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ERP系统基础知识介绍* ERP基本概念 ERP（Enterprise Resource Planning企业资源计划）系统实质上就是通过计算机技术、网络技术等将企业的业务流程固化在系统中。简单的讲，它首先是将原本大量的手工操作实现自动化，将业务活动中产生的各类数据（如交易数据、生产数据、财务数据等）规范化、标准化，并完整、及时、准确的记录在系统中；其次ERP系统为员工提供了快捷方便的管理工具，可以通过系统随时查询以往的数据，并对数据进行统计、比较、分析等工作，ERP使企业的数据不再封闭，而是在权限范围内得到充分的共享；最后ERP系统将各类统计报表、分析数据以规范的格式展现出来，为决策提供依据。 企业运作的命脉是信息，包括内部的信息和外部信息，俗话说知己知彼，百战百胜。那么ERP系统的核心功能就是为企业妥善管理内部信息，使企业领导、员工能对自己的情况有一个真实、全面、细致的了解。比如，当遇到市场环境变化时，销售人员能通过系统第一时间了解到当时的生产能力、库存情况、各地销售情况等，迅速作出决策，并通过系统将市场变化及时反应在生产、库存、物流、采购等一系列环节上。但是在缺乏ERP系统的情况下，企业经常会因为不能及时了解到真实的情况而难以作出迅时的反应，或根本束手无策，错失良机。ERP系统实施时十分重要的一项工作就是清理业务主数据，确保整个公司内对同一个数据只有一个编码，且全公司编码规则统一。ERP系统这样的案例实在是不胜枚举。 * ERP系统的特点 ERP系统是个非常复杂的工程，它绝非简单的一个软件，而是体现了企业的管理思想、管理机制。 比如：在将业务流程配置入系统的时候，就会考虑到如何设计一个科学、合理、高效的业务流程，减少不必要的周转和浪费，同时又要考虑为规避风险，需要如何设定审批权限、预警机制等，比如采购合同的审批流程等。在考虑了这些因素后，ERP系统就可以有效地帮助管理者监督、控制和协调日常工作的开展。 同时ERP系统将企业内原来分散在各职能部门中的工作集成起来，比如以前销售部门产生销售订单后，财务部门要根据相应的单证另行做账、制作凭证，使用ERP系统后，一旦销售订单（或合同）在系统中生成后，其相应的财务凭证即自动生成，大大提高了效率以及准确性，确保业务数据与财务数据的完全一致。对于集团性企业的管理工作来讲，ERP系统就更是不可或缺的帮手，原本每到月末，财务部几乎通宵达旦进行各类月结工作，工作量大、且容易出错，而ERP系统此时的优势就非常明显，所有的财务信息均已在系统中，系统可以非常方便地运算，进行月结，尤其在进行分子公司报表合并时，系统识别出关联交易，从而对报表准确的进行合并，快速出具财务报表。 ERP系统更重要的是为管理者服务、为决策者服务。通过系统的固化，大家的工作流程规范了，透明了，高效了，管理人员只要打开系统即可随时掌握各个业务环节的情况，一旦出现问题，系统不仅能及时报警，还能帮助管理人员找到原因，ERP系统好比是企业管理者的顺风耳、千里眼，就算出差在千里之外，也能有效掌握企业的运作情况，并作出响应。又比如，年终进行绩效评定，有很多定性的指标需要计算，ERP系统就能根据需要从各种维度进行统计比较，如按地区统计销量、按品牌统计、按员工统计、按部门统计等等，这些评估分析报表都可以非常方便的生成，且全面准确。 但，值得一提的是，ERP毕竟还是计算机系统，不可替代人脑。首先系统中一旦内嵌了设计方案中的逻辑，就会“顽固”地按照此逻辑运作，所以在系统实施过程中，设计方案非常重要，尽量考虑全面周到。在某些环节上系统也会开放一定的人工干预权力，比如系统分析出未来的销售趋势，可能还是需要根据人为的经验进行科学的微调，但绝不能任意在很多操作环节加入人工干预，那系统的权威性、严谨性和科学性就得不到保障了，业务风险得不到控制。其次，系统能保证运算出来的数据绝对准确，但如果输入的数据本身是错误的，那么系统“吐出”也只能是错误的数据，因此ERP系统非常强调第一次输入的数据源必须准确、及时。 * ERP系统项目实施的特点 ERP系统的实施是一个跨时长、覆盖广的工程，绝非仅仅是IT人员的事情，相反，ERP的主角是业务人员，因为ERP最终的使用者是业务人员、最终的受益者是业务人员。ERP系统是否实施成功很大程度上取决于过程中业务人员的参与，将企业的实际情况、管理要点、流程要求都如实地反应到方案设计中。 而且ERP系统实施往往会将一些以前被低效、封闭的业务环境所掩盖的问题暴露出来，甚至是触目惊心的，这时会有人误以为是ERP惹的祸。其实不然，比如曾有家手机制造企业在以往的过程，仓库里堆了好多货，在财务帐上体现出来的就是存货。但是在实施ERP时，首先要做的就是盘点所有的库存。盘下来后发现有八千万的存货是不能用的。企业领导震惊之余，非常感谢ERP项目使他发现了这个问题，并当即采取措施想办法消耗这些库存，否则再过几年，他遭受的损失将更为严重。 ERP系统的实施会对原有的业务模式和操作习惯带了一定的冲击，甚至会影响到一些岗位的部分利益，这往往是实施过程中遇到的最棘手的问题，也是会经常导致项目失败的原因。比如有一家贸易公司，客户渠道资源原本全掌握在销售人员个人手中，一旦人员离职，就意味着这笔单子就失去了，管理层为此困扰多时。ERP系统实施后，首先要作主数据清理，就是必须将所有的客户信息用系统维护起来，并且要求销售人员实时更新对这些客户的所有交易记录，ERP系统的CRM（客户关系管理系统）还能对销售人员的活动进行管理，使管理者非常清楚其销售队伍的工作情况和客户情况，这样即便销售人员离开了，管理者可以马上采取相应的措施，使客户资源真正成为公司的资源。ERP的实施使管理者喜笑颜开，但却让部分销售人员无法理解，感到很不适应。因此系统上线后很长一段时间，销售人员十分抵触，抱怨连连，将很多业务中碰到的问题都归咎于ERP系统。其实，这和项目实施过程中的思想管理工作没有做到位是有关系的，首先销售人员没有参与项目，始终不理解项目的意图和目的是什么，其次没有做好沟通、培训等工作，使销售人员在上线后感到非常突然。这个案例非常典型。通常人们对与变革都很自然会经历一个过程。 所以现在的ERP项目中都将变革管理作为重要一环，每个实施者在实现系统功能同时，都要肩负起培训、沟通、知识传递的重任，确保企业中的大部分员工骨干能正确理解项目实施带来的一系列变革，确保ERP系统不仅成功上线，更能被持久使用，真正发挥其效能。* ERP系统项目给企业和个人带来的收益 ERP并不会给企业带来直接的经济利益，ERP提供的是信息，比如，系统反映出来库存多了，但如果业务人员获悉这个信息后并不去作处理，库存是不会少的。所以认为“ERP实施会对企业产生直接的经济效益”那是不正确的理解，但是成功的ERP系统确实能给企业带来众多的间接效益，促进经济效益的提升，归纳起来，有如下几条：一是管理规范、信息沟通、高效、低差错；二是快速响应、实时决策、不误商机；三是按需生产/采购、降低库存、提高资金周转；四是优先级计划、合理利用资源、提高生产力；五是供需平衡、计划可行、履约率提高；六是降低成本、增加利润；七是财务帐与实物帐同步生成，实时控制经营活动；八是合作伙伴