海运拼箱出口操作标准程序SOP课件.ppt

海运拼箱出口操作标准程序SOP 1 精品课件交流 工作程序 接单 订舱 进仓 报关 装箱 装船 船开签提单 退核销单 单证 2 1接受外部客户及内部客户的业务咨询与询价 接受外部客户及内部客户的业务咨询与询价 是海运拼箱部操作的第一道环节 OP的业务素质与形象将直接影响到公司和本部门的形象与信誉 1 1接受客户的业务咨询 1 接待客户要热情 对于客户提出的要求要耐心解释 指导客户正确做法 提供专业建议 与客户建立良好的合作关系 2 要主动维护公司形象 利用一切机会适当地 实事求是地宣传介绍我公司情况及优势航线 给客户留下满意的印象 3 要以高度的责任心回复客户的电话和传真 不得推诿 回复时间最迟不得超过24小时 4 基本港运价立即回复 对于到门或特殊要求货物要在2个工作日内回复 3 1 2接受客户询价 1 OP及时认真地查询并审核电脑内互联的有关信息数据 2 客户通过电话或传真向OP询价 OP根据电脑报价系统的信息 直接回复客户 2接受客户委托2 1OP接受公司客户的委托 国外代理指示订舱委托 SALES承揽的客户委托及其它委托 4 2 2接到委托书后 OP应仔细审核委托书的以下内容 1 明确委托单位全称 联系人和联系方式 2 明确付款方 3 明确品名 件数 毛重 体积等货物明细 4 明确运价及其他费用的计算方式与付款方式 5 明确货物 单证的交接时限 6 明确货主自送货至仓库还是由我司提供到门服务 7 明确货主自报关还是我司代报关 8 了解客户的特殊要求 如提单是否手签 异地发单付费 船证 指定船公司 指定中转港口 是否直达 是否分批 是否熏蒸 是否为危险品 对于美加航线的货物 了解客户AMS ACI的申报方式 9 根据成本估测该票业务的利润 如卖价不足以覆盖成本要及时与主管 SALES 或相关人员沟通 5 2 3OP在审核委托书的内容时 应确认任何要求均以书面形式清楚写明且公司有能力完成客户的委托要求 如发现任何问题 须立即与客户沟通 并请客户重新出具委托书或书面的更改通知 OP与制单须严格掌握单证制作原则 制单有书面依据 更改有书面凭证 2 4遇客户有特定要求的业务委托时 OP应及时报告拼箱部主管 必要时请示海运部经理是否接受该业务 2 5OP在完成委托书的评审后 须在委托书上加盖OP印章 以示评审通过 2 6制单OP及时把通过OP评审的委托书的内容正确地录入电脑操作系统 OP根据预配船名信息在规定时间内将船名航次 提单号准确无误地录入电脑 如果是指定货的通知相应客户服务或海外部 以便国外代理知晓 公司客户由OP打印 入货通知书 通知客户入货时间 入货地点与联系人等信息 SALES客户由INSIDESALES发 入货通知书 6 2 7OP在接受委托后为客户选择符合订舱要求的船公司或船代 车队 报关行和同行货代3订舱3 1制作订舱下货纸 给船公司或者提供舱位的同行 OP根据货量情况 根据直拼目的港的不同 缮制订舱下货纸 预订舱位 在发货人打XXXX 收货人打国外代理 通知人打 SAMEASCNEE 唛头为 N M 品名显示为 XXX或XXX 件数 重量 尺码和箱量均为预计的数量 并在订舱下货纸的背面标注运费以便相关人员核算成本和审核 如果是通过EDI订舱的在相关网上操作 3 2OP将订舱下货纸提交给订舱部OP取得S O号码 正常情况下订舱部OP须在接到下货纸规定时效内取得S O 如因特殊原因不能在此时间内回号的 订舱部OP要及时通知航线OP 并协调船公司或同行尽快拿到S O和预配 如因上一航次船未开 下航次无法拿到S O的 应于最早可能的时间内搞定舱位取得S O 7 3 3OP在得到订舱部回号后的半个工作日内须将订舱下货纸传真至车队 并须与车队确认是否收到 OP还需同时将预配传真仓库 以备仓库准确收货 填写进港装箱单 3 4派车3 4 1如客户须我司提供到门服务 OP须在出号后的半个工作日内缮制 集卡联系单 通知集卡车队安排拖车 必要时记录车号 司机姓名与联系电话 3 4 2OP及时与集卡车队联络 确认到门时间 防止晚到 不到情况的发生 并将集卡动态通知相关人员 确保货物准时装箱 如有异常情况发生 须及时做好应对 8 3 5报关3 5 1OP在预计截港日前2天 与仓库确认货物是否到达3 5 2如客户委托我司报关 在向客户传真 入货通知书 的同时通知客户在AMS截止前备妥报关资料寄送至我司或由我司外务取单 根据客户的贸易性质 方式和货物类别 客户应提供以下各类报关单据 A 基本的单证 1 报关单 2 进出口货物代理报关委托书 正本 3 发票 需要复印留存 4 装箱单 需要复印留存 5 申报要素B 监管单证 是指国家有关法律法规规定实行特殊管制的证明 主要包括 1 出口许可证 2 登记手册 等 9 3 5 3报关单证的预审制单OP在接到报关单证后 并依据海关规定及客户的申报性质 对客户提供的报关单证 各类监管文件 文件中的数据是否一致实施审核 1 件重尺 包装种类等内容是否与 发票 装箱单 一致 2 审核报关单证的内容是否与委托书相符 如不符须与客户联络 取得实际出货数量 3 审核申报要素 报关委托书 发票 装箱单 手册 等报关单证的内容是否一致 如果发现不一致 应立即通知客户更改各有关的报关单证 同时审核申报要素 发票 装箱单 等报关单证是否加盖公章 如果没有 应立即通知客户补盖公章 或更换正确 完备的报关单证 4 制单OP在完成全部报关单证的审核后 在核销单背面签章 以示通过预审 5 将通过预审的 发票 装箱单 复印一份留存在每票的业务档案中 10 3 5 4报关单证的流转制单OP在收到报关单证半个工作日内 将通过预审的报关单证记录在 报关资料签收登记 上 转交给报关行 并做好签收工作 如客户将报关单证自送至报关行 OP应在 报关资料签收登记 上备注 客户自送 如有上航次退关但已放行的 OP须与客户确认是否于本航次出运 并缮制新的报关下货纸转交报关行 并通知报关行更改原放行单 3 5 5报关时如海关提出查验 OP须通知客户或INSIDESALES 11 3 6完船3 6 1OP于AMS截止天前缮制 预配清单 传真至仓库 以便仓库理货员及时核对到货与放行情况及实到货物的唛头 件重尺是否与 预配清单 一致 如数据不符 OP应立即与客户联络 确认未到货物及未放行货物的动态 配舱原则 1 配箱业务的毛利与集装箱的体积直接相关 2 配舱时首先考虑体积 其次考虑毛重 3 大箱的平均成本低于小箱 4 若最终目的港的货物可以配成整箱 且成本核算比转运低 应做直拼 5 考虑到存在客户备货不及时或退关等短装的情况 配箱时可适当超出标准体积 6 考虑到装箱可能会出现超载 可选出可延期出运的货物 在 预配清单 上注明 最后装箱 7 对于相同收货人的货物 为客户提货方便 应尽量配载在同一集装箱内 12 3 6 2集装箱装完后 如客户要求更改船期或退关 OP须请客户出具书面确认 并立即通知仓库停止作业 入港 如客户需提货 OP在接到客户的书面通知后方可通知仓库 同时确认损失向客人说明 并确认相关费用 3 6 3OP根据实际装箱情况向船公司发出 集装箱更改通知单 通知正确的件重尺 如果AMS截止 需要确认更改费用3 6 4OP须在完船后与船公司确认货物的装运情况 避免意外甩货 3 6 5美加航线的货物OP须确认AMS信息是否已经放行 ISF信息是否有申报 3 7签发提单3 7 1提单确认配箱后 通过电脑系统向客户发提单确认件 并随时查看电脑记录的传真结果 或根据客户要求打印出提单确认件传真至客户 提单确认件上须注明客户名称及具体收件人 及制单OP的姓名与分机号 并通知客户在收到提单确认件的当天将确认好的提单回传至我司 制单OP须保存好客户的提单确认件 13 3 7 2HB L的制作OP根据客户的提单确认件 制作HB L 审核无误后予以签章 将正本HB L复印一份留存 于船开当日将正本HB L转至财务 对于票结客户OP在转HB L的同时须附收费帐单 对于月结客户须于船开一周内制作收费帐单转至财务 如果船期拖班 OP必须确认准确开船时间 无论是票结客户还是月结客户 严禁OP私自放单给客户 所有正本HB L必须转至财务 电放提单应由经理负责加盖电放章 财务负责根据客户与公司的结算情况核放正本HB L和加盖电放单 3 7 3HB L的交接3 7 3 1前台统一安排外务向客户递送正本HB L和帐单 外务必须在半个工作日内将单据送至客户 并请客户进行签收 3 7 3 2正本HB L需以快递形式递送的 运单上须填写HB LNO 前台须与公司内部经办人进行内部签收 由公司内部经办人予以寄送 3 8OP根据装箱情况在船开当日向船公司或同行索取发票或者MBL 14 3 9签发船证如客户须签发船证 OP必须与船公司联络 经船公司确认船证内容后 方可向客户签发 并须留存船证COPY在业务档案中 3 10结算OP须于船开当日完成国内收费帐单的制作3 11国外资料的提供3 11 1OP依据目的港的远近决定将国外资料邮件或寄发给海外代理 3 11 2在寄发或邮件MB L提单的同时 OP应将以下单证一起寄发或传真国外代理 1 HB L复印件 2 国外帐单 3 MANIFEST对国外代理有特殊要求的货物 如需重新测量 公证等 OP须在寄发或邮件单据的同时附条说明 15 3 12单据整理每票货物装运完成后 OP须将委托书 订舱下货纸 国外帐 MB L的复印件 HB L的复印件 客户对提单确认件的书面回复 预配清单 箱单 发票 各项更改记录 各项保函及为客户出具的船证复印件及全部书面往来等文件完整保存 并依月归档备查 档案袋封面需标注月份 提单号港口等必要的检索条件 3 13核退报关单据3 13 1OP接收从报关行返回的报关返回单证 内容包括 1 出口货物报关单 已盖海关章 2 报关单退税联 4 手册 已盖海关验讫章 5 许可证 已盖海关验讫章 6 其它 16 3 13 2OP每周对返回单证进行整理 对于超过20天仍未返回的情况查询报关行 根据具体情况更改或补齐文件 以尽快返回 3 13 3当邮送 报关返回单证 时 OP须与公司内部经办人进行内部签收 当客户或委托人来取 报关返回单证 时 须做好签收记录 3 14后段信息3 14 1船行信息船到目的港前 查询货物的二程信息 通知客户 3 14 2货物信息联系国外代理提供拆柜报告与放货信息 对发生的货损 货少等情况 立即通知管理部质管处理 17 3 15业务报表OP于每月规定时日之前制作完成上月 月报表 包括目的港或船公司 箱型 箱量 票数和毛利统计 4特殊操作4 1客户要求业务更改时 应执行以下程序 4 1 1客户应提供书面的委托更改通知单 4 1 2OP在接到委托更改后 同样应对客户提出的更改进行评审 评审能否更改 费用多少 在评审确认可接受后 才应立即按客户委托的更改内容 并通知订舱 提单签发 结算等各环节 4 1 3客户提出更改时 如业务已清关 货物进港等情况下 OP有责任对各有关环节的更改结果进行跟踪 必要时还应该将更改结果及时通报客户 4 1 4如果拼箱货物的包装方式是托盘 提单上必须显示托盘数并在货描处加 18 4 2退关操作4 2 1由船公司或船代配载原因所造成 退关 由客户决定作改配处理还是取消出运 4 2 2在业务的操作过程中 客户提出书面或口头 退关 要求时 OP应根据业务的操作情况 对照4 1之规定 并通知有关环节 4 3电放操作4 3 1客户要求电放提单 必须出具电放保函 OP在确认票结客户费用已结清的情况下方可到财务盖 电放 章 予以办理电放 4 4预借提单 一般不予批准 4 4 1客户要求预借提单 必须出具预借提单保函 OP在确认货物已到 报关已放行 票结客户费用已结清的情况下 才可予以办理预借 4 5倒签提单 有L C要求证明 4 5 1客户要求倒签提单 必须提供发货人正本保函 19 4 6商检4 6 1商检换证制单OP于船开报关前将商检换单所需的单据交给商检单位 商检换单所需的单据如下 发票 装箱单 合同 报验委托 换证凭单 条 20 4 7熏蒸4 7 1如客户委托我司办理熏蒸 制单OP告知客户货物须于船开五个工作日之前入货 熏蒸所需的单据须于船开5个工作日之前转至我司 4 7 2办理熏蒸所需的单据如下 发票 装箱单 合同 报验委托 4 7 3制单须提前与客户落实货物预计到达仓库的时间 以便通知仓库提前做好准务 21 4 8船期信息改变时的操作4 8 1订舱部接到船公司或同行关于船名航次 开船日 停泊港区等更改信息后 立即通知OP 船公司或同行的书面通知订舱部须与业务档案一并保存 口头通知的订舱部操作须做好书面记录 4 8 2OP接受通知后 立即通知相关部门实施更改 4 8 3OP通知客户对船名航次等更改进行确认 取得确认后 按业务操作程序重新操作 4 9异地签单4 9 1OP确认运费的支付方与支付地 收到发货人出具的异地签单保函后 方可通知异地签单代理予以签发提单 并将提单样本传真给异地签单代理 4 9 2异地签单代理将签发的提单回