F、常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；G、常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；H、常用的结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将报告给我们。生动。从某种程度上说，写公文比写文艺作品更需要生动。但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。文艺作品的生动主要通过情节的发展、细节的渲染、场面的描写、人物心理的刻画来实现，而公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。做到观点新颖，就要学会科学的概括，准确的提炼，从错综复杂的现象中提出不落俗套的概念和判断来。做到材料新颖，关键要选择出最符合客观实际情况、最有说服力的典型事例来。如：某系在关于本系课程改革情况的报告中，在谈到改革之初一些干部教师对课程改革认识模糊时说：“一些同志认为，正常上课是“硬任务”，课程改革是“软指标”，“软”的要服从“硬”的；还有同志认为，“好汉难敲三面鼓，双手难捉两条鱼”。担心抓了课程改革，影响了正常教学。”这段公文选取的事例比较典型，语言比较形象，自然就增强了公文的生动性。(2)公文用字用词的常见错误（略）。(3)正确使用称谓公文常用的称谓词：第一人称：我（本）办（、部、所、院、校、委、站）第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办）第三人称：该单位（部门、系、院、所、局）、他、他们；特指人称：收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）；发文单位在公文标题中出现时，使用全称。为使公文在表述上比较简练，在不致引起歧意的情况下，公文的称谓可以使用规范化简称。如市委、市政府、市纪委、发改委、发规处、校办、计财处、学工处等等同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。例文：一般情况下，第三人称第一次出现时使用全称，以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。例文：有些情况下，公文的称谓可以省略。例文：各单位、各部门：根据国家房改有关规定，经学校研究，就加强校内公有住房管理问题，提出如下意见，请（你单位）遵照执行。(4)公文的修辞。原则：主要使用消极修辞方式、适当运用积极修辞方式。消极修辞方式。公文具有规范作用。公文的规范作用也就是公文的控制作用。公文的控制作用要求公文的评议也不可缺少控制性。这种语言修辞正是公文用语的消极修辞。消极修辞要求语言有所控制，文理通顺，结构妥帖，繁简适当，通俗易懂，语言明确。例文1：在建立平安文明校园的过程中，从重从快治理狗患，是摆在各校区保卫部门面前的一项重要任务。（定向型控制用语）例文2：少数教师对违纪学生的舞弊行为熟视无睹，听之任之，这是完全错误的。（定性型控制用语）积极修辞方式。在公文写作中，恰当运用某些修辞格，如：比喻、借代、夸张、设问、象征、感叹、警句、顶真、排比、对偶等)，把所陈述、表达、反映、部署、要求的问题准确、鲜明、生动地写出来，可以给人以深刻的感染。这就是公文写作中的积极修辞方式。这种修辞方式要恰当运用，不可多作，否则公文容易让人误认为是“文艺作品”。 第二部分 学校机关常见公文写作 一、通知的写作(一)通知的基本格式标题收文单位发文缘由通知事项执行要求结束语发文日期(二) 通知的一般写法1、通知标题的写作。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。在实际工作中，因文件版头已印明发文机关，故有一些单位省略了发文机关，直接写发文事由和通知。在一些特殊情况下，为了突出和强调所发通知的某种性质，往往需对标题中的通知加以点注和说明。“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”转发通知，事由自拟。转发上级机关文件，如其标题过长，可以自拟题目摘要转发。在通知标题中，我们经常使用一些修饰事由的定性用语。如“印发”、“转发”、“批转”等。2、通知正文的写作。一般来讲，通知正文的写作内容主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。拟发缘由。要写明拟发通知的起因或背景，阐述拟发通知的目的或依据。在写作拟发缘由时，一定要言简意赅，简明扼要，点到为止，切忌拖泥带水。通知事项。通知事项是通知的主体内容，是通知的核心。通知拟发缘由和通知要求都必须紧紧围绕通知事项来写，为通知事项服务。书写通知事项，要层次分明，条理清晰，用词用语要准确达意。通知要求。通知要求表明了发文机关对下级执行通知事项的态度，并以此作为通知的结语，结束全文。以上是通知正文的一般写法，根据通知种类的不同，写法上要有所区别。通知的种类包括：会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知。不再一一叙述。二、请示的写作请示，是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。（一）请示的分类。根据请示的不同内容与写作意图，可将其分为三类：1、政策性请示这类请示，一般是因政策问题而制发。如：襄樊学院关于建华路校区部分土地转让有关问题的请示2、核准重大问题的请示这类请示多涉及人事、机构等方面的问题。如：关于成立学科建设办公室的请示3、事务性请示这类请示，大多涉及机关日常工作中一些具体事项，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救补助费用、变更机构名称、新建改建办公设施等。例：关于补助学生工作经费的请示（二）请示的基本格式标题收文单位请示缘由请示事项结束语发文日期（三）撰写请示注意的事项1、撰写请示的注意事项（1）请示应当一文一事。不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题，以免拖延处理时间，贻误工作。（2）下级机关一般不得越级请示。因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等）必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。（3）不要搞多头请示。请示只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。（4）请示不得抄送下级机关。请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。（5）领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。（6）请示与报告要严格分开，不得混用。报告中不得夹带请示事项。在请示标题中，也不许用两个公文名称。2、请示写作中的常见病误请示与报告混用（1）把“请示”与报告混用，在标题中出现两个公文文种。出现“请示”与“报告”混用的原因，是起草公文的同志没有搞清楚“请示”与“报告”的不同之处：第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题；而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。第二，“请示”是事前行文；“报告”是事后或事情进行中行文。第三，“请示”要求上级机关给予批复；“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。因此，不能把“请示”与“报告”两个文种混用。不能搞约定俗成，习惯成自然。三、报告的写作报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。（一）报告的分类工作报告。在某项工作进行到一定阶段，或工作已经完成时，下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容，向上级机关汇报时使用。如：关于试点工作的报告，可以写成：基本情况、主要做法，取得的成效、存在的问题、今后工作意见等几个部分。情况报告。是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。建议报告。是指工作中出现的许多新情况新问题，经过调查研究，提出本机关的处理建议，向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好，有推广参考价值，也可批转所属下级各机关参照执行。回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项，作出专门回答时使用。报送报告。指下级机关经常向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。例：襄樊学院关于报送二OO七年度党政工作要点的报告（二）报告的基本格式标题收文单位概述情况详述情况结束语发文日期（三）报告正文的一般写法报告的正文一般包括三项内容：概述情况、详述情况和结束语。概述情况。用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。详述情况。详述情况一般从五个方面入手：工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算（意见或建议）结束语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后，另起一行空两格的位置。常用的结束语是：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告，请指正”“以上报告，如无不当，请予批转”。（四）撰写报告的注意事项一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧。二是要突出中心。根据报告主旨选择材料，不要面面俱到，把报告写成流水帐。三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。四、通报的写作通报是适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的公文。通报可分为表彰性通报、批评性通报、情况通报三类。通报是最难写的公文之一。说它难，主要是难在其正文内容和正文语言两个方面。一般的公文，大致包括三个方面的内容，而通报的正文内容，要包括发文事由、主要事实、分析评论、通报决定、希望要求五个方面。从通报的语言表达方面，一般公文的正文，只需要一种或两种语言表达就够了，而通报的语言，却是将公文写作的三种语言（说明、叙述、议论）都用上了：介绍情况时一般要用叙述的语言；分析情况时一般要用议论的语言；表达通报所作出的具体决定，一般要用说明的语言。（一）通报的基本格式。标题收文单位发文缘由主要事实分析评论通报决定希望要求发文日期五、工作总结的写作（一）总结的概念及分类。总结是一个单位或个人对前一阶段社会实践活动或某一特定工作、任务的完成情况进行回顾、分析和评价时使用的文体。总结从理论的高度进行回顾，目的是从中发现和归纳规律性的东西，明确经验和不足，以期对今后的工作进行指导。通过总结，可以把获得的感性认识，经过分析和综合，抽象和概括，上升为理性认识，揭示事物的本质和内在联系，从而掌握规律，获得经验，指导今后的工作少走弯路。事实上，很多规律的东西都是通过总结活动来发现的。正如毛泽东同志指出的：“人类总是不断地总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进”。从不同的角度，可将总结划分为不同的类型。按内容分，有工作总结、业务总结、学习总结、生产总结等；按范围分，有单位总结、部门总结、个人总结；按时间分，有年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结等；按性质分，有综合性总结和专题性总结。（二）总结的基本结构图示及写法标题开头（前言部分）成绩和做法（主体部分）取得的主要经验或教训或存在的不足结尾：今后工作努力方向或打算或整改措施开头部分即前言部分。总结的开头主要用来概述基本情况，作出基本评价。包括工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分，要注意简明扼要，开门见山，文字不可过多。主体部分是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训等方面。这部分篇幅大、内容多，要特别注意层次分明、条理清楚。总结的主体部分很容易写得千篇一律、缺乏个性。当然，总结不是文学作品，无需刻意追求个性特色，但千篇一律的文章是不会总结出本单位的特色工作的。要写出个性，总结就要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料。结尾部分。分析存在问题，提出今后方向。也有的总结将工作中存在的缺点和问题，写在正文中的有关部分，结尾针对存在问题，明确提出今后工作的努力方向。（三）综合性总结和专题性总结的写作各单位年度工作总结就是综合性总结。开展机关工作作风建设宣传月活动的总结就是专题性总结。（四）总结写作中的几个常见问题。1、不能总结单位开展的特色工作，千篇一律，综合性总结年年一个样，专题性总结放之四海而皆准。2、采取工作项目列举式，记流水帐，不概括，不拨高。3、只讲成绩，不讲不足，不分析存在的问题，也不归纳经验和教训。报喜不报忧。下面来讲综合性总结和专题性总结的具体写法1、综合性总结。综合性总结，要求比较全面地对一个地区、一个部门或一个单位在某一时期的所有情况进行全面反映和评析的总结。这种总结内容比较全面，涉及问题也较多。但全面总结不是面面俱到，报流水账，而要把工作中主要成就和问题以及贯彻执行方针政策的经验和体会反映出来，以展现所总结的单位工作的全貌。综合性总结的基本内容大致是：（1）概述基本情况，包括介绍工作过程、环境和基础，必要时交代一些背景情况；简要叙述工作进程、基本成绩、收获和总的认识等，给读者以总体认识。（2）叙述主要成绩、做法和经验，这是总结的主要内容和重点所在。叙述成绩表现在哪些方面，收获有多大，列出确切的数据和典型事例；概括基本做法，阐述成绩是如何取得的；也可归纳为若干条经验，进行深入的分析、论证，提到政策与理论的高度，从中找出规律性的东西。（3）分析存在的问题和教训。在陈述成绩、总结经验的基础上，找出工作中的矛盾和差距，对存在的缺点和问题进行认真分析，找出原因，引出教训。（4）提出改进意见和今后打算。针对存在的问题和工作中薄弱环节，提出切实可行的改进措施和意见，并根据当前形势和任务，提出今后的工作打算和努力方向。2、专题性总结。专题性总结，是就某一项工作的情况或某个对象在某个时期的或某个方面的情况进行专门反映和评析的总结。它内容集中、单纯、可以写得具体、深刻，针对性也较强，因而更能发挥指导作用。它的内容要求着重写某项工作的主要成绩，介绍做法和经验；有的还简要提出今后工作改革的思路。综合性总结和专题性总结，各有不同的胜任，前者内容要求全，后者内容要求专。要根据总结的内容和目的来确定采取哪种总结为宜；但不论哪种总结都需要有点有面，点面结合，使总结内容具体扎实，富有新意。六、工作计划的写作（一）计划的结构环节和格式写计划没有固定不变的格式，一份计划，一般是由标题、正文、文尾三部分组成。1、标题标题，即计划的名称，写在第一行的居中位置。标题通常有以下几种写法： 第一种是由制定计划的单位名称、计划期限、计划内容和文种构成。例如：招生就业处二七年工作计划。 第二种是由计划期限、计划内容和文种构成。例如：关于二七年学校基本建设工作计划。 第三种是由单位名称、计划内容和文种构成。例如：机关总支工作作风整改计划。 第四种是由计划内容和文种两项构成。倒如：关于普通话测试工作计划。 另外，如果计划尚不成熟或还未讨论通过，就需要在标题后面加括号注明“初稿”、“草案”、“讨论稿”、“征求意见稿”等字样。 2、正文 正文，即计划的具体内容。正文通常由前言、主体、结语构成。 前言：它是全文的导语。要求简明扼要地交代清楚三方面的内容：一是计划的指导思想，即有关的方针政策和上级指示，实际工作发展的要求；二是计划的总目标、总任务，即开展什么工作，解决什么问题，达到什么效果等；三是对基本情况的总分析，即分析计划单位的各种主客观条件，有关的经验教训等。这部分是计划的总纲，具有统率全文的作用。语言文字力求准确鲜明，简洁凝炼，以使人们清楚明白地了解执行计划的必要性、可行性和完成计划的可能性。这部分的内容，并不是每份计划都必须全部包括，而是要根据计划的目的、范围等情况的不同，酌情取舍，灵活掌握，适当安排。因此，具体情况要具体分析，应分别予以不同处理。 主体：它是计划的核心部分。它应明确提出任务、指标和具体要求，主要步骤、方法、措施、分工及注意事项等，体现计划的三要素：目标、措施、步骤。 目标，它是制定计划的导因，首先要写明总任务是什么，达到什么指标。下面还可以有分任务，应尽可能明确具体地写出任务的数量和质量要求。写作时可以分条分项，也可以列成表格，或将部分列成表格，作为附件处理。 措施，它是指落实计划的过程与做法。这部分内容关系到计划目标的实现。因此，制定计划者一定要做到胸中有全局，将措施和办法考虑周到、详尽、具体，不得自相矛盾。为了保证完成任务，应职责分明，由哪位领导人主管，什么单位负责，哪些单位既合都要清楚明白。以便执行和检查。 步骤，它是实现计划的重要保证。为了达到目标，每一程序都应有明确的时间要求，以使执行者既产生紧迫感，又能有条不紊地进行工作，如期完成预定目标。这部分应写得有条有理，各个环节要互相衔接，环环相扣，切实可行。 主体部分是计划写作的重点，每份计划都要将以上三个要素的内容写清楚，不过详略重点可有所不同。主体部分要力求具体明白，逻辑性强，语言要简洁洗炼，干净利落。结语：它是计划的辅助、补充部分。根据实际情况，有的用一段简要的文字，进一步强调计划的重点；有的在最后强调一下注意事项；有的写一段希望和号召，以鼓舞士气。如计划不长，主体部分写完全文就结束，不再加结语部分，应结合具体情况，灵活运用。3、文尾 文尾部分，应在正文的右下方，写明制定计划的单位名称，或个人姓名，如果标题中已注明单位名称，此处只写年、月、日即可。有的计划，在落款后面还要写出报、送单位以及有关人员。 此外，凡是与计划有关的材料，在正文表述不便时，可用附表和附图，如基建和财务计划中的指标和数字等，都可作为附件，放在最后。这些附表、附图及有关说明文字，同样应视为计划的重要组成部分。 （二）计划的写作要求一要把握方向，贯彻政策。计划是政策的具体落实，是人们工作的指南和努力的方向。因此，制定计划必须遵循党和国家的路线、方针和政策，符合法律、法令和上级的决定、指示等要求。只有把握方向，贯彻大政方针，并将其体现在计划当中，才能指导本单位在今后一个时期的工作沿着正确的方向前进和发展。二要实事求是，调查研究。计划的制定，只有通过实事求是的调查研究，走群众路线，向有关人员和专家征询意见，集思广益，才能使计划有根有据，有群众基础，经得起实践的检验，才不致于半途而废。陈云同志曾经说过：“领导机关制定政策，要用百分之九十以上的时间作调查研究工作；最后讨论决定，用不到百分之十的时间就够了。”制定政策需要实事求是，调查研究、制定计划同样也是如此。因此，制定计划时，必须尊重群众，搞好调研工作，广泛征求意见，分析各种有利因素和工作中可能遇到的问题，自上而下，上下结合，群策群力，使计划建立在坚实可靠的基础上。 三要积极稳妥，切实可行。计划的制定，必须要有科学的态度，既要考虑到客观条件，又要充分发挥人的主观能动性，要本着积极稳妥的指导思想去确定所要达到的目标，以保证计划的付诸实施。因而，在预定时间内计划要达到的目标或需要完成的指标，必须从实际出发，不能过高或过低，应切实可行。否则，主观动机虽好，头脑发热赶浪头，盲目追求高指标，经过努力也难以达到，这样就会大大挫伤群众的积极性，从而失去信心。如果目标定的太低，忽视客观条件，目标轻易就可以达到，这也难以激发群众的积极性、创造力，反而会使工作松松散散，组织纪律涣散，阻止前进的步伐。 四要全面兼顾，突出中心。计划的制定，既要能统筹兼顾，又要能突出中心。每个单位或每个时期，工作虽然千头万绪，但总有其工作重点。因而，制定的计划必须反映当前工作所要解决的主要问题，做到中心工作与一般工作相结合，既能发扬优势，又能克服薄弱环节，对各方面工作既有适当安排，又能使“优势兵力”用在刀口上。这样，全面兼顾，突出中心，才能相辅相成，相得益彰。 五要分工落实，留有余地。计划是行动的指南，计划中的各项任务都要落实到人，使所有人员都能各在其位，各尽其能，各司其职，各负其责。计划还要有一定的弹性，留有余地。计划虽然制定前经过周密的调查研究，但在执行中，仍然会遇到意料不到的不利因素，必要时可以随时根据实际情况加以补充或调整有关内容。可见，计划的制定必须灵活机动，分工落实，留有适当余地，不能过于死板和机械。 六要明确要求，便于检查。计划中提出的任务、指标、措施、责任、时限等内容必须具体明确，以便于具体执行和检查。切忌写得含混不清，模棱两可，产生歧义，以免造成责任不明、互相推诿，难以落实，难以检查的现象。二广告文稿要有超前意识广告文稿不仅要考虑时下的社会风尚、社会心理、社会需求、人们的价值观、生活观等，还要时时放眼未来，研究上述问题的发展趋势，不失时机地打出广告，使自己的广告抢先灌入人们的头脑，立于不败之地。许多人认为，已经到来的二十一世纪，广告业将在经营观念上有新的突破。主要有以下四点 ：(一)广告宣传突出社会责任感传统广告观念的第一目的就是推销商品，塑造企业与品牌形象。从这一经营观念出发，广告必然对消费者采用高压式的硬性推销手法，广告主与广告经营者携手对消费者施加影响。而现代企业经营哲学则强调“企业是地球的公民”，“企业是社会一员，是社会的组成部分”。广告应反映企业的这一经营理念，突出对社会负责、对消费者负责的精神。(二)广告宣传突出人生、人格的价值广告诉求主题历来都是强调提供信息、诱发需求、刺激购买，其实质强调的是生活，如何满足人们的生活需求。21世纪的广告强调更多的是人生。“人生”的含义比“生活”更广、更深，它既包括物质生活、生活方式，也包括人的精神生活以及人生价值观念、社会责任、处事原则等。这种营销观念反映在创牌策略上，更注意使牌号人格化，使消费者从产品牌号中能联想到产品的属性、产品的利益、产品代表的文化、性格和产品的使用者，使产品的销售由以“物”为中心转变到以“人”为中心上来。(三)“软性广告”更能满足消费者的需要今后广告将更带有人情味，以温情的“软性广告”满足消费者的心理需要。美国的广告业已反映了时代的这种变化，许多大广告公司过去行之有效的做法已趋于陈旧，越来越多的公司以诚恳而低姿态的广告去销售它们的产品，即使是高科技产品，也运用微笑和亲切的手法来诉求，以获得良好效果。(四)广告的个性化更为突出在二十一世纪中，由于消费的需求越来越趋向于共性向个性发展，产品生命周期缩短，新产品日新月异，客观上要求广告宣传要适应这一变化，广告应面向不同消费阶层的心理需要，在表现上越来越细腻。日本广告界认为，无论从价值观，还是从经济状态，或是从地域差上来看，同质化、一体化的时代将要结束，广告写作与传播的方式将更具独创性，否则难以产生真正的活力。由此可以看出，广告的个性化是发展趋势。国际广告更应着眼世界，因地制宜，以最具个性化的特色来吸引消费者。广告文稿要有创新性如同文学作品一样，广告文稿永远是一次性的，不能和别人重复，也不能和自己重复。现在的广告铺天盖地，无奇不有，你的广告能否吸引人们，激发人们的兴趣，最主要的就是看你有没有不同凡响的独到之处。从这角度看，创新性也是广告成功的关键。广告文稿的创新性，关键在广告的创意。广告创意是广告主题的创造性思维，是在广告主题定位后，如何表现广告主题的创造性的艺术构思，既包括“传播什么”的问题，又包括“怎样传播”问题。广告创意要新奇、巧妙、妥贴。广告文稿的创新性，不但表现在有上乘的创意，还表现在要有独特、新奇的表现手法。中外广告已创造了许多表现手法，但并没有穷尽，广告创作者应该大胆地去创造。新颖的表现手法同样具有不可抗拒的魅力。关于创意和表现手法，后面的有关章节将较详尽阐述，这里，恕不多说。广告文稿内容要真实美国广告大师大卫奥格威说过：“真正决定消费者购买不购买的是你的广告的内容，而不是它的形式。”又说“毫无诚意及只是为了生活而写作，都写不出好的文案来”。丹海金司：广告写作艺术，中国友谊出版公司1995年5月版，第82页。可见， 广告的内容比表现方法更为重要，广告内容的真实性是广告的基石和生命。广告文稿内容的真实性要求所介绍的商品和劳务项目，要向企业和消费者提供经得住检验的证据，从而真正起到指导消费、促进经济发展的作用，切忌吹牛和浮夸。如上海运动鞋总厂门市部写的广告文稿：火炬牌健身鞋造型别致，美观大方，穿着舒适，轻巧柔软。本产品系天然革、轻型橡塑及胶粘合成。故在使用中请君注意，绒革鞋面切忌擦油、雨淋、暴晒，以免脱胶，鞋面沾灰切忌水洗。这个广告文稿实实在在，对消费者负责，自然会赢得消费者的好感。又如美国广告大师大卫奥格威为“舒味思”饮品所写的广告文稿：标题：“舒味思”的人来到此地文案：引见从英国伦敦“舒味思”厂所派出的特使，制造师爱德华惠特海。“舒味思”厂自1974年起即为伦敦的一大企业。制造师惠特海来到美国各州，是确查在此地所煮的每一滴“舒味思”奎宁柠檬水是否都具有本地厂所独具的口味。这种口味是长久以来由“舒味思”厂所制的全世界唯一杜松子酒及滋补品的混合物。他进口了“舒味思”所独创的虔修醇剂，而“舒味思”碳化的秘方就锁在他的小公事提箱里 。这位制造师说：“从头至尾具有毫厘不差道道地地的舒味思”制法。”“舒味思”积百余年之经验，才把他的奎宁柠檬水造成现在这种半苦半甜的完美境地。但你把它和杜松子酒及冰块混合在高脚杯中却只需30秒钟的时间。然后，高雅的读者们，你将会赞美你读过这些文字的这一天。 附言：你如果喜爱这篇文字而没有喝过“舒味思”，请以明信片通知，我们即作适当安排。 函寄：纽约市东六十街三十号舒味思收这个文稿粗看起来没有信誓旦旦的承诺，没有交待、介绍，但仍给人一种实在感、可信感。如果企业没有完全实现原先的承诺，就应该向顾客解释甚至道歉，这种做法不但不会损伤企业的形象，反而因你的诚恳待人而大开销路。这样的例子俯首皆拾。如浙江好来西服饰有限公司的广告：好来西在你身上，你在好来西心上好来西诚恳致歉我们曾同您承诺：“凡购买Holison高级衬衣，如因正常穿洗，在领口、袖口洗破前出现起泡现象，可在全国任何城市好来西精品店无偿退换。好来西服饰有限公司同时赠送一件Holison服饰精品致歉。”为了解决衬衣领口、袖口易起泡、易变形的难题，我们竭尽全力，对十几个国家近百个厂家生产的面料、辅料进行反复组合试验，并采用高温处理等特种工艺，终于使衬衣的领口、袖口在正常穿洗的情况下不起泡、不变形，由神话变成了现实。一切努力只是想让穿上好来西衬衣的您真正享受到那一份圆满的自信与舒适。然而，我们离完美之境依然相距一步之遥。在去年售出的980000件衬衣中，有104件衬衣的领口或袖口出现了起泡现象。这于我们虽属万分之102的疏忽，对您却是百分之百的损失。 尽管我们已履行诺言，但对您的愧疚却难以稍减。为此，我们再次向呵护好来西成长的您表示深深的歉意。不论何时何地，从您穿上好来西衬衣的那一刻起，我们便与您一同分享忧乐。“好来西”公司这一致歉广告赢得消费者的普遍好评，他们感到买好来西服装心里踏实。良好的企业形象使其市场占有率迅扩大。致歉广告刊出后，好来西服装的销售额明显增加。“ 好来西”公司这一成功，在于他们那种对消费者负百分之百的责任心，在于他们对消费者的那份真诚。可见，广告贵在真诚，只有真诚才能使广告文稿富有生命力，才能赢得企业和消费者的信誉。诚如美国广告公司协会主席伦纳德马修斯所说：“大多数广告刊户和广告公司认为，只有广告真实，才能最好地维护他们的利益。这是一种常识，不真实的广告是对产品或服务弄虚作假。这样做只会使人产生不满情绪。一旦不满意的人增多，生意就无法维持了。转引自姚振生：现代广告写作，机械工业出版社1989年8月版，第30页。广告的定位要准确一个广告的传播，准确地说，就是要解决向谁传播、传播什么、怎样传播三个问题。前两个问题都是属于广告的定位问题。所以，定位是广告的核心，广告的灵魂。陈培爱先生认为广告定位主要是给产品定位和给消费者定位。 (一)给产品定位如果广告从内容上考虑产品定位问题，一般可从产品的产地、原料、加工、用途、用法、特点、档次等许多方面来考虑。主要有：1.产品产地定位某些产品的质量和特点与产地有密切的关系，在广告中要突出产品的产地，使消费者知道产品来自哪个国家和地区，从而起到吸引购买的作用。比如椰岛天然芒果汁的广告辞是：来自芒果的故乡语句虽短，只说出商品的产地，但却暗示该产品的纯正，从而吸引消费者前来购买。2.产品类别定位产品类别定位就是要充分考虑商品属性的问题，如食品类与化工类就不能混淆。要让消费者得到准确的信息而不是模棱两可、或是错误的信息。其次，即使是同一产品，还会有不少种类，广告写作要充分注意到它们之间的差别。比如奶粉这种产品，有全脂、脱脂、半脱脂、母乳化、多维奶粉等，强调该产品是哪一类的，有助于表明产品的特性。3.产品特点定位有些同类产品质量相当，各自的表达方式也很接近。如何突出与众不同的特点，就要动脑筋发明一种理由，目的是让顾客买你的，而不买别人的。当然，这种独特的销售应以事实为依据，不是胡编乱造。比如灯泡广告：亚明灯泡：居室用光有讲究。温馨的家多用白炽灯增添气氛。亚明灯泡的长处正在于此。 日本松下灯泡：一个只卖280日元的小月亮。上海亚字灯泡：亚字牌灯泡，与日月同辉。虽然都是灯泡，但定位各异。亚明灯泡定位于可以制造宁静温馨的气氛，日本松下灯泡定位于灯光温柔并且价廉，上海亚字灯泡定位于耐用和光亮。由于定位各异，所以虽为同一商品，却都能促进人们前去购买，并使自己在市场上占一席之地。4.产品用途定位有时一种商品会有多种用途。比如奶粉，平时人们只把它当作普通饮料食用，但是奶粉也可以做点心、做汤，喝咖啡时也可以添加适量奶粉等。为了推销奶粉常常可以设计出多种广告，让消费者去了解它们各自的用途。虽然这些奶粉的质量一样，都可以随便喝，但由于定位点不同，便迎合了消费者购买商品时有不同针对性心理。5.产品使用时间定位有些商品广告还要考虑消费者在什么时间使用它，否则往往会影响销路。我们还以奶粉为例。如果作为小学生课间加餐用的，广告内容要突出学校的气氛；如果是供旅游者郊游时用作野餐，就要在广告中表现出旅游的气氛。这样给消费者一种特定的时间感，好象是专供他们在这个时间中使用的。6.产品档次定位每一类商品中都存在着高、中、低三种档次。广告要针对不同阶层的消费者有不同的创意。(二)给消费者定位要使消费者明确该产品是为谁生产的，卖给什么人，主要从以下两个方面定位：1.消费对象定位这种定位可以先从消费者所处的社会阶层来考虑。例如，消费对象是男人、还是女人?是儿童、青年、还是老人?是白人，还是有色人种?此外还要考虑文化、种族的不同，等。比如美国 一家化妆品公司曾经推出一种名叫“嫩春”的面霜，可以防治“青春痘”，并能使皮层冷缩。该面霜上市后，调查人员通过市场调查发现，80%的购买者是20岁左右的青年女性，而其余20%却是35岁到50岁的中老年妇女。后者为什么也喜欢这种面霜呢?原来，“嫩春”可以使面部皮肤层冷缩，因此她们便认为能减少皱纹。针对这一情况，公司果断采取放弃原先20%中老年妇女的销售策略，而强调“嫩春”面霜治疗“青春痘”的功效，以全力抓住年轻的女性消费者。这一措施