Manual Microsoft Outlook 2003.doc

microsoft outlook 2003microsoft outlook 2003gestin x-lan informtica s.a.zuatzu kalea, 3 edificio urgull. planta baja. local 420018 san stel. 943 31 02 23curso impartido a la upv-ehuindiceintroduccin 3elementos bsicos de outlook panel de exploracin outlook para hoy correo .6configuracin de cuentas de correo electrnico carpetas de correo composicin y envo de un correo electrnico recibir y gestionar el correo reglas de recepcin de correo contestar y reenviar un correo contactos .21la libreta de direccionesaadir contactoslistas de distribucinel calendario .23vistas disponiblesplanificar una citaplanificar una anotacin peridicatareas .27notas .29delegacin .30compartir informacin .34introduccinmicrosoft outlook es una aplicacin de gestin de correo electrnico, as como agenda personal, que nos permite comunicarnos con otras personas a travs de mensajes electrnicos.en este curso vamos a hablar de microsoft outlook que no es lo mismo que outlook express, este ltimo es un programa cliente de correo electrnico simple que microsoft incluye con sus sistemas operativos junto con el navegador internet explorer, pero no dispone de las caractersticas avanzadas de microsoft outlook.esta aplicacin es parte de la suite ofimtica office 2003 aunque es posible adquirirla por separado.el correo electrnico tiene las ventajas frente al correo tradicional de ser fcil de utilizar, ms barato y mucho ms rpido. por ejemplo, podemos redactar una carta para convocar una reunin y mandrsela en cuestin de minutos a todos los asistentes sin necesidad de hacer copias de la carta y comprar multitud de sellos, simplemente con redactarla una vez, aadir la lista de contactos y hacer clic en enviar. as de sencillo y rpido.otra de las virtudes del correo electrnico es la posibilidad de mandar no slo texto en el mensaje, sino cualquier otro tipo de informacin, ya sea imgenes, documentos, archivos de msica, aplicaciones, etc. los correos electrnicos se almacenan en los servidores de correo mientras el usuario no hace uso de ellos. los programas encargados de consultar, descargar y gestionar los mensajes se denominan clientes de correo.existen diversos tipos de clientes de correo en forma de aplicacin como son ms outlook, netscape, outlook express, eudora, thunderbird, the bat, etc. que instalamos en nuestro ordenador, pero tambin existen servidores de correo que proporcionan una interfaz web, como hotmail, que nos permite gestionar el correo a travs de una pgina web desde cualquier ordenador con conexin a internet y un navegador. elementos bsicos de outlookal arrancar outlook aparece una pantalla inicial similar a esta. vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. la pantalla que se muestra a continuacin es personalizable y cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento como veremos ms adelante.panel de exploracinel panel de exploracin es la barra vertical situada en la parte izquierda de la pantalla que contiene una serie de botones que nos permitirn acceder a las diferentes funciones de la aplicacin. estos botones son: lista de carpetas, correo, calendario, contactos, tareas, notas y accesos directos aunque podremos aadir ms si lo consideramos oportuno.outlook para hoyla pgina outlook para hoy nos da una vista global del da, en ella se puede ver un resumen de las citas, una lista de las tareas y cuntos mensajes de correo electrnico nuevos tenemos. outlook para hoy est diseado al estilo web, simplemente haciendo un clic sobre la opcin elegida accedemos a su contenido.si se quiere mostrar outlook para hoy, entonces hay que pulsar en carpetas personales.personalizar outlook para hoyen la parte superior derecha podemos observar que existe un botn denominado “personalizar outlook para hoy” que sirve para acceder a una pantalla donde podemos personalizar un poco ms la pantalla de outlook para hoy y su contenido. en la imagen inferior podemos ver la pantalla de configuracin de outlook para hoy.podemos elegir las carpetas que deseamos ver en la seccin de mensajes. en la seccin del calendario podemos indicar los das del calendario que deseamos ver. en la seccin de tareas podemos elegir entre mostrar todas las tareas o solamente las tareas previstas para hoy y ordenarlas por varios criterios. y adems de esto podemos modificar el estilo con el que se nos mostrar la pantalla.una vez personalizada la pantalla podemos presionar sobre el botn “guardar cambios” para guardar los cambios realizados y salir de la pantalla o bien presionar sobre el botn “cancelar” y cerrar la pantalla sin salvar los cambios realizados.correopodemos acceder al apartado destinado a la gestin del correo electrnico mediante el botn “correo” del panel de exploracin.configuracin de cuentas de correo electrnicopara poder manejar nuestros correos electrnicos, lo primero que debemos hacer es conseguir una cuenta en algn servidor de correo. la cuenta nos la puede facilitar nuestra empresa, la empresa por la que nos conectamos a internet (isp), puede ser una cuenta hotmail, etc.para poder utilizar esta cuente de outlook, debemos en primer lugar configurarla.para crear una nueva cuenta de correo debemos seguir los siguientes pasos:hacer clic sobre la opcin herramientas de la barra de men y escoger la opcin marcada como cuentas de correo electrnicoa continuacin se ejecuta un asistente que nos muestra una pantalla como la que vemos en la imagen.ahora nos interesa crear una cuenta de correo, por tanto seleccionaremos la opcin “agregar una nueva cuenta de correo electrnico” y pulsaremos el botn siguiente.seleccionamos la opcin que corresponda al tipo de servidor en el que tenemos nuestra cuenta. la configuracin de los diferentes tipos de servidor es muy similar. seguiremos este ejemplo seleccionando pop3 por ser el protocolo ms extendido actualmente.aqu es necesario rellenar todos los campos. en la seccin de informacin sobre el usuario rellenamos los campos “su nombre” que es lo que los destinatarios vern en el campo “de” y nuestra direccin de correo.hay que escribir adems las direcciones de los servidores pop3 (recepcin) y smtp (envo) y el nombre de usuario y la contrasea para autentificarnos en el servidor. todos estos datos nos los facilitar nuestro proveedor.carpetas de correola barra de correo se divide en dos secciones: carpetas favoritas y todas las carpetas de correo. podemos aadir una carpeta a la seccin de carpetas favoritas pulsando el botn derecho del ratn sobre una carpeta y seleccionando “agregar a carpetas favoritas”.las diferentes carpetas son:bandeja de entradaen esta bandeja se colocan los emails que se reciben.bandeja de salidaaqu estn los emails que se van a enviar.borrador en esta carpeta estn los emails que hemos escrito pero que todava no les hemos dado la orden de enviar.correo electrnico no deseadomensajes de remitentes bloqueados, correo spam.elementos eliminadoscuando decidimos eliminar un mensaje pasa a esta carpeta. es necesario revisar su contenido de manera peridica para evitar el crecimiento de nuestros archivos de datos.elementos enviadospor defecto outlook hace una copia de todos los emails que mandamos y los almacena en esta carpeta.carpetas de bsquedason carpetas virtuales para mostrar los mensajes clasificados de una forma ms cmoda.composicin y envo de un correo electrnicolo primero que debemos hacer antes de componer y enviar un correo es saber identificar las partes de un correo electrnico.para acceder a la pantalla de composicin del correo debemos pulsar sobre “nuevo” o bien acceder por medio del men archivo hacer clic sobre nuevo y dentro de este submen en mensaje o tambin podemos acceder mediante la combinacin de teclas ctrl+u.en el campo para: debemos indicar a quien va dirigido el mensaje, puede ser una nica direccin o pueden ser varia separadas por el signo punto y como (;), incluso puede ser una lista de distribucin. cabe indicar que este campo es obligatorio, como mnimo el mensaje debe tener una direccin destino.el campo cc: sirve para enviar una copia del mismo mensaje a ms de una persona a parte del receptor indicado en el campo para. este campo no es obligatorio rellenarlo.el campo asunto: sirve para indicar el motivo del correo, es decir, podemos indicar una breve descripcin del tema del mensaje. por ejemplo si es un mensaje amistoso podemos escribir un saludo, etc. este campo tampoco es obligatorio rellenarlo.para seleccionar los destinatarios de nuestra lista de direcciones hay que pulsar sobre el botn para:una vez seleccionados los destinatarios pulsar sobre los botones para, cc o cco.si seleccionamos una lista de distribucin el mensaje se enviar a todos los contactos de la lista de distribucin.cc y cco sirven para enviar el mismo mensaje a ms de una direccin de correo, pero existe una diferencia entre ambas, mientras que con cc al enviar el mensaje a varios receptores, el receptor ve las direcciones de los dems aparte de la suya propia, con cco no pasa esto, las direcciones que no son la propia del receptor permanecen ocultas.para enviar el mensaje debemos hacer clic sobre el botn “enviar”, de este modo el mensaje pasa a la carpeta bandeja de salida, entonces se enviar el mensaje al servidor de correo de los destinatarios.si salimos de la ventana de composicin del mensaje sin haberlo enviado, outlook nos preguntar si los queremos guardar. si respondemos si, outlook colocar el mensaje redactado en la carpeta borrador para que posteriormente podamos completarlo y enviarlo.archivos adjuntosexisten ocasiones en las que adems del mensaje escrito tenemos la necesidad de enviar a nuestro destinatario un archivo (una imagen, un documento en word, una presentacin en powerpoint, etc.) bien, pues en outlook tambin es posible hacerlo.simplemente tenemos que hacer clic sobre el botn para aadir el archivo que deseemos.si pulsamos directamente sobre el clip nos aparece un cuadro de dilogo para que busquemos en nuestro disco duro el archivo a insertar y pulsemos en insertar.cabe decir que podemos anexar ms de un archivo, uno detrs de otro, realizando la misma operacin que ya se ha comentado por cada uno de los archivos a anexar o si estn en la misma carpeta seleccionarlos pulsando la tecla ctrl. o shift.si en vez de insertar un archivo queremos insertar alguna otra cosa (elemento, firma, etc.) entonces hay que pulsar en el men de insertar.opcionespulsando el botn opciones nos aparece la siguiente pantalla desde la que podemos modificar las propiedades de los mensajes.podemos enviar el mensaje con importancia alta, solicitar confirmacion de entrega y lectura, impedir que ese entregue hasta una determinada fecha, etc.firmasal igual que podemos firmar una carta estndar, con el correo electrnico tambin podemos dejar nuestro “sello”. aunque evidentemente no estamos hablando de firma digital tal y como se conoce hoy en da, estamos hablando de dejar una tarjeta de identificacin, una firma simple.para crearnos una firma debemos ir a la barra de men herramientas - opciones, nos aparece una ventana con varias pestaas de las cuales debemos escoger formato de correo. nos aparece una ventana como la que vemos en la imagen.en la ltima parte de la ventana vemos un apartado dedicado a firma, pues para crear una nueva firma debemos pulsar sobre el botn firmas para que nos aparezca la pantalla de configuracin de firmas.nos aparece la ventana crear firma, pulsamos nuevo y tras escribir el nombre para la firma nos aparece una nueva ventana as:en la anterior ventana podemos incluir el texto que deseemos aparezca al final del texto del mensaje. en esta misma ventana podemos crearnos una tarjeta de presentacin para los contactos que elijamos.una vez terminado de introducir el texto que deseamos aparezca como firma, solo nos queda pulsar sobre el botn aceptar para salir de esta ventana guardando los cambios.recibir y gestionar el correoen esta unidad vamos a ver la manera que tiene outlook de gestionar los correos entrantes, cmo recibirlos, cmo ordenarlos, cmo responder un mensaje al remitente, cmo ver o descargar un archivo adjunto y cmo podemos eliminar correos.la bandeja de entradalos mensajes recibidos se almacenan normalmente en la bandeja de entrada, para acceder a los mensajes recibidos debemos hacer clic sobre esta carpeta en la lista de carpetas.lo primero que debemos hacer antes de gestionar nuestro correo es saber identificar las partes de la pantalla de la bandeja de entrada.en la parte izquierda tenemos el panel de exploracin con el botn correo seleccionado y la lista de carpetas de correo. en la parte central se muestra un panel que contiene una lista con las cabeceras de los mensajes recibidos y en la parte derecha se encuentra el panel de lectura, que nos ofrece una vista preliminar del mensaje cuya cabecera est seleccionada en el panel central.podemos modificar la posicin o desactivar este panel desde el men ver panel de lectura.ordenar los correoslos mensajes almacenados en la bandeja de entrada pueden ser ordenados por varios criterios, para ello podemos utilizar la barra que aparece en la lista de cabeceras de mensajes:los iconos que aparecen en esta barra, adems de indicarnos el contenido de la columna, nos permiten ordenar los mensajes por el contenido de esa columna.criterios de ordenacin este icono significa ordenar por importancia, ordena los mensajes segn la importancia establecida en los mensajes. si no se ha especificado una importancia determinada, outlook le aplica una importancia en base a varios campos como el tamao, la fecha de recepcin, etc. este icono significa ordenar por icono. existen varios tipos de iconos: significa que el correo no se ha ledo todava. el correo ya se ha ledo. hemos respondido al mensaje. hemos reenviado el mensaje. este icono significa ordenar por datos adjuntos. si tenemos mensajes con datos adjuntos, estos encabezarn la lista. este icono significa ordenar por estado de marca. si disponemos de mensajes marcados nos los ordena encabezando la lista de mensajes. nos permite ordenar los mensajes por la direccin del remitente, esto nos puede servir si buscamos los mensajes que nos ha enviado una determinada persona. permite ordenar por el texto del asunto. permite ordenar por la fecha y hora de recepcin. permite ordenar por el tamao.para que la ordenacin sea ejecutada debemos hacer clic sobre la columna (icono o texto) correspondiente, es decir, si pulsamos sobre el icono nos ordena la lista situando en la cabeza de la lista los mensajes con archivos adjuntos, y si pulsamos sobre tamao, nos ordena la lista segn el tamao de los mensajes.si pulsamos una vez sobre una columna, la ordenacin ser en sentido ascendente, pero si pulsamos otra vez lo har en sentido contrario, es decir, descendente. para volver al orden ascendente basta con volver a pulsar sobre el mismo icono.reglas de recepcin de correolas reglas de correo se utilizan principalmente para automatizar la clasificacin, el marcado o la eliminacin de los mensajes.vamos a crear una regla de ejemplo que haga lo siguiente:“cada vez que recibamos un email de una persona en concreto queremos mover ese email a una carpeta determinada.”lo primero que tenemos que hacer es acceder al asistente para reglas, para ello hacemos clic en el men herramientas- reglas y alertas. entonces pulsamos nueva regla.y nos aparecer esta ventana: escogemos el tipo de regla que queremos crear y pulsamos sobre el botn siguiente.hacemos click donde pone personas o lista de distribucin para especificar la cuenta de email deseada y pulsamos siguiente.en esta ocasin hay que seleccionar la carpeta a la cual queremos que nos mueva los mensajes.podemos seleccionar la carpeta deseada o tambin podemos crearla en este momento.en el siguiente paso se puede especificar alguna excepcin.y por ltimo, hay que “bautizar” la regla con algn nombre. hay una opcin para ejecutar la regla sobre todos los mensajes que tenemos en la bandeja de entrada. tambin tenemos la opcin de activarla o no.contestar y reenviar un correoresponder la utilidad de este botn radica en que al pulsar sobre l, nos abre la ventana de composicin de nuevo mensaje con la direccin del destinatario escrita en el campo para y el asunto del mensaje completado con el mismo texto que llevaba el asunto del mensaje original pero con las letra re (de responder) al principio del texto del asunto.incluso puede aparecer el texto del mensaje original. en algunos casos es til conservar este texto para que la persona que reciba la contestacin sepa inmediatamente a qu mensaje le estamos contestando. tambin tenemos la opcin de responder a todos, aunque esta funcin es menos utilizada, ya que manda la respuesta a todas las direcciones de correo que haya en el mensaje qu