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文档简介

第五章办公中的数据处理 5 1数据库的基本概念 数据库概念数据库就是按一定规律组织起来 保存在计算机中的数据集合 数据库管理系统目前较有影响的数据库管理系统有MicosoftSQLServer ORACLE INFORMIX SYBASE XBASE ACCESS FOXPRO等 3 几个名词 1 数据清单 指的就是一个数据库 Excel中允许一个工作表内保存多个数据库 但为了管理方便 最好在一个工作表中只放一个数据库 如果一定要放几个 那么各个数据库之间要有空行或空列分割 2 字段 列 每一列包含一种信息类型 每个字段都有一个字段名 列标题 3 记录 一组字段值的集合构成一个记录 也就是表中的 行 5 2用Excel数据库进行学生成绩处理 5 2 1建立数据库工作表框架注意 根据数据库遵循的原则 数据库标题不能和字段标题行直接相连 所以数据库标题输入到第1行 字段标题至少输入到第3行 而不能在第2行 5 2 2数据库表格的格式设置 数据库标题 合并居中字段标题条件格式化设置选中区域 格式 条件格式 最多3个 底纹颜色间隔设置边框设置 5 2 3数据库中的有效性设置 选取区域 数据 有效性 数据输入之前设置 设置 输入信息 出错警告 输入法模式 5 2 4数据输入直接输入 记录单输入 5 2 5数据计算 5 2 7排序 排序的顺序升序 1 数字从最小的负数到最大的正数 2 空格排在最后 3 汉字可以按字典 拼音 或笔画排序 降序 空格在最后 其他相反 一级字段排序多级字段排序 5 2 8筛选 根据指定条件从众多数据中查找特定的记录 就是筛选操作 也称为检索 查询 1 自动筛选2 高级筛选建立条件区域 光标插入该表 数据 筛选 高级筛选 高级筛选注意事项 必须指定一个条件区域 它可以与数据库表格不在一张工作表上 也可以在一个工作表 但必须与数据库间有空行隔开 条件区域的字段名必须与数据库中完全一样 可以复制得到 两个字段名下面的同一行中的各个条件间为 与 关系 不同行中的为 或 关系 复制到 指定左上角单元格即可 5 3用Excel数据库进行产品销售汇总分析 5 3 1数据的分类汇总分类汇总定义根据某一字段的字段值 先对记录进行分类 然后再对各类记录的数值字段分别进行统计 2 步骤注意 分类汇总之前 应该先对数据库排序 5 3 2数据的透视分析 概念数据透视表 是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态工作表 它能从一个数据清单的特定字段中概括出信息 从而方便从各个角度查看 分析数据 数据透视表的组成7个部分 页字段 页字段项 数据字段 数据项 行字段 列字段 数据区域 3 创建数据透视表4 创建数据透视图5 制作数据透视报告 5 3 3数据库表格的显示和打印输出 冻结窗格页面设置打印区域的选
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