函的写法PPT课件.ppt

函 1 2 一 必备知识 一 函的涵义和用途函 适用于 不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函的使用范围极广 使用频率极高 函的用途主要包括四个方面 平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系 往来 向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项 业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项 机关单位对个人的事务联系 如复群众来信等 3 二 函的特点 使用广泛使用范围不受级别高低 单位大小的限制 收发函件的单位均以比较平等的身份进行联系 行文多向性函可以 上行 下行 但多数函作平行文 用语谦敬性用语得注重谦恭有礼 尊重对方 函是最注重使用文言词汇的公文 函是公文中最富有文学性的文种 4 三 函的类型1 按照内容可分为 1 商洽函 不相隶属机关之间商洽工作 联系有关事宜的函 2 询问函 向不相隶属的机关询问有关政策 工作情况或某一问题 3 请批函 向无隶属关系的有关业务主管部门请求审批事项 4 答复函 答复有关机关询问的事项 或答复同级机关的请批事项 5 关于商洽委托代培涉外秘书人员的函 大学文学院 据报载 贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班 系统讲授涉外秘书业务 公关礼仪 实用文书写作等课程 我集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识 业务素质亟待提高 这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会 为能尽快提高我集团公司涉外秘书人员的从业素质 拟选派8名在岗秘书委托贵院代培 随该班进修学习 有关代培费用及其他相关经费 将按时如数拨付 望函复 集团 印章 二 五年七月二日 商洽函 6 XX市塑料二厂关于询问TK一89型自动考勤打卡机维修事宜的函 市海威企业有限公司 我厂于两年前购进贵公司组装生产的TK一89型自动考勤打卡机 两年来使用情况良好 但近来发现打印出现断痕 造成 3 6 8 9 等字难以分辨 估计是打印头断针 我厂曾在我市寻找多家电脑维修站 店 均无此配套的打印头 特发函向贵公司询问 贵公司在我市何处设有该种机型的维修部 应如何送交维修 预计维修费用多少 以及付款方式等 特此函达 XX市塑料二厂 公章 二 一年四月二十日 询问函 7 请批函 市统计局关于请求拨款的函市财政局 我局原有132平方米砖瓦结构车库 平房 一处 因年久失修于今年雨季突然倒塌 急需修复 经测算 共需资金30万元 因我局除财政拨款外无另外资金来源 故请能予临时拨款为盼 以便解决车辆越冬之急需 特此函请 请审批 市统计局 印章 二 六年九月八日 8 答复函 XX市海威企业有限公司关于自动考勤打卡机维修问题的复函 市塑料二厂 贵厂4月20日 关于TK 89型自动考勤打卡机维修事宜的询问函 X塑函 2001 11号 收悉 鉴于我公司在XX市尚未设立维修网点 我公司决定派出售后服务部经理XXX并一名技师前往贵厂上门维修TK 89型自动考勤打卡机 特此函复 XX市海威企业有限公司 公章 二 一年五月五日 9 2 按照往来关系可分为 1 发函 即主动发出的函 也叫去函 2 复函 即答复函 10 3 按照格式可分为 1 公函 用于机关单位正式的公务活动往来 属于正式公文 需遵循公文一般格式 2 便函 用于日常事务性工作的处理 不属于正式公文 没有公文格式要求 甚至可以不要标题 不用发文字号 只需要在尾部署上机关单位名称 成文时间并加盖公章即可 11 二 函的结构和写法 一 标题函的标题一般由发文机关 事由和文种构成 有的只由事由和文种构成 市劳动局关于工伤确认等问题的函 劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函 关于毕业生分配问题的函 12 二 正文 1 开头写行文的缘由 背景和依据 1 去函的开头写清发函缘由 即商洽 询问 请求批准的理由 依据等 此处不必像写私人信函那样写客套话 而是开门见山 直奔主题 如 为适应引进国外先进技术和设备的需要 我厂拟选派10名技术员到贵校出国人员英语强化进修班进修半年 13 2 复函的开头 引用对方来文的标题及发文字号 有的复函还简述来函的主题 这与批复的写法基本相同 有的复函以 现将有关问题复函如下 等承启语引出主体事项 即答复意见 你局 关于加强发布公众天气预报归口管理的报告 发 2009 12号 收悉 现将有关问题函复如下 14 主体写需要商洽 询问 答复 联系 请求批准或答复审批及告知的事项 函 或去函和复函的事项一般都较单一 可与行文缘由合为一段 如果事项比较复杂 则分条列项书写 15 结语不同类型的函结语有别 不必对方回复的函 结语常用 特此函告 特此函达 要求对方复函的 用 盼复 望函复 请即复函 等语 请批函的结语多用 请批准 请大力协助为盼 望能同意 望准予 是荷 等惯用语 复函的结语常用 特此复函 特此回复 此复 等惯用语 也有的函不写结语 16 格式和要求 武文线 标题 正文结语 正文开头 发函日期 正文主体 加盖公章 17 三 注意问题 1 正确使用文种 特别使要注意批请函与请示的区别 2 一事一函 3 内容简洁 开门见山 不要问候 喧寒 客套 4 用语得体 发函要使用平和 礼貌 诚恳的语言 对主管机关要尊重 谦敬 对级别低的单位要平和 对平行单位和不相隶属的单位要友善 切忌使用生硬 命令性的语言 复函 则态度要明朗 语言要准确 避免含糊笼统 犹豫不定 18 注意批请函与请示的区别向有隶属关系的上级机关请求指示 批准事项用请示 向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项 则用请批函 主管机关答复请求审批事项 用审批函 开门见山 直奔主题 一文一函 简洁明了 语言要规范得体 并体现函的用语特色 1 发函对主管机关 语言要尊重 谦敬 对级别低的单位 语言要平和 对平行单位和不相隶属的单位 语言要友善 2 复函态度要明朗 语言要准确 避免含糊笼统 犹豫不定 19 四 泛读例文 例文关于给 超市总公司商租商场一事的复函上海 超市总公司 贵公司 关于商租 商厦五楼的函 沪 超函 20号 收悉 经研究 现答复如下 贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市 这是方便顾客的购买需求 有利于盘活我商厦的闲置资源 扩大我商厦的经营规模与商品种类的好事 本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市 具体租金请贵公司来人面洽 特此复函 上海 商厦 年四月一日 20 提示这是答复对方商洽事项的函 正文开头引述对方来函标题及发文字号 以作复函缘由 继而用 经研究 现答复如下 一语过渡到主体部分 主体部分先概括对方来函所商洽的事项及意义 既是对来函的回应 又表达了自己的态度 紧承这句 做出 欢迎 合作的表态 并提出面谈要求 文章针对性强 态度诚恳 表述严谨 行文规范 21 例文 增 关于商请派车运送民工的函 省交通厅 为做好今年的春运工作 及时运送在我省工作的外省民工回家过年 我们组织了民工运送专门车队 但由于我们运力不足 车辆不够 估计不能满足民工的要求 特请贵省派出大型客车20辆 与我省组成运送民工车队 负责运送贵省在我省工作的民工 妥否 请尽快函复 以便办理有关手续 省交通厅 年 月 日 提示这是一则商洽函 正文的原由部分 开门见山 即陈要旨 继而提出要求 文末一句甚高明 不但语言得体 而且暗含催促对方办理的压力 22 例文关于拟录用 届大中专毕业生的函省人事厅 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于 年省级机关录用应届高校 中专学校优秀毕业生的通知 规定 我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试 面试 体检 政审 经厅党组研究 拟录用大中专毕业生24名 现将有关录用审批材料报上 请审批 附件 录用审批材料24份 省安全厅 年三月二十五日 提示 23 例文 增 关于批准录用 等 名同志为国家公务员的函省安全厅 你厅 关于拟录用 届大中专毕业生的函 国安政 18号 收悉 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于部分省级机关从 年应届高校 中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知 的规定 经考试 考核合格 批准录用 等 名同志为国家公务员 特此函复 附 录用人员名单 省人事厅 年三月二十九日 24 提示以上两例文分别是一去一复的请批函和审批函 请批函正文 语态得体 文字简洁 先写发函的背景 依据 继而写做法 态度 最后结语提出请求 附件24份 能够节约正文篇幅 处理得巧妙 审批函正文 先引叙来函 作为复函背景 依据 审批函作为复函重点 依据明确 态度鲜明 文章以 特此函复 作结 行文简练准确 文字语气合乎批准机关身份 附 字后应加 件 字构成 附件 25 五 病文修改1 下面是一则病文 请写出格式规范 具有函的语体特征的修改稿 关于要求报价的函 茶厂经理 我们对你厂生产的绿茶很有兴趣 十分想买一批君山毛尖茶 我公司要求不高 只要求该茶叶品质一级 规格为100克一包 望你厂能告诉单价报价和交货日期 结算方式等给我公司 如果价钱合理 且能给予最好的折扣 我们将做到大批量订货 此致敬礼 副食品公司 年 月 日 26 关于商请绿茶报价的函 修改稿 茶厂 我公司久闻贵厂生产的绿茶品质优良 拟从贵厂订购一批君山毛尖茶 我公司要求君山毛尖品质为一级 规格每包100克 请贵厂能就单价报价 交货日期和结算方式等在本月内函复 如果贵厂报价合理 且能给予最优惠折扣 敝公司将考虑大批量订货 副食品公司 年 月 日 27 市第七变压器厂抓紧归还劳动服务公司借款的函市第七变压器厂 你厂于二 五年一月 从我厂借去资金三万元 作为你厂劳动服务公司开办费 当时双方讲好年内一定偿还 目前已经是二 六年一月了 我厂正在编制去年的财务决算 为使我们能及时搞好各类款项的清理结算 要求你厂务必将所借之款于二十日前归还我厂 切不要一拖再拖 给我厂财务工作的顺利进行带来不应有的困难 此致敬礼 市第一变压器厂二 六年一月十日 2 试指出该文的毛病 并写出修改稿 28 答案 毛病主要表现在如下3方面 标题写法不规范 而且用语强硬 语言不够谦和 这是函的大忌 比如此文中的 当时双方讲好年内一定偿还 要求你厂务必 切不要一拖再拖 给我厂 困难 等语 显得过硬 咄咄逼人 不得体 公函不写 此致敬礼 顺致敬意 祝君安康 等敬祝词语 修改稿 29 关于归还劳动服务公司开办费借款的函 修改稿 市第七变压器厂 贵厂2005年1月为筹集劳动服务公司开办经费 曾从我厂借去资金3万元 贵厂当时曾承诺在当年内归还 目前 我厂正在编制去年的财务决算 为及时搞好各类款项的清理结账 望贵厂能将所借款项于1月20日前归还我厂 市第一变压器厂二OO六年一月十日 30 学校关于解决进修教师住宿 大学校长办公室 首先 我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候 在此 我们冒昧地请求贵校帮助解决我校面临的一个难题 事情是这样的 最近 我校为了培养师资 选派了五名教师到 学院进修 因该院基建工程尚未完工 学校住宿紧张 我校几位进修教师的住宿问题几经协商仍得不到解决 在进退维谷的情况下 我们情急生智 深晓贵校府高庭阔 物实人济 且有乐于助人之美德 因此 我们抱一线希望 冒昧地向贵校求援 请求贵校救人之危 伸出援助之手 为我校进修教师的住宿提供方便 为此 我们将不胜感激 有关住宿费用等事宜 统按贵校的有关规定办理 以上区区小事 不值得惊扰贵校 实为无奈 望能谅解 最后 再次恳请予以关照 学校 印章 年 月 日 31 行文失范 用语错误 冗长拖沓 学校关于请求帮助解决进修教师住宿问题的函 大学校长办公室 为培养师资 我校选派了五名教师到 学院进修 但因该院基建工程尚未完工 我校进修教师的住宿问题至今仍未得到解决 请贵校为我校五位教师提供帮助 解决其住宿问题 住宿费用等事宜 按贵校有关规定办理 请予支持为荷 学校 印章 年 月 日 修改稿 32 写作练习 1 福建医科大学附属医院准备召开员工运动会 具体日期自拟 拟向泉州幼儿高等专科学校租用运动场 请以该院的名义拟一份致泉州幼儿高等专科学校的商洽函 2 代泉州幼儿高等专科学校写一份同意租用运动场的复函 33 福建省医科大学附属医院关于租借运动场的函 泉州幼