标准编写软TCS的应用PPT课件.ppt

标准编写软件TCS的应用 1 TCS的由来TCS2009的新特点TCS2009安装与运行环境系统功能简介TCS2010运行环境与安装使用标准编写实践 2 TCS的由来为便于标准编写人员编写符合GB T1 1要求的标准 用软件技术把GB T1 1要求融入其中 使标准编写人员在编写标准过程中 不用经常查阅GB T1 1 GB T1 1 2000出版后 国标委开发了TDS1 0和TDS2 0软件 受到广泛好评 也被广大标准化工作者熟知并使用 GB T1 1修订过程中 基于以往成功经验 国标委同时开发了TCS2009 在标准发布的同时向参加培训学习的标准化工作人员发放了TCS2009 随后在使用中 国标委针对发现的问题又发布了TCS2010 3 TCS2009的新特点1 适应多个版本的办公软件 能够自动选择Word版本 选择顺序为 Word2007 Word2003 WordXP Word2000 如果没有安装MSWord任何版本 系统会提示 请安装MSOffice2007 注意 千万不要用MSWord以外的文书编辑软件 如WPS 而且 编辑好的标准 TCS 也不要用WPS打开 4 2 符合GB T1 1对标准编写的新规定对编排格式进行了调整 如 调整了 章标题 条标题 图的编号和图题 表的编号和表题 的前后空行的规定 对目次中显示的标准中不同层次要素是否退格作出要求 按照TCS2009编制的标准完全符合GB T1 1的规定 5 3 良好的用户操作界面界面设计友好 如添加 封面 的操作 菜单的使用等都较方便 开发了常用的标准编写工具 设计了直观的图标 用户可以轻松自如地完成标准编写工作 6 4 新增功能 1 排版打印 提供了 双面打印 功能 可自主选择 单面打印 或 双面打印 并加入了 预览 功能 使用户在打印前看到文件编辑情况 2 表格 加入 插入表格 的功能 用户可点击相应菜单条即可插入规定的表格 免去用户需按照GB T1 1去设置不同表格框线 3 公式 新增内容 共设有 插入公式 公式编号 更新公式编号 三项功能 4 索引 新增内容 根据需要可方便地标记索引项 实现了在索引页面上自动生成符合规定的索引 7 5 改进了某些功能 1 封面 页面友好 感受简洁 需填写的地方大都有提示 操作简单 灰色区域 2 目次 自动生成 改进了2点 一是自动向上勾选 二是 自动过滤 无标题条 3 附录 更简化的目录生成 选择附录输入标题后 自动到目录位置 4 样式 能够自动识别正文和附录 免去了对正文 附录分别设置不同样式的繁琐 8 TCS2009运行环境与安装1 硬件 PC机 Pentium 奔腾 100以上 分辨率1024 768以上 16色以上 内存16M以上 建议32M 最好64M 硬盘剩余空间100M以上2 软件 中文版WIN98以上 MSOffice的Word20072003xp2000 虽然都支持 但就成熟性 稳定性和资源情况综合考虑 建议使用Word2003 9 3 安装连接有TCS2009软件的媒体 点击Setup 按照提示安装完成即可使用 安装程序在桌面及开始菜单中创建TCS启动的快捷方式 并且在Word中嵌入了TCS功能键 注意 1 安装中要注意系统提示 如提示了重新启动计算机要照做 2 卸载时不能用直接删除的方式 务必使用 控制面板 中的 添加或删除程序 删除 10 系统功能简介三大功能模块1 要素及排版主要用于标准文本中相对独立的要素封面 目次 前言 引言 附录 参考文献 索引 包括标记索引项 删除索引项 还提供了双面排版 打印预览 保护TCS文档 取消TCS文档 11 2 层次及标题样式实现以下各层次标题的设定 章标题 条标题 共五级 无标题条 共五级 段 列项 不带编号列项和带编号列项各三级 12 3 要素内容样式示例 包括示例X 首示例X 示例内容 条文注 还包括条文注X 首条文注X 图表注 还包括图表注X 首图表注X 脚注 包括条文脚注 图表脚注 首图脚注 图标题 表标题插入表格 插入公式公式编号 更新公式编号 13 4 启动和退出如果正确安装了TCS2009 桌面和快捷菜单中的图标点击后就进入下面的蓝色界面 14 如果需要退出时 点击蓝色界面右侧 退出 即可退出TCS 如果桌面上没有蓝色界面时 要点击右下角小图标 此时显示出蓝色界面再退出 注意 只有新建或打开的所有TCS文件全部关闭后 才能退出TCS2009 如果没有关闭或全部关闭TCS文件 系统会给提示 15 关于TCS2010国标委随后发布了TCS2010 TCS2010最大的一个变化是放弃了 tcs文件格式 而是 doc文件 文件的体积也大大减小了 这对标准编写是非常有利的 另外运行方式改为随Word一起运行 也就是双击打开一个Word文档 如果识别为标准文档 则自动加载相应的功能按钮 否则不加载 这和以前TDS1 0和TDS2 0的运行方式是一样的 大家可以根据习惯 自行选择 16 TCS2010运行环境与安装使用TCS2010 修改的TCS2009 安装与使用 与TCS2009基本一致 安装好后感觉上最大区别是不用启动原来TCS2009的蓝色首页 安装好了以后 工具栏会有个 TCS 按钮 点击就可以新建标准了 17 1 安装后的Word2003中显示了 TCS 按钮 如果是Word2007 则是这样显示TCS 18 2 点击 TCS 工具按钮 将显示以下提示 此时请选择 是 按钮 并按照提示选择文档保存路径和文件名称 19 3 启动 TCS 工具后的文档将显示如下内容 1 菜单栏有三项增加内容 2 工具栏增加三大块工具按钮 3 文档内容显示如下红线圈出内容 20 4 针对 范围 规范性引用文件 等章节进行正文内容的编写 5 选择工具栏相应的 章 条一 条二 等工具按钮进行章节编写 如下图红线圈出内容 21 6 前言生成 选择 前言 按钮生成标准文件的前言结构 22 7 目次生成 待标准正文内容编辑完成后 选择 目次 按钮生成标准文件的目录 在可选目次内容中一般勾选 一级条标题 后将自动生成标准文件的目录 建议在文件内容发生变更后 再次生成目录以便更新 23 24 8 规范性附录生成 选择 附录 按钮 根据附录内容选择 规范性附录 并输入附件标题名称 25 如附录是图 在图下选择 图题 按钮生成表标题格式 26 附件标题生成后 如附录是表 在表格上选择 表题 按钮生成表标题格式 27 10 资料性附件生成 根据附录内容选择 资料性附录 并输入附件标题名称 28 11 封面生成 点击封面按钮 选择 企业标准 红线圈出内容请手工输入 不要粘贴 将自动生成页眉 标准名称 29 30 对于已经使用TCS2010编辑的标准1 要手动修复三级条标题的问题 可以这样做 将4级多级项目编号关联到 三级条标题 样式和格式 找到 章标题 修改样式 编号 自定义多级符号列表 不过这样 操作不当 可能引起其他格式混乱 对Word不熟悉 还是不推荐 2 临时使用三级条标题如果标准中三级条标题使用不多 可以这样作 先设定标题为二级条 然后 增加缩进量 右键 二级条 增加缩进量 或先设定标题为四级条 然后 减少缩进量 右键 二级条 减少缩进量 31 注意事项1 编写封面 在灰色框中填写相应的内容 封面产生后 模版会保护文件从而不能编辑封面 可选择 取消保护 对封面进行修改 2 编写目录 标准完成前 可重新更改目录 也可以最后生成目录 3 编写前言 前言要用九局统一的三个前言 即 技术标准前言 管理标准前言 工作标准前言 32 4 编写标准正文 正文可以此其他word文件中拷贝粘贴 但不能将原文的格式一起拷贝粘贴 即回车符 否则会出现格式混乱 如 标题文字不能与段的文字一起拷贝粘贴 封面 目录和索引不能从其他文件中粘贴 前言 引言 正文 参考文献和附录的内容应在按本模版建立相应要素后 再粘贴过来 表格插入时 已自动增加了表头 表注和表的脚注各一行 故在 请输入行数 的选择框中仅输入