办公自动化教案-02.ppt

第2章办公中的文档处理应用实例 办公自动化实例教程 本章目录 2 1招聘启事 简单文档制作实例2 2评比通知 办公公文制作实例2 3调研报告 复杂文档制作实例2 4办公文档中图形对象的制作 2 1招聘启事 简单文档制作实例 办公自动化实例教程 2 1 1文档内容的录入 1 启动软件并设置输入方法 办公自动化实例教程 1 启动Word2007软件 2 建立一个新文件 并以 招聘启事 为文件名 将其保存到电脑中的适当位置 3 按组合键 在汉字输入方法之间切换 最终选择合适的输入方法 2 1 1文档内容的录入 2 输入启事的文本内容 办公自动化实例教程 在录入过程中 原则上应进行单纯录入 然后再进行编辑排版 单纯录入的原则是 1 不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中 段落首行缩进的设置 2 不要用回车键进行段落间距的排版 当一个段落结束时 才按回车键 3 不要用连续按回车键产生空行的方法 进行内容分页的设置 2 1 1文档内容的录入 3 特殊符号的录入 办公自动化实例教程 除文字外 有时还要输入特殊符号 例如 等 方法有三种 1 菜单法 通过 插入 符号 特殊符号 来输入 2 软键盘法 利用右键单击输入方法状态栏最右边的 软键盘 按钮 从弹出的13种供选键盘中选 特殊符号 标点符号 或其他符号键盘 利用按键输入 3 键盘法 对于特殊符号 必须采用上述方法来进行输入 而对于常用的标点符号 除了采用上述方法外 还可以如表2 1所列出那样 充分利用键盘来进行快速录入 2 1 1文档内容的录入 办公自动化实例教程 表2 1中文标点符号的键盘输入法 2 1 2文档内容的编辑 1 光标定位光标定位是将插入点放到文本中适当位置 它是进行文字编辑和排版操作的基础 操作时 移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置 然后单击鼠标即可 2 选择文本 办公自动化实例教程 选择内容较少 并且不是整段的选取 选择内容多 但不是全文时的选取 使用看不见的选择栏 利用快捷键操作选取 2 1 2文档内容的编辑 办公自动化实例教程 3 修改文本技巧将光标定位到错误字之后按 或在错误字之前按 这对修改少数错误比较有效 但在修改大量文本内容时 效率太低 此时 应首先选取出错内容的文本 然后直接输入新文本 这样既可删除所选文本 又能在所选文本处插入新的内容 2 1 2文档内容的编辑 4 复制 移动 删除文本 办公自动化实例教程 利用快捷键命令按钮方法右键快捷菜单方法鼠标拖动方法 5 选择性 粘贴的作用6 撤消和恢复操作 2 1 3设置字体和段落格式 字体和段落的格式设置 通过 开始 选项卡下面 字体 和 段落 命令组中的命令按钮就可实现 复杂的设置通过打开 字体 对话框 段落 对话框进行操作 另外 当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时 为提高排版效率而又能达到风格一致的效果 可像复制文本内容一样 来复制文本格式 以提高排版效率和质量 办公自动化实例教程 2 1 4添加项目符号与编号 可以利用 开始 段落 命令组中的 项目符号 和 编号 命令按钮 来达到设置项目符号和编号的目的 操作步骤如下 1 选择需要设置项目符号的文字内容 即 医学院院长 商学院院长应聘条件 2 单击 开始 段落 项目符号 命令按钮右侧的箭头 从打开如图2 1所示的项目符号列表中 选择单击本实例效果图中需要的 格式项目符号即可 办公自动化实例教程 2 1 4添加项目符号与编号 3 选择需要设置编号的文字内容 也就是 医学院院长 商学院院长应聘条件 段落下面对应招聘条件部分的三行内容 办公自动化实例教程 图2 1项目符号的设置 2 1 4添加项目符号与编号 4 单击 开始 段落 编号 命令按钮右侧的箭头 从打开如图2 2所示的编号列表中 选择单击本实例效果图中所需要的 1 格式的编号形式 办公自动化实例教程 图2 2段落编号的设置 2 1 4添加项目符号与编号 5 按照同样方法 设置 工学院电子工程系主任应聘条件 行及下面的条件内容 使用项目符号和编号后的 招聘启事 文档 效果如图2 3所示 办公自动化实例教程 图2 3设置项目符号与编号后的 招聘启事 效果 2 1 5页面设置 1 纸张 选项卡2 页边距 选项卡3 版式 选项卡4 文档网格 选项卡 办公自动化实例教程 2 1 6打印预览 在打印之前 可以使用打印预览先查看一下整体的打印效果 操作步骤如下 1 单击 Office按钮 打印 打印预览 出现预览窗口 如图2 4所示 办公自动化实例教程 图2 4打印预览效果 2 1 6打印预览 2 打印预览窗口中有一个浮动工具栏 如图2 5所示 工具栏上从左到右依次提供了打印 页面设置 显示比例 预览等几组命令 其中包括了许多相关的命令按钮 办公自动化实例教程 图2 5 打印预览 窗口中的工具栏 3 当文档内容没有全部显示时 可单击滚动条上的下三角按钮继续预览其余内容 4 单击 关闭打印预览 按钮 即可返回到编辑窗口界面 2 1 7文档的打印输出 1 打印操作的基本步骤在 招聘启事 完成并且效果满意后 就可以进行打印 操作步骤如下 1 单击 Office按钮 打印 打印 命令按钮 打开如图2 6所示的 打印 对话框 2 在 页面范围 选项区选择 全部 在 份数 栏内输入打印份数数字 3 单击 确定 按钮 就可以开始打印 办公自动化实例教程 2 1 7文档的打印输出 办公自动化实例教程 图2 6 打印 对话框 2 1 7文档的打印输出 2 打印操作的其他方式 办公自动化实例教程 文档的快速打印一次连续打印多篇文档 打印 对话框中其他常用项目设置 3 文档打印操作时的相关问题 设置打印机属性和打印设置暂停和终止打印 2 1 8文档的网上发布 如果需要 办公文档也可以制作为网页格式文件 发布到网络上面 操作步骤如下 1 单击 Office按钮 另存为 命令 弹出图2 7示 另存为 对话框 办公自动化实例教程 图2 7 另存为 对话框 2 1 8文档的网上发布 2 在图2 7对话框中 将 招聘启事 文件的 保存类型 设置为 Web页 格式 使之变为 html文件 网页 3 利用网络办公中 网上信息发布 的方法 可以将网页格式的 招聘启事 文档发布到网上指定位置 供更多的上网人士查阅 办公自动化实例教程 2 2评比通知 办公公文制作实例 办公自动化实例教程 公文格式 国务院办公厅在2000年8月24日发布了 国家行政机关公文处理办法 这一法规于2001年1月1日正式施行 国家质量技术监督局又发布了 中华人民共和国国家标准 国家行政机关公文格式 这一国家标准成为了公文的法定格式 版面规定是依据国家标准对应用文的文本形式要素作出的相应规定 一 版面规定 依据国家质量技术监督局发布的 中华人民共和国国家标准 国家行政机关公文格式 中的规定 公文用纸采用GB T148中规定的 4型纸 其成品幅面尺寸为 210 297 用纸规格 为保证公文版面的庄重大方 标准中规定了页边和版心的规格 公文用纸的天头为 37 1 订口为 28 1 版心尺寸为 156 225 不含页码 公文页边与版心规格 210mm 297mm 37mm 28mm 26mm 35mm 156mm 225mm 公文正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28个字 装订应左侧装订 可采用骑马订或平订的方式 订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1 4处 允许误差 4 排版与装订规格 页码用4号半角阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7 单页码居右空1字 双页码居左空1字 空白页和空白页以后的页不标识页码 页码规格 依据 中华人民共和国国家标准 国家行政机关公文格式 的规定 将组成公文的各格式要素划分为眉首 主体 版记三个部分 二 格式要素 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首 眉首要素 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 也常称为是同一文稿总印数的流水号 1 公文份数序号 公文份数序号的位置在版心左上角顶格第1行的位置 也就是天头下边缘 距公文上页边37 处下面第1行 公文的份数序号一般是7位数 用阿拉伯数字表示 份数不足规定位数时前面用 0 补齐 秘密等级 可以简称为密级 是标识公文保密程度的一种标志 公文的保密程度分为绝密 机密 秘密三级 绝密级事项保密时间不超过30年 机密级事项保密时间不超过20年 秘密级事项保密时间不超过10年 2 秘密等级和保密期限 绝密是最重要的党和国家秘密 泄露会使国家安全遭受特别严重损害 机密的泄露会使国家安全遭受严重损害 秘密的泄露会使国家安全遭受到损害 标识秘密等级 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行的位置 两字之间空1字 如需同时标识密级和保密期限 密级和保密期限之间用 隔开 紧急程度是对公文送达时限的要求 紧急公文应当分别标明 特急 急件 的字样 如果是以电报的形式下发的公文 紧急程度分为特提 特急 加急 平急四个等级 3 紧急程度 标识紧急程度 使用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行的位置 两字之间也需空1字 但如果同时还要标识密级 紧急程度要顶格标识在版心右上角第2行的位置 发文机关标识是公文责任者名称的标注 即人们通常所称的 红头 它是由发文机关全称或规范化简称加 文件 二字组成的 发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准 4 发文机关标识 公文写作 E5 85 AC E6 96 87 E6 A0 BC E5 BC 8F E7 9A 84 E6 9C 89 E5 85 B3 E6 A8 A1 E6 9D BF 5 E5 8F 91 E6 96 87 E6 9C BA E5 85 B3 E6 A0 87 E8 AF 86 E4 B8 8B E8 A1 8C jpg发文机关标识的位置 有两种规定 第一种用于平行文或下行文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25 第二种限于上行文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为80 推荐使用小标宋体字 用红色标识 以醒目美观为原则酌定 但最大不能等于或大于22mm 15mm 联合行文时应使主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 如联合行文机关过多 必须保证公文首页显示正文 发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号 发文字号由发文机关代字 年份和序号组成 发文字号组成的三部分的顺序不可任意颠倒调换 5 发文字号 发文字号的位置是在发文机关标识下空2行 并且在发文字号之下4 处标印一条与版心同宽的红色反线 发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写 发文年度号标注在六角括号内 发文年度应标全称 不能简称 例如 2008 不能简写为 08 发文顺序号分年度从1号起 按公文的签发时间的先后依次编号 不能跳号 不留有空号 不随意编号 不编虚位 即 1 不编为 001 不加 第 字 行政机关之间联合行文 标注主办机关的发文字号 签发人是指代表行政机关批准发出公文的机关领导人 签发人是对公文内容负责的一种标志 签发人标识仅在上报的公文中才出现 标识签发人姓名 主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事件负责 6 签发人 签发人姓名平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人由 签发人 3字加全角冒号与签发人姓名组成 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 标注于公文发文机关标识下空2行红色反线之上 如有多个签发人 会签人 主办单位签发人姓名置于第1行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行 并使红色反线与之的距离为4mm 主体要素是指公文首页红色反线以下至公文末页主题词以上的各个要素 主体要素 标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称 公文标题要准确 简要地概括公文的主要内容 完整的公文标题由发文机关名称 事由和公文文种三部分构成 1 公文标题 公文的标题可以省略发文机关 构成 事由 文种 的形式 公文的标题也可以省略事由 构成 发文机关 文种 的形式 公文标题标注在红色反线下空2行的位置 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 撰写公文标题应注意的事项 所有公文标题均不可省略文种 除简单的周知性公文外一般也不省略事由 公文标题中一般不使用标点符号 具有下列情形可考虑使用 公文标题多行排列有多种形式 可以参照以下形式 主送机关即公文的主要受文机关 是负责承办或答复该文内容的机关 也叫做 上款 抬头 确定主送机关要根据各级行政机关的行文关系 各自的隶属关系和职权范围来确定 2 主送机关 确立主送机关的注意事项 标识主送机关要标明主送机关的全称 规范化简称或同类型机关的统称 如果是统称的 应按党 政 军 群的顺序排列 主送机关标注在标题下空1行 左侧顶格的位置 回行时仍需顶格 并在最后一个主送机关名称后标冒号 如果主送机关名称过多 使得公文首页不能显示正文 就要将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 公文不得越级主送 如因特殊情况 必需越级行文时 应抄送被越过的上级机关 正文是公文的核心部分 用来表述公文的具体内容 除了个别的简短的公文外 正文内容一般分开头 主体 结尾三部分 正文的开头可以概括为 凭 既凭什么行文 就是制发该文的依据或理由 主体部分可以概括为 事 即什么事情或什么事项 结尾部分可以概括为 断 就是正文的论断部分 通常为要求 措施 办法等 3 公文正文 附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注 公文正文中有一些内容 如图表 名单 规章制度等 如穿插在公文正文中 往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便 这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述 4 附件 公文的附件是正文内容的组成部分 与公文正文一样具有同等效力 公文如有附件 在正文下空1行左空2字标识 附件 后标冒号和附件名称 附件如有序号 使用阿拉伯数码 附件名称后不加标点符号 附件应当与主件装订在一起 因故不能与主件装订在一起 要在附件的首页左上角注明公文的发文字号 与文件同时发送 成文日期是公文生效的时间 是公文的一项重要内容 公文如果没有生效时间 在某种意义上说就是一纸空文 成文日期以负责人签发的日期为准 联合行文的以最后签发机关负责人签发日期为准 电报以发出日期为准 5 成文日期 成文日期要用汉字书写 不能用阿拉伯数字或阿拉伯数字与汉字混用 同时年 月 日要齐全 由于印章要加盖在成文日期上 成文日期要依印章的位置而定 印章是公文效力的表现形式 是公文效力最权威的凭证 对于公文来讲 除了会议纪要以外 都必须加盖印章 6 印章 加盖印章应注意的事项 联合上报的非法规性公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 联合的发文机关均要加盖印章 印章的加盖方式为两种 一是下套方式 即当印章下弧无文字时 仅以下弧压在成文日期上 二是中套方式 即当印章下弧有文字时 印章中心线压在成文日期上 加盖印章还要考虑印章的枚数 只有一个印章 成文日期右空4字 加盖印章上距正文1行之内 两个印章时 成文日期拉开 左右各空7个字 印章均压在成文日期上 两印章互不相交或相切 相距不超过3 多个印章时 要署上发文机关名称 印章加盖在名称上 在最后一排印章之下右空2字标识成文日期 单个印章的盖法 两个印章的盖法 三个印章的盖法 附注是对公文的发放范围 使用时需注意的事项的说明 如 此件发至县团级 此件可见报 等 需要注意的是附注不是对公文内容的注释或解释 公文如有附注 应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行 7 附注 公文版面最后一面 主题词以下的各个要素称为版记要素 版记要素 主题词是用来揭示公文内容 便于公文检索查询的规范化词 标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作 根据 办法 第三章第10条规定 公文应当标注主题词 上行文按照上级机关的要求标注主题词 公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布 1 主题词 标引主题词的注意事项 要掌握选词原则 选用最能反映公文主题内容的词语 要使用主题词表 标注主题词不可自作决定 要坚持在标引时遵循 谁办文 谁标引 的原则 主题词的标引位置要居左顶格标识 主题词 三个字使用黑体字 后标冒号 词目和词目之间不使用标点符号 而是空1字位置隔开 抄送机关是指收受公文并了解公文的内容但不承担主办和答复责任的机关 抄送机关通常看作次要的受文机关 2 抄送机关 标注抄送机关的注意事项 一是抄送机关标识在主题词之下 居左空1字 二是抄送机关较多 回行时与上一行的抄送机关对齐 而不能顶格 三是抄送机关间要用逗号隔开 最后一个抄送机关后标句号 可以防止私加抄送机关或变造公文 印发机关是指公文的印制主管部门 一般是各机关的办公厅 室 或文秘部门 印发日期是指公文的生成时间 一般以公文付印的时间为准 3 印发机关和印发日期 印发机关和印发日期标注在抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占1行位置 印发机关左空1字 印发日期右空1字 印发机关如果字数太多 可以自行简化 印发日期要用阿拉伯数码标识 法定格式 我们称之为 文件式格式 这一格式是最普遍的格式 但除了这一格式之外 中华人民共和国国家标准 国家行政机关公文格式 中还规定了一些特殊的格式 三 特殊格式 在制发机关公文的实践中 经常使用一种只标识发文机关名称而不标识 文件 二字的 信函式 公文 它是用于处理日常事务的平行文或下行文 而且使用频率很高 信函式格式 1 发文机关名称上边缘距上页边30mm 也就是上白边的30mm 然后在30mm之下标识发文机关名称 由于不加 文件 二字 所以发文机关的名称不能使用简称 而要用全称 发文机关的名称也同 文件式格式 一样套红印刷 2 在发文机关名称4mm之下印一条武文线 在距下页边20mm处印一条文武线 两条线的长度均为170mm 这样 信函式 公文与 文件式 公文的版心基本一致 3 信函式公文的份数序号 密级 紧急程度可以放在武文线下左上角顶格的位置 发文字号放在武文线下右上角顶格的位置 信函式公文的首页不显示页码 其后从第2页开始标识 其他各要素的标识方法均同 文件式 公文格式 1 发文机关名称要全称 不能使用简称包括规范化简称 例如国务院令的发文机关名称就是 中华人民共和国国务院令 发文机关标识用红色小标宋体字 距上页边57mm处标识发文机关名称 如果是联合发布命令的 居于首位的发文机关也要在此处标识 其余机关下移 命令式格式 2 在发文机关之下空2行标识令号 令号要居中 令号的前面加 第 字 即 第X号 令号的编制自发第1号令开始 不受年度限制 3 令号之下空2行标识正文 中间没有红色反线 由于命令的正文大多比较简短 所以使用一个自然段完成正文的情况较多 4 正文之下空2行标识签发人亲笔名章 签名章也要使用红色标识 右空4字 签名章左空2字标识签发人职务 命令的签发人应是发文机关的最高领导 5 签名章之下空1行标识成文日期 右空2字 命令的版记格式同文件式规定 但命令不分主送 抄送 而采用 分送 的特定形式 会议纪要是机关常用的一种公文 但公文格式中的会议纪要格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言 而作为一般公文种类的会议纪要 可以采用 文件式 或 信函式 公文形式来发 并在标题中显现会议纪要的文种 会议纪要格式 1 会议纪要标识由 XXXXXX会议纪要 组成 标识用红色小标宋体字 标识的位置距版心上边缘25mm 2 会议纪要不加盖印章 草拟公文或审核公文应注意的几个规则 第一个规则 引用公文的规则 办法 规定 引用公文应当先引标题 后引发问字号 作用 引用标题 可以让读者掌握公文的主要内容或主题 引用发文字号 便于读者查询 如多次引用 先完整引用 并注明简称 看下面引用的问题 根据国务院的通知精神根据 国务院关于通知 精神根据 国发 2006 号 精神根据 国务院关于的通知 国发 2006 号 精神根据 国务院关于的通知 国发 2006 号 以下简称 通知 精神 第二个规则 附件标注的规则 公文内正文中的一些内容 如图表 名单 规定等 如穿插在公文正文中 往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便 这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述 公文附件是公文正文内容的组成部分 与公文正文一样具有同等效力 附件标注应规范 附件的序号和名称前后标识要一致 如果正文之后的附件序号和名称与附件的序号和名称不一致 在法律意义上讲 可以不承认该附件是正文的材料 附件便失去了其本应有的与正文同等的效力 如附件与公文正文不能一起装订 则在附件左上角第1行顶格处标注公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 附件标注存在的问题 一是不了解附件的内容 二是附件提供不齐全 三是不按附件的规定标注 如 病例 关于拨款赴上海考察教育改革情况的函财务处 经校委批准 我室教师 等5人于本月底将去上海考察教育改革情况 经匡算 约需经费1 5万元 见附件 请帮助解决 特此函达 请审查批准 附件 考察经费预算表 教研室 年 月 日 更正 关于拨款赴上海考察教育改革情况的函财务处 经校委批准 我室教师 等5人于本月底将去上海考察教育改革情况 经匡算 约需经费1 5万元 请帮助解决 特此函达 请审查批准 附件 1 考察经费预算表2 关于批复 教研室 年 月 日 第三个规则 联系方式的标注规则 问题 一 不提供联系方式 二 联系方式标注不规则 联系方式的提供既方便发文单位的工作 更是给读者提供方便 标注的要求是 办法 规定 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话 通知 函等公文 联系方式书写的位置 办法 无规定 可灵活 接上 关于 的请示 以上请示当否 请予批示 附件 章二 一年一月十四日 联系人 联系电话 通知中联系方式的习惯写法 关于参观发票管理知识展览的通知 根据市人民政府 关于的通知 X府 1999 30号 精神 为使公民自觉按发票的有关规定办事 区税务局 区总工会办公室联合举办市发票管理知识展览 有关事项通知如下 一 展览内容 发票知识简介和违法使用发票偷漏税典型案例 二 参观对象 三 参观时间 四 参观地点 五 联系人 联系电话 特此通知 区税务局 章 区工会 章 年 月 日 第四个规则 数字运用的规则 问题 一 汉字和阿拉伯数字混用 二 不了解数字运用的规则 如 例一 会议定于十月六日 上午8 30分 12时 下午2 30分 5时召开 例二 一 会议议题 1 宣传 决定 精神 2 领会市委 市政府提出的各项奋斗目标和发展蓝图 数字的运用 例三 鉴于以上情况 拟修公路与外界联系 我乡组织力量进行了勘测和预算 公路全长二十公里 需要经费五十万元 我乡可望集资十万元 缺口四十万元 请县政府给予拨款解决 以上请示 请批复 乡政府章二00一年 月 日 数字的运用 层次序数 一 一 1 1 农历 用汉字 惯用语 缩略语 具修辞色彩的数字 用汉字 如 第三 星期一 九三学社 八五计划 七上八下等临近两个数字连用表示概数用汉字 如 五六十人 用带 几 的方法表示概数用汉字 五十几个人 个位数可选择 但应照顾上下文 求得局部体例上的一致 如 关于社会治安问题 本月我局在网上搜集到了 六 条意见关于社会治安问题 上个月 我局在网上搜集到 条意见 这个月的第一个星期 我局在网上搜集到 条意见 数字的运用 阿拉伯数字一般不与单位 百 千 连用 但尽量使用单位 万 亿 如 5百元 5千元 最好写成500元 5000元 50000元 500000000元 最好写成5万元 50万元 5亿 党政公文成文时间的写法要求不同 党的成文时间位于发文机关署名的右下方 用阿拉伯数字 行政公文成文时间用汉字 其中的 不能用阿拉伯数字 0 也不能用大写的 零 正确的写法是 二 一年 数字的运用 关于间隔号的问题 以日月表示事件 节日等的简称 有些一定要用间隔号 以避免歧义 否则可以不用 凡涉及一月 十一月 十二月 应当将月和日的数字用间隔号隔开 如 一 一八事件一一 九案件一二 九运动五一二地震九一三事件十一国庆节 第五个规则 标题制作的规则 国务院在 办法 中 对标题的规定是 一 应当准确 简要地概括公文的主要内容 二 应当准确选择公文文种三 一般标明发文机关四 标题中除法规规章名称加书名号外 一般不用标点符号 法规规章的文种 法 条例 规定 办法 细则 章程 规则 制度等 标题制作的规则 公文标题的形式较固定 常见的有这几种 一 发文机关事由文种国务院关于同意设立开发区的批复二 事由文种三 发文机关文种 不提倡 四 文种 不提倡 标题制作 标题写作问题一 内容安排位置不当 缺助词 文种使用不当 例一 关于 公司更换印章的函例二 局关于 工作情况报告例三 关于教学课题改革问题建议的报告 标题制作 标题写作问题二 无事由 公文主要内容或公文主题 事由笼统 事由不准确 如 关于转发市人民政府6号文的通知 关于对市政府重要通知贯彻执行的报告 培训通知 关于举办道德教育的请示 公文主要内容是 要求拨款举办公德教育培训班 标题制作 标题写作问题三 书名号等标点符号使用不当 如 关于开展 公德教育 家庭美德教育 的通知 关于认真讨论 2007年 工作方案 的通知 关于审批 贸易有限公司章程的请示 更改 关于开展公德教育家庭美德教育的通知 关于认真讨论2007年 工作方案的通知 关于审批 贸易有限公司章程 的请示 标题制作 标题写作问题四 词语重复 冗长罗嗦 如 关于位于 大桥以东面积为6000平方米地段处置问题的请示 关于申请参观大学城的请示 关于转发市人民政府转发省人民政府关于加强公务员职业道德教育的通知的通知 关于同意区委党校选派 等同志去上海考察教育情况的请示的批复 标题制作 标题写作问题五 格式不规范 办法 要求 用2号小标宋体字 居中排布 词义应完整 距离红色反线2行 距离主送机关1行 如 市人民政府关于1999年上半年城市经济改革情况的报告省人民政府 在工作中 企业常用的应用文种主要有 通知 请示 通报 报告 决议 决定 函会议纪要 调查报告 简报 致辞 介绍信证明信 启事等 1 通知 1 通知 续表 2 请示 3 通报 4 报告 5 决议 6 决定 7 函 8 会议纪要 9 调查报告 10 情况简报 11 致辞 12 介绍信 一般公文纸书写 13 证明信 以组织名义发出 14 启事 企业常用应用文结构和语言 1 结构 层次与段落 1 结构 开头与结尾 2 语言 企业应用文常见问题和对策 Phase2 问题1 发文字号不规范 表现 1 把单位的简称直接作为机关代字使用 致使文号太长 2 发文字号的年份用圆括号 括入 而不是用规范的六角括号 3 对于字号和字体 有的用小3号 有的用小标宋体字 有的用楷体 也有的用黑体 Phase2 问题2 文种使用不当 表现 1 把要求上级机关投资补助的上行文 应用 请示 文种错用为 报告 文种 无法得到上级机关的 批复 2 将对下级单位的 批复 错用为 函 的文种 Phase2 问题3 公文标题不规范 表现 1 标题中滥用符号 标题中使用了多种标点符号 较多的是使用顿号和书名号 2 在公文标题的拟制上 冗长繁琐 标题中 事由 概括得不简要 转发 批转 性文件 标题照搬照抄 层层照转 一个词组套一个词组 冗长臃肿 Phase2 问题4 引用文号不规范 表现 将其顺序前后倒置 有的先引文号后引标题 有的只引文号不引标题 有的只引标题不引文号 例 根据铁道部铁办 2007 12号文 关于 的通知 是不符合规定的 正确的引用方式应为 根据铁道部 关于 的通知 铁办 2007 12号 Phase2 问题5 结构层次序数使用不规范 表现 规范的结构层次序数要求 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 在使用中常出现的问题 一是层次顺序颠倒 即下位序数与上位序数倒置 二是层次跳跃 或在 一 后加顿号 写成 一 或 等 2 2 2利用Word编排公文 例2 2 为了促进政务信息化的发展 省政府领导想在全省开展一次政府网站的评比活动 省政府责成信息产业厅 制作一个通知 以正式公文形式下发到相关部门 根据上面介绍的行文规范 该通知的内容以及打印的格式应该如教程图2 19所示 办公自动化实例教程 2 2 2利用Word编排公文 下面介绍利用Word2007来创建本教程上面图2 19所示的 通知 公文 操作步骤如下 1 启动Word2007 新建一个空白文档 2 进行页面设置 3 制作发文机关标识 4 制作发文字号 5 红色线条的制作 6 输入公文正文的标题文字 关于开展我省市厅级政府部门网站评比的通知 并设置为小二号宋体字 段落居中 段前和段后距都设置为 0 5行 办公自动化实例教程 2 2 2利用Word编排公文 7 输入正文 并设置为三号仿宋体 其中标题进行加粗处理 首行缩进两个字符 8 输入公文署名和成文日期 设置为三号仿宋体 段落水平方向设置为右对齐 9 主题词 抄送机关 印发机关和印发时间以及打印份数的制作 10 将文档进行保存处理 办公自动化实例教程 2 2 3套用现成模板来创建公文 例2 3 请利用Word2007中的现成模板 来制作教材图2 19所示的 通知 公文 具体操作步骤如下 1 启动Word2007 2 单击 Office按钮 新建 菜单项 弹出 新建文档 对话框 从左侧的 模板 区域可以看到已经安装的模板 我的模板 根据现有文件创建等信息 可以选择之后在其基础上来创建相应的文档 另外 如果本地电脑上没有所需要的模板 还可以在下面的 MicrosoftOfficeOnline 下面的类型列表中选择 然后在本机连接因特网的情况下 到微软公司Office软件的官方网站上去下载 然后安装到本地机器 办公自动化实例教程 2 2 3套用现成模板来创建公文 3 单击 模板 区域下面的 我的模板 菜单项 弹出 新建 对话框 其中已经有编者已经事先下载 安装好的 公文模板 4 选取 公文模板 图标并单击 确定 命令按钮后 很快生成一个基于原公文模板的一个空白公文文档 其中各个部分的格式已经设置好 5 根据需要 用实际的文本内容替换空白文档中的一系列 即可 办公自动化实例教程 2 3调研报告 复杂文档制作实例 办公自动化实例教程 2 3调研报告 复杂文档制作实例 例2 4 按照学校的要求 某学校现代教育技术中心的几位教师对学校多媒体教学情况进行了调研 通过调查研究 他们发现当前高校多媒体教学中存在一些亟待解决的问题 于是他们决定成立专门课题组 认真深入研究 传写调研报告 以便发现问题 找到不足 提出解决问题的对策 合理确定保证今后学校多媒体教学质量的保障体系 现在课题组已将情况调查清楚 资料搜集完整 需要由负责人撰写课题的调研报告 由于目前学校主管领导已经不再接收手稿报告 现在负责人必须自己编排打印该报告 办公自动化实例教程 2 3调研报告 复杂文档制作实例 编排效果 整个报告的编排效果如教程图2 27所示 是用Word2007完成的 共15页 因页码内容太多 只显示了全部论文整体排版后的总体页面显示效果 第1页为封面 第2页为目录 第15页下半部分为参考文献 其余中间部分为论文正文 第6页 第7页正文中插入了表格 表格的标题中还加入了一些说明和解释信息 这些内容以脚注的形式显示在本页最下面 第7页还有图表 除封面页 目录页外 其他页面均标有页码和页眉 办公自动化实例教程 2 3 1输入调研报告的文档内容 1 启动Word2007 新建一个空白文件 并进行一定的页面设置 2 按照2 2节介绍过的单纯输入原则 输入调研报告的所有文字内容 先不用考虑其格式设置 另外要注意各级标题的编号事先设计好 一并输入 3 在报告中的适当位置插入表格 图形和图表等对象 并作好环绕方式的设置 起到表格和图形 图表的编号和名称 其中 图形的序号 名称要以图题的方式 如 图3 1操作流程图 放到图形下面 而表格的序号 名称要以表题的方式 如 表2 1公司销售表 放到表格的上方 一般来讲 图形的 办公自动化实例教程 2 3 1输入调研报告的文档内容 环绕方式都设置为 嵌入型 而关于表格和图表的制作 本书将在后续的章节进行详细的讲解 另外 对于这种以文字为主的调研报告中的表格和图表 可以在其他地方利用Excel软件先制作好 然后复制到报告中 4 全部图文内容都输入完毕之后 将报告以其标题 我校多媒体教学现状调研及其质量保障体系问题研究 作为文件名 保存到一个适当的位置 办公自动化实例教程 2 3 2使用样式统一文档格式 使用样式 可以很好地来统一本实例调研报告中的文档格式 操作步骤如下 1 把调研报告的题目套用 标题1 样式 2 把 第1章前言 的章标题套用 标题2 样式 3 选定上面设置好格式的章标题 然后双击格式刷 去刷取调研报告中的其他章标题 这样使得整个调研报告中的有章的标题 都设置为统一的格式 并且都是二级标题 4 按照与操作类似的方法 再对报告中的所有节标题 套用 标题3 样式 5 根据需要 再把报告中的其他项目标题 表格标题 图形标题都套用样式 办公自动化实例教程 2 3 3脚注与尾注的添加 下面以添加脚注为例 说明其操作方法 操作步骤如下 1 先将光标定位在需要插入脚注的位置 也就是需要进行解释的文字处 2 单击 引用 脚注 插入脚注 命令按钮 之后在当前页的下面画出一条左对齐的短直线 下面显示出一个数字 1 光标停留到它的后面 同时 原来光标所在位置也添加上一个上标数字 1 如图2 8所示 办公自动化实例教程 2 3 3脚注与尾注的添加 3 在页面下面的脚注区 1 的后面 输入需要进行解释和说明的文字即可 办公自动化实例教程 图2 8插入脚注的编辑界面 2 3 4目录的制作 Word可方便地抽取标题文字 快速制作随文档内容更新的自动目录 操作步骤如下 1 将光标置于调研报告正文的最前面 按下组合键 插入一个分页符 从而在原文档的前面添加了一个空白页 2 在新建的空白页最上面输入 目录 两个字 设置段落居中 字号设为三号 3 将下回车键 将光标放置到 目录 文字所在行的下一行 4 单击 引用 目录 目录 命令按钮 从弹出的下拉菜单中选择 插入目录 菜单项 打开 目录 对话框 并切换到 目录 选项卡 如图2 9所示 办公自动化实例教程 2 3 4目录的制作 5 在如图2 9所示的对话框中 检查 打印预览 中的显示是否符合要求 6 确定无误后 根据需要可以选择是否要显示页码 页码是否右对齐 并可以设置制表符前导符号 目录格式以及目录层次 然后单击 确定 按钮 办公自动化实例教程 图2 9 目录 对话框中的 目录 选项卡 2 3 5封面的制作 调研报告完成后 为了使整体效果更正规 应该在前面加一个封面 操作步骤如下 1 将光标放置到前面的 目录 文字前面 也是整个文档 包括目录 的最前面 2 单击 插入 页 封面 按钮 弹出各种封面类型 3 从中选择一种封面类型 本例中选择 传统型 并单击其所对应的按钮 4 之后 将在文档的最前面插入一个单独的目录页 在该页合适的位置 已经设置好了文章类型 文章标题 作者单位 作者姓名以及撰写时间等信息 5 根据实际需要 在相关位置输入本文档封面的相关信息 并进行适当排版即可 办公自动化实例教程 2 3 6页眉的设置 在完成本教程例子中的页眉设置过程中 需要注意以下几点内容 1 插入页码的操作 可通过