notes日常使用及常用设置.doc

日常使用及常用设置界面介绍登录界面对话框出现，指示输入口令，如图所示。当输你的口令时，只能够看见几个字符，因而请仔细输入。口令是区分大小写的（“PA S S W O R D ”与“p a s s w o r d”不是同一个口令），确保正确地输入。当输入口令时，口令框左边的符号会修改。这是N o t e s的安全特性。不必管这个安全特性，完成口令输入之后，单击“确定”按钮。如果输入错误，就会打开一个警告框，指出该错误。单击“确定”按钮，再重新输入口令。欢迎界面如果是安装之后第一次启动Lotus Notes，则会出现默认样式（又叫做基本样式）的Loutes Notes欢迎屏幕，如图所示。你可以选择新建一个欢迎界面，或使用缺省的欢迎界面。欢迎页面通过热点按钮和书签按钮提供了对邮件、日历和待办事宜的列表。这个页面可以自定义，你还可以添加自己喜欢的We b 站点或新闻组到它里面。从这个页也可以搜索数据库或We b 站点。缺省的欢迎界面：口令：修改口令当你第一次打开Lotus Notes时，所输入的口令是系统管理员分配的口令。此后，应该修改口令，应该将您的口令更改为您容易记住而其他人难于猜到的口令。口令可以由任何键盘字符组成，口令区分大小写，并基于口令提供的安全或口令的字符长度被接受。管理员确定口令要求是基于安全还是长度。“更改口令”对话框将说明您必须根据要求的长度还是必须根据要求的安全级别创建一个口令。必须注意口令中的大小写，例如“PASSWORD ”与“password”是不同的。要修改口令，请按下列步骤进行操作：1) 选择“文件”菜单中的“安全”“用户安全”命令。2) 打开“输入口令”对话框，在框中输入当前口令，并单击“确定”按钮3) 在弹出的“用户安全性”窗口中，选择“更改口令”注意：不要把你的口令给别人，也决不要把你的用户标识符给别人。因为口令是存储在用户的标识符文件中的，如果某人有你的用户标识符，在有些情况，即使修改口令也不能够阻止他访问你的邮件。因为口令是被储存在你的用户标识文件中的。请注意保密！锁定标识符当已经打开Lotus Notes程序并操作它之后，如果让Lotus Notes继续运行，且自己又离开办工桌时，你的个人信息就有被别人窃取的危险。因为你已经输入了口令，所以任何人都可以到办公桌访问所能够访问的数据，包括邮件数据库。因此，当离开办公桌时应该锁定你的标识符，从而使任何人在没有首先输入你的口令之前不能够访问你的Lotus Notes文件。要锁定标识符，请依次选择“文件”菜单中的“工具”、“锁定标识符”，或按F 5键。Notes可以在指定的时间间隔之后，自动锁定标识符。要设置自动锁定标识符，可依次选择“文件”菜单中的“惯用选项”、“用户惯用选项”，打开“用户惯用选项”对话框，如图阅读邮件打开邮件收件箱在Lotus Notes 中能够找到的所有信息都是存储在数据库中的，邮件也不例外。Lotus Notes 把邮件存储在邮件数据库中。存储的邮件中包括接收和发送的邮件信息的备份和一些特殊的文档，例如约会和任务。要查看已经发送给你的邮件，可单击“邮件”书签，打开邮件收件箱（如图所示）或者单击“个人兴趣书签”文件夹，然后选择你的邮件书签（其中有你的名字）。另外一种方法是从标准的Lotus Notes 欢迎页中，单击“打开邮件”热点。当第一次打开“邮件”时，窗口分成两个大的被称为“导航窗格”（在左边）和“视图窗格”（在右边）的窗格。“导航窗格”列出了可用的视图（其中一个已经被选取或增亮），而“视图窗格”列出了包含在已选取视图中的文档。这两个窗格被一条狭窄的线分开，通过向左或向右拖动这个边框线，就可以改变这两个窗格的宽度。在“收件箱”中的邮件是按时间顺序显示的，从最旧的（第一个）到最新的（最近的或是在底部）。若需要把顺序反过来时，可单击“日期”列标题右边的小三角形。切换到按日期排序是会有好处的，因为当有了足够多的邮件充满整个屏幕时，反向排序可以避免首先滚动整个邮件以查看最近的邮件。每当看见包含在Notes列标题栏内的三角形时，就可以在该列内按不同顺序排列该视图。向上的箭头表示按上升顺序排序（A到Z，最新到最老，0到9）；向下箭头表示按下降顺序排序（Z到A，最旧到最新，9到0）。例如，单击在“谁”标题上的三角形，可以按发送者的姓的字母顺序重新排列邮件。如果想改变排序，可再次单击三角形，就可以返回到原始排序方式。请记住，只有两种排序方式可供选择，上升或下降。如果看见了在列标题的列之间的边框，这就表明了列的宽度可以改变。把光标指到要重新调整大小的列的右边，并拖动边框到右或左。请记住，用这种方式调整大小是暂时的，当离开并返回视图时，列又会回到它原始的设置。选择和标记邮件在阅读、删除、打印或对邮件进行其他操作之前，必须首先选择它。单个邮件可以在每个视图中选取，选取后会有一个黑色的线框包围邮件，指明该邮件已经被选取。一些人把这种已选取的邮件叫做增亮邮件。要选择列表中的不同邮件，可单击邮件或者应用键盘上的向上或向下箭头移动它。有时选取多个邮件比较有利。例如，可以选取多个邮件，然后单击活动栏上的“删除”按钮来删除邮件。要选取多个邮件，可单击邮件左边的选择边界（即邮件没有被阅读时出现红色五角星的列）。当单击该列时，就会有选取符号出现在选择边界内。用这种方法可选取任意多的邮件，并且也不一定要互相邻近。要选取多个邻近的邮件，可把鼠标光标移动到邮件左边的选择栏，单击并在选择栏上向上或向下拖动鼠标，就会把选取符号放置在拖动鼠标经过的邮件旁边；可以用同样的方法取消对邮件的选取；也可以使用“编辑”菜单的“全选”命令来选择视图中的全部邮件，并选择“编辑”菜单中的“取消全部选取”命令，在视图中删除邮件的选取符号。如果偶然选取了文档，可再次单击选取标记来取消对它的选择。阅读和预览邮件要打开邮件，可双击邮件或选取邮件之后按Enter键。图所示就是打开的邮件。每个邮件或便笺包含下列元素： 标题标题中包含发送邮件人的名字、发送的时间及日期。在某种情况下，可能还会看到附加的信息，例如公司名称等。 收件人“收件人”一行显示了邮件接收人的名字。再重复一次，可能还包含一些附加的信息。如果邮件是发送给你的，你的名字将显示在“收件人”一行中。 抄送“抄送”一行显示接收邮件拷贝的其他人的列表。 主题主题行说明了邮件的主题，该主题是由邮件发送者定义的。邮件的其他部分是主体域，主体域是RT F 文本域。该主体域可以包含图形、附件、嵌入对象和格式化文本。如果不能一次查看屏幕上的全部邮件，可以使用鼠标在垂直方向进行滚动或用键盘上的Page Up、Page Down键和箭头键来查看更多的邮件。还没有阅读的邮件是以红色出现的，而且还会有一个红色的五角星在选择栏上的该邮件的左边。当打开并阅读此邮件之后，该五角星就会从视图窗格中消失。当读完这个邮件时，按ESC键便可返回到收件箱，或者单击邮件任务按钮右上角的“”按钮。创建邮件可以从Notes的任何区域创建邮件，甚至当你正在其他数据库中工作时也可以这样做。要从“收件箱”创建邮件，可按下列步骤操作：1) 单击操作栏的“新建便笺”按钮。2) 填入标题信息（收件人、抄送、密送和主题）。使用Tab 键可在各个域之间移动。3) 在邮件主体内键入消息。把这个区域想像成Word 字处理的文档。如果你熟悉操作Word 字处理程序，还可以修改字体和字体颜色。4) 单击工具栏上的“编辑拼写检查”便捷图标，可以拼写检查邮件。5) 单击操作栏上的“发送”按钮。图所示的是空白的邮件便笺。该便笺分为两个部分：标题在顶部，主体在底部。你的姓名、当天的日期和时间显示在便笺的标题部分，它靠近收件人、抄送、密送和主题域。标题为“新便笺”的任务按钮显示在操作栏上面。邮件便笺的标题由四个域组成：收件人、抄送、密送和主题。“收件人”域中键入要把便笺发送给某人的姓名。如果这个人包含在你的个人通讯录和/或Dompno姓名地址录中，就不必键入这个人的电子邮件地址，只需简单地键入他们的人名就可以了。但是，如果这个人并没有包含在通讯录上，就必须键入他的电子邮件地址而不是姓名（例如，）。如果要发送给多个收件人时，可以在“收件人”域内用逗号把他们的姓名分开。（如果误键入分号，Notes会自动地把它们变成逗号；如果使用了句点，Notes就会显示一则错误消息。）当在标题栏中输入姓名时，Notes就会搜索你的个人通讯录和公司范围的叫做“姓名地址录”的通讯录，以查找与你键入姓名的匹配者，这项功能叫做自动查找功能。当继续键入时它会继续搜索，直到找到你所要的唯一匹配的姓名为止。“抄送”域用于把邮件的备份发送给某人。他并不直接受到邮件的影响，而只是作为了解信息的目的需要知道邮件内容。在这个域中，自动搜索功能也起作用。“密送”域在发送隐蔽的副本给某人时使用。当发送密件时，邮件的收件人和列表在密送域中的人甚至不知道被列表在密送域中的人也收到了一份这种邮件副本。即使把多个姓名放在“密送”域中，该隐蔽副本的接收者也不知道在密送域内还有其他的接收者。“主题”域应该包含对邮件的说明性题目。主题将出现在收件人的收件箱视图中，因此填写主题是特别重要的。主题将告诉收件人你的目的是什么。同时，当某人回答你的邮件时，主题域的内容就作为主题出现，从而使你知道回复属于那个便笺。长的主题将回绕到第二行，最好保持主题行短小简单。没有主题的邮件是不礼貌的邮件。添加邮件地址有几种方法可以添加电子邮件的地址： 使用N o t e s的自动查找功能，它能代替你填入邮件地址。 从通讯录中选择收件人。 键入完整的电子邮件地址。大多数的Notes客户使用两种通讯录：“个人通讯录”通常存储在本地硬盘驱动器上，而姓名地址录通常存储在Domino服务器上。就像Notes和Domino中的其他东西一样，这两个通讯录也是数据库。你是唯一必须访问个人通讯录的人，通常你的姓就是该数据库名的一部分（例如“sunny01的通讯录”）。姓名地址录是你的公司中每个人都能够访问的，并且在其标题部分通常是用你的公司系统管理员的姓名命名的（例如“sunny的通讯录”）。姓名地址录是由你的公司系统管理员管理的。而由你管理自己的个人通讯录的内容。通讯录的重要功能是帮助用户添加地址到邮件。通讯录上包含有个人或群组的正确拼写和位置。当发送邮件时，Notes和Domino便指向通讯录。假如通讯录上的信息是正确输入的，则从通讯录进行选择就可以确保正确地添加邮件地址。可以在键入便笺内容之前或之后添加邮件地址。发送邮件要发送邮件，可单击操作栏中的“发送”按钮，或单击“发送并归档”按钮，如图所示。有时由于其他事情打断或者信息不完全，因而不能完成邮件便笺时，可以把该邮件作为草稿保存，并且可以在以后再打开并完成它。要保存作为草稿的邮件，可单击操作栏上的“存为草稿”按钮。这样邮件就会保存在“草稿”文件夹中，以后可以从“草稿”视图中单击该邮件来打开该邮件。这时，文档将自动地在编辑模式中打开。当准备好之后，单击“发送”或“发送并归档”即可发送该邮件。虽然按Notes的默认设置是保存发送邮件的备份在“发件箱”视图中，你可能要改变该选项。保存发送后的邮件会增加邮件文件的大小。如果你是移动用户，可能想减少它的大小并存储邮件的复制器在硬盘上。选择“文件”菜单中“惯用选项”子菜单的“用户惯用选项”，可打开Notes的“用户惯用选项“对话框。单击对话框右面的“邮件常规”图标，从“保存发送邮件”下拉式列表中选择“不保存拷贝”或“总是提示”（这可以根据每个便笺的情况分别决定）。然后，单击“确定”按钮。回信在阅读电子邮件之后，可以从各种回信选项中进行选择。要回复邮件，首先在视图窗格中选取要回信的邮件，或者打开此邮件。单击操作栏中的“回信”按钮。这里有四种回信选项： 回信创建一个把原来的发送者作为收件人的邮件便笺。主题行显示与原来主题相同的主题，只是在前面加了“Re:”。 回信（附带原文）创建一个回信便笺，但是在消息区域底部的可折叠部分也包括有原始邮件的复制件。在需要直接引用原始邮件的文本时，需要提醒接收者原来讲过什么，或者需要把原始文本附给在分发原始文本时没有包括的接收者时，这个选项是很有用的。 给所有人回信创建收件人为原始发送者的回信便笺。同时还把所有原始接收者都添加到邮件的“抄送”域内。 给所有人回信（附带原文）把“给所有人回信”与“回信（附带原文）”结合在一起。从下拉式列表中选择所需要的回信选项。不管选择哪一个选项，都将在新的便笺的操作栏上打开“给所有人回信”对话框。因而，仍然可以包括原始接收者列表。即使Notes可能自动地填入标题域，那也并不意味着不可以修改它们。只需要单击该域并删除或添加需要的任何姓名。甚至还可以修改主题，但是我们不推荐这么做。转发邮件当需要共享某个重要的邮件时，可以通过转发这个邮件并有选择地添加信息到新的接收者的方法来实现。为此，可以选取该邮件并单击操作栏中的“转发“按钮，便可打开新的便笺窗口。转发邮件就是把一个邮件插入到另外一个邮件，从而使原始的标题信息保持不变。完成“收件人”和“主题”行，并在“转发人”之前添加你的意见。在操作栏上单击“发送”或“发送和存档”按钮以发送邮件。若要一次转发几个邮件，可以从收件箱视图中选取它们，从而在选择边界加上选取标记，然后单击“转发”按钮。所有选取的邮件都被放置在单个的邮件便笺中转发。控制未读的标记收件箱中没有打开的邮件文本是红色的，并且在选择边界有红色的星号。这些红色的星号是未读标记。在你打开未读邮件并关闭之后，此未读标记就会消失。要修改未读标记，可选择“编辑”菜单中“未读标记”子菜单的相应选项： 标记所选文档为已读在视图中选取要从未读状态修改为已读状态的文档。然后删除这些选取的文档的未读标记。 标记全部文档为已读从视图的便笺中删除全部未读标记。 标记所选文档为未读在视图中选取要从未读状态修改为已读状态的各文档。 标记全部文档为未读给视图中的全部文档添加未读标记。 扫描未读文档选取扫描在全部优先数据库中的文档，并打开第一个未读文档。要把哪个数据库设置为你的优先数据库时，可以选择“编辑”菜单中“未读标记”子菜单的“扫描优先文档”命令。 扫描优先文档设置优先数据库。该数据库是要扫描的未读文档或激活搜索第一个未读文档，并打开该文档的数据库。排序邮件按默认设置，收件箱视图是按日期以上升顺序排序的。这就是说，较老的邮件在视图的顶部，较新的邮件在视图窗口的底部。通常，可以单击视图列标题来临时修改这个排序顺序。然而，并不是在视图中的所有列都可修改。怎样来判别该视图列是否能够排序呢？在列标题上有小三角形的是可修改排序的列。例如，在收件箱视图中，“发件人”列有向上的小三角形。该三角形指示该列可按上升顺序排序（按字母从A到Z）。“日期”列有向下三角形，它意味着该列能够重新按下降顺序排序（大多数是从最近的到最老的）。“大小”列有向下三角形，指示邮件能够重新按大小排序，大邮件在前。在收件箱中，没有任何列具有同时以两种方法来排序的选项，即是说，只能够首先以上升顺序排序，然后，当再次单击列表标题时，就会把它修改为以下降顺序排序。然而，