outlook会议召集.doc

在日常生活、学习和工作中，我们的工作安排、约会、会议等活动非常多，如何利用电脑，更高效地设置约会时间、并作自动提醒，同时向与会者发出会议请求，是一件很有意义的工作。Microsoft公司Office XP中的Outlook则提供了用于安排约会、会议以及各种事件等等的功能。在Outlook中，我们可以创建一个会议，并选择好会议时间。当会议的召集者安排会议时，召集者可以查看会议所涉及到的人员及资源的闲/忙时间等信息，从而找出共同的空闲时间召开会议，然后通过电子邮件向各个与会者发出邀请。被邀请的与会者可以发出对会议邀请的答复，可以接收也可以拒绝。之后召集者还可以查看并统计各个与会者的响应，这样组织会议将会变得非常方便。会议召集功能使用简要说明：一、会议时间的安排与提醒要组织会议，我们必须先创建一个会议，然后还可以为会议设置“提醒”功能，提示用户开会或做给他们下达任务。1.开始会议选择“开始”“程序”Microsoft Outlook，启动Outlook。再选择“文件”“新建”“会议要求”或按下Ctrl+Shift+Q快捷键打开如下图所示窗口：图1：2.设置会议主题和地址我们可以在“主题”文本框中输入约会的主要说明，如“每周例会”，然后在“地点”文本框中输入约会的地点，如“会议室”。3.设置起始时间接着，我们可以在“开始时间”和“结束时间”右侧的日期和时间列表框中，选择或者直接输入会议的开始和结束时间。如本次会议从2010年11月6日晚上6：30开始到2010年11月6日晚上8：00结束，历时一个半小时。大家可以单击“开始时间”和“结束时间”后的日期和时间按钮进行选择，也可以直接输入。4.输入会议概要接着，在窗口的最下方输入会议概要，如“兹定于11月6日下午召开每周例会，请大家带好自己上周的工作小结，到时小组讨论发言。”之类的。5.设置提醒时间因为会议一般不能够缺席，所以我们在上图窗口中勾选“提醒”复选框，并在“提前”文本框中设定提醒的合适时间，如上图，本例为提前30分钟。如果大家愿意，也可以单击旁边的一个小铃铛按钮，然后设置提醒声音（如下图2）。二、会议资料的发放与人员邀请（文档的Email群组发放与快速打印）1.添加邀请人员因为召开会议必然要涉及到的人员和资源，所以我们单击图1中“收件人”处，然后在后面直接输入与会者的Mail地址。也可以单击“收件人”按钮，再在打开的如下图所示的窗口中选择人员。图3：在如上图所示的“选择与会者及资源”对话框中添加与会者时，值得注意的是，如果某人员被添加到“必选”框，那么他们是必须参加的；如果是在“可选框”，则这些与会者出席与否无关紧要，通知到他们即可。2.插入附件如果我们的会议有附件发放，则可以单击工具栏上的曲别针按钮，再在打开的窗口中选中添加文件（如下图），添加的文件将会作为附件发送给上述的与会者。图4：3.设置重要级单击工具栏上的安全级别按钮，可以设置该会议的级别，如高优先级、低优先级等。凡是被标为高优先级的会议，与会者收到会议请求后，将会在前面出现一个红色的惊叹号。4.发送会议请求一切完成后，单击图4窗口中工具栏上的“发送”按钮即可把会议请求发送给各位与会者。三、处理会议邀请当会议的组织者通过上述操作向与会者发出会议邀请后，即可等待与会者的响应。而与会者接到要求参加会议的电子邮件通知后，根据自己的实际情况对会议作出响应，例如“接受”或者“拒绝”等：双击打开会议邀请邮件。在该会议窗口，单击“答复发件人”或“全部答复”按钮，在打开的相应对话框中按照实际情况填写自己是否参加会议，然后单击“发送”按钮，将该答复发回发件人。友情提醒：如果你认为可以参加会议，并要设置自动接受会议并处理取消通知，还可以通过下面的技巧来设置处理会议邀请的过程：在Outlook中，选择“工具”“选项”命令，在“选项”对话框中，单击“首选参数”标签，并单击“日历选项”按钮（如下图5）。图5：在打开如下图6所示的“日历选项”对话框中，单击“高级选项”选项组中的“资源调度”按钮，弹出“资源调度”对话框，如图7所示。在该对话框中，单击“自动接受会议要求并处理取消通知”复选框（当然，如果你确实很忙，也有必要勾选“自动谢绝冲突的会议要求”和“自动谢绝重复的会议要求”复选框。），单击“确定”按钮，完成参加会议的设置。图6：图7：通过这样设置后，在发送会议安排时，将自动按照“联系人”的电子邮件地址发送出去。四、修改或取消会议1.修改会议会议组织者在发送会议要求，并收到与会者的反馈后，也可以视实际情况修改或取消此次会议：先单击Outlook左边列表中的“日历”项目，再选中，并双击要修改的会议，修改完毕后，单击工具栏上的“发送更新”按钮，即可将修改设置后的会议要求发送给与会者。2.取消会议需要取消会议则可以选中要取消的会议，然后单击“删除”