用友U8固定资产管理子系统.ppt

第六章固定资产管理子系统 提要和目标 理解固定资产管理子系统的功能目标 数据处理流程和功能模块构成 掌握固定资产管理子系统的初始化设置 日常业务处理和期末业务处理了解固定资产管理子系统的帐表管理 第一节固定资产管理子系统原理 一 功能目标 1 管理固定资产卡片 增加 删除 修改 查询 统计和汇总 及信息输出 2 处理固定资产的增减变动业务 3 计提折旧 计算净值 4 自动转帐 6 1 2与其他子系统的关系 基础数据制单企业门户固定资产管理子系统总帐子系统凭证查询 合计数据成本核算子系统 6 1 2与其他子系统的关系 其中 与企业门户共享数据 将固定资产的增加 减少以及原值和累计折旧的调整 折旧的计提都要自动生成转帐凭证 并传递到总帐 保存在未记账凭证文件库中 同时还需要依次审核和记账 向成本核算子系统传递折旧有关费用的合计数据 6 1 3固定资产管理子系统的数据处理流程 原始凭证转帐凭证录入生成 固定资产卡片计算折旧文件 输出各种帐表 6 1 3固定资产管理子系统的数据处理流程 其中 1 最初固定资产原始资料的录入 2 使用过程中固定资产变动信息的录入 3 计提折旧 4 转帐凭证的生成 5 根据管理需要输出各类帐表信息 6 1 4功能模块结构 根据固定资产核算的目标和业务处理流程 可建立固定资产核算子系统的功能模块图 一般包括如下 固定资产管理系统初始化设置卡片管理凭证处理计算汇总月末处理 6 1 4功能模块结构 功能说明 初始化设置 设置固定资产项目 屏幕输入格式 打印报表格式 固定资产分类 部门分类 计算公式 检验关系及自动转账项目等 卡片管理 设置固定资产卡片格式 对固定资产卡片进行存储和管理 使用者能够灵活的进行增加 删除 修改 查询 按月汇总出 分部门 分类别 的固定资产汇总数 打印卡片汇总表等 6 1 4功能模块结构 凭证处理 输入 修改及删除固定资产增减变动记录 根据固定资产投资转入 购建 清理 报废等凭证自动进行固定资产增减变动的核算 自动更新固定资产卡片 登记固定资产明细账 按月汇总出分部门 分类别 分增减变动种类的汇总数据 并可生成增减变动汇总表和增减变动明细表 计算汇总 按照系统初始化设置的运算关系进行运算 自动计算固定资产折旧 固定资产净值 生成计提折旧分配表等 并逐级汇总得到相应的固定资产报表等 月末处理 按照在系统初始化中设置的自动转帐的方式 利用汇总运算所得到的分类汇总数据 自动编制转帐凭证 并转到总帐系统的临时记账凭证文件中 6 1 4功能模块结构 第二节固定资产管理子系统的初始化设置 在 系统管理 中建立了企业帐套后 还可以建立一个适合本单位需要的固定资产子帐套 这个过程就是固定资产初始化 它是使用固定资产管理子系统管理资产的基本前提 包括两项内容 建立固定资产子帐套基础设置 6 2 1固定资产帐套的建立 是在会计核算帐套的基础上建立的 帐套参数包括 1 约定及说明2 启用月份3 折旧信息4 编码方式设置5 帐务接口设置 6 2 1固定资产帐套的建立 启动与注册固定资产管理子系统 6 2 1固定资产帐套的建立 6 2 1固定资产帐套的建立 约定与说明 约定及说明显示的内容是该帐套的基本信息和系统处理的一些基本原则 在这里要注意检查确定初始化的确实是该帐套 6 2 1固定资产帐套的建立 启用月份 6 2 1固定资产帐套的建立 启用月份 如果需要向总帐子系统传递凭证 则固定资产管理子系统的启用月份不得在总帐子系统的启用月份之后 启用日期确定后 在该日期前的所有固定资产都将作为期初数数据 在启用月份开始计提折旧 6 2 1固定资产帐套的建立 折旧信息 一但设置完成 不再允许修改 6 2 1固定资产帐套的建立 折旧信息 提供提供了六种折旧方法不提折旧平均年限法 一 平均年限法 二 年数总和法工作量法双倍余额递减法同时提供了1 2 3 4 6 12 个月 等几个分配周期 如果选中 当 月初已计提月份 可使用月份 1 时 将剩余折旧全部提足 则手工不能修改 如果不选中 则该月不提足 并且可以手工修改 6 2 1固定资产帐套的建立 编码方式设置 资产的编码方式设定以后 某一级一旦设置了类别 则其长度不能修改 未使用过的各级长度可以修改 每一个帐套的自动编码方式只能选择一种 一经设定 该自动编码方式不得修改 6 2 1固定资产帐套的建立 编码方式设置 定义固定资产的类别编码 为固定资产分类管理提供基础和依据 具体的编码方式包括 手工输入类别编号 序号自动编码部门编号 序号类别编号 部门编号 序号部门编号 类别编号 序号自动编号中序号的长度可自由设定为1 5位 6 2 1固定资产帐套的建立 帐务接口 设置 6 2 1固定资产帐套的建立 帐务接口 设置选择 与帐务系统对账 目的在于可以随时了解固定资产的原值和累计折旧在固定资产管理子系统和帐务子系统的余额是否相等 可以随时执行对帐功能 以便随时发现问题 予以调整 对帐科目 设置要与帐务子系统一致 便于对帐 注意 为了严格控制系统间的平衡 一般不要选中 对帐不平允许月末结帐 6 2 1固定资产帐套的建立 6 2 1固定资产帐套的建立 注意 1 初始化设置完成后 有些参数不能再修改 因此要慎重 2 如果发现参数有重大错误 必须要修改 这时可以通过系统菜单下 维护 重新初始化帐套 功能命令实现 相当于清空了前面所有该固定资产帐套的设置 重新开始设置参数 但制单后 不允许再使用该功能 6 2 1固定资产帐套的建立 3 系统另外提供了可以修改某些参数的方法 在系统菜单 设置 下 选项 6 2 2基础设置 主要用来完成手工作业方式下的有关规则和数据与计算机系统的交接 1 卡片项目定义 是资产卡片上要显示的用来记录资产信息的栏目 比如原值 资产名称 使用年限 折旧方法等 是卡片最基本的项目 系统预置了许多的卡片项目 用户也可以根据需要使用增加 修改 删除功能定义所需要的项目 2 卡片样式定义 指卡片的整个外观 包括格式 是否有表格线 对齐方式 字体大小 字型等 所包含的项目和项目的位置 不同企业或资产 其固定资产卡片的项目不同 卡片样式也不尽相同 可以根据需要在通用卡片样式的基础上得到 通用卡片样式包括7个项目内容 标签 固定资产卡片标签 附属设备标签 大修理记录标签 资产转移记录标签 停启用记录标签 原值变动标签 减少信息标签注意 已使用 类别设置中选用 或已使用该样式录入卡片 过样式不能随便修改 否则会影响已使用该样式录入的卡片 已使用过的样式不允许删除 3 资产类别设置指定义固定资产的分类编码和分类名称 为企业做好固定资产的核算和统计管理提供依据 3 资产类别设置 3 资产类别设置 在定义资产类别时 应注意以下问题 定义资产类别时 必须自上而下依次定义 资产类别编码不能重复 且同一上级的类别名称不能相同 类别编码 名称 计提属性 卡片样式不能为空 非明细级类别编码不能修改 明细级类别编码修改时只能修改本级的编码 使用过的类别的计提属性不能修改 系统使用过的类别不允许删除 同时不允许增加新的下级类别 如果要设置二级及以后各级类别 必须在左边列表框中首先选择需要添加下级的类别 使用年限 净残值率 计量单位三项参数只对末级有效 4 部门设置 指定义固定资产的使用单位编码和名称 以确定固定资产的归属 与 企业门户 的基础设置中的部门设置是共享的 5 部门对应折旧科目设置 指折旧费用的入账科目 即最终企业的折旧费用要记入哪个科目 一般来说 不同的部门 其折旧费用将记入相对固定的科目 需要一一设置 比如 管理部门的折旧费用一般记入 管理费用 其他部门的折旧费用一般记入 制造费用 等 5 部门对应折旧科目设置 5 部门对应折旧科目设置 5 部门对应折旧科目设置 6 增减方式设置 包括增加方式和减少方式两类 据此来确定固定资产计价和处理原则 同时可加强对固定资产增减的管理 系统内置的增加方式有 直接购买 投资者转入 捐赠 盘盈 在建工程转入和融资租入六种 系统内置的减少方式有 出售 盘亏 投资转出 捐赠转出 报废 毁损和融资租出七种 要求 这里应准确设置各类增加 减少固定资产业务的对应入账科目 以便于生成凭证时缺省 注意 系统缺省的增减方式中的 盘盈 盘亏 毁损 不能修改和删除 因为本系统提供的报表中有固定资产盘盈盘亏报告表 6 增减方式设置 各类增加方式的对应入账科目 直接购买 银行存款 工行存款1200101 贷方 投资者转入 实收资本 贷方 捐赠盘盈在建工程转入 融资租入 6 增减方式设置 各类减少方式的对应入账科目 出售盘亏投资转出捐赠转出报废毁损 固定资产清理1701 借方 融资租出 6 增减方式设置 6 增减方式设置 7 使用状况设置 通过使用状况的确定 可以方便固定资产折旧的正确计算和计提 同时便于统计固定资产的使用状况 提高资产利用效率 系统提供的使用状况有 在用季节性停用使用中经营性出租大修理停用未使用不需用说明 其中 使用中的资产都需要计提折旧 8 折旧方法定义 折旧方法的设置是系统自动计算折旧的基础 系统提供了六种折旧方法 供操作员选择使用 但是不能修改或删除 另外 还可以根据需要自定义 在进行折旧方法设置时应注意的问题 参看课本P128 9 原始卡片录入 重点 原始卡片 是指开始使用日期在录入系统之前的资产的卡片记录 固定资产卡片是固定资产核算和管理的基础依据 使用固定资产系统进行核算前 必须将原始卡片资料录入系统 以保持历史资料的连续性 原始卡片的录入不限制必须在第一个期间结帐前 任何时候都可以录入原始卡片 9 原始卡片录入 重点 9 原始卡片录入 重点 在前面完成卡片项目和卡片样式定义后 就可以进行原始卡片的录入 卡片编号 系统根据初始化定义的编码方案自动设定 不能修改 如果删除一张卡片 又不是最后一张时 系统将保留空号 且不能再使用 规定删除资料至少保存5年 固定资产编号 固定资产名称 需要手工输入 9 原始卡片录入 重点 类别编号 应为类别设置中已定义的明细级编号 参照录入 类别名称 应与类别编号相对应 待类别编号定义后 自动生成 规格型号 手工输入 部门名称 确定本资产使用方式是单个部门还是多个部门 具体都是那些部门 选择参照录入 增加方式 参照录入 存放地点 手工输入 使用状况 参照录入 使用年限 手工输入 折旧方法 默认初始化设置中的定义 不需要再设置 9 原始卡片录入 重点 开始使用日期 指资产开始使用的日期 它直接影响到资产以何种方式录入系统 也直接影响到录入系统当月的折旧计提 当开始使用日期录入月份 只能通过 资产增加 功能录入 录入当月不计提折旧 该卡片为新卡片 9 原始卡片录入 重点 已计提月份 由系统根据开始使用日期自动计算得到 以后每计提折旧期间结帐后 系统自动在该项加1 币种 默认初始化设置 不需要再设置 原值 可以是原始价值 重置价值和评估价值 需要手工输入 净残值率 默认初始化设置 不需要再设置 净残值 根据原值和净残值率自动计算生成 9 原始卡片录入 重点 累计折旧 已计提的折旧额 不包括本期应计提的折旧 需要手工输入 月折旧率 系统使用年限自动计算生成 月折旧 根据原值与月折旧率自动计算生成 净值 原值与累计折旧的差额 系统自动计算生成 对应折旧科目 在前面选择过所属部门后 这里会根据初始化设置的定义 自动生成对应折旧科目信息 项目 资产所服务或所从属的项目 为项目辅助核算提供提供方便 需要手动录入 录入人 根据登录信息自动显示 录入日期 根据登录信息自动显示 9 原始卡片录入 重点 附属设备页签 用来管理资产的附属设备 其价值已包括在主卡的原值中 附属设备可以在资产使用过程中增加或减少 但不参与折旧的计算 减少信息页签 资产减少后 系统根据输入的清理信息自动生成该表格的内容 其中只有清理收入和费用需要手工输入 大修理记录 资产转移记录 停启用记录 原值变动页签 均以列表形式显示记录 第一次结帐后或第一次做过相关变动单后 系统会自动根据变动单填写 不得手工录入 9 原始卡片录入 重点 注意 1 原值和累计折旧录入的必须是卡片录入月初的价值 否则将会出现计算错误 2 在进入 固定资产卡片 的录入窗口后 若单击 取消 按钮 则表示不增加固定资产卡片 此时可以查询以前输入的卡片并进行修改 第三节固定资产管理子系统日常业务处理 主要包括企业固定资产的增减固定资产的变动固定资产的评估处理等 6 3 1固定资产的增加处理 固定资产增加的基本途径可以分为固定资产的 购建 外单位转入 捐赠 盘盈 等 核算时根据实际业务要求 在固定资产卡片中选择输入固定资产增加的信息内容 具体资产是通过原始卡片录入还是通过 资产增加 录入 取决于资产的开始使用日期 只有当开始使用月份等于录入月份时 才能通过 资产增加 录入 6 3 1固定资产的增加处理 6 3 1固定资产的增加处理 6 3 1固定资产的增加处理 注意 1 新卡片第一个月不提折旧 累计折旧为空或 0 2 卡片数据输入完毕后 也可以不立即制单 月末可以批量制单 3 固定资产原值一定要录入卡片录入月月初的价值 否则会出现计算错误 4 卡片的开始使用日期项目只能改变其日期 年和月不能修改 比如登录日期为2004年01月31日 根据需要开始使用日期只能修改为2004年01月的任何一天 6 3 2固定资产的折旧处理 自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一 系统每期计提折旧一次 根据使用者录入系统的资料自动计算每项资产的折旧 并自动生成折旧分配表 然后编制记账凭证 将本期的折旧费用自动登帐 6 3 2固定资产的折旧处理 6 3 2固定资产的折旧处理 6 3 2固定资产的折旧处理 计提折旧遵循以下原则 1 在一个期间内可以多次计提折旧 每次计提折旧后 只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧上 不会重复累计 2 如果上次计提折旧已通过记账凭证把数据传递到总账系统 则必须删除该凭证才能重新计提折旧 3 如果计提折旧后又对帐套进行了影响折旧计算或分配的操作 必须重新计提折旧 否则 系统不允许结帐 4 当月初使用月份 使用年限 12 1时 一般将折旧提足 该月折旧额 净值 净残值 5 若自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数 系统回自动终止计提 令月折旧率 0 月折旧额 净值 净残值 6 3 3固定资产的减少处理 固定资产减少的基本途径可以分为固定资产的 出售 报废 毁损 盘亏 等 只有当帐套开始计提折旧后才可以使用资产减少功能 否则 减少资产只能通过删除卡片来完成 对于误减少的资产 可以使用 纠错 功能来恢复 只有当月减少的资产才可以恢复 如果资产减少操作已经制作凭证 则需删除凭证后才能恢复 为什么 当资产卡片没有删除时 可以通过卡片管理中 已减少资产 来查看减少的资产信息 6 3 3固定资产的减少处理 选择要减少的资产时 有以下两种方法 1 如果要减少的资产较少或没有共同点 则通过输入资产编号或卡片号 单击 增加 将资产添加到资产减少列表中 2 如果要减少的资产较多并且有共同点 则通过单击 条件 输入一些查询条件 将符合该条件的资产挑选出来进行批量减少操作 6 3 3固定资产的减少处理 6 3 3固定资产的减少处理 6 3 4总帐系统处理 对于在固定资产系统生成的凭证传递到总帐系统后 还需要以帐套主管的身份进入总账 对传递过来的凭证进行审核和记账 6 3 5固定资产的变动处理 在使用固定资产的过程中 可能会调整卡片上的某些项目 这种变动要求保留原始凭证 即要求填制 变动单 固定资产的变动包括 原值变动 增加或减少 部门转移使用状况变动折旧方法调整累计折旧调整使用年限调整工作量调整净残值 率 调整计提减值准备转回减值准备资产类别调整变动单管理 6 3 5固定资产的变动处理 原值增加 6 3 5固定资产的变动处理 原值增加 6 3 5固定资产的变动处理 原值增加 6 3 5固定资产的变动处理 部门转移 6 3 6固定资产的凭证查询 6 3 6固定资产的凭证查询 第四节固定资产管理子系统的期末处理 固定资产管理子系统的期末处理业务包括 月末转帐对帐月末结帐 6 4 1月末转帐 系统所实现的转帐功能 是将固定资产变动业务在发生时自动填制凭证 以供总帐系统作为记账依据 如果尚未使用配套的总帐系统的话 则不须做本工作 否则必须完成 有的时候 根据操作员习惯 可能在进行业务处理当时就随即进行了制单处理 即转帐操作 在期末时就不用专门进行月末转帐操作 否则到了月末 需要专门完成此项操作 6 4 2对帐 只有