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文档简介

QM文件记录格式及编号规定 文件记录格式及编号规定1.目的本公司为了规范文件和记录的格式及编号规则，确保公司使用文件的统一性。 2.范围适用于本公司所涉及的所有文件及相应产生的记录表单的管理和控制。 3.工作职责此制度适用于本公司所有部门，包含各管理部门及技术部门。 4.工作程序4.1.内部文件及记录的定义4.1.1.内部文件内部文件是指本公司运营过程中涉及到的管理文件和技术文件，同时包含由其衍生出的报告、表单及其他资料。 4.1.2.记录表单记录表单是公司运营中产生的活动过程和结果的证据，各种记录表格也是文件的一部分，表格是空白文件，填写后的表格即为记录。 4.2.文件格式的规定4.2.1.文件整体分为两部分刊头和正文。 4.2.2.刊头内容每页刊头都应有A.公司LOGO,B.文件编号，C.制度名称，D.页码4.2.3.正文内容A.目的，B.范围C.工作职责，D.工作程序，E.相关文件，F.相关记录，G.流程图/流程说明（需要时），H.附件（需要时）4.3.文件编写的规定4.3.1.文件编写以“通读流畅、简洁易懂”为原则，保证文件的可操作性强并易于理解。 4.3.2.刊头的编写将LOGO插入页眉之中，表格内容水平居中对齐，字体为宋体（标题）四号并加粗，单倍行距。 4.3.3.正文的编写文件中标题采用多级递进的编号方式，编号方向为左对齐，字体为宋体（正文）五号并加粗。 格式为1.1.11.1.1正文内容采用宋体（正文）五号，1.5倍行距，文字两端对齐，无标题的段落首行缩进2个字符，页边距设置为普通。 4.4.文件编号的设定格式TXJY+XX+XX公司简称+部门简称+文件编号4.5.记录格式的规定4.5.1.各部门设计本部门记录表格的固定图表格式并编号，记录整体分为两部分标题和内容。 4.5.2.标题A.公司LOGO，B.记录名称，C.记录编号4.5.3.标题抬头采用用宋体（正文）四号，行间距设置为单倍行距。 4.5.4.内容表格内文字采用宋体（正文）五号，行间距设置为单倍行距，表格内容水平居中对齐。 4.6.记录填写的控制4.6.1.所有的记录需使用蓝色或黑色碳素笔或钢笔进行填写，不得使用油性笔和铅笔。 4.6.2.所有记录均要如实填写、字迹清晰、干净整齐、内容完整，记录填写错误时不需涂改，需单线划去，并在划改处签上自己的姓名、日期。 对于字迹模糊的记录应更换新的表单重新进行填写。 4.7.记录编号的设定格式QR+XX+XX记录简称+部门简称+记录编号4.8.各部门的简称4.8.1.各部门的简称以组织机构图中的部门名称为标准，如部门简称行政部AD人力部HR质量部QM市场部MD销售部SD采购部PD研发部RD财务部GA硬件部HD4.9.文件及记录编号的管理4.9.1.各部门编号的文件统一发送给体系部进行格式审核，审核完成后的文件将由体系部统一发放。 4.9.2.各部门的记录表单编号后，同一编号的记录格式应是唯一的
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