OA办公系统“公文发布”操作培训文档.docx

OA办公系统“公文发布”操作培训文档一、 公文发布操作说明（详解）（图片请使用Ctrl+鼠标滚轴进行浏览）1. 登录OA办公系统首页（），在登录界面输入自己的用户名和密码输入已注册的用户名及密码OA系统登录地址2. 在主界面公文发布区域找到相对应的工厂级公文库，并点击进入（以下以发动机工厂为例）左键点击进入3. 进入公文库二级界面后，整体分为3大板块（以红色标注框划分）版块功能：对公文库中的所有文件进行查看；提示：界面右上角如果公文库中的公文数量太大，可更改“每页条数为500”这样会以每页500（最大）条为一个数量单位进行公文显示版块功能：公文库导航区域，可根据查询条件，对公文、公文编号进行查询、审核等；提示：点击“我的公文”会显示所有当前登录用户起草在审的所有文档；点击“审批公文”里的“待审文档”会显示全部当前公文库中的所有待审公文版块功能：“公文模版选择建立”及“对已发布公文的搜索功能”（普通用户没有“删除”功能，大家不必尝试）4. 公文发布前要先确定所使用的公文模版，现公文模版分为6种，分别为:报告、计划、纪要、请示、通报、通知，公文起草人可按照文档内容来选择相对应的流程模版注：现模版选择使用权限严格按照OA组织信息来划分，简单来说，如果登录用户为发动机工厂采购部“张三”，在公文库二级界面右上方的“新建”里也只会显示发动机工厂采购部相应的6个流程模版，开发部、生产部及质量管理部的模版将没有显示及使用权限；如果用户调整了部门，请依照相关调整流程对组织信息进行变更。4.1点击公文库二级界面右上方的“新建”，选择流程模版后进入模版初选后会在此处进行显示按照起草文档内容，选择模版类型确认无误后点击“选择”4.2 流程模版“基本信息”菜单应用解析（示图4-1）153244.2.1 示图4-1标记1此为流程模版4种应用菜单，我们发布公文前要填写的信息分别在“基本信息”和“流程”菜单中，只要选择某个菜单，界面会自动显示出其菜单下的内容信息，相应填写就可以了；（“正文”菜单只有在选择“红头文”的时候才会应用到，“红头文”的使用权限都是指定专人使用的，我们平常在公文库中发布的常用公文应用不到，在这里不做详解了；“关联文档”菜单是用户手动添加与现在发布的公文有关系的文档，这里添加的文档是指公文库里已发布的文档，本地文档不可在此进行关联）4.2.2 示图4-1标记2信息项说明：文件标题（必添项）：为必填项，即公文发布后显示的标题，如果不填写标题，文档将不能正常发布及进行流程审批。拟稿人（默认项）：系统默认。紧急程度（默认项）：一般使用默认的“普通”就可以了。密级等级（默认项）：系统默认，不需要刻意更改。所属类别（默认项）：系统默认，无需更改。文件编号（默认项）：系统默认，无需更改。发文单位（选填项）：点击后面“选择”，从树状组织结构里选择自己所在的组织。录入时间（默认项）：系统自动记录选择模版的时间。录入单位（默认项）：系统自动提取所在组织。关键字（选填项）：建议大家填写，可根据文档题目精炼出“关键字”，方便大家在日后在发布文档的数量基数太大时，直接对该文档以“关键字”的方式进行搜索。备注（选填项）：可根据文档内容进行相关简要说明。4.2.3 示图4-1标记3信息项说明：收文单位（必填项）：可以理解为“查阅权限分配”，如不填写，文档虽然可以正常发布，但发布后只有文档起草人及系统管理员可以查看，其它人不能正常查看；增加查阅权限可以使用后面“选择”进行添加，分为2种：一种为直接以选择的组织为单位，这样在这个组织下的所有人员都可以查看该文档；如选择“福田戴姆勒”，那么只要在“福田戴姆勒”这个组织下的所有人员都拥有了查阅权限；另一种是以选择个别人员进行添加的方法，可以直接在弹出的“地址本”中，以快速搜索的形式进行添加，如：在快速搜索栏输入“彭利”或“pengli”，系统会显示才出符合此条件的所有人员信息，如果出现姓名重复的人员，也可以根据下方描述的组织信息，来确定选择的人员是否正确。审批记录可查看者：不用刻意选择添加，这个一般直接根据大家选择的“收文单位”信息来划分的。4.2.4 示图4-1标记4信息项说明：以上信息项大家可根据系统注解进行选择性添加，但是一般常用公文不建议大家对这些“附件权限”进行主动设置。4.2.5 示图4-1标记4（重要环节）附件增加：用户直接在本地电脑上用office编辑的文档，通过“增加”功能来实现“正文附件添加”，除可增加office常用的Word、Excel、power point（PPT）、visio等文档格式外，也可以增加jpg、png（分辨率过高，不建议使用）等格式的图像文档。注：增加附件的总大小不可以超过10M，如果超过这个限额增加时，系统会提示“请求主体失败”，这就证明我们增加的附件大小超过了规定大小，要对增加的附件进行压缩或进行二次发送。注意事项：再注意附件添加时不能超过10M的同时，也请大家尽量避免添加的正文附件在命名时不要使用过多的特殊符号，如“”、！、等。4.3流程模版“正文”菜单应用解析 我们使用的常用公文模版里的“正文”菜单，因上述给大家介绍过“正文是以上传office附件的方式体现的，所以这里的正文菜单就必使用了。注：红头文件和常用审批里的模版与“常用公文”不一样，因为红头文件和常用审批必须要应用系统里的“规定模版”，这点大家在以后的实际应用过程中就会慢慢明白了。 4.4流程模版“流程”菜单应用解析（重要环节）（示图4-2）243514.4.1示图4-2标记1 流程说明：介绍流程审批各节点处理人的审批人员及流程说明；如果该模版使用部门有固定的审批流程，可以由模版使用部门给管理员提报，经过管理员确认后，与提报部门索取确认相关资料后，方可对流程说明进行固化式文字描述。4.4.2示图4-2标记2（重要环节）修改流程：根据起草人意愿，可修改系统初始固化的流程节点。操作步骤：点击“修改流程”，在弹出的修改界面下进行节点修改（选中、鼠标右键进行节点修改、左键可拖拽）编辑完毕后，点击修改界面右上角的“保存”键进行保存，如图：4.4.3示图4-2标记3常用意见：如事先使用了“自定义”对常用意见进行了编辑保存，这时可以使用后面下拉菜单进行选择，选择后会在下方的“处理意见”处进行显示。处理意见：节点处理人显示处理意见的信息编辑处。通知起草人：系统默认，无需变更。通知方式：系统默认，是指流程走到相关节点处理人后，节点处理人处理时的显示及通知方式（待办、邮件），也可手动更改，一般只使用前俩项“待办”及“邮件”。催办设置：起草人设置，如果相关节点处理人没有在设置的时间内进行审批，系统将根据设定的时间自动进行“催办”处理。其他设置：当对提交的流程进行了特殊操作（流程通过、撤回和废弃）后，通知处理人。提交人身份：系统默认，无需更改。4.4.4示图4-2标记4 （重要环节）勾选上图描述的方框，弹出整个流程审批。显示方式分为俩种：一种为图形界面（系统默认显示格式）。一种为表格界面（起草人可手动更改显示格式）。选择其中一种流程显示方式，进入要进行编辑的节点进行编辑（图形节点用双击编辑；表格节点直接点选修改处理人即可）。4.4.5示图4-2标记5如以上所有步骤全部操作完毕后，请核对一下自己的编辑信息，确认无误后点击“提交”，这时审批流程通过起草人节点，到达第一节点处理人，以此类推，直至流程结束，文档发布。友情提示：在“提交”前确认的信息有：(1).文档标题是否填写（基本信息项）(2).收文单位是否选择（基本信息项）(3).正文附件是否添加（基本信息项）(4).流程节点是否设置（流程项）(5).节点处理人是否设置（流程项）5. 备注：现在公司内对发布的公文编号有严格的审查规定，起草人在发布公文时需要注意2点：(1).在公文发布前，添加的附件正文编号（正文表头），必须和系统编号一致，添加编号时可在“修订”节点由起草人确认文件编号。编号确认方法：查询系统当前的部门编号。进入工厂级公文库后，在二级界面左侧导航处找到“当前文件编号查询”，点开扩展“+”号后找到所在的部门，鼠标左键选择后，右侧会出现当前部门6种模版的当前系统编号，假设现在查询到的是-发动机工厂采购部的通知编号为100，这时我们要在“修订”节点对添加的正文附件内容进行编辑，正文编号要写101，正文编号填写的规则永远是N+1“查询的系统当前编号（假设为N）”，请大家在发布公文前一定要确认填写，否则会按照相关管理制度进行考核。(2).当公文正式在OA系统公文库中发布后，起草人必须找到本部门的“文件编号管理员”进行文件编号备份，相关信息会由部门级编号管理员告知，如不主动备份，也会按照相关管理制度进行考核！二、OA文档删除如果发现已发布的公文因内容或其他原因需要删除时，请按照下列步骤进行操作：备注：任何人没有对已发布状态的公文内容进行编辑（包括管理员），如果内容有误.必须遵循相关流程进行删除，不可用任何原因、方式对错误文档进行保留。屏蔽所有阅读者功能：在提交OA文档删除流程前，可先对错误公文进行“屏蔽”操作，步骤：进入已发布的错误公文屏蔽所有阅读者（公文查阅界面右上角）1.OA文档删除流程图：进入主页福田戴姆勒常用审批（左侧导航栏或图片上方快捷栏）新建（二级界面右上角）基础应用类福田戴姆勒OA文档删除申请单2.操作示意图： 3.文档删除流程内容必填项（示意图红色注明）(1).基本信息-菜单必填项：主题；其它内容信息可以不填写；(2).审批内容-菜单必填项：表单里红