订单评审程序.doc

成都艾克尔特医疗科技有限公司COMPANY OPERATING PROCEDURE程序文件文件编号ICT+COP-008制订日期2015年3月16日文件名称订单评审程序版 本 号A.0页 码第5页，共5页编制会签审核批准文件编制和修订情况序号修订时间修订页次修订内容摘要版本号 发布日期文件分发范围董事长 （1）份人事行政部 （1）份财务部 （1）份客户服务部 （1）份质量管理部 （1）份供应链管理部 （1）份市场部 （1）份采购部 （1）份软件/硬件开发部 （1）份物料部 （1）份生产部 （1）份配置总份数： 份1.目的为了满足本公司所接订单在形成过程中，能充分了解顾客对产品的要求，正确分析公司现有条件能否满足合约的要求而进行的订单评审。2.适用范围适用于本公司产品订单的评审。3.定义3.1常规产品：指公司标准机型产品，其技术、管理、质量、生产能力均有保证，无需再评审。3.2超销售计划单：在本月生产销售计划外的订单或客户紧急插单的产品。3.3顾客：接受产品的组织或个人。4.职责和权限4.1市场销售部（主职部门）：4.1.1负责投标文件的起草编制工作；4.1.2确定产品要求，在签订合同和递交投标文件前应组织有关部门对投标文件进行评审，并保存相关记录；4.1.3负责与顾客进行沟通联络和顾客反馈信息的收集、整理、分析和处理等工作，注意要尽量和终端客户（医院）进行直接沟通，以确保顾客反馈信息的真实性。4.2开发部： 4.2.1负责评审满足订单规定的技术要求的能力，提供技术、产品标准、包装等的资料；4.2.2开发部最高负责人对最终订单的技术评审结论进行确认。4.3质量部：当需要时，负责评审满足订单要求的质量与产品检测能力。4.4物控部：4.4.1负责评审满足订单要求的生产能力及交期；4.4.2供应链最高负责人对最终订单的交期评审结论进行确认。4.5生产部：负责分析、评估交付产品数量所需的生产能力和机器设备负荷能力及人力安排。4.6采购部：负责评审满足订单要求的材料供应能力。4.7总经理：负责所有内、外销订单评审结果核准。 5.工作流程图（见附件1） 6.工作程序和内容6.1订单评审依据及时机市场销售部接到口头、电话、传真或电邮等方式下达的产品订单信息时，根据产品订单的类别区分，除了计划内的产品及公司标准机型,对超销售计划单、订单都应填写订单评审表进行评审。6.2订单评审输入需包含但不限以下信息6.2.1市场销售部应与客户沟通，确认其常态要求：产品本身的质量、规格/型号、功能/特性和交付活动的其他要（如：交期、包装、运输、售后服务等）。6.2.2订单的特殊要求：功能、规格尺寸、颜色印刷、辅件、控制程序/语言等与公司标准（配）不一样，需注明清。6.2.3与产品有关的法律法规要求。6.3评审内容6.3.1一般订单的评审a) 在接受订单时，由市场销售部首先对客户的订单进行评审，确认产品交期是否为正常生产周期的常规产品订单或者是紧急订单，常规订单直接在K3系统下单即可b) 评审流程：市场销售部 供应链 市场部 客户。6.3.2新产品首产订单评审）市场销售部组织各部门对新品执行订单检讨评审会，尽可能召集相关部门短会评审，考虑新产品的不确定因素，参与部门包括：开发部、质量部、供应链、采购部、生产部；）开发部:负责新产品（首产订单）的技术标准、工艺制造要求、产品标准、包装等的评审，并明确相关资料/图档提供的时间，以利其他部门作业；另外必须正确理解订单的技术和其参数要求，分析公司对满足订单在技术方面的能力，提出新产品制造可行性和风险分析及评估的结论；c）各部门依开发部回复资料/图档提供的时间，评审自己部门工作完成时间，供应最终回复期；d）新产品订单经过评审确定后，由董事长负责批准、签订（包括批量出货裁决，分歧裁决，单价/交期批准等）；新产品的定价由董事长批准；e）评审流程：市场销售部 召集各部会议评审 董事长批准 市场销售部 客户；f) 如非会议评审，一般情况下，要求各部门应该在4H内评审完毕，并回复市场部。6.3.3 超销售计划订单）市场销售部接到超销售计划订单，填写订单评审表提交物控部对订单的数量与交期进行评审，评审依据为现行人力资源与生产状况，确定插单生产时间，并在4H内回复市场部交期；）若超销售计划订单（辅件）有安全库存，供应链可直接挪用出货；c) 评审流程：市场销售部 供应链、采购部、生产部、质量部 市场销售部 客户。6.4订单发放与管理6.4.1市场销售部对经过审核的传递评审订单、会议评审订单进行统一编订单号，正式订单（客户已经下单）编号由K3系统自动生成,临时订单（客户还未下单）编号按以下规则编制，通过网络或纸质分放至关联各部（纸质订单发放须填写订单发放记录表），以利于各部门清楚执行评审过程中的相关要求及有力跟进。6.5订单变更6.5.1接获客户通知变更订单内容时，市场部先与客户沟通协调，并于协调后将涉及品名、规格、工艺标准、数量、交期、金额之变更填写订单变更通知单，呈相关部门评审后，总经理批准，并传真给客户签字确认（客户有书面通知变更时，可免去客户回传签字确认动作）。如果该变更给公司造成损失，由董事长批注处理意6.5.2如若我方无法如期交货或无法满足变更订单内容时，市场销售部应与客户协商至达成结果，经部门负责人批准后，并传真给客户签字确认（客户有书面同意时，可免去客户回传签字确认动作）。6.5.3交期变更a) 公司要求变更交期：因生产排程延误、原材料短缺、机器设备、电力等异常因素，无法如期交货时，供应链管理部应填写交期异常反馈单，呈评主要负责人签核后，并提交市场销售部与客户沟通协调，以重新安排交期；b) 客户要求变更交期：市场部接获客户要求变更交期，应填写订单变更通知单后依6.5.1订单变更作业程序办理。7.相关文件：7.1文件控制程序ICT+COP-0017.2质量记录管制程序ICT+COP-0038.相关记录8.1订单评审表8.2订单变更通知单8.3订单发放记录表8.4交期异常反馈单8.5顾客财产接受登记表9.附件9.1附件1：订单评审流程图附件1：订单评审流程图序号作业流程责任部门相关表单重点说明123456新产品订单 订单评审时机 超销售计划单订单评审输入评审内容评审核准订单发放/管理订单执行市场销售部开发部质量部供应链市场销售部供应链市场部相关部门董事长市场销售部相关部门订单 订单评审表订单评审表订单评审表订单评审表订单评审表订单发放记录表月、周生产计划物料需求计划表1. 新产品的首次订单采用会议评审方式，其它超销售计划单采用传递会签评审。2. 市场销售部提出超额销售计划表评审与经批准后，由供应链执行生产和交付依据。*市场销售部对客户要求及明确或未明确的项目，相关法律法规和附加要求需与客户落实清楚。*相关