电子化采购PPT课件.ppt

8电子化采购 教学目的和要求 本章是对电子化采购基本概念 电子化采购运行程序的设计和执行以及方法进行的介绍 要求了解电子化采购与传统采购的比较 掌握电子化采购的基本模式和方法 熟悉电子化采购运行程序的设计及执行 以及网上招投标业务的基本流程 关键词汇 电子化采购 E Sourcing B2B BusinesstoBusiness 卖方市场 Sell SideMarketplace 反向拍卖 ReverseAuction 电子数据交换 ElectronicDataInterchange EDI 网上招标 E Bidding 1 8电子化采购 8 1电子化采购概述8 2电子化采购的模式和方式8 3电子化采购运行程序的设计及执行8 4网上招标 知识归纳 习题与思考题 2 8 1电子化采购概述 8 1 1电子化采购的含义 电子化采购方式主要包括公开招标 邀请招标 竞争性谈判 询价采购和单一来源的协议采购 电子化采购既是电子商务的重要形式 也是采购发展的必然 它不仅是形式上和技术上的改变 更重要的是改变了传统采购业务的处理方式 优化了采购过程 提高了采购效率 降低了采购成本 通过电子目录 采购商可以快速找到更多的供货商 根据供应商的历史采购电子数据 可以选择最佳的货物来源 通过电子招标 电子询比价等采购方式 形成更加有效的竞争 降低采购成本 通过电子化采购流程 缩短采购周期 提高采购效率 减少采购的人工操作错误 通过供应商和供应链管理 可以减少采购的流通环节 实现端对端采购 降低采购费用 通过电子信息数据 可以了解市场行情和库存情况 科学制订采购计划和采购决策 电子化采购 E Sourcing 是指在互联网上进行公司之间 B2B 的购买与销售活动 它作为众多B2B网站的一个重要部分 有时亦被称为供应商交换 参与电子化采购的公司还希望能更有效地控制库存清单 减少采购中间代理 并改善和缩短产品周期 从应用需求及发展方向上看 电子化采购有与计算机化的供应链管理集成的倾向 它的基本特点是在网上寻找供应商和商品 网上洽谈贸易 网上订货甚至在网上支付货款 3 8 1 2传统采购模式的问题和电子化采购的优势 1 传统采购模式的问题 1 低效率的商品选择过程 2 费时的手工订货操作 3 不规则采购 易产生腐败现象 4 昂贵的存货成本和采购成本 5 冗长的采购周期 6 复杂的采购管理 7 难以实现采购的战略性管理2 电子化采购的优点电子化采购将从根本上改变商务活动的模式 它不仅将间接商品和服务采购过程自动化 极大地提高了效益 降低了采购成本 而且使企业在一定程度上避免因信息不对称而引起的资源浪费 有利于社会资源的有效配置 便于企业以更具有战略性的眼光进行采购 电子化采购给企业带来的好处 对购买方而言 包括以下几个方面 1 节省采购时间 提高采购效率 2 采购成本显著降低 3 优化了采购及供应链管理 4 加强了对供应商的评价管理 5 增强了服务意识 提高了服务质量 6 增加交易的透明度 减少 暗箱操作 返回 4 8 2电子化采购的模式和方式 所谓交易模式 是指买卖双方所采用的具体的物权转移或交换方式 一对一直接交易 一对多集中采购 多对一集中销售 拍卖 这些都属于直接销售模式 有多个供应商与多个买方同时进行的竞价即是多对多模式 8 2 1一对多模式 1 卖方集中 一对多 卖方集中 也称集中采购 类似于项目招标 即一个买家与多个卖家之间的交易模式 买方发布需求信息 产品名称 规格 数量 交货期 召集供应商前来报价 洽谈 交易 从理论上讲 两个以上即可谓 多 但在某些行业存在数万家企业的前提下 几乎每一种产品都有上百家生产厂家和需求厂家 卖家数量较少的集中采购模式难以产生好的效果 且往往会导致 价格同盟 的产生 卖方集中平台的特点及规则 给买方更好的服务 卖方企业及产品信息汇总 综合比价 加速买方的业务开展 绕过分销商和代理商 价格透明 非歧视交易 而且 由于卖家不降低价格 明码标价销售 非拍卖 所以 一般以买家与报价最低的卖家成交而告终 如一个卖家在数量上不能满足 则依次递补 5 2 买方集中 多对一 买方集中 也可称之为集中销售 即一个卖家与多个买家之间的交易模式 卖方发布欲销售的产品信息 产品名称 规格 数量 交货期 参考价格 吸引买方前来认购 买方集中平台可实现加快销售过程 特别是新产品的推广 降低销售成本 扩展卖方渠道 包括数量 区域 等目的 3 有渠道中介的 集中采购 与 分销代理 这种模式是指咨询代理机构建立某类或某种商品的采购俱乐部 将众多会员需求汇总 以一个买家的形式与一个或多个卖家谈判 进而实现会员与俱乐部双赢 对信息极度分散 交易相对复杂的市场而言 采购俱乐部模式应该是有市场的 除了提供采购或分销服务以外 还可整合财务 运输等资源 从而提供一站式集成服务 6 8 2 2多对多模式 多对多模式指由买方 卖方之外的第三方提供的 买卖多方参与的竞价撮合模式 是一对多卖方集中和多对一买方集中交易模式的综合 这种模式一般采用动态竞价拍卖形式 多对多模式无疑可以克服一对多模式中的许多弊端 体现了信息对称 流畅 互动 是实现公平交易的理想模式 但就如股票交易一样 其在传统的商业模式条件下的运作是十分复杂的 在有些产品市场中由于建设成本和市场组织等问题难以实现 现在则可以借助网络技术使其效用得以充分发挥 特别是随着全球市场的逐渐统一 各种产品价格波动引起的需求波动比以往更加强烈 致使期货合约式的产品合同交易日益盛行 而互联网技术的发展正好可以满足这种需要 只有当双方利益之和最大时 这样的电子商务模式才会更吸引参与者 也就是说 竞价撮合反映了公平合理性最大 7 8 2 3电子招标采购方式 对于重要物资的采购以及采购标的评判比较复杂的情况 一般采用招标采购方式 以 公开 公平 公正 为原则的招标采购 能够在保证竞争的情况下充分考虑评价供应商的其他商务 技术要素 从而保证采购的效果 电子招标采购方式是以 中华人民共和国招标投标法 为依据 结合行业专家的经验设计开发的 其业务流程涵盖了传统招标的所有过程 实现了招标过程的电子化管理和运作 使招标理念和信息技术完美结合 从而使一般业务人员可以轻松操作招标项目 每次招标业务的相关数据 文档可以有序的保存 有效形成知识沉淀 供企业今后业务需要使用 采用电子招标采购还可以显著缩短采购业务周期 1 竞价采购方式竞价采购是招标方式和拍卖技术以及现代互联网信息技术的有机结合 是类似于拍卖竞购的一种逆向行为 即用逐步降低销售价格的方式赢得标的物的过程 也称拍购 竞价时 由采购商发布竞价标书 事先约定拍购条件 并主持整个竞价过程 经过采购商资格预审合格的供应商 都是在匿名条件下与对手竞争 可以在规定的竞拍过程中充分进行竞争性报价 争取自己获得有利的排位 符合预设中标条件的供应商最终中标 8 2 询比价采购方式询比价采购 顾名思义就是货比三家 通过比质比价方式确定最终供应商 适用于采购金额低 通过简单谈判即可完成采购的情况 基于互联网的询比价采购包括以下功能 1 公开询价 向所有的供应商公开发布询价函 征询报价 2 邀请询价 向经过资格预审的合格供应商直接进行询价 3 报价谈判 采购员分别与各供应商的报价进行多轮次的谈判 确定最终报价 4 在线比价 采购员对各供应商的报价进行在线比较 选中性价比最优的供应商 形成供需订单草案 5 询价过程跟踪 采购人员和审批人员可以查看整个询价过程 可以详细到每次谈判记录和报价清单 6 日志查询 系统提供询报价日志查询 7 订单审批 经过谈判 订单提交审批 返回 9 8 3电子化采购运行程序的设计及执行 供应商在电子化采购网上注册 经审查通过后取得电子签名 在相关主管部门登记注册 并将基本信息录入电子数据库 各采购部门根据政府采购预算系统的预算和本部门的采购需求确定采购计划 对每次需求制订采购需求书 并在网上公布 然后根据实际情况选择适合的采购方式 然后 由评标系统及专家根据评标标准确定中标供应商 再通过电子数据交换系统EDI与之签订电子合同 供应商履行合同条款 采购方监督货物是否收到 服务是否提供 是否与合同一致 核对无误后开出发票 在线付款 整个过程都在政府采购监督系统的监督下进行 该系统由以下几个模块组成 10 8 3 1登录认证系统 电子化采购系统为所有参与者提供统一的登录浏览界面 同时出于安全性 可靠性和方便性的考虑 所有相关系统应以统一入口方式登录 首次登录的供应商 采购人或其他机构均需要注册 并提供公司名称 电话 国家地区等基本信息 供应商为了方便以后参与 还需在供应商资料库中完善资料 填列所提供产品和服务的名称 类别 详细规格资料等方面信息 注册是一个对注册者资格真实性的检查过程 注册者需要提供证明其资格的相关书面材料 到特定地点确认后 注册的用户名及密码才能生效 赋予权限 给予登录 私密钥匙 及数字证书 注册后取得登录的用户名 密码 个人数字证书等机密性资料 可核实使用者的身份及保障数据递交的完整性 登录系统为所有使用者提供共同的界面 系统资源 但会有不同的用户权限 登录系统是政府采购电子系统的入口 链接其他所有的分支系统 可以通过该系统了解到正在进行和已经完成的所有采购信息 厂商概况及产品资料 对相关采购法律法规或电子化采购系统有疑问的 也可以在该子系统进行查询 通过登录认证系统可以进入其他所有系统 11 8 3 2采购信息系统 采购信息系统是整个采购电子系统中最庞大的信息库 几乎包含了所有相关信息 并提供发布 索引 搜寻 统计等快捷信息检索功能 1 信息公告模块该模块是所有采购相关信息的公告版 并可以按时间 类别 关键字等进行信息搜索 2 产品目录模块它是采购中系列产品和服务信息的组合 一般包括产品名称 基本内容和购买说明 是产品服务采购的指南 采购涉及上百万种产品 建立通用的电子化采购产品目录对产品性质进行认定非常重要 但是 目前国际上电子化采购产品目录标准很多 如产品分类标准有UNSPSC G2B PPS 等 产品认定标准有UCC R EAN B GTIN 14 等 产品目录缺乏统一模本 在实际采购时不能完全满足采购人的需要 要进行更多研究 3 厂商或专家资料库生产厂商或供应商资料库汇集着所有经过注册登录系统登记的厂商 供应商的基本数据情况 同时也记录着它们所有参与采购的记录 合同执行情况 评标专家资料库将传统政府采购的评标专家库移植到了电子系统中来 专家库需要制订一套严格的标准 工作守则以及相应的违规处罚措施 且使用时采取随机抽取的方式 拒绝往来厂商名单记载着所有参与采购的厂商 供应商合同 12 执行的基本情况以及采购过程中违规的行为 供应商的任何一次违规都将影响今后的竞标 4 数据统计信息该系统可以实现将年度 季度 月份的采购额自动统计的功能 同时 还可按一定的标准 如货物 服务 工程甚至按照产品类别细分 定期将统计数据公布在信息公告平台 节省了传统数据统计分析的巨大困难 同时 所有发生的交易自动生成数据 更有利于采购需求分析及方便后续计划管理 厂商也更方便地了解市场需求状况 5 相关法规和使用说明电子系统应提供整个系统的操作使用说明 还应该列示所有的与采购相关的法律法规 如政府采购法 招标投标法 合同法以及其他相关法规等 为参与人员依法办事提供支持 13 8 3 3电子投标系统 采购活动在电子系统中将传统步骤以无纸化形式实现 系统自动给在选择领域中注册的所有公司发送电子邮件 尽可能地缩短响应时间 系统同时也在网上提供所有有关采购活动的信息 招标结束时 该电子系统提供如下信息 谁参与了投标 其经济和技术得分 最后谁赢得了中标或获得合同 具体的投标步骤如下 1 报送电子投标文件电子化采购系统中 厂商通过网络系统报送有意竞标项目的电子投标文件 2 投标文件设计格式招标方应提供文本文件形成的建议 投标须知及契约条款 电子表格格式的标价单及分项价格明细表 黑白扫描影像档案格式的设计图 施工规范等 3 审核报送文档数据相关人员应该根据采购要求的内容依序严格审查 审查所送电子文档是否齐全 是否符合格式规定等 符合者经确认进行下一步程序 不符合规定者退回并要求补送 修正文件 4 评标厂商投标后 上报评标部门 在线评标系统随后抽取专家进行评选 5 签订合同开标可以通过两种方式进行 一是在规定的开标时间 由系统自动完成开标 二是人工开标 投标书都设了投标口令 开标时供应商输入各自口令进入系统后方可开标 查询中标结果 14 8 3 4共同供应系统 该子系统的目的是整合整个系统中一段时间内所有需求类似的采购项目 统一进行大规模采购 它建立在电子信息系统的基础上 采购主体在新建招标公告时 可以选择共同供应的采购方式 分出类似的采购项目 然后捆绑发布统一招标公告 并采取合适的采购方式进行 采用其他采购方式的 系统可通过自动匹配功能将相同类别的采购信息归集 整理 并由工作人员与采购主体进行磋商是否进行共同采购 虽然共同采购的达成需要一些烦琐的程序 但是成本节约的优势是值得肯定的 共同采购的达成不能完全依靠电子系统的自动匹配 也要求采购人员与采购主体及其他参与者的共同协调 讨论区模块对于共同采购的达成有巨大的促进作用 15 8 3 5合同管理系统 合同签订及后续管理使得电子化采购系统实现在线合同管理 将传统烦琐的合同管理放置于电子化合同管理系统中 并监督供应商价格违约 交货不及时 服务不到位 或采购人拒签合同 拖延验收等违规行为发生 合同管理系统应该对合同条款及付款日期有明确的规定和记录 电子监控系统对即将到期的合同或执行中不符合合同条款标准的行为提出预警 并采取相应的处罚措施 及时调整 规范合同履行条款和付款时间 以更好的执行后续合同 而且合同管理的程序模板必须是标准化的 付款管理中 合同执行与过程管理密切相关 而且必须细化到每一项付款要求和日期 同时 系统必须时时更新在线付款时间表 并且与支付系统 会计账户保持一致 合同执行评价中的难点是缺乏合适的评价标准和评价机制 因此 在合同执行前最重要的是设定适当的评价指数和标准 然后将不同供应商的表现进行信息化分类记录 记入供应商资料库中 既可以作为以后的评价参考 又可以规范供应商服务 16 8 3 6资金拨付系统 电子化采购解决方案中还应包含安全 简单 易用的电子支付方法 尽管我国这方面的软件还处在开发阶段 但通过金融和财政标准化以及自动化的建设 实现速度正在迅速推进 随着有关电子发票的实现 基于XML模式的电子化采购 包括电子发票和电子订单的实施 将从根本上解决采购电子化的互操作问题 在中国金融认证中心CFCA的协调下 国内12家银行将尽早实现跨行异地交易 这意味着支付将不再是阻碍我国电子交易发展的瓶颈 但资金拨付系统对于采购系统安全性的要求更高 电子化采购的大额交易涉及多方利益 因此 后续的安全保障系统设计成为整个系统顺利运行的保证 17 8 3 7安全保障系统 防火墙技术将Intranet与Internet分隔开来 Internet的用户不能访问Intranet 而Intranet可控制全部或部分用户访问Internet 验证 主要是CA认证 Web服务器安全性最基本的解决方案是验证合法的用户才可以访问Web资源 验证的方法有多种 如匿名验证 简要验证 Windows集成验证等 Web资源可以由管理员设置特定的权限来确保资源由特定的用户操作 通过CA认证 CertificateAuthority 可以了解电子签名人的身份 消除顾虑 同时也可要求验证签名人的信用状况 使交易者知道对方是否可靠 此外 客观上起到防止网络身份弄虚作假和未经授权的情况下供应商不得就价格和产品要求谈判达成协议 必须进行面对面的接触 因此 采购应该选取适当的采购方式 目前 电子化采购软件系统已能满足招投标采购 询价采购方式的要求 18 8 3 8讨论区 讨论区是给所有的参与者提供一个交流服务的平台 可以提供在线的商务交流服务 以论坛的形式进行一些问题的探讨 厂商也可以发布产品技术信息方面的资料等 各个模块必须有系统间的接口 保证整个电子化采购系统的顺畅运行 系统间接口问题也是最难解决的 而且需要耗费大量资金 目前 我国的电子化采购大部分还停留在半自动化半人工化的阶段 采购人员需要亲自查找采购信息然后进行后续的投标程序 所以还未实现真正意义上的 电子化采购 电子化采购虽然具有种种优点 但是并不是可以应用于任何产品和服务 1 并非所有的采购客体都适用美国网络先驱的经验 只有40 左右的产品或服务适于电子化采购 比如工程类项目 其项目标书通常涉及复杂的规定和大量的文件 以及需要予以更复杂的考虑 因此不适于完全在网上进行招投标 2 并非所有的采购方式都适用这是由各种采购方式的特点所决定的 由于竞争性谈判需要与供应商不断就价格和产品要求谈判达成协议 必须进行面对面的接触 因此 采购应该选取适当的采购方式 目前 电子化采购软件系统已能满足招投标采购 询价采购方式的要求 国外电子化采购系统主要采取的采购方式也是竞争性招投标采购 19 8 3 9相关概念 1 EDI电子数据交换 ElectronicDataInterchange 它是一种在不同单位之间传递订单 发票等作业文件的电子化手段 是将商业或行政事务处理按照一个公认的标准 形成结构化的事务处理报文数据格式 从计算机到计算机的电子传输方式 其使用了一个压缩模糊的代码集 如果要保证正确性势必非常昂贵而且不易转化为代码 2 XML本身并不是一种语言 而是一种语言标准 提供了一个韧性大又不太昂贵的方法来开发普通数据格式 作为标准化通用语言的一部分 通过简单易懂的叙述提供了描述数据格式和数据内容本身的 标记 这些标记能够用来轻松确定日常商业数据 地址 价格或客户的名字 的关键部分 而且还可以把数据传送转换成其他应用程序符号 应用程序可以连续接受数据传送 而不必重新定义这些链接 因此 如果所有供应商使用公认的XML标准 一旦定义了相互作用的格式 内部系统就可以阅读来自使用XML数据标记集合的任一供应商的电子数据信息 返回 20 8 4网上招标 8 4 1网上招标的作用 1 网上招标采购的含义网上招标采购 是在互联网上利用电子商务基础平台提供的安全通道进行招标信息的公布 标书的下载与发放 投标结果的通知以及项目合同或协议签订的整个过程 建立这样一套功能完备的B2B网上招标采购系统 不仅能够满足市场的需求 而且将有力地推动电子商务向深度和广度发展 大大提高工作效率 进一步建立公平 公开 公正的招标体系 采购是一项高回报和有商业价值的投资活动 除了节约采购成本之外 还能对产品和服务有更广泛的挑选余地 使得采购风险降低 周期缩短 促使供应商的服务更加完善 2 网上招标采购的特点 1 公开性 2 竞争性 3 公平性 4 广泛性 5 交互性 6 低成本 21 3 企业实施网上招标采购的意义采用网上招标采购 企业可以方便地在线查询产品信息和库存情况 监控企业的销售 库存 货物和资金周转状况等业务信息 制订科学的招标采购计划及支持决策 在缩短采购周期 优化采购过程 降低经营成本 提高工作效率和市场竞争力方面具有十分重要的战略意义 具体表现在以下几方面 1 网上招标采购能有效地发挥政府宏观调控的职能 2 采购成本显著降低 3 电子招标采购有利于企业降低投资风险 确保国有资产保值增值 4 加强了对供应商的评价管理 5 增强了服务意识 提高了服务质量 6 电子招标采购有利于企业转变机制 积极面对国内 国际两个市场 22 8 4 2网上招投标业务流程 网上招投标的业务流程可以分为以下几个阶段 招标信息制订预发布阶段 投标企业查阅招标信息阶段 投标企业制作投标书参加投标阶段 评标阶段 招标结果发布阶段 每个阶段又包含若干个步骤 1 流程中特有的安全需求在建设网上招投标平台的过程当中 除去通用的物理层安全 主机安全和网络安全外 在应用层面上 网上招投标系统有着符合自身特点